探討檔案庫房一體化智能管理的發(fā)展

文/中央廣播電視總臺(tái) 徐青

檔案屬于不可再生資源，具備唯一性與原始性等特征，隨著檔案資源開發(fā)力度的加大，檔案管理的難度隨之提高，如何安全有效地保護(hù)與延長(zhǎng)檔案的壽命，成為檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中急需解決的問題。在數(shù)字化檔案管理需求的推動(dòng)下，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程加速，借助智能密集架和定位傳感器等設(shè)備，視頻監(jiān)控服務(wù)與文件存儲(chǔ)服務(wù)等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體檔案到電子檔案的收集、管理、存放、利用一體化管理，并逐步向精細(xì)化與智能化檔案庫房管理趨勢(shì)發(fā)展。

一、檔案庫房?jī)?nèi)基礎(chǔ)設(shè)施

檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)對(duì)檔案庫房?jī)?nèi)的所有設(shè)備進(jìn)行一體化管理，設(shè)備包括標(biāo)簽打印機(jī)和標(biāo)簽讀寫器及RFID標(biāo)簽等智慧物聯(lián)感知設(shè)備；智能監(jiān)測(cè)門禁與溫濕度監(jiān)測(cè)和恒溫消毒監(jiān)控一體機(jī)及漏水監(jiān)測(cè)等智能環(huán)境管控設(shè)備；查詢平臺(tái)和智能終端及BOE畫屏與交付平板等綜合信息展示設(shè)備；簽批一體機(jī)與資料交接臺(tái)和智能檔案管理桌、智能文件柜等智能信息采集設(shè)備；智能盤點(diǎn)機(jī)器人與智能盤點(diǎn)車等智慧集成管控設(shè)備；管理員工作站與檔案報(bào)送專用箱及智能巡檢機(jī)器人等智能協(xié)同服務(wù)設(shè)備；防磁柜與智能檔案管理柜和智能殺毒機(jī)器人等智能保管保護(hù)設(shè)備。各種設(shè)備集中一體化管理，利用統(tǒng)一專用設(shè)備接口與庫房局域網(wǎng)總線對(duì)接，獨(dú)立運(yùn)行的各功能設(shè)備，圍繞設(shè)定的邏輯與特定的要求進(jìn)行聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化存取與庫房環(huán)境智能調(diào)節(jié)及庫房空氣質(zhì)量?jī)艋裙τ?，全方位確保檔案的安全與壽命。

其中ZX-D601型智能文件柜是基于每份文件具備一枚電子標(biāo)簽的原理，利用UHF RFID技術(shù)進(jìn)行非接觸式的文件流轉(zhuǎn)，可用于材料交流與流轉(zhuǎn)時(shí)的信息快速采集，通過文件材料專人的專管、專送和專取，確保文件與檔案信息的安全。具備以下功能：一是主副柜可自由組合。二是運(yùn)維操作安全可控。檔案柜在刷卡安全認(rèn)證后才能打開，具備設(shè)備故障監(jiān)測(cè)功能，通過接口可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的監(jiān)控與診斷，日常維護(hù)的難度降低。三是非法離架主動(dòng)監(jiān)測(cè)。報(bào)警提醒離架時(shí)間超出預(yù)期的檔案或是未辦理調(diào)閱申請(qǐng)的檔案。四是自動(dòng)更新上下柜信息。電子鎖在刷卡認(rèn)證后解鎖，用戶放入或取出檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檔案的上下架工作。五是無縫對(duì)接檔案系統(tǒng)。通過標(biāo)準(zhǔn)接口與檔案管理系統(tǒng)無縫對(duì)接。六是在庫檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控。系統(tǒng)利用TCP/IP的方式展開集群部署，具備在架檔案實(shí)時(shí)監(jiān)控與錯(cuò)架提示等功能。

其中ZL-1000HZC-A4簽批一體機(jī)，用于窗口主要業(yè)務(wù)的受辦理和數(shù)據(jù)采集，具備人臉影像雙采集和文稿拍攝留痕跡及國(guó)密安全運(yùn)輸、簽名評(píng)價(jià)雙辦理、身份指紋雙識(shí)別等功能特征。

二、檔案庫房一體化智能管理體系的建設(shè)思路

施行檔案庫房一體化智能管理手段，能夠優(yōu)化與精細(xì)化控制檔案管理環(huán)境，并確保檔案與工作人員的安全。智能管理體系將庫房劃分為多個(gè)層次區(qū)域，各區(qū)域配置區(qū)域控制器，要求控制器處于正常工作狀態(tài)，滿足對(duì)體系系統(tǒng)的集中控制要求，確保系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能與系統(tǒng)設(shè)備有效對(duì)接。檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的建設(shè)思路，需始終圍繞“接口確定”與“系統(tǒng)搭建”和“智能應(yīng)用”的要求進(jìn)行。

