高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)研

文/湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 周曉穎

一、高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)概述

戶籍檔案是一種專門的檔案，是公安戶籍部門在某一行政區(qū)域范圍內(nèi)對居民戶口管理過程中形成的檔案。包括辦理戶口登記、戶口遷移手續(xù)，申請、簽發(fā)居民戶口簿、戶口遷移證、戶籍證明等戶口證件過程中形成的相關(guān)文件。高校一般會在保衛(wèi)處單獨設(shè)立行政部門戶政科，借助公安部門的專用證書為本校學(xué)生和教師以及周邊居民提供遷入、遷出、戶口登記、信息修改等服務(wù)。大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合，正快速發(fā)展為對數(shù)量巨大、來源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲和關(guān)聯(lián)分析，并從中發(fā)現(xiàn)新知識、創(chuàng)造新價值、提升新能力的新一代信息技術(shù)和服務(wù)業(yè)態(tài)。戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)與戶籍檔案管理工作的有機融合，運用大數(shù)據(jù)理念和技術(shù)促進(jìn)戶籍檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。其能夠在提高工作效率、提升公眾滿意度以及其他高校特殊業(yè)務(wù)辦理方面發(fā)揮積極意義。

二、高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的現(xiàn)實意義

（一）提高基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理效率。在過去很長一段時間內(nèi)，傳統(tǒng)的戶籍檔案管理主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，在辦理身份證、戶口登記、戶口遷移證等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)時，需要依靠人力對大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻閱與查找，存在效率低下的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益成熟，窗口服務(wù)雖增加了掃描、錄入等工作，但不再需要到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)檔案就能現(xiàn)場出具各類格式化證明，比原有流程節(jié)約90%以上時間，提高了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理效率。可見，對于戶籍檔案管理工作人員來說，戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)在一定程度上提高了基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理的速度，從而提高了基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理的效率。

（二）提升公眾辦理戶籍業(yè)務(wù)的滿意度。高校戶籍檔案作為重要的民生檔案，對其進(jìn)行管理的最終目的是更好地服務(wù)于高校學(xué)生及教職工。傳統(tǒng)的高校戶籍檔案管理由于部門間、地區(qū)間管理的封閉性以及權(quán)限受限，高校人員辦理如戶籍證明打印等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)也需要跑多個部門，辦理異地身份證需回戶籍所在地。而以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)了材料網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、異地辦理身份證等業(yè)務(wù)。從公眾的角度來看，高校大數(shù)據(jù)建設(shè)精簡了不必要的流程，高校學(xué)生和老師，尤其是高校教師們辦理業(yè)務(wù)更加便捷化?！靶畔⒕W(wǎng)上跑代替群眾路上走”的實現(xiàn)讓公眾滿意度不斷提升。

（三）創(chuàng)新特殊業(yè)務(wù)辦理方式。早期的戶籍檔案所包含的基本內(nèi)容單一，并且地區(qū)間的戶籍檔案管理沒有實現(xiàn)互聯(lián)互通，因此在進(jìn)行高校人口普查、高校刑事研判等特殊業(yè)務(wù)時，高校戶籍檔案部門提供的信息資源比較單一，存在局限性。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，高校七普、高校刑事研判等特殊業(yè)務(wù)實現(xiàn)了信息化查詢。如七普實現(xiàn)了以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計算等信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將普查對象的各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，以輔助工作與決策的人口普查信息化。其有效解決了實際普查中出現(xiàn)的戶在人不在、人在戶不在等問題。高校刑事研判則依托公安部門建設(shè)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺，通過輸入該人員關(guān)鍵信息即可得到所有與之關(guān)聯(lián)的信息，并借助面容數(shù)據(jù)庫比對該人員面容，大大提高了駐高校的警務(wù)人員判斷定位嫌疑人的效率。

三、現(xiàn)狀調(diào)研及其分析

為了解高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)現(xiàn)狀，筆者于2021年5月圍繞戶籍資源、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)以及人才隊伍四個方面對湘潭大學(xué)戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了實地調(diào)研。下面將圍繞幾個方面展開具體論述。

（一）基本狀況。包括如下幾個方面：

1.戶籍資源建設(shè)集約化。高校戶籍檔案資源主要分為紙質(zhì)檔案資源和電子檔案資源。通過實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該高校1990年以前主要是紙質(zhì)檔案資源，其內(nèi)容主要包括戶口遷移證存根和常住人口信息表。1990年以后，該高校戶籍檔案中的電子檔案成為主要的對外服務(wù)憑證。其電子檔案資源主要包括四大類：第一類是常住人口信息資源；第二類是遷移證信息資源；第三類是準(zhǔn)遷證信息資源；第四類是身份證信息資源（如表1所示）。這些戶籍檔案資源為大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了豐富的數(shù)據(jù)來源。雖然，其中存在大量的碎片化、繁雜化的數(shù)據(jù)資源，但通過大數(shù)據(jù)技術(shù)加工等方式，這四類資源已經(jīng)逐漸從碎片化、資源模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s型資源模式，基本實現(xiàn)了實時儲存、實時查詢、實時修改、實時更新以及關(guān)聯(lián)推送等功能。

