民辦高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及發(fā)展路徑

文/武漢工程大學(xué)郵電與信息工程學(xué)院 郭雨琪

隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高等院校不斷擴(kuò)招，在迎來機(jī)遇的同時也面臨著挑戰(zhàn)。高校在順應(yīng)當(dāng)下發(fā)展提高教育教學(xué)質(zhì)量的同時，應(yīng)該關(guān)注到和教育教學(xué)密切相關(guān)的教學(xué)管理人員的發(fā)展，尤其是基層教學(xué)管理人員的發(fā)展。近年來，許多民辦高校積極向培養(yǎng)應(yīng)用型人才的方向轉(zhuǎn)變，在著眼轉(zhuǎn)型的同時，也應(yīng)該重視和教學(xué)息息相關(guān)的教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作者，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著重要的作用，因此一定要找準(zhǔn)自己的定位，提升能力，以此來提升教學(xué)管理工作的水平，幫助學(xué)校更好發(fā)展。

一、民辦高校教學(xué)秘書工作特點(diǎn)

在民辦高校教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書的工作面向的群體眾多、涉及面廣、工作量大。他們是教學(xué)管理工作中各個環(huán)節(jié)的橋梁和紐帶，緊密聯(lián)系著各類群體。于是，教學(xué)秘書工作形成以下幾個特點(diǎn)：

（一）復(fù)雜性。對于教學(xué)秘書來說，工作的時候需要面對各類群體，比如各職能部門、教師和學(xué)生等等，還可能出現(xiàn)一項工作同時面對多個群體的情況，這加大了工作內(nèi)容的復(fù)雜程度，決定了教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性。

（二）時效性。教學(xué)管理工作中有很多事情是有明確的時間節(jié)點(diǎn)的，比如報名截止時間，各類質(zhì)量工程的填報時間等等。因此，教學(xué)秘書需要對這些時間節(jié)點(diǎn)有強(qiáng)烈的敏銳度，因為一旦時間出現(xiàn)錯誤，就可能影響考試或者項目申報，造成比較大的失誤，這就決定了教學(xué)秘書工作的時效性特點(diǎn)。

（三）協(xié)調(diào)性。教學(xué)秘書的工作通常要同時面對多個群體，在這中間，教學(xué)秘書起著上傳下達(dá)、互通有無的作用，既能將準(zhǔn)確有效的信息傳遞給教師和學(xué)生，也能將收集到的消息及時準(zhǔn)確地上達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)部門。這也是為什么我們一直把教學(xué)秘書的工作看作是橋梁和紐帶，因為只有他們充分協(xié)調(diào)各方，才能更好地開展工作。

（四）準(zhǔn)確性。在多數(shù)時候，教學(xué)秘書的工作是非常精確的，因為他們是信息的傳遞者，第一手資料的來源者，如果信息和數(shù)據(jù)在源頭上出現(xiàn)錯誤，將會造成非常嚴(yán)重的教學(xué)事故。因此對教學(xué)秘書在工作中的準(zhǔn)確性有著非常高的要求，在上傳下達(dá)時不能出現(xiàn)半點(diǎn)差錯。

（五）服務(wù)性。教學(xué)秘書本身是服務(wù)于老師和學(xué)生的，同時，在學(xué)院的日常運(yùn)行過程當(dāng)中，教學(xué)秘書還需要協(xié)助院長和教學(xué)副院長完善各類教學(xué)文件的制定，各項質(zhì)量工程的申報，學(xué)院發(fā)展的規(guī)劃等等。因此也就決定了教學(xué)秘書工作的服務(wù)性特點(diǎn)。

二、民辦高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

目前，我們可以看到各類高峰論壇、專業(yè)技能比賽以及針對高校各類人員開展的培訓(xùn)如雨后春筍般遍布各處，舉辦的目的也多是希望逐步提升教師和管理人員的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。這些做法是非常值得肯定和學(xué)習(xí)借鑒的。對于教學(xué)秘書這類基層教學(xué)管理人員，高校也在為他們的發(fā)展做出努力，但在發(fā)展的過程中仍然還有一些需要完善的地方。

