文/淮北礦業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司辦公室 戚會(huì)轉(zhuǎn)
隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng),企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)形成大量具有保存價(jià)值的重要信息資源,如果這些信息資源不能很好地被收集、整理、儲(chǔ)存和利用,則會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有一定的制約。相反地,如果企業(yè)能夠建立起完善先進(jìn)的檔案管理體系,將產(chǎn)生的有保存價(jià)值的信息及時(shí)進(jìn)行歸納總結(jié)、整理保存,滿足隨時(shí)進(jìn)行有效查閱利用的需求,則對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展具有很好的促進(jìn)作用。同時(shí),對(duì)于企業(yè)檔案管理過(guò)程中管理不到位、檔案利用率低等情況,通過(guò)“協(xié)同創(chuàng)新”管理模式就可以得到很好的解決,在新的檔案管理模式的幫助下,越來(lái)越多的企業(yè)擺脫了傳統(tǒng)檔案管理的誤區(qū),真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化以及高效化。
(一)歸檔材料成套性差。檔案材料存在的意義是記錄當(dāng)前業(yè)務(wù)往來(lái)中產(chǎn)生的重要信息以及相關(guān)內(nèi)容,方便在以后的工作中能夠及時(shí)調(diào)閱查看,為下一步工作提供真實(shí)可靠的理論基礎(chǔ)以及事實(shí)依據(jù)。因此,企業(yè)檔案最重要的兩個(gè)特性就是真實(shí)性和完整性。一份完整真實(shí)的檔案可以為日后的工作提供很大幫助,避免少走彎路,提高工作效率。但是就目前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)說(shuō),很多企業(yè)的檔案材料存在殘缺、分散或是被隨意篡改等現(xiàn)象,這些情況對(duì)于檔案安全管理來(lái)說(shuō)是非常不利的,會(huì)導(dǎo)致檔案材料失去本來(lái)該有的作用。同時(shí),檔案的缺失也很容易造成重要信息的丟失,讓后續(xù)工作開(kāi)展的難度成倍數(shù)增加,因?yàn)閱T工要花大量的時(shí)間和精力去收集原始資料,無(wú)形中降低了員工的工作效率。企業(yè)內(nèi)部是由多個(gè)部門共同組成的,一項(xiàng)工作的完成通常都是很多部門、員工共同協(xié)作的勞動(dòng)結(jié)果,在這個(gè)過(guò)程中如果沒(méi)有特意強(qiáng)調(diào)資料的收集和保管,就不可避免地會(huì)出現(xiàn)資料的過(guò)于分散,檔案管理人員需要花費(fèi)很大的力氣去收集成套的資料,還不一定能夠收集齊全,直接導(dǎo)致了相關(guān)檔案的缺失或遺漏,檔案的完整性和準(zhǔn)確性得不到有效保證。
(二)檔案人員管理意識(shí)不強(qiáng)。不管是過(guò)去的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案,都需要專人進(jìn)行科學(xué)管理,查借閱都要經(jīng)過(guò)一套嚴(yán)格的審核流程。這樣做的目的有兩點(diǎn):首先是為了明確知道檔案材料的去向,如出現(xiàn)問(wèn)題可以進(jìn)行相關(guān)責(zé)任人員的追溯;其次是為了最大程度地保證檔案內(nèi)容的安全性,不泄密,原因在于企業(yè)檔案中存儲(chǔ)的內(nèi)容基本僅限于企業(yè)內(nèi)部使用以及流轉(zhuǎn),包含企業(yè)的獨(dú)家信息和商業(yè)機(jī)密,所以安排專人對(duì)檔案進(jìn)行管理和保存也是為了防止過(guò)多的人知道企業(yè)秘密,確保企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。但是通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研以及分析可以發(fā)現(xiàn),部分檔案管理人員對(duì)檔案的安全管理意識(shí)并不強(qiáng),對(duì)借閱流程的執(zhí)行不夠到位,收集的檔案不能及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔,或是在歸檔過(guò)程中沒(méi)有遵守相關(guān)的檔案管理規(guī)范要求,只是隨意地放進(jìn)某個(gè)柜子里保存,檔案工作要求不嚴(yán),質(zhì)量不高,制約了檔案工作的正常開(kāi)展。
