辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理方法探討

文/中國電影資料館 周瀟

信息時代，在辦公自動化逐漸成為主流新型辦公方式的環(huán)境下，文書檔案管理主要通過電腦等新型設(shè)備和數(shù)據(jù)處理方式對文書檔案資料進行管理，從而使辦公效率有了顯著提高。新時期雖然為文書檔案管理提供了更多機遇與便利，但仍需深入調(diào)研、科學規(guī)劃，不斷加強流程環(huán)節(jié)監(jiān)控，完善長效機制，優(yōu)化軟硬件設(shè)施，采取技術(shù)方法為文檔的存儲與利用提供安全支持，提升人員素養(yǎng)，參與自動化建設(shè)進程，從而促進文書檔案管理工作高效運轉(zhuǎn)。

一、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢

（一）文書檔案的生成存儲方式更加多元。管理人員可以將文檔資料及時登記錄入檔案管理系統(tǒng)中，也可以使用辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）直接實現(xiàn)數(shù)字文件的生成與儲存，檔案管理者擁有紙質(zhì)、數(shù)字或紙質(zhì)兼數(shù)字存檔的多重選擇，使文檔在建立和使用環(huán)節(jié)上擁有以需求為導向的更為多元的存儲方式。

（二）文書檔案的檢索更加便捷。文件材料的檢索是以往辦公環(huán)境中最難處理的一部分。相關(guān)人員往往需要耗費大量的時間與精力才能夠找到所需文件材料，他們面對大量文檔時難以避免因僅有框架性分類所產(chǎn)生的手工檢索壓力，且對于特定目標的查找常常無功而返，但使用自動化管理系統(tǒng)十分便于檢索與處理文件材料，根據(jù)檢索的不同信息快捷調(diào)用所需資料。OA系統(tǒng)的應(yīng)用，使管理人員以多種形式、多種組合方式快速準確地查找相關(guān)資料，借助系統(tǒng)的智能管理功能，能夠?qū)λ栉臋n材料自動查找、整理和判斷，實現(xiàn)文書檔案相關(guān)工作效率的有效提升。

（三）文檔的管理更加互聯(lián)互通。OA系統(tǒng)使得文檔的收集、分類、存儲、調(diào)用、統(tǒng)計、閱覽融入網(wǎng)絡(luò)資源共享，通過辦公內(nèi)網(wǎng)形成單位文件信息的貫通，使得處于網(wǎng)絡(luò)中的每位員工突顯他們檔案形成參與者和價值共享者的特性，同時還使其有權(quán)參與更新、修訂與其相關(guān)聯(lián)的信息。OA系統(tǒng)多線程同步處理信息的能力，也使得檔案的各項管理流程產(chǎn)生了趨向快捷便利的轉(zhuǎn)變。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理方法

（一）加強管控意識，實現(xiàn)線上線下一體化。辦公自動化環(huán)境下，隨其管理形式和目標對象發(fā)生一定程度的變化以及工作范圍的拓展，文書檔案的管理工作勢必呈現(xiàn)新的樣貌。通常情況下，文書檔案會出現(xiàn)多種形式，如有合同、外部發(fā)文、對外公文等通過OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)換而來的或外部交換的紙質(zhì)類文檔，也有內(nèi)部發(fā)文、各類申請批復等通過OA系統(tǒng)直接形成的電子文檔等。管理人員需重新梳理各項文檔的形成軌跡，文檔材料的收集、整理要融合線上線下流程，嚴格控制流程中各環(huán)節(jié)，使得線上線下文件材料相互一致、相互佐證，防止因材質(zhì)載體轉(zhuǎn)換出現(xiàn)文檔連續(xù)性脫節(jié)，如數(shù)字文檔與紙質(zhì)同件材料的內(nèi)容不符等情況發(fā)生，以保障文書檔案的準確性和完整性。為順應(yīng)當今時代各項工作快節(jié)奏調(diào)整、隨時產(chǎn)生變動的發(fā)展趨勢，需要我們對單位各部門新增和新調(diào)整的工作流程甚至新的機構(gòu)調(diào)整具有一定的敏感度，及時跟進新的文檔資料生產(chǎn)環(huán)節(jié)，把控文件材料在形成的每個細節(jié)、每步流程中不流失檔案價值，從而實現(xiàn)線上線下一體化的管理方式。此外，電子文檔從格式到文件編制制定歸檔標準，并根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定對歸檔職責范圍、管理權(quán)限構(gòu)建合理有效的協(xié)作機制，加強各部門間線上線下一致的配合協(xié)作，既避免權(quán)限沖突，又能充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。從文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔處理進行嚴格把控，有效推動文書檔案管理的規(guī)范化。