（一）接口確定?；趪?guó)際通用Web Services控制措施的檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)，區(qū)域控制器利用通信接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的智能化密集管理，包括對(duì)庫房?jī)?nèi)各設(shè)備的智能化聯(lián)通。尤其是RFID技術(shù)的開放式接口設(shè)置與OCX模式的應(yīng)用，更利于達(dá)到系統(tǒng)強(qiáng)化可擴(kuò)展性與弱化程序內(nèi)部耦合度的效果。

（二）系統(tǒng)搭建。在檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的搭建工作中，系統(tǒng)以服務(wù)為基礎(chǔ)，庫房是所有服務(wù)開展的核心。服務(wù)涉及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、文件存儲(chǔ)服務(wù)、檔案服務(wù)、庫房設(shè)備聯(lián)動(dòng)服務(wù)、郵件服務(wù)、短信服務(wù)、視頻監(jiān)控服務(wù)、庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務(wù)等。各服務(wù)間發(fā)揮協(xié)同運(yùn)作效應(yīng)，促使庫房環(huán)境與檔案存放及員工的人身等更加安全。系統(tǒng)中的服務(wù)內(nèi)容類型多樣化，圍繞檔案服務(wù)管理展開運(yùn)作，接口是系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的重要銜接段，各種服務(wù)類型在接口的支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的信息化建設(shè)與智能化管理。各服務(wù)段均確保統(tǒng)一調(diào)度與協(xié)同工作過程，促使系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮。

（三）智能應(yīng)用。系統(tǒng)的智能應(yīng)用，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是基于RFID的庫房檔案定位體系。通過RFID平臺(tái)提供的電子標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)非接觸式管理，將數(shù)字檔案及使用者身份錄入電子標(biāo)簽中，為各份檔案建立RFID身份信息識(shí)別，同時(shí)配合RFID的智能門禁和密集架等設(shè)備，促使檔案人性化定位系統(tǒng)盡快成型，最終實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。二是環(huán)境監(jiān)測(cè)控制云平臺(tái)。利用云技術(shù)平臺(tái)與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)微型傳感智能設(shè)備，檢測(cè)庫房?jī)?nèi)的空氣質(zhì)量和溫濕度等環(huán)境條件。利用VOC有機(jī)揮發(fā)物傳感器分析與模糊控制和智能化處理各環(huán)境數(shù)據(jù)，確保庫房?jī)?nèi)的環(huán)境達(dá)標(biāo)。三是基于云平臺(tái)技術(shù)的APP。智能移動(dòng)終端設(shè)備下載APP后，可通過其遠(yuǎn)程的查看與控制方面，有效控制庫房?jī)?nèi)的環(huán)境數(shù)據(jù)。同時(shí)APP具備報(bào)警提醒的功能模塊，能夠確保庫房?jī)?nèi)的環(huán)境安全穩(wěn)定。

（四）系統(tǒng)突出特點(diǎn)。在現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)下，檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的創(chuàng)新，促使檔案庫房管理辦法與制度逐步優(yōu)化，逐步向檔案庫房管理的智能化、規(guī)范化和效能化等標(biāo)準(zhǔn)靠攏。尤其是技防、人防及物防三位一體的檔案安全防范體系構(gòu)建，更利于提高檔案管理的安全水平。一是利用RFID識(shí)別技術(shù)，精準(zhǔn)定位與快速查詢庫房?jī)?nèi)的海量檔案數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)了檔案資料的無序存放與有序管理，管理效能與質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。二是管理人員對(duì)檔案的出入庫情況及時(shí)掌握，可查詢某時(shí)間段的全部檔案出入庫信息，或是快速調(diào)出幾個(gè)全宗的檔案出入庫信息，及時(shí)了解館藏結(jié)構(gòu)的細(xì)微變化，利于對(duì)社會(huì)公眾需求的深入研究。三是采取環(huán)境智能管理模式，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案的管理要求，自動(dòng)匯總數(shù)據(jù)與生成季度或全年的庫房溫濕度報(bào)表，對(duì)溫濕度參數(shù)變化情況的了解更加簡(jiǎn)單與快捷。四是管理人員能夠及時(shí)并全面掌握庫房?jī)?nèi)的信息，對(duì)合理控制庫房?jī)?nèi)設(shè)備的運(yùn)行與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定庫房?jī)?nèi)設(shè)備的參數(shù)有著積極意義，促使庫房?jī)?nèi)的設(shè)備處于最佳運(yùn)行狀態(tài)。五是一體化智能管理系統(tǒng)能夠高效落實(shí)“八防”聯(lián)動(dòng)，切實(shí)提高檔案實(shí)體與檔案庫區(qū)的安全水平。六是一體化智能管理系統(tǒng)在檔案庫盤點(diǎn)工作效率與管理成效等方面的優(yōu)勢(shì)特征，都是傳統(tǒng)手工模式不能比擬的。