從另一個(gè)方面來(lái)看,檔案管理的工作性質(zhì)決定了檔案工作在企業(yè)中被視作“閑職”,檔案管理部門的地位逐漸被邊緣化,其他部門人員移交材料時(shí)不能很好地與檔案人員溝通,將沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理、缺乏系統(tǒng)性的材料交給檔案人員。由于檔案人員并不了解該部門工作的具體內(nèi)容,在整理檔案的過(guò)程中就容易出現(xiàn)錯(cuò)誤以及缺漏,嚴(yán)重影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性,這也是目前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀中較為明顯的一個(gè)劣勢(shì)。
(三)檔案利用率低。目前,企業(yè)檔案管理更傾向于檔案的收集和整理,檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用比較薄弱。由于受人才、物力、財(cái)力等各方面條件的制約,更多的企業(yè)都是將檔案庫(kù)作為一個(gè)存儲(chǔ)的地方,對(duì)于自己每次存儲(chǔ)進(jìn)去的內(nèi)容并不十分清楚,時(shí)間一長(zhǎng)就徹底地忘記了。久而久之,檔案室成為了一個(gè)在人們觀念中沒(méi)有多大用處的地方,而檔案中包含的各種信息以及有價(jià)值的工作經(jīng)驗(yàn)、方式、方法等內(nèi)容也得不到應(yīng)有的重視和利用,慢慢地,就形成了一個(gè)惡性循環(huán),由于企業(yè)檔案利用率低,未能發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策中的支持作用,制約了企業(yè)管理的提升。
除此之外,檔案人員自身業(yè)務(wù)水平及專業(yè)素質(zhì)不高也是造成企業(yè)檔案利用率低的根本原因。檔案人員不能夠從根本上了解檔案價(jià)值的時(shí)效性,過(guò)度限制檔案的借閱利用,將檔案束之高閣,這樣做是完全錯(cuò)誤的,原因在于過(guò)了特定的時(shí)間段,檔案內(nèi)容就會(huì)失去本身的最大價(jià)值,就算后續(xù)有人來(lái)查閱,發(fā)現(xiàn)內(nèi)容已經(jīng)跟不上時(shí)代,滿足不了當(dāng)前工作的需要,自然不會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生重視。長(zhǎng)此以往,前來(lái)調(diào)閱檔案的人就越來(lái)越少,檔案的利用率自然也就降低了。
“協(xié)同創(chuàng)新”理念其實(shí)并不是近幾年才出現(xiàn)的,早在20世紀(jì)便已經(jīng)有學(xué)者對(duì)“協(xié)同創(chuàng)新”理念進(jìn)行了科學(xué)詳盡的闡述,提出了“協(xié)同創(chuàng)新”理念的根本就是協(xié)同和創(chuàng)新?!皡f(xié)同”是指與事件相關(guān)的各個(gè)主體需要共同合作,注重彼此之間的交流與溝通,在同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下齊心協(xié)力,以求高質(zhì)量地完成共同的目標(biāo)?!皠?chuàng)新”作為這個(gè)理念的第二個(gè)核心要素,注重的是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過(guò)程中對(duì)于工作方法、工作標(biāo)準(zhǔn)或是工作理念的創(chuàng)新性研究。“協(xié)同”將事件的各個(gè)主體連接起來(lái),形成一個(gè)統(tǒng)一的整體,并且分工明確,責(zé)任清晰,是事件能夠順利前進(jìn)的根本保障,而“創(chuàng)新”則是賦予事件本身以及參與到事件中的各個(gè)主體靈活豐富的思想和行為特色,有了創(chuàng)新的思維,各工作主體就能夠在具體的實(shí)踐進(jìn)程中發(fā)揮自身的創(chuàng)造力,對(duì)一些步驟、方法或是結(jié)論等進(jìn)行創(chuàng)新化的重新演繹,賦予它們更新的含義和內(nèi)容,是提高效率、提升準(zhǔn)確率和豐富內(nèi)容的重要理念。
在企業(yè)的檔案管理工作中,“協(xié)同創(chuàng)新”理念的應(yīng)用無(wú)疑是合適的。檔案是與整個(gè)公司的各個(gè)部門都息息相關(guān)的,所以檔案的管理需要依靠公司各部門的共同協(xié)作。從材料信息剛出現(xiàn)就開(kāi)始有意識(shí)地進(jìn)行收集和整理,防止后期資料的混亂以及丟失,尤其是一些專業(yè)性較強(qiáng)的工作材料,最好由專人進(jìn)行收集和整理,之后再移交給檔案管理人員進(jìn)行歸檔和保存。在檔案的日常管理工作中,所有相關(guān)人員都可以對(duì)整個(gè)流程或者檔案管理制度等各方面進(jìn)行思考,提出合理的意見(jiàn)或建議,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,幫助檔案管理工作向著規(guī)范有序、高效利用的方向邁進(jìn),從而幫助企業(yè)檔案管理工作更上一層樓。