表1 戶籍檔案主要構(gòu)成內(nèi)容

常住人口信息資源個人常住人口信息資源、常住人口變動信息資源、戶信息資源、制證信息資源、戶成員信息資源遷移證信息資源 遷移證編號資源、個人基本信息資源準(zhǔn)遷證信息資源 準(zhǔn)遷證編號資源、個人基本信息資源身份證信息資源 居民領(lǐng)證申請表、個人基本信息資源

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善化。戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲等都需要借助計算機的軟件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。所以，戶籍檔案管理部門需要根據(jù)實際情況為平臺添加必要的設(shè)備，比如大數(shù)據(jù)存儲云、計算機終端、檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化掃描儀、數(shù)碼攝像和相機等。根據(jù)實地調(diào)查，該高校用于戶籍檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)趨于完善，為戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了良好的外部條件。為保障檔案數(shù)據(jù)安全，該校戶籍科配備了兩臺不連接任何外網(wǎng)、專用于戶籍業(yè)務(wù)辦理的電腦，并使用專用的掃描儀以及數(shù)碼攝像機。通過這些基礎(chǔ)設(shè)施，該高校實現(xiàn)了存量以及增量戶籍檔案的數(shù)字化，并有序開展了電子數(shù)據(jù)收集、錄入和歸檔工作。同時，借助公安部門的內(nèi)部專用網(wǎng)以及專用證書實現(xiàn)了大部分戶籍檔案的跨部門信息共享。戶籍檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施的完善在一定程度上打破了傳統(tǒng)戶籍檔案管理過程封閉、靜態(tài)、戶籍檔案信息供給更新不及時等問題。

3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)信息化。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益成熟，公安部門紛紛建立以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的數(shù)據(jù)中心，高校戶政科則依托公安部門的大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行日常的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理。目前，公安機關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)通過云計算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、可視化分析等技術(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了高校電子戶籍檔案可查可改，實時歸檔，關(guān)聯(lián)信息推送功能。在日常工作中，高校戶籍管理部門通過公安機關(guān)構(gòu)建的大數(shù)據(jù)共享平臺進(jìn)行錄入、整理、修改并歸檔各類戶籍信息資源，最終形成規(guī)范的系列電子檔案。這些系列電子檔案在應(yīng)用系統(tǒng)中實現(xiàn)了模塊化，每個應(yīng)用系統(tǒng)模塊運用可視化技術(shù)推送相對應(yīng)的戶籍檔案信息，使高校戶籍檔案管理工作逐步便捷化?？偟膩碚f，依托于公安部門的戶籍工作應(yīng)用系統(tǒng)基本上已經(jīng)做到了省內(nèi)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)可辦、全國信息可查以及查詢推送關(guān)聯(lián)信息和最新政策法規(guī)等功能，其應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)初步實現(xiàn)了依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提高辦事能力，提速惠民的要求。

4.人才隊伍建設(shè)專業(yè)化。由于高校戶籍檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容多且雜，因此戶籍管理人員需要投入大量的時間和精力開展檔案收集、整理、編號、分類、歸檔等工作。高校的電子戶籍檔案源主要分為電子化的實體檔案以及檔案化的電子信息。這兩類電子檔案源必須經(jīng)過歸檔處理后才能稱之為電子檔案，這就對戶籍管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有了新的要求。經(jīng)過實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該高校戶籍檔案室配備了2名正式戶籍檔案管理員，他們具有一定的大數(shù)據(jù)工作理念，積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及深厚的專業(yè)素養(yǎng)和豐富的檔案管理實踐去提升工作效能。同時，該高校每年還招聘1名勤工儉學(xué)助理，助理多為學(xué)校圖書情報與檔案管理專業(yè)的碩士研究生，具備一定的相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)。專業(yè)化的人才隊伍為高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了重要的人才支撐。

（二）存在的問題。主要包括如下幾個方面：

1.異地辦理業(yè)務(wù)有局限。高校每年錄取學(xué)生以及受聘老師來自五湖四海，以該高校錄取學(xué)生為例，2021年省外的錄取比例達(dá)到49.72%。隨著高校規(guī)定學(xué)生入校采取自愿原則遷入戶口，越來越多的學(xué)生選擇戶口不隨遷入校，這種狀況促使高校戶政科的服務(wù)對象在很大程度上是省外人員。而目前高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)做到的省外異地服務(wù)僅僅是辦理本人正式身份證以及查詢異地人員具體信息，且工作人員在辦理正式身份證時完全依賴系統(tǒng)推送的地址，沒有權(quán)限改動。隨著近幾年國家實行撤縣立市、撤縣立區(qū)等措施，導(dǎo)致出現(xiàn)受理人的身份證由于系統(tǒng)地址與戶籍地最新地址不符拒絕辦理、駁回重辦等情況。同時辦理臨時身份證、首次辦理身份證、主項、輔項信息變更等業(yè)務(wù)需回到戶籍所在地進(jìn)行辦理，讓高校戶籍工作人員和辦理人員追求的便捷性大打折扣。

