淺談新時(shí)代黨政機(jī)關(guān)秘書工作

文/中共霍邱縣委黨校 屠婷婷

秘書的定義和范圍有三個(gè)層次：狹義的秘書指有秘書頭銜的職務(wù)秘書；一般意義的秘書指雖然沒有秘書職務(wù)或秘書頭銜，但實(shí)際上從事秘書工作的人。具體來說，包括辦公室、總務(wù)科、信訪辦、檔案室、調(diào)研室、機(jī)要室等部門的工作人員，以及各職能部門中負(fù)責(zé)辦理文書、會(huì)務(wù)、接待、通信等業(yè)務(wù)的工作人員；廣義的秘書指除了上述人員外，還包括一般人不稱其為秘書，但從事的工作類似于秘書工作的人，統(tǒng)稱機(jī)關(guān)職員、一般辦事員。本文中“秘書”一詞指的是“一般意義的秘書”中的黨政機(jī)關(guān)辦公室工作人員。

一、黨政機(jī)關(guān)秘書工作的特點(diǎn)

（一）政策性。政策性是黨政機(jī)關(guān)秘書工作的靈魂、是第一位的。主要體現(xiàn)在黨政機(jī)關(guān)辦公室工作必須要始終體現(xiàn)和貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)單位以及本單位的路線方針政策。一分部署，九分落實(shí)。各級(jí)機(jī)關(guān)單位是確保黨和國家的路線方針政策以及決策部署貫徹落實(shí)的基礎(chǔ)，辦公室工作深刻影響著本單位的決策和工作部署的執(zhí)行。因此，辦公室秘書工作必須要有政治高度，要把握方向、把握大勢(shì)、把握全局；保持政治定力、駕馭政治局面、防范政治風(fēng)險(xiǎn)；增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，做到“兩個(gè)維護(hù)”。

（二）重要性。辦公室秘書工作承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、服務(wù)大局、地位重要。鄧小平同志在1975年搞整頓時(shí)就講過，一個(gè)地方工作要抓住幾個(gè)人，辦公室主任、公安局長(zhǎng)、組織部長(zhǎng)。這就說明了辦公室的重要地位。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)：“中辦是中央的綜合辦事機(jī)構(gòu)，為黨中央服務(wù)最直接，聯(lián)系各方面最廣泛，保障黨中央工作最關(guān)鍵，在黨政軍群各機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最核心，居于承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中樞位置，在黨和國家工作全局中具有特殊重要的地位和作用?！?/p>

（三）綜合性。辦公室的職責(zé)主要包括參謀咨詢工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作、文書工作、檔案工作、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、保密工作、機(jī)關(guān)后勤保障工作等等，這些工作又可以細(xì)化為具體的各項(xiàng)事務(wù)性工作，例如接打電話、收發(fā)信件、文件收發(fā)和處理、印章管理、日程安排、禮儀接待、環(huán)境管理等。秘書工作大至落實(shí)大政方針政策、小至維護(hù)辦公室環(huán)境衛(wèi)生；上至為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、下至聯(lián)系群眾；對(duì)內(nèi)，要溝通上下、協(xié)調(diào)各科室；對(duì)外，是一個(gè)單位的窗口。正如習(xí)近平總書記所說，辦公室的工作人員非常辛苦，整天有干不完的事，經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至通宵工作。辦公室干部每天都要處理好幾件、幾十件、百多件事情，弦繃得緊緊的，猶如“山陰道士，應(yīng)接不暇”。同時(shí)，辦公室日常事務(wù)繁多，出成績(jī)時(shí)大家可能是無名英雄；在遇到問題時(shí)，可能成為矛盾的焦點(diǎn)。

二、黨政機(jī)關(guān)秘書工作的核心業(yè)務(wù)

從1979到1982年，習(xí)近平同志在國務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳擔(dān)任秘書，也曾先后在市、縣、地區(qū)黨委或政府工作過，對(duì)辦公室工作有很深的體會(huì)。他曾經(jīng)說過，辦公室工作任務(wù)概括起來有三個(gè)：一個(gè)是決策的參謀、智囊作用；一個(gè)是對(duì)上對(duì)下的服務(wù)；一個(gè)是機(jī)要、保密工作。

