機關(guān)單位檔案管理轉(zhuǎn)向檔案治理的創(chuàng)新模式

文/福建省三明永安市自然資源局不動產(chǎn)登記中心 吳英

機關(guān)單位的檔案，可以為單位制定改革制度、完善現(xiàn)有的策略方針提供指導(dǎo)方向。為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化目標，解決當(dāng)下檔案管理模式效率較低的問題，機關(guān)單位檔案的工作應(yīng)從管理模式轉(zhuǎn)向檔案治理模式。在數(shù)字化時代，企事業(yè)單位每天生成的檔案信息數(shù)量和類型極為龐大，大量的信息化數(shù)據(jù)資源，成為檔案管理部門工作的難點。特別是對于各類國家檔案館、電子檔案中心、檔案托管機構(gòu)、不動產(chǎn)登記中心等單位而言，其面臨的檔案數(shù)據(jù)量更是遠超過一般數(shù)據(jù)管理單位，導(dǎo)致檔案管理工作壓力加大。在這種情況下，《檔案法》修改被提上國家的議事日程。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》對檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變的重要性進行著重強調(diào)，這一系列的變化展現(xiàn)了當(dāng)前檔案管理模式向檔案治理轉(zhuǎn)變的必要性。

檔案治理是在各部門的配合下，完善檔案領(lǐng)域改革的重要過程之一，是實現(xiàn)對檔案事務(wù)科學(xué)、規(guī)范管理的必要舉措。因為其具有強大的優(yōu)勢，因此近年來，這一觀點逐漸受到人們關(guān)注。為滿足當(dāng)前海量電子檔案數(shù)據(jù)整理分析的需求，提高機關(guān)事業(yè)單位的工作效率，本文研究機關(guān)單位檔案管理模式轉(zhuǎn)向檔案治理的創(chuàng)新路徑，以期為提升機關(guān)單位檔案管理效率和水平提供一定理論幫助。

一、機關(guān)單位檔案特點與模式轉(zhuǎn)變的重要性

（一）機關(guān)單位檔案的特點。機關(guān)單位的檔案往往涉及大量的個人保密信息，部分干部人事檔案涉及個人品德等諸多隱私，里面的很多檢查材料可能形成于干部秘密調(diào)查工作，涉及到有人向組織舉報，或者他人舉報（包括家屬）以及個人的思想報告等等，也可能從側(cè)面反映了一些重大歷史事件。因此，與一般檔案相比，機關(guān)檔案既包含個人隱私，又包含黨政秘密，保密性、法律性相對更強。

（二）管理模式轉(zhuǎn)變的重要性。隨著《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的出臺，使得檔案治理工作的重要性日益凸顯。在新一代信息技術(shù)和相關(guān)智能管理工具穩(wěn)步推進的背景下，更需要進行檔案資源的整合。為了優(yōu)化檔案管理的效果，檔案法進行了對應(yīng)的調(diào)整修改，隨著模式轉(zhuǎn)變的必要性越來越強烈，相關(guān)單位需要不斷提升機關(guān)單位檔案管理質(zhì)量。檔案管理是檔案工作的基礎(chǔ)和命脈，與檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)，要完成從管理到治理的轉(zhuǎn)變。

盡管法律從制度上保障了檔案信息安全，但是個人信息的泄露等管理問題，仍然是當(dāng)前檔案管理過程中不斷出現(xiàn)的漏洞。雖然相關(guān)問題應(yīng)該采取“誰主管，誰負責(zé)”的基本原則，但管理部門經(jīng)常因沒有專職工作人員和沒有核心技術(shù)人員而無法追溯責(zé)任人的問題，這是當(dāng)前檔案管理模式的弊端。檔案治理強調(diào)利用法治來治理檔案事務(wù)，將法治理念、法治精神、法治原則和法治方法貫穿到檔案治理實踐中，發(fā)揮法治的引領(lǐng)、規(guī)范和保障作用，實現(xiàn)檔案治理方式的法治化與規(guī)范化。因此，將檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案治理模式勢在必行。

二、模式轉(zhuǎn)變背景下的創(chuàng)新

（一）智能化鑒定機關(guān)單位檔案。數(shù)字時代的檔案鑒定，是機關(guān)單位檔案保存與價值區(qū)分的標志，也是檔案管理向檔案治理方向轉(zhuǎn)變的創(chuàng)新途徑之一。相關(guān)工作以檔案鑒定理論為基礎(chǔ)，以智能化鑒定工具為創(chuàng)新應(yīng)用手段，旨在提高檔案鑒定工作的質(zhì)量和效率。以檔案文件的雙重價值論為指導(dǎo)，建立檔案價值評估的等級標準，對特殊檔案的一般保存體系重新劃分，形成了檔案的“第一價值體系”和“第二價值體系”。而且在智能化技術(shù)手段的輔助下，能夠通過智能識別系統(tǒng)，進行有效檔案的智能篩選，避免了大量人工篩選的檔案管理過程，相關(guān)人員只需要在系統(tǒng)識別的基礎(chǔ)上，進行二次核對即可，降低了檔案管理難度，提高了檔案管理的效率，保證檔案鑒定結(jié)果的準確性。

（二）引入第三方監(jiān)察審核機制。為保證核心檔案信息的安全，聯(lián)合第三方監(jiān)管審核機構(gòu)，建立檔案信息接收的安全保護體系。充分利用機關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)力量，保障檔案信息的安全流通，完善第三方監(jiān)管和審計制度，以第三方監(jiān)管機構(gòu)為中介，對機關(guān)單位間檔案信息安全沖突或共享問題，進行管理和協(xié)調(diào)，促進檔案治理模式優(yōu)化，充分保證檔案安全，防止內(nèi)部人員泄露檔案，真正實現(xiàn)向檔案治理模式的轉(zhuǎn)變。