三、一體化功能平臺(tái)建設(shè)

（一）智能密集架控制系統(tǒng)?；赑LC集成系統(tǒng)的智能電動(dòng)密集架，具備可靠性、科學(xué)性和工業(yè)性等優(yōu)勢(shì)特征，通過對(duì)單片機(jī)功能的創(chuàng)新，拓展了應(yīng)急助推與一鍵式操控和左右雙開等功能模塊。一是左右雙開功能。兩側(cè)支架可同時(shí)打開，滿足兩個(gè)人同時(shí)進(jìn)入該區(qū)域內(nèi)的兩側(cè)并同時(shí)調(diào)閱檔案。二是一鍵操控功能。將架體的啟閉等操作按鍵任務(wù)，設(shè)置為單一的按鍵。三是應(yīng)急助推功能。調(diào)檔中出現(xiàn)電機(jī)故障問題，將無法開啟架體，而控制系統(tǒng)可及時(shí)了解與顯示故障位置，周圍架體受到系統(tǒng)發(fā)出的信號(hào)后，會(huì)推動(dòng)故障位置架體移動(dòng)，促使故障處架體打開。周圍架體完成操作后會(huì)回歸于正常的位置。四是通風(fēng)功能。用于架體內(nèi)溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)。感溫感濕系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的溫濕度參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在架體溫濕度不達(dá)標(biāo)的情況下，自動(dòng)打開通風(fēng)功能以調(diào)節(jié)溫濕度。五是自照明功能。當(dāng)有人經(jīng)過架體時(shí)，架體自帶的燈將會(huì)開啟，燈在無人時(shí)會(huì)自動(dòng)熄滅。自動(dòng)照明功能有環(huán)保與便捷及實(shí)用等功能。六是保護(hù)功能。電路在超負(fù)荷或漏電的情況下，會(huì)自動(dòng)切斷回路并開啟自我保護(hù)功能，確保系統(tǒng)中的電路和其他功能不受影響。

（二）檔案實(shí)體管理系統(tǒng)。在檔案庫房中應(yīng)用智能管理系統(tǒng)，可提高操作規(guī)范性、便捷性及工作效率。尤其是檔案實(shí)體管理系統(tǒng)的智能化操作，促使庫區(qū)的檔案入庫與借閱調(diào)取等工作更加便捷高效。

（三）安全管控系統(tǒng)。檔案庫房的安全管控系統(tǒng)，包括視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、紅外線感應(yīng)系統(tǒng)、視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、消防系統(tǒng)等。庫房門口設(shè)置磁卡門禁系統(tǒng)，授權(quán)后的管理人員方可持卡入內(nèi)。通過指紋門禁系統(tǒng)的設(shè)置，達(dá)到檔案的雙重保護(hù)效果。紅外線檢測(cè)系統(tǒng)設(shè)置在進(jìn)出口處，系統(tǒng)會(huì)全方位監(jiān)測(cè)與管理進(jìn)入庫房的工作人員。紅外線感應(yīng)系統(tǒng)聯(lián)合視頻監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，并對(duì)接管理平臺(tái)，更利于提高檔案庫房的安全可靠性。GQQ70/2.5-72型號(hào)的消防系統(tǒng)產(chǎn)品，有傳輸距離短、滅火效率高；無毒無害；不導(dǎo)電無污染，對(duì)檔案資料無傷害；系統(tǒng)參數(shù)完整設(shè)計(jì)，動(dòng)作可靠，長(zhǎng)期貯存不易泄露等優(yōu)勢(shì)特征。

（四）主控系統(tǒng)。主控系統(tǒng)近似于人的大腦，是控制所有功能實(shí)現(xiàn)的中心。主控系統(tǒng)集中管理智能系統(tǒng)，確保智能系統(tǒng)規(guī)范運(yùn)行，更利于提高檔案庫房的管理成效。

四、總結(jié)

將檔案庫房與現(xiàn)代信息化技術(shù)整合，可加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，更利于安全有效性水平的提升。檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，仍處于摸索性前進(jìn)階段，仍存在諸多問題，有較大的完善空間，值得深入研究。