(一)建立企業(yè)各部門檔案協(xié)同管理模式。建立企業(yè)內(nèi)部檔案協(xié)同管理模式不僅僅是將檔案管理的各項(xiàng)工作分配到各個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理,更重要的是還要把檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)章制度等落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)部門中,使檔案管理系統(tǒng)化、全面化、協(xié)同化,徹底從過(guò)去的單獨(dú)工作變?yōu)閳F(tuán)體協(xié)作,使檔案管理部門不再是以往被邊緣化、無(wú)關(guān)緊要的閑職部門,使其作用得到真正發(fā)揮。為了構(gòu)建這樣的協(xié)同體系,企業(yè)內(nèi)部需要從檔案管理制度宣傳、歸檔要求以及檔案調(diào)閱管理三個(gè)層次上入手,全面展示檔案管理工作的程序、意義以及作用,調(diào)動(dòng)企業(yè)上下共同努力,協(xié)調(diào)推進(jìn),提升企業(yè)檔案管理水平。1.針對(duì)檔案管理制度宣傳來(lái)說(shuō),首先,檔案利用率低很大程度上是因?yàn)闄n案日常宣傳力度不夠高,員工在工作中利用檔案意識(shí)不強(qiáng),檔案中存儲(chǔ)的大量信息得不到有效利用,所以提高檔案宣傳力度可以增強(qiáng)員工的檔案意識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,充分發(fā)揮檔案價(jià)值。其次,檔案管理工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、繁瑣、程序化很強(qiáng)的管理性工作,不是簡(jiǎn)單的“收”與“存”,企業(yè)檔案承載的是企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理、文化建設(shè)等方面重要的信息資源,宣傳檔案管理工作一定程度上也是改變?nèi)藗儗?duì)于傳統(tǒng)檔案工作的偏見(jiàn),認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的真諦。2.針對(duì)檔案歸檔要求來(lái)說(shuō),要向全公司各個(gè)部門明確檔案部門接收檔案的條件及規(guī)范要求,各個(gè)部門尤其是一些專業(yè)性較強(qiáng)的部門將資料移交檔案室之前應(yīng)該盡量保持資料的系統(tǒng)性和成套性,不要一股腦地全丟給檔案管理人員,因?yàn)闄n案管理人員并不具備足夠高的專業(yè)知識(shí),對(duì)專業(yè)資料也并不熟悉,整理起來(lái)難度會(huì)非常大。所以,只有各部門通力合作,才能有效促進(jìn)檔案收集、整理的規(guī)范化,為今后工作的利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。3.針對(duì)檔案調(diào)閱管理來(lái)說(shuō),這點(diǎn)主要是為了提高檔案的利用率,調(diào)閱管理具體包括調(diào)閱手續(xù)、調(diào)閱范圍、調(diào)閱內(nèi)容、利用情況反饋等,為利用者提供全面、真實(shí)、有價(jià)值的檔案信息,通過(guò)快捷、準(zhǔn)確的利用,有效提升檔案的查檔率、查準(zhǔn)率和查全率,最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值和社會(huì)價(jià)值,為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。
(二)探索企業(yè)各部門檔案信息共享模式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案因?yàn)榉輸?shù)有限,部門之間并不能同時(shí)接收到檔案中的信息,這導(dǎo)致信息共享的時(shí)效性得不到體現(xiàn)。如今,大數(shù)據(jù)時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面發(fā)展,讓檔案信息從以往的紙質(zhì)材料逐步演變?yōu)楝F(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)格式,數(shù)據(jù)平臺(tái)的加入不僅方便了檔案的錄入和管理,更方便了檔案的共享,幫助需要檔案的部門和人員能夠同時(shí)接收到檔案內(nèi)容,不存在時(shí)間的差異。另外,通過(guò)信息共享模式的建立,檔案的整理更加規(guī)范合理、利用更加準(zhǔn)確高效。
