OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在檔案管理中的應用

文/菏澤市廣播電視臺 單芳

對于電視臺而言，以前是雙軌運行：OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，所以即使實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的信息化管理和無紙化辦公，但是對于電視臺檔案管理人員來說，并沒有在工作效率上進行有效提高。因此需要有效利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理作用，讓OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理進行有機融合，從而使其他部門在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的電子資料可以自動歸檔到檔案系統(tǒng)中，真正發(fā)揮出OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的概念界定

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)指的是通過各種先進的信息技術(shù)，讓部分辦公業(yè)務能夠具象化為各種電子軟件中的功能，從而利用電子軟件實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的人際交流的信息系統(tǒng)。應用OA協(xié)同辦公軟件在檔案管理中后，能夠讓電子檔案替代原本低效率的紙質(zhì)檔案，讓無紙化辦公和計算機的網(wǎng)絡(luò)功能進行結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的信息共享、自動歸檔、流程審批等等工作。大大降低了人工成本、檔案保管成本，增加企業(yè)的節(jié)能效果，提高企業(yè)工作效率以及信息化水平。

二、電視臺檔案管理的具體現(xiàn)狀

（一）存在對電子檔案認識不足的問題。現(xiàn)在正值由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，所以對于電視臺的檔案管理人員來說，電子檔案是一種新興的事物。部分管理人員對于電子檔案管理的操作方式、具體功能還不夠了解，特別是年齡較大的檔案管理人員，他們十分熟悉且習慣于進行紙質(zhì)檔案的操作，所以無法及時轉(zhuǎn)變自己對于電子檔案管理的觀念，也難以適應利用OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)來進行操作。總是會把工作的重點放在紙質(zhì)檔案上，反而疏忽了電子檔案文件的收集。那么在檔案管理人員不了解電子檔案和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的情況下，十分有可能造成部分需保存的重要電子檔案收集不完全，保管不規(guī)范，或者是重復保管的問題，造成保管資源的浪費、收集成本增加、單位經(jīng)濟受損失。

（二）存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)問題?？紤]到電子檔案的管理和操作，需要一定的信息化技術(shù)，因此對于管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)技能提出了更高的要求。如果檔案管理人員不去學習更多的檔案管理技能，將無法掌握電子檔案管理軟件電子檔案、數(shù)據(jù)庫錄入等等操作。這對于電子檔案的歸檔以及后續(xù)利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進行檔案管理工作都會產(chǎn)生很大的影響。所以如何提升檔案管理人員的個人工作素質(zhì)，是電視臺檔案管理需要著重解決的問題。

（三）存在檔案管理制度不夠全面問題。我國信息技術(shù)的高速發(fā)展時間是從21世紀之后才開始的，而且檔案的電子化提出時間也不長，所以在過去很長一段時間中，檔案管理的形式都是以紙質(zhì)為主。因此針對紙質(zhì)檔案管理，從收集到歸檔早就已經(jīng)發(fā)展出一套完整的流程。但是對于電子檔案管理而言，由于出現(xiàn)時間較短，而且其特殊的載體決定了它與紙質(zhì)檔案管理存在本質(zhì)上的不同，無法適用紙質(zhì)檔案管理的制度。再加上需要與OA辦公系統(tǒng)進行有機結(jié)合，不斷提升對于電視臺檔案管理的效率，那么電視臺的檔案管理部門，則需要考慮到電視臺的實際情況，提出更有針對性更加周密的電子檔案管理流程，完善當下存在的檔案管理問題。

三、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在電視臺檔案管理中的優(yōu)勢

（一）簡化了原有檔案管理工作。當使用了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進行電視臺的檔案管理后，可以讓原本較為繁雜的檔案管理工作變得更加輕松，因為相對于面對面的口頭交流，以信息化平臺進行消息傳播速度會更快，所以在進行檔案管理審批的時候，能夠節(jié)約較長的時間，大大縮短了檔案管理人員在檔案管理工作上的時間成本。在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，大部分文件和工作資料都能夠自主在各部門流通，所以在進行檔案管理歸檔的時候，可以很方便地獲取需要歸檔的資料。同時對于其他部門而言，也能夠輕松地獲取需要使用的各項資料，明白自己目前已完成和未完成的工作內(nèi)容，以合理安排工作時間。另外，在以前主要以紙質(zhì)檔案管理為主的時候，其他部門的人員想要借取相關(guān)檔案資料進行查閱時，往往需要由檔案管理人員依次翻找相關(guān)資料。但是將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用在檔案管理工作后，檔案管理人員不再需要去翻找資料，不僅減少了管理人員的工作量，還大大提升了工作效率。