2.證書使用權(quán)限受限制。證書使用受限主要分為兩個方面：首先是證書本身使用受限。戶籍工作需要使用專用證書插入專用電腦，而大部分高校戶政科通常與派駐在學(xué)校的派出所分所共用一枚證書。因此高校師生辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要工作人員在高校戶政科與派出所之間往返，給各方造成了較大的不便。同時證書拔出電腦后系統(tǒng)使用具有時限性，而辦理遷入遷出業(yè)務(wù)時間偏長，兩部門為了等待共用證書付出更多時間成本。其次是工作人員使用權(quán)限受限。高校戶政科工作人員在辦理省內(nèi)人員信息變更、省內(nèi)外人口遷入與遷出業(yè)務(wù)時，需要將辦理人的準(zhǔn)遷證信息、相關(guān)證明掃描錄入系統(tǒng)后，通過專用內(nèi)網(wǎng)上傳給上級公安局，等待上級審批通過后才能進(jìn)入下一步業(yè)務(wù)，從而使得關(guān)鍵業(yè)務(wù)辦理流程復(fù)雜化、繁瑣化，不利于提高工作效率。

3.網(wǎng)絡(luò)卡頓現(xiàn)象較頻繁。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)、發(fā)展和運行離不開互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持，網(wǎng)絡(luò)卡頓或中斷不僅會導(dǎo)致大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)運行停止，最重要的是影響戶籍業(yè)務(wù)辦理速度。根據(jù)調(diào)研，該高校網(wǎng)絡(luò)中斷主要體現(xiàn)在高校內(nèi)部信號塔中斷和公安系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中斷兩個方面：高校內(nèi)部信號塔中斷主要是由于辦公時間屬于用網(wǎng)高峰期，學(xué)?；矩?fù)荷基數(shù)過大，因此電腦設(shè)備時常出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓或中斷現(xiàn)象。公安系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中斷則多屬于突發(fā)狀況。如2021年出現(xiàn)過由于公安總網(wǎng)絡(luò)變壓器起火搶修導(dǎo)致全市公安內(nèi)網(wǎng)斷斷續(xù)續(xù)癱瘓3天的情況。由于高校戶籍管理室缺少專業(yè)維修人員，因此在出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓時，工作人員大多采用關(guān)機重啟方案；網(wǎng)絡(luò)中斷時需等待上級調(diào)配專業(yè)人員來進(jìn)行維修。這些現(xiàn)象極易讓師生辦理業(yè)務(wù)撲空，給高校師生帶來不便。

4.系統(tǒng)推送信息不全面。系統(tǒng)內(nèi)推送的戶籍信息是全國各地戶籍科根據(jù)科室保存的原始紙質(zhì)檔案人工錄入，或在互聯(lián)網(wǎng)普及后根據(jù)辦理人出示的各類證明進(jìn)行錄入。由于各地人工錄入速度、原始紙質(zhì)檔案內(nèi)容誤差以及戶籍檔案本身具有多且雜的屬性，導(dǎo)致運用該套系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)時會偶爾出現(xiàn)推送某個地區(qū)、某個人員的關(guān)聯(lián)信息時信息不全或信息錯誤的現(xiàn)象。如辦理地址變更時，某地區(qū)經(jīng)過行政劃分后已經(jīng)不存在或改名，而系統(tǒng)顯示還是原來行政劃分名稱；辦理孩子入戶業(yè)務(wù)時，此人出示已婚證明，系統(tǒng)卻顯示此人未婚；做人口面容比對時，推送的關(guān)聯(lián)人口面容存在高度相似或重戶現(xiàn)象；查詢關(guān)聯(lián)人口信息時缺失重要的信息（如照片、家庭住址、電話號碼等）。這些問題間接加大了戶籍管理工作的難度，不利于實現(xiàn)新時代戶籍檔案現(xiàn)代化管理。

四、結(jié)語

總體而言，該高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)已初具規(guī)模。高校戶籍管理人員借助完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的公安應(yīng)用系統(tǒng)對現(xiàn)存的大量戶籍資源進(jìn)行數(shù)字化整理后形成比較完整的電子戶籍檔案，高校戶籍檔案管理人員秉持大數(shù)據(jù)理念，積極利用這些電子戶籍檔案對外服務(wù)，給教職工及在校學(xué)生和周邊居民提供了極大便利。為了促進(jìn)高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)進(jìn)一步完善，應(yīng)抓緊構(gòu)建戶籍檔案大數(shù)據(jù)專用平臺，建立網(wǎng)絡(luò)維修專業(yè)化隊伍，制定統(tǒng)一的戶籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此解決依托公安專用證書辦理業(yè)務(wù)權(quán)限受限、異地辦理業(yè)務(wù)不完善、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不穩(wěn)定、系統(tǒng)推送信息不全面等問題。各戶籍檔案管理部門要主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)譜寫高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)新篇章。