（一）受重視程度不夠。首先是自身不夠重視。部分教學(xué)秘書認(rèn)為其工作就是一個“傳聲筒”，把上面交代的任務(wù)布置下去，再將信息反饋回去即可。并且認(rèn)為工作中多數(shù)事情較為瑣碎，重復(fù)性高，感覺不到自身工作的重要性，也無法體現(xiàn)出自身的價值。其次是外界不夠重視。由于教學(xué)秘書大多是輔助性、服務(wù)型的工作，工作成效更多的是“潤物細(xì)無聲”于日常的教學(xué)管理工作中，未展現(xiàn)出太多的顯績。

（二）業(yè)務(wù)能力欠缺。就目前來看，高校的教學(xué)秘書大多是剛?cè)肼殘龅摹靶氯恕保m然有著對于工作的熱情和沖勁，但是需要時間去打磨。因此在剛上手的時候，無論是專業(yè)知識還是辦公能力都比較欠缺。并且一個二級學(xué)院通常只有一名教學(xué)秘書，較大的工作量和工作強(qiáng)度讓他們無暇在工作之余對業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升。同時，參加交流和培訓(xùn)的機(jī)會較少。一是因為繁重的工作無法使教學(xué)秘書離開工作崗位，因而錯失進(jìn)修機(jī)會。二是專門針對教學(xué)秘書開展的培訓(xùn)和進(jìn)修機(jī)會較少，導(dǎo)致教學(xué)秘書缺少外部給予的提升業(yè)務(wù)能力的｜機(jī)會。

（三）工作量大，分工不明確。面對高校擴(kuò)招等情況，教學(xué)秘書會在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)之上迎來更多挑戰(zhàn)。學(xué)院的學(xué)生人數(shù)增多意味著教學(xué)秘書工作量的加大，如果不能合理規(guī)劃和處理激增的工作量，就會對工作產(chǎn)生影響，甚至出現(xiàn)教學(xué)事故。同時，在部分高校，教學(xué)秘書既要處理教學(xué)方面的事情，還要承擔(dān)學(xué)院部分行政工作，既是教學(xué)秘書也是行政秘書，工作分工不夠明確，無形中加大了教學(xué)秘書的工作量，這其中存在如何平衡教學(xué)秘書和行政秘書工作的關(guān)系。

（四）相關(guān)制度不夠完善。對于民辦高校的教學(xué)秘書來說，在與之相關(guān)的制度方面還存在不夠完善的地方：一是高校教學(xué)秘書的工作量大，教學(xué)事故的偶發(fā)會加大他們的工作壓力，而大多數(shù)教學(xué)秘書的薪資待遇較低，與其工作量和工作強(qiáng)度不夠?qū)Φ?，久而久之會造成他們心理上的不平衡，以及對工作的懈?。欢菚x升空間不夠清晰，沒有一個清晰的上升路徑，導(dǎo)致他們轉(zhuǎn)崗或跳槽的可能性增大，造成教學(xué)秘書崗位的人員流動變大；三是在教學(xué)秘書的評價機(jī)制中，由于工作性質(zhì)的原因，很難有明顯的工作業(yè)績，但是一旦出現(xiàn)差錯又會形成較為嚴(yán)重的教學(xué)事故，使得教學(xué)秘書在考評工作中容易處于劣勢，不利于其之后的發(fā)展。

三、民辦高校教學(xué)秘書發(fā)展路徑

根據(jù)民辦高校教學(xué)秘書工作特點(diǎn)和其現(xiàn)狀，從以下幾個方面來尋找適合教學(xué)秘書發(fā)展的路徑：

（一）建立健全管理考核體系。在評價考核體系中需要抓住教學(xué)秘書工作特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致劃分，既要看結(jié)果也應(yīng)重視過程。當(dāng)學(xué)校對教學(xué)秘書的重視度通過完善和健全管理制度、評價考核體系等體現(xiàn)出來，自然能讓更多人理解教學(xué)秘書的工作，了解其重要性。也能讓教學(xué)秘書自身感受到被理解和重視，對本職工作更加充滿熱情。我校在年底的考核中，就曾專門針對教學(xué)管理人員的工作進(jìn)行過相應(yīng)的考核，這本身就是對教學(xué)秘書以及教學(xué)管理崗位人員的一種重視，同時在考核中對工作出色的人員進(jìn)行表彰以資鼓勵，這樣也更能激發(fā)他們對自身本職工作的熱情。同時，也可以在薪資待遇和晉升路徑上進(jìn)行改進(jìn)。學(xué)校應(yīng)制定出符合教學(xué)秘書發(fā)展的路徑，這種不斷晉升的過程既是他們成長的過程，更是對學(xué)校做出更大貢獻(xiàn)的過程。相應(yīng)調(diào)整教學(xué)秘書的薪資待遇，讓他們感受到自身工作的價值，在一定程度上可以激發(fā)他們對工作的熱情和積極性。