（二）加強環(huán)節(jié)監(jiān)控，創(chuàng)新管理模式。當前網(wǎng)絡(luò)化的管理審批和部門間緊密協(xié)作的工作特征日益明顯，呼吁傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。文書檔案管理部門僅靠自身資源難以應(yīng)對更為龐大復雜的檔案處理工作，各部門之間的協(xié)作管理成為新的必然需求。在辦公自動化環(huán)境中，每個部門既有個體獨立性，又是系統(tǒng)整體管理不可分割的組成。這需要檔案管理人員根據(jù)不同部門工作特性對文書檔案進行信息標注的把控，包括編號、歸檔日期、問題（機構(gòu)）、歸檔范圍、統(tǒng)計的內(nèi)容條目等有關(guān)信息，同時對于檔案的形成步驟更要有明確的認識。了解在哪個工作環(huán)節(jié)可形成何種有利用價值的檔案，才能對這些信息進行人工或自動整合。由此，以自動化辦公模式為基礎(chǔ)建立新的錄入規(guī)則、新的管理序目，并設(shè)置合理有效的查詢方式，加強各部門整體歸檔意識成為必要的工作理念。當傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募拇鎯Ψ绞綍r，管理部門和技術(shù)部門及相關(guān)人員之間的合作也變得尤為重要，文書檔案主管部門要在OA系統(tǒng)構(gòu)建初期就參與系統(tǒng)的搭建，總體指導把控文檔在辦公系統(tǒng)中的收集、調(diào)用，逐步構(gòu)建主管部門與各部門之間的協(xié)同合作，形成辦公自動化文檔管理的新模式。

（三）提升安全防護意識，嚴格落實安全責任。由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境具有很強的開放性，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)的辦公自動化對文書檔案的安全管理工作提出了更高要求。加強對文書檔案安全管理工作的落實勢在必行，需要通過多個方面開展工作。做好文書檔案安全防護與管理，避免受到外界安全因素的威脅，也是文書檔案工作高效運行的前提和基礎(chǔ)。如在設(shè)備設(shè)施方面，首先要對文書檔案管理使用的軟、硬件設(shè)施進行有針對性的安全排查防護工作，OA系統(tǒng)要根據(jù)安全等級標準與安全防護要求設(shè)置相應(yīng)的防火墻，并定期做好防火墻的檢查和維護，運用安全性能較高的安全技術(shù)預防日益猖獗的電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊等。此外，對保密性文件檔案施行硬件隔離，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行安全隔離，保證保密性文件和目錄及相關(guān)信息不出現(xiàn)在使用外網(wǎng)的電腦上，以此來杜絕機密檔案發(fā)生泄露。另外，單位應(yīng)積極建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理體制，各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，增強檔案相關(guān)人員的安全意識，嚴格落實安全保密責任制及崗位職責，進一步明確安全管理的指標體系和評價辦法，協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門完善文書檔案的規(guī)范收集與信息整合工作的落實，嚴格保障文書檔案管理的安全性。