（一）決策參謀工作。決策參謀工作是一項(xiàng)綜合性的工作，主要包括調(diào)查研究工作、文字工作、信息工作、參謀咨詢工作、協(xié)調(diào)工作以及督查工作。領(lǐng)導(dǎo)班子在作出決策之前，需要辦公室的工作人員開展調(diào)研、分析數(shù)據(jù)、整理資料、提供參考意見。決策實(shí)施過程中，辦公室工作人員需要協(xié)調(diào)各科室、督查各科室。在制定、實(shí)施、完善決策的整個(gè)過程中，需要辦公室工作人員做好信息工作與文字工作。

（二）服務(wù)工作。對(duì)上，要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)安排日程、規(guī)劃時(shí)間，做好隨從等。對(duì)內(nèi)，要服務(wù)同事，籌備會(huì)議，落實(shí)后勤。包括制定會(huì)議預(yù)案、準(zhǔn)備會(huì)議材料、發(fā)出會(huì)議通知、做好會(huì)議記錄、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、收集并歸檔會(huì)議文件、布置會(huì)場(chǎng)、安排住宿餐食、落實(shí)交通工具、保障茶水供應(yīng)等。對(duì)外，要服務(wù)群眾，做好信訪和接待工作。

（三）機(jī)要、保密工作。保密是指在一定時(shí)間、一定范圍內(nèi)對(duì)秘密加以保護(hù)，使之不外泄。保密工作是指為了達(dá)到保密目的所采取的一切手段和措施。黨政機(jī)關(guān)保密工作主要包括文件保密、會(huì)議保密、通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息保密、經(jīng)濟(jì)和科技情報(bào)保密、新聞出版保密以及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人信息保密。由于辦公室是一個(gè)單位文件處理的核心部門，負(fù)責(zé)發(fā)文、收文以及保管文件，因此，文件保密是辦公室保密工作的重點(diǎn)。此外，辦公室部門還負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，檔案工作還包括貫徹執(zhí)行保衛(wèi)、保密制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。

三、做好黨政機(jī)關(guān)秘書工作的著力點(diǎn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)支持。習(xí)近平同志在擔(dān)任福建省寧德地委書記時(shí)，與寧德地縣辦公室的同志有過一段交流談話，在談話中，習(xí)近平提到，地方黨委的領(lǐng)導(dǎo)要理解、信任、尊重辦公室工作。首先，地方黨委、各單位領(lǐng)導(dǎo)班子要把辦公室工作擺在重要位置。每年度都要安排專題會(huì)議，總結(jié)上一階段工作實(shí)效，提出問題，給出意見、建議，研究、部署下一階段工作。要增加與辦公室工作人員的溝通交流，耐心傾聽他們的意見，善于采納他們的建議。其次，地方黨委、各單位領(lǐng)導(dǎo)班子要關(guān)心辦公室工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。一是要“嚴(yán)進(jìn)”。凡是調(diào)進(jìn)辦公室的同志，政治上要可靠，道德品質(zhì)優(yōu)秀，綜合文字表達(dá)能力強(qiáng)。二是要“提拔重用”。對(duì)于任勞任怨、勤勤懇懇又在各方面表現(xiàn)出色的秘書，組織人事部門要大膽提拔和任用，不能讓他們長(zhǎng)期擔(dān)任同一職務(wù)、待在同一崗位。三是要“嚴(yán)管”。凡是適應(yīng)不了辦公室工作的人員，要及時(shí)調(diào)換，不能將就。因?yàn)檎斡X悟低、業(yè)務(wù)水平低的秘書不僅影響辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)，而且會(huì)影響整個(gè)單位的形象和工作的開展。四是要關(guān)注辦公室工作人員的工作和生活。在工作上，要定時(shí)、及時(shí)組織辦公室工作人員開展學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平；在生活上，要關(guān)注辦公室工作人員在子女上學(xué)、住房壓力方面的困難，盡可能為他們排憂解難。如果領(lǐng)導(dǎo)重視、關(guān)心、支持辦公室工作，工作上支持他們，生活上關(guān)心他們，心靈上理解他們，一定會(huì)充分調(diào)動(dòng)秘書努力工作的積極性。