（三）提升人員納入標準，強化群眾的檔案治理認知。機關(guān)單位檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變，對檔案工作人員提出了更高的素質(zhì)要求，不僅需要檔案人員具備檔案管理知識，還要具備計算機等先進技術(shù)技能。但當(dāng)前，檔案人員的人才梯隊建設(shè)相對滯后，一些檔案管理人員大都采用“多人”組合的檔案管理模式，但是這種原始化技術(shù)存在不確定性，以及資源接收方不足等問題，難以實現(xiàn)檔案的有效管理。在這種情況下，為了實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理模式向檔案治理方向的成功轉(zhuǎn)變，必須優(yōu)化相關(guān)人員的能力，建設(shè)人才梯隊，提高機關(guān)單位檔案管理準入門檻，促使相關(guān)人員不斷提升自身實力，為機關(guān)單位檔案治理模式的實現(xiàn)奠定強大的人才基礎(chǔ)。

另外，思想觀念是影響事業(yè)單位檔案管理向檔案治理方向轉(zhuǎn)變的重要問題。人民群眾是檔案工作的主體，其思想觀念是影響事業(yè)單位檔案治理能否順利實現(xiàn)的重要方面。為此，必須強化人民群眾對檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變重要性的認知，發(fā)揮檔案管理部門、社會組織以及公民等多個主體的協(xié)同合作能力，不斷明確各主體的權(quán)利和義務(wù)，在滿足當(dāng)前各個主體檔案工作需求的同時，實現(xiàn)檔案管理的多元主體共治共管，從而順應(yīng)時代潮流，不斷更新認識，從而適應(yīng)檔案治理的新形勢。

三、檔案治理思路下的創(chuàng)新路徑

（一）構(gòu)建覆蓋人民群眾的檔案資源體系。為了實現(xiàn)機關(guān)單位檔案管理向治理方向的轉(zhuǎn)變，需要不斷強化檔案資源建設(shè)工作，豐富檔案資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。不僅需要發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理部門在檔案資源建設(shè)中的重要作用，更需要社會組織和個人成為檔案資源收集工作的領(lǐng)導(dǎo)者。

（二）拓寬資源收集渠道。檔案館在接收數(shù)字化檔案資料時，應(yīng)自覺將其歸入檔案資料中，還需要積極拓寬其他資源收集種類，不斷實現(xiàn)檔案資源的豐富化。具體措施如下：1.制定數(shù)字管理戰(zhàn)略。檔案部門應(yīng)堅持實施“存量數(shù)字、增量數(shù)字”的方法，利用數(shù)字檔案代替包括紙質(zhì)檔案在內(nèi)的傳統(tǒng)載體檔案，盡可能地保證和延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。2.優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變需要面臨的一個重要問題，是底層檔案資源的碎片化，這種分散在數(shù)據(jù)庫中的各種檔案資源相互連接，形成一個“信息孤島”，為此，需要把原來孤立的數(shù)據(jù)庫相連接，從而優(yōu)化整合檔案資源。通過優(yōu)化檔案資源配置的結(jié)構(gòu)，保證檔案系統(tǒng)內(nèi)部互聯(lián)互通，使文化中心、圖書館、事業(yè)機關(guān)單位的信息得到有效整合。3.構(gòu)建第三方監(jiān)督體系。要防止各種檔案信息泄露的問題發(fā)生，必須建立政府、企業(yè)和個人三方監(jiān)督機制，接受政府的監(jiān)督檢查，并由機關(guān)提供技術(shù)人員進行管理和維修。

（三）創(chuàng)新檔案工作服務(wù)人民群眾的模式。檔案服務(wù)質(zhì)量是保證檔案治理模式能否實現(xiàn)的關(guān)鍵，可以及時解決現(xiàn)如今檔案管理工作中存在的問題。因此，要從以下幾個方面入手，對檔案工作服務(wù)人民群眾的模式進行創(chuàng)新。1.幫助檔案工作者樹立信息服務(wù)意識，提升服務(wù)意識和責(zé)任觀念，并嚴格規(guī)范個人行為和日常工作，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，滿足檔案信息需求方的要求。2.各地要明確創(chuàng)新檔案工作切入點，解決檔案信息服務(wù)中存在的問題，及時發(fā)現(xiàn)問題所在，填補空白，努力構(gòu)建特色檔案服務(wù)體系，提高使用者的滿意度。3.優(yōu)化檔案信息服務(wù)流程，為用戶提供多種服務(wù)，提升網(wǎng)上良好服務(wù)態(tài)度，簡化檔案查詢手續(xù)，營造優(yōu)質(zhì)服務(wù)環(huán)境，從而提高工作效率，促進檔案治理模式不斷增加。

四、結(jié)語

當(dāng)前，國家層面不斷發(fā)布相關(guān)指導(dǎo)意見，強調(diào)了檔案治理模式的重要性。在這種情況下，為了實現(xiàn)機關(guān)單位檔案治理模式的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理質(zhì)量，本文提出了相應(yīng)創(chuàng)新路徑，以期提升檔案管理工作效率，提高資源利用率。但在轉(zhuǎn)變的過程中要謹記，無論怎樣轉(zhuǎn)變，檔案管理都必須以中國特色社會主義核心價值體系為指導(dǎo)，并以此為核心進行創(chuàng)新，從而實現(xiàn)檔案治理的可持續(xù)發(fā)展。