（二）檔案管理工作靈活性提升。當OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電視臺檔案管理進行有機融合之后，不僅可以促使檔案管理人員的工作內(nèi)容變得更加簡單，也更方便檔案使用者進行資料的查閱和篩選。對于檔案管理人員來說，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的幫助下，自己已經(jīng)不再需要耗費大量的時間去整理各種檔案資料，而是可以選擇增加與其他部門、與檔案使用者之間的溝通交流，所以相對而言，檔案管理工作的靈活性得到有效提升。

（三）提高了檔案管理工作規(guī)范。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)所具有的功能不只是檔案管理工作方面的功能，還有其他部門功能，如人事管理、行政管理、任務管理等等。因此，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)部本身就有一套按照相應程序進行的權(quán)利劃分與職責的規(guī)定，這種規(guī)定設(shè)置了不同人員在檔案管理工作中的權(quán)限。比如檔案管理部門的負責人擁有檔案管理的所有權(quán)限；檔案管理部門的人員擁有自己所在崗位相關(guān)的權(quán)限；非檔案管理部門的人員僅擁有查閱檔案資料的權(quán)限。所以在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)下的檔案管理工作，能夠有效避免越權(quán)操作，使得檔案管理工作更加規(guī)范，工作效率也因此得到提升。

（四）增強電子檔案的管理安全。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)有專門的登錄方式和管理方式，所以對于電視臺的各項檔案資料來說，增加了一道安全防護。另外，在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中，檔案管理人員也可以針對檔案資料的保密要求進行專門設(shè)置，使得檔案管理工作在保密方面更加完善，提高電子檔案的安全性。

四、如何應用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進行檔案管理

（一）注意防范網(wǎng)絡(luò)安全問題。雖然OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電視臺原有的檔案管理進行有機融合之后，能夠增強對電子檔案的安全管理。但是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，在實際應用的過程當中，經(jīng)常會出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容或者其他各方面的問題。這些問題使得電子檔案處于不安全的狀態(tài)中，極有可能造成檔案受損、檔案泄露等情況。因此在應用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進行檔案管理的時候，一定要著重注意各軟件、硬件設(shè)施的狀態(tài)，并且有必要對行業(yè)標準進行進一步的統(tǒng)一，從而實現(xiàn)對OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的有效升級，保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在管理檔案時擁有高效穩(wěn)定的工作狀態(tài)。

（二）完善檔案管理規(guī)章制度。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，想要讓檔案管理工作的效率得到提升，就需要去完善相關(guān)的規(guī)章制度，使得檔案管理流程更加規(guī)范。而對于電視臺來說，將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電子檔案管理進行融合之后，需要結(jié)合電子檔案自身特點制定與電子檔案相符的規(guī)章制度，以降低電子檔案以及OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的管理風險系數(shù)。同時，考慮到電子檔案的各方面操作都是在計算機上面進行的，因此需要將相關(guān)的操作技術(shù)進行進一步的完善，使操作可以規(guī)范化、流程化。另外，各個部門都有可能會去查閱相關(guān)檔案資料，因此需要對每個部門都提出一致的檔案管理要求，包括如何保管、如何使用、如何收集等等，對檔案管理制定統(tǒng)一的標準，防止實際工作中除檔案管理部門以外，因其他部門發(fā)生意外，造成檔案管理出現(xiàn)紕漏。

（三）提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)。電視臺在進行檔案管理的過程中，雖然能夠利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使得檔案管理發(fā)揮高效作用，但是不管在檔案管理還是在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用時，都需要有專業(yè)的工作人員進行操作，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是非常重要的一個環(huán)節(jié)。對此，電視臺在組建檔案管理部門的時候，可以專門去招聘這方面的優(yōu)秀人才，使得電視臺檔案管理部門的團隊能力十分出色。也可以安排已有的檔案管理人員進行技術(shù)培訓，提高他們的綜合素養(yǎng)，以實現(xiàn)檔案管理與OA協(xié)同辦公系統(tǒng)得到有效銜接。除此以外，對于檔案管理人員自身來說，需要合理安排自己的時間，留有一定的空余時間，不斷提高自身的專業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，讓自己能夠在檔案管理當中發(fā)揮出更重要的作用。

五、結(jié)語

總的來說，隨著OA協(xié)同辦公系統(tǒng)與電子檔案管理的有機融合，可以加快電視臺的無紙化辦公進程，使檔案管理工作的效率得到提升，靈活性得到提高，工作內(nèi)容變得更加輕松，減少檔案管理人員的工作量，加強檔案管理工作的保密程度等等。未來，隨著其他辦公軟件的相繼出現(xiàn)，檔案管理工作將會得到大幅簡化，檔案管理工作將更加有意義，更加有價值。