（四）增強專業(yè)人員素養(yǎng)，調(diào)整管理思路。新時代背景下，文書檔案管理人員需要緊跟時代發(fā)展步伐，積極應(yīng)對工作理念的轉(zhuǎn)變。就增強文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)而言，需做到如下幾點：首先，需完善管理人員的選拔標準，注重綜合考量從業(yè)人員檔案管理和電腦技術(shù)的專業(yè)知識。同時，要加強在崗管理人員的技能培訓，使其熟知管理要求和規(guī)范標準，又能盡快適應(yīng)新技術(shù)新思維，既要具備處理應(yīng)用文書檔案信息的敏銳思路，又要具備技術(shù)人員的意識。否則，檔案人員難以根據(jù)辦公系統(tǒng)搭建特性建立和把控文件檔案運轉(zhuǎn)、歸檔、調(diào)用的合理步驟以及安全性保障。同樣，也無法最大限度發(fā)揮辦公系統(tǒng)為檔案管理提供的便利作用和優(yōu)勢。我們可對在職檔案管理者采取有針對性的培訓，通過繼續(xù)教育、中短期相關(guān)培訓課程，使其符合多元化的管理訴求，改進傳統(tǒng)檔案管理的思維模式。如對單位檔案管理人員進行分批次信息技術(shù)的培訓，提高文書檔案管理工作效率。同時，引進相關(guān)專業(yè)人才和應(yīng)屆畢業(yè)生，從而適應(yīng)數(shù)字化時代檔案管理方式的轉(zhuǎn)換。此外，鼓勵引導檔案人員自覺主動學習、思考，把優(yōu)秀的創(chuàng)新思路和技術(shù)技能應(yīng)用借鑒到文檔管理中，可使其收集、整理、鑒別和歸納文檔、安全防護工作的能力得到顯著的提升。

（五）完善規(guī)章制度，規(guī)范開展工作。在文書檔案管理過程中，要規(guī)范開展檔案收集、整理和查閱工作。要科學制定和實施涉及檔案搜集、查閱、保密和歸檔等方面的管理制度，組建以單位檔案主管部門牽頭，有關(guān)部門參與配合的檔案工作協(xié)調(diào)機制。明確制定文書檔案的收繳時間、收繳范圍、文件種類及目錄要素，保證各個部門檔案收繳齊全完整，并合理處置機構(gòu)變動后部門和單位檔案資料的歸屬與流向，制定所收文件檔案的分類、整理、編目組卷、加工、入庫等工作的實施標準。制定明確高效的查閱規(guī)則，日常管理中嚴格落實檔案管理各項要求，定期開展檔案數(shù)量和檔案目錄編寫以及重點專項檔案的統(tǒng)計核查工作。此外，為以檔案著錄和數(shù)字化為基礎(chǔ)的單位大事記等相關(guān)的專項檔案利用工作做好資料更新準備工作。

（六）加強統(tǒng)籌規(guī)劃，參與O A系統(tǒng)改造維護。OA系統(tǒng)的性能關(guān)系到文書檔案的自動化管理水平，不斷更新維護系統(tǒng)、開發(fā)和豐富系統(tǒng)手機客戶端的功能等有助于文書檔案形成的精細完整。檔案管理人員可提出辦公系統(tǒng)合理性優(yōu)化建議，如規(guī)范、調(diào)整檔案查閱審批流程，利用辦公系統(tǒng)便于快速準確查詢和處理審批事項的優(yōu)勢，合理設(shè)置借閱流程及條件，可縮短檔案查詢借閱時間。同時，優(yōu)化系統(tǒng)功能以達到實時追蹤和監(jiān)控檔案去向，及時催繳過期未還檔案，為文檔管理提供便捷可控的方式。因此，積極維護改進已有的流程及功能，開展網(wǎng)絡(luò)安全檢查，對歷史遺留漏洞及薄弱環(huán)節(jié)實施有效整改。

三、結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作在當今時代各單位工作中占據(jù)著重要位置，其管理水平的體現(xiàn)與檔案資料信息的正確完整與利用率密切相關(guān)。加強科學的規(guī)劃管理，深入調(diào)研檔案工作的變革與轉(zhuǎn)型，重視健全完善各項管理制度，提升從業(yè)人員素養(yǎng)，進一步提高文書檔案管理的規(guī)范性、安全性、科學性，為充分挖掘檔案價值，保證文書檔案工作與新時代檔案事業(yè)同步發(fā)展提供了有效保障。