要想建立起完善的各部門檔案共享模式,需要采取更多措施來(lái)督促相關(guān)人員掌握檔案管理規(guī)范要求,如把檔案管理工作納入企業(yè)建設(shè)計(jì)劃、體系考核及崗位責(zé)任制等,列入干部作風(fēng)督查范圍,指定部門負(fù)責(zé)日常督查,定期通報(bào)檔案歸檔情況,對(duì)消極應(yīng)付、推諉扯皮、未按要求完成相關(guān)工作的責(zé)任人,進(jìn)行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé),從而增強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理的責(zé)任意識(shí)和重視程度,牢記不管是檔案的收集整理還是查閱借閱等都要嚴(yán)格遵守管理流程,確保檔案管理工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化。
(一)促進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受環(huán)境影響容易出現(xiàn)受潮、蟲蛀以及褪色等情況,使檔案的載體安全、信息安全及利用工作受到影響。為了避免這種情況,推動(dòng)檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,不僅管理起來(lái)清晰明了,也不容易出現(xiàn)損壞或者丟失等情況。同時(shí),對(duì)一些機(jī)密文檔的加密形式,也能防止其被人隨意篡改或涂改。
在促進(jìn)檔案數(shù)字化過(guò)程中,首先要做到分批次、有順序,將所有檔案根據(jù)保管期限、密級(jí)、內(nèi)容的重要程度等進(jìn)行價(jià)值判定、分類,設(shè)定好優(yōu)先級(jí)別,數(shù)字化過(guò)程中就可以做到有條不紊,不會(huì)出現(xiàn)檔案的錯(cuò)誤放置或者錯(cuò)誤分類等情況。其次要做到檔案目錄級(jí)的信息化,企業(yè)檔案門類繁多,包括文書檔案、基本建設(shè)檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、會(huì)計(jì)檔案等,每一份檔案都需要管理人員擬寫案卷標(biāo)題,錄入檔案管理系統(tǒng),形成電子目錄,這樣就可以在檢索時(shí)迅速找到對(duì)應(yīng)的檔案內(nèi)容,更加方便利用。最后是加強(qiáng)電子檔案的安全管理,因?yàn)殡娮訖n案容易被復(fù)制以及傳播,無(wú)形之中增加了企業(yè)秘密泄露的風(fēng)險(xiǎn),所以電子檔案的使用過(guò)程更應(yīng)該被全程監(jiān)管,做到去向明了、合理合規(guī)。
(二)構(gòu)建檔案信息化共享平臺(tái)。檔案數(shù)字化之后就需要建立一個(gè)平臺(tái)來(lái)對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)和運(yùn)轉(zhuǎn),這個(gè)平臺(tái)依托于網(wǎng)絡(luò),連接了公司的各個(gè)部門,將各個(gè)部門協(xié)同起來(lái),一起管理并且使用檔案,這就是檔案信息化共享平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上,公司各部門從檔案的整理上傳,再到檔案的申請(qǐng)利用,所有工作都可以在平臺(tái)上進(jìn)行,減少了中間過(guò)程,提高了工作效率,并且同一份檔案可以同時(shí)被多個(gè)部門、人員同時(shí)使用,提高了檔案的利用效率,提升了部門員工的工作質(zhì)量。但是有一個(gè)問(wèn)題需要注意,那就是檔案電子信息化管理之后,檔案管理人員也應(yīng)該相應(yīng)地提高自身的專業(yè)素質(zhì),不僅要全面提升檔案管理業(yè)務(wù)水平,還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)知識(shí),從而更加高效地開(kāi)展工作,保證檔案的安全管理。
企業(yè)檔案本身就是企業(yè)工作的記錄,反映了整個(gè)企業(yè)的工作業(yè)績(jī)、工作狀態(tài)以及工作內(nèi)容,其中包含著很多關(guān)鍵性的內(nèi)容,所以檔案管理十分重要。本文基于“協(xié)同創(chuàng)新”理念與企業(yè)檔案管理的結(jié)合,為當(dāng)代企業(yè)檔案管理制度提供了新的思路。