（二）合理分工明確崗位職責(zé)。由于部分高校教學(xué)秘書既是教學(xué)秘書也是行政秘書，分身乏術(shù)，很難專心在教學(xué)管理工作方面下功夫，這其實是不利于教學(xué)管理工作發(fā)展的。當(dāng)然，出現(xiàn)這種情況并不是學(xué)校和教學(xué)秘書本身愿意看到的，這也是今后值得探討的一個話題。但自身應(yīng)明確要做的事情，多項任務(wù)同時來臨時，要明白孰輕孰重，不能給后續(xù)工作埋下隱患。因此，在條件允許的情況下，學(xué)校能夠區(qū)分教學(xué)秘書和行政秘書，教學(xué)秘書也應(yīng)該在接到任務(wù)時明確自己的職責(zé)所在，做到心中有數(shù)，遇事不慌亂，這樣才能有條不紊地開展工作。

（三）多管齊下提升業(yè)務(wù)能力。對于教學(xué)秘書來說，首先自身要有提高業(yè)務(wù)能力的意識，例如在實操過程中可以逐步提升自己運(yùn)用辦公軟件和公文寫作的能力。針對目前線上線下教學(xué)的結(jié)合，主動學(xué)習(xí)和操作線上教學(xué)平臺。熟練運(yùn)用各類網(wǎng)絡(luò)資源，強(qiáng)化自身信息化辦公的能力。對于學(xué)校來說，應(yīng)主動為基層教學(xué)管理人員尋找短期培訓(xùn)或者講座的機(jī)會，針對他們在工作中必備的技能，進(jìn)行強(qiáng)化和培訓(xùn)，特別是線上教學(xué)的新模式。還可以開啟各類交流平臺，例如各二級學(xué)院教學(xué)秘書之間的經(jīng)驗交流，教學(xué)秘書和教務(wù)處人員的信息互換，各兄弟院校教學(xué)管理人員之間的成果分享等等。

（四）科學(xué)調(diào)節(jié)保持健康心態(tài)。教學(xué)秘書的工作溝通很重要，而在溝通中，難免會出現(xiàn)不愉快的時候，稍有不慎可能會出現(xiàn)誤會，影響工作情緒。還可能存在他人對自身工作的不理解和不認(rèn)可，這也會增加教學(xué)秘書的心理負(fù)擔(dān)。加上近年來愈來愈繁重的工作壓力，更容易使教學(xué)秘書產(chǎn)生煩悶的心理。這些負(fù)面情緒會不自覺帶入工作中，小則影響同事關(guān)系，大則影響工作開展。因此，在工作中，教學(xué)秘書自身要學(xué)會保持一個良好的心態(tài)，正確看待教學(xué)秘書這份工作。學(xué)習(xí)有關(guān)心理方面的知識，科學(xué)調(diào)整可能出現(xiàn)的不良情緒。學(xué)會溝通，無論是對待學(xué)生還是老師，都能夠有一個良好的溝通狀態(tài)，在無形中給自己創(chuàng)造一個和諧的工作環(huán)境。

四、結(jié)語

教學(xué)秘書雖然只是基層教學(xué)管理工作者當(dāng)中的一員，但其工作涵蓋了二級學(xué)院教學(xué)管理的方方面面，影響范圍廣。在新形勢下，教學(xué)秘書的發(fā)展不僅要從自身下功夫，調(diào)整心態(tài)提高自身的重視程度，提升業(yè)務(wù)能力。在學(xué)校層面更需要有適合教學(xué)管理人員發(fā)展的管理機(jī)制，各方共同努力，多管齊下，才能使得教學(xué)秘書更好發(fā)展，也能使得高校的教育事業(yè)更加具有朝氣和活力。