淺談JCI國際標準醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢條件

文/鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院 石倩昀（通訊作者） 汪麗萍

檔案信息化建設(shè)，是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理并提供利用的過程。而“省特級”是目前檔案管理的最規(guī)范化標準，對檔案信息化在軟硬件條件、數(shù)據(jù)資源、數(shù)據(jù)安全、信息查詢等方面有更特殊和嚴格的要求，明確規(guī)定要建立專用機房、服務(wù)器和檔案管理軟件，建立覆蓋全面的目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機檢索查詢等，可在單位內(nèi)部局域網(wǎng)上按訪問權(quán)限查閱檔案全文數(shù)據(jù)。通過結(jié)合鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院檔案創(chuàng)建情況，分析已通過JCI國際標準評審的醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)中所具有的優(yōu)勢條件。

一、JCI醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義

在過去的傳統(tǒng)觀念中，醫(yī)院檔案部門作為醫(yī)院的輔助職能部門，長期處于邊緣化的地位。在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化已成為發(fā)展趨勢。醫(yī)院檔案管理工作如何快速實現(xiàn)信息化建設(shè)，發(fā)展與挑戰(zhàn)并存。鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院的檔案目標管理晉升“省特級”JCI標準下的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，就是充分利用JCI創(chuàng)建成果，使用相應(yīng)的信息技術(shù)平臺和檔案管理軟件，對醫(yī)院各門類檔案進行歸檔、掃描、管理，并提供查找利用。很多在一般醫(yī)院中的檔案建設(shè)難點問題，在JCI標準醫(yī)院里成為較為容易實現(xiàn)的重點環(huán)節(jié)，為醫(yī)院各項工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。

二、JCI醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢條件

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視為檔案信息化建設(shè)提供有力支持。JCI是世界公認的醫(yī)療服務(wù)標準，核心理念是患者安全為中心、持續(xù)進行質(zhì)量改進，要求為患者提供完善、優(yōu)質(zhì)的個性化服務(wù)。參與JCI評審的醫(yī)院，一般都需要長達數(shù)年的準備工作，對醫(yī)院硬件、軟件進行全方位的建設(shè)和完善，才能夠最終通過JCI國際評審。鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院為了達到并鞏固JCI標準，先后通過了多項國際、國內(nèi)醫(yī)療品質(zhì)認證，因此在綜合實力上擁有著較高的水平，為檔案信息化建設(shè)提供充足的先天條件和實力支持。醫(yī)院檔案室要想得到充分的發(fā)展建設(shè)，離不開領(lǐng)導(dǎo)層的前瞻意識和人、財、物等多方面的支持。鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子抓住信息化發(fā)展趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)時代的快速發(fā)展，將云計算、云儲存等信息化革命作為推動醫(yī)院各項管理的重要抓手。鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院各項工作的發(fā)展離不開信息化建設(shè)在各個環(huán)節(jié)的促進作用。未來計劃通過移動醫(yī)療、區(qū)域醫(yī)療、遠程醫(yī)療、數(shù)字物聯(lián)網(wǎng)及數(shù)字醫(yī)院的建設(shè)，打造一個標準化、集成化、智能化、移動化、區(qū)域化的智慧型的區(qū)域醫(yī)療中心，創(chuàng)建檔案信息化是其中一項必不可少而且非常重要的工作。在此基礎(chǔ)上，2017年10月，該院順利通過了檔案“省特級”的評審，在全院形成了一個涵蓋財務(wù)、基建、設(shè)備、人事、病案等各門類的、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和信息化管理平臺。

（二）信息化網(wǎng)絡(luò)平臺是檔案信息化建設(shè)的必然選擇。醫(yī)院檔案除了病案檔案這門專業(yè)檔案外，還包括其他門類檔案，如綜合檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等。因此，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項涉及全院的大工程。其中，硬件建設(shè)必不可少，比如檔案用房的功能和規(guī)模等要求，以及相對應(yīng)的配套設(shè)備的完善，這些是資金投入便可短期內(nèi)解決的問題，相對容易解決。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，最困難也最重要的其實是網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。只有在普及全院的較高水平的網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)上，才可能實現(xiàn)全院的檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺并不是一朝一夕就可以建立起來的，然而通過JCI國際標準的醫(yī)院，能夠輕易解決這個問題。在JCI醫(yī)院評審標準第6版第三部分“醫(yī)療機構(gòu)管理標準”中，專門對“信息管理（MOI）”作了詳細要求。和人力、物力、財力一樣，信息也是資源，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者必須進行有效管理。JCI標準認為，醫(yī)療服務(wù)是一項高度依賴于信息交流的復(fù)雜工作，而信息交流時效是患者安全事件中最常見的根本原因之一，因此為了給患者提供協(xié)調(diào)整合的服務(wù)，醫(yī)院必須規(guī)劃和設(shè)計信息管理流程，依靠有關(guān)臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)知識、患者個體、醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容、醫(yī)療服務(wù)結(jié)果、醫(yī)院績效等各方面的信息，滿足內(nèi)部和外部的信息需求，并維護信息的隱私性、保密性、安全性和完整性。

鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院自2014年開始創(chuàng)建JCI，著手信息化HIMSS的建設(shè)，歷時4年之久，先后于2016年3月31日與2018年1月18日正式通過了HIMSS 6級及7級評審。HIMSS，即美國醫(yī)療信息與管理系統(tǒng)學(xué)會，是一個通過信息技術(shù)提高醫(yī)療水平的全球性非營利組織。在全球健康信息技術(shù)領(lǐng)域開展健康理念、健康教育、健康論壇、市場調(diào)研和媒體服務(wù)。HIMSS對病歷專業(yè)檔案有具體要求：電子病歷應(yīng)用模型分為0～7共8個等級，用于評價醫(yī)療機構(gòu)的信息化建設(shè)水平，評級要點包括各類功能模塊的建立、系統(tǒng)整合、醫(yī)療設(shè)備接入、閉環(huán)管理、臨床決策支持、信息共享和無紙化等。達到HIMSS EMRAM 7級代表醫(yī)院在醫(yī)療信息化方面達到了國際領(lǐng)先水平。為了優(yōu)化病歷檔案的錄入和管理，該醫(yī)院投入100多萬元，在病案檔案管理中新增了病案歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)病案檔案電子信息化，完成了CA認證簽名。同時，借助信息中心網(wǎng)絡(luò)平臺配備了檔案專用服務(wù)器，在綜合檔案室配置了多個端口的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，使各門類和載體的檔案實現(xiàn)了統(tǒng)一集中管理。借助醫(yī)院信息中心HIMMS 7級的水平，醫(yī)院進行了病案檔案無紙化推進，進入無紙化時代，實現(xiàn)了檔案管理質(zhì)的飛躍。可以說，前沿的信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，為鄂東醫(yī)療集團市中心醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供了扎實的基礎(chǔ)。

（三）全員檔案意識促進檔案工作有效開展。由于JCI對信息管理標準的高要求，使全院職工在日常工作中對信息的管理達成共識。而HIMMS 7級網(wǎng)絡(luò)信息平臺在全院的普及和應(yīng)用，加快了全院推進信息化建設(shè)的步伐。從預(yù)約診療到自助就醫(yī)、從門診到住院、從臨床醫(yī)技到行政后勤，實現(xiàn)了全院信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，以及臨床醫(yī)療、行政管理、后勤保障全數(shù)字信息化管理。醫(yī)院建立了結(jié)構(gòu)化的電子病歷系統(tǒng)、全院級影像系統(tǒng)和區(qū)域化的實驗室系統(tǒng)、臨床數(shù)據(jù)中心、自動化藥房、臨床決策支持系統(tǒng)、用藥閉環(huán)管理系統(tǒng)、計算機化醫(yī)生醫(yī)囑錄入系統(tǒng)以及信息化的后勤保障物流系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等，改變了傳統(tǒng)就醫(yī)模式，也改變了職工們的工作模式。無論是病案、綜合、財務(wù)，還是基建、保障、人事等各門檔案牽涉的部門，無論是臨床一線還是行政職能部門，無論是使用臨床的病歷書寫系統(tǒng)還是OA辦公系統(tǒng)，每人每天的工作其實已經(jīng)離不開頻繁的資料錄入與輸出，也就是檔案收集與整理的過程。因此，檔案意識早已悄無聲息地滲透進每位職工的日常工作中。在進行醫(yī)院檔案信息化建設(shè)時，職工們已經(jīng)明白自己的工作與檔案有關(guān)。也深知檔案與醫(yī)院的發(fā)展和個人的工作有直接關(guān)聯(lián)的意義，因此在日常生活與工作中能有意識地收集、整理、保存重要的檔案資料信息，并形成規(guī)律，將“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的責(zé)任感和主人翁意識貫穿到日常工作中，不知不覺形成了全院大檔案意識。在檔案創(chuàng)建過程中，全員參與、高度配合，極大提高了檔案創(chuàng)建工作在全院的支持力，為檔案創(chuàng)建“省特級”營造了良好的大環(huán)境?；贘CI標準及醫(yī)院信息平臺建設(shè)的基礎(chǔ)上形成的全院大檔案意識，為醫(yī)院檔案工作的有效開展提供了強力支撐。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，醫(yī)院推進檔案信息化建設(shè)，只要足夠重視，并有能力在人、財、物方面提供有力支持，通過建立覆蓋全院的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺作為支撐，加強全員檔案意識，利用信息化不斷優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案管理工作，全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和安全性，促進醫(yī)院穩(wěn)定長遠發(fā)展。