（二）部門建設(shè)。一是要建立健全文書工作制度。公文的處理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全?！凹皶r(shí)”是指收文的登記、擬辦、承辦、催辦、清退、歸檔、移交等環(huán)節(jié)以及發(fā)文的起草、修改、印發(fā)等環(huán)節(jié)都必須強(qiáng)調(diào)及時(shí)處理，盡力縮短文件運(yùn)轉(zhuǎn)周期。“準(zhǔn)確”是指公文的內(nèi)容、語言和處理過程要準(zhǔn)確。“安全”是指公文內(nèi)容不泄密，公文文件不丟失、不損害。二是要建立健全辦會(huì)工作制度。領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議、機(jī)關(guān)全體大會(huì)、黨支委會(huì)議、黨員大會(huì)根據(jù)上級(jí)要求和工作實(shí)際需要不定期召開，辦公室需要提前籌備，會(huì)中做好服務(wù)，會(huì)后形成會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要。辦公室內(nèi)部應(yīng)每周召開例會(huì)，研究確定重要事項(xiàng)、匯報(bào)交流工作開展情況、解決重大難題。三是要建立健全檔案管理工作制度。主動(dòng)收集、整理工作中產(chǎn)生的各類文件材料并做好分類、歸檔，妥善保管好檔案，積累史料，以便于日后的再利用。涉密檔案不得復(fù)印、不得帶出檔案室，貫徹執(zhí)行保密制度。四是建立健全崗位職責(zé)制度。要求辦公室工作人員認(rèn)真完成每一項(xiàng)職責(zé)以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，堅(jiān)持誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)的原則，凡是因?yàn)槁穆毐M責(zé)不到位而造成嚴(yán)重后果的，一定要追究責(zé)任到人。五是要建立健全學(xué)習(xí)制度。加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想、習(xí)近平總書記系列重要講話精神、黨史以及中央、省、市、縣重要會(huì)議精神、重要部署文件，增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，做到“兩個(gè)維護(hù)”，嚴(yán)守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩。加強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握理論及實(shí)踐知識(shí)，提高履職能力，提升服務(wù)質(zhì)量。

（三）提升能力。一是要提升政治素質(zhì)。不同于企業(yè)秘書，黨政機(jī)關(guān)的秘書人員要具備較高的政治素質(zhì)。強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)，提升政治素質(zhì)要學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，學(xué)習(xí)黨的路線方針政策和決議，學(xué)習(xí)中國共產(chǎn)黨歷史，不斷提高政策理論水平和政策理解能力。二是要提升文字表達(dá)能力。文字工作是秘書的核心業(yè)務(wù)，文字表達(dá)能力被稱為秘書的“看家”本領(lǐng)，優(yōu)秀的文字秘書更被稱為領(lǐng)導(dǎo)的“筆桿子”。文字工作幾乎貫穿于秘書的整個(gè)職業(yè)生涯：調(diào)查研究需要撰寫調(diào)研報(bào)告，督查檢查需要撰寫督查報(bào)告，收集信息需要撰寫信息綜述，召開會(huì)議需要撰寫會(huì)議記錄，信訪反映需要撰寫信訪材料綜述等等。除此之外，還要起草領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、撰寫通信稿和本單位的各項(xiàng)工作計(jì)劃及總結(jié)。在文字工作中，要追求“真、深、鮮”的文風(fēng)，用科學(xué)理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導(dǎo)實(shí)踐，不斷提高自己的寫作能力。三是要提升綜合辦事能力。辦公室秘書工作人員要具備較高的應(yīng)變能力，要能夠沉著冷靜地解決突然發(fā)生的事情或是突然接到的消息。要具備較高的溝通協(xié)調(diào)能力，準(zhǔn)確地將上級(jí)的決策傳達(dá)給下屬，將下屬的建議反饋給上級(jí)，同時(shí)還要將本單位的美好形象傳遞出去。

處于新時(shí)代，迎接新挑戰(zhàn)，面對(duì)新要求。想要成為一名合格的秘書工作者，高質(zhì)量地完成秘書工作，就必須通過理論學(xué)習(xí)提升政治素質(zhì)，通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提升業(yè)務(wù)能力，努力在新形勢(shì)下，開創(chuàng)黨政機(jī)關(guān)秘書工作的新局面。