基于信息化的物流企業(yè)檔案管理淺析

文/中國石油大港油田物資供銷公司 竇津艷

自從中國加入世貿(mào)組織之后，物流行業(yè)的發(fā)展愈加迅速。物流企業(yè)作為企業(yè)中較為重要的組成部分，對于社會經(jīng)濟的發(fā)展起到了推動的作用。在物流企業(yè)的各項基礎(chǔ)性工作中，檔案管理工作具有重要的地位。在實際的檔案管理工作過程中，不僅需要關(guān)注大環(huán)境，還需要關(guān)注檔案管理的具體內(nèi)容，應(yīng)從點滴做起，助力企業(yè)成長。

一、物流企業(yè)檔案管理的必要性

（一）增強物流企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭實力。在信息化普及的時代背景下，企業(yè)自身強勁的競爭力是企業(yè)在市場競爭中生存的有效保障。一個具有較強競爭力的企業(yè)，比競爭力弱的企業(yè)更容易在激烈的市場競爭中獲得生存發(fā)展。信息化時代，檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，物流企業(yè)也不例外。無論是企業(yè)檔案的形成還是企業(yè)檔案的開發(fā)利用，每一個環(huán)節(jié)都體現(xiàn)著企業(yè)的價值。而檔案管理工作的實施，可以促使企業(yè)中的管理更加合理。同時，也能夠為企業(yè)經(jīng)營管理打下堅實的基礎(chǔ)，一個優(yōu)秀的檔案管理工作模式，不僅是對物流企業(yè)管理工作流程是否合理完善的復(fù)盤，更是對工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的有利提升，可以說，檔案管理是物流企業(yè)參與市場競爭的有效武器。毫無疑問，完善的檔案管理模式能提高企業(yè)的市場競爭力。因此，加強企業(yè)檔案管理有利于提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭實力以及在市場競爭中所處的地位。

（二）有效降低物流企業(yè)運營過程中的風(fēng)險隱患。在日常的經(jīng)營管理工作過程中，物流企業(yè)存在著一定程度的風(fēng)險隱患。無論是什么類型的企業(yè)，在經(jīng)營的過程中都會面臨許多風(fēng)險因素，這是不可避免的，物流企業(yè)通過良好的檔案管理，可以將風(fēng)險出現(xiàn)的頻率有效降低或者直接規(guī)避風(fēng)險。檔案管理之所以能夠有效降低物流企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險，就是因為檔案管理是物流企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的重要組成部分?？梢源偈蛊髽I(yè)中的管理更加合理更加謹慎，檔案管理工作的成效對物流企業(yè)的管理工作意義非凡。通過合理有效的檔案管理工作，物流企業(yè)可以維護自身合法利益，從而實現(xiàn)物流企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。此外，加強檔案管理也是對物流企業(yè)自身資產(chǎn)的一種有效保護措施。是物流企業(yè)在現(xiàn)今競爭激烈的市場中依然能夠得以生存以及發(fā)展的關(guān)鍵。因此，合理有效的檔案管理工作能夠?qū)⑽锪髌髽I(yè)的商業(yè)風(fēng)險降低。

二、物流企業(yè)檔案管理的實踐

檔案管理工作是企業(yè)管理中最為重要的一環(huán)，日常檔案管理內(nèi)容十分繁雜，簡言之，一般檔案管理的流程主要是檔案日常積累—分類整理檔案—檔案保存—檔案使用等，整個檔案管理工作程序雖然枯燥，但每天接觸的檔案內(nèi)容多且新。首先，信息的出現(xiàn)便是檔案管理的開始。物流企業(yè)每天產(chǎn)生的信息量很大，無論是客戶信息還是物品流通信息，抑或是倉儲變動信息等，都需要做好相應(yīng)的管理，以便于當(dāng)物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，可以通過收集的電子檔案信息進行追溯，降低物流異常給客戶或者企業(yè)造成損失。其次，收集檔案范圍必須明確。每日物流企業(yè)產(chǎn)生的信息量龐大，這些信息并不都需要歸檔管理，因此需要在信息收集之前進行信息篩選，將需要進行歸檔管理的信息記錄到檔案中，進行專項管理。在檔案信息采集范圍界定上，參照國家檔案部門相關(guān)規(guī)定來確定，以不斷提升檔案管理水平。再次，檔案利用問題。檔案收集后需要利用，一方面需要為企業(yè)法務(wù)部門提供相應(yīng)的材料，另一方面需要為企業(yè)文化建設(shè)提供相關(guān)材料，以助力企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。在企業(yè)文化建設(shè)上，將收集的檔案材料結(jié)合物流企業(yè)發(fā)展史編寫成企業(yè)自身的發(fā)展奮斗史，對企業(yè)文化進行宣傳，加深職工對企業(yè)的認同感與歸屬感，提高企業(yè)的凝聚力，為企業(yè)未來的發(fā)展增磚添瓦。

三、物流企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的建議

信息化技術(shù)的發(fā)展速度極快，各種電子設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度驚人，且大數(shù)據(jù)、云存儲等技術(shù)更為現(xiàn)代物流企業(yè)檔案管理工作提供了便利，可以使得檔案管理工作更加輕松，也能為企業(yè)檔案的安全性提供很大幫助，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)歷，對檔案管理工作信息化建設(shè)提出建議：

（一）完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。要想讓物流企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)有效落實，需要物流企業(yè)針對檔案管理工作信息化建設(shè)中所需要的基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)工作進行加強、完善。合理配置檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，優(yōu)化管理流程，完善各項功能，確保物流企業(yè)中檔案部門軟硬件運行平穩(wěn)有序，各類數(shù)據(jù)安全有效。在進行相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施完善方面，主要從新設(shè)備選擇與原有設(shè)備更新兩方面入手，以全面確保設(shè)備滿足物流企業(yè)信息化體系建設(shè)需求。將一些損壞、使用不便的資料庫架廢除掉，更換為單獨帶鎖的資料架子。同時為確保資料庫質(zhì)量，需要適當(dāng)安裝通風(fēng)設(shè)備，配置智能溫度、濕度檢測儀，便于隨時掌握檔案室環(huán)境情況。在信息化檔案管理平臺建設(shè)中，需要充分考量檔案存儲格式、拓展接口兼容性等，依據(jù)實際物流檔案管理工作開展情況，對設(shè)備進行更新、增減等。

（二）提升人員綜合技能水平。要想讓物流企業(yè)的發(fā)展跟上現(xiàn)今時代的發(fā)展腳步，就應(yīng)對物流企業(yè)中的檔案管理工作加以重視，但僅對檔案管理工作加以重視肯定是不夠的，應(yīng)當(dāng)針對檔案管理工作相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)進行提升。不斷強化檔案從業(yè)人員的數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念，增加檔案教育培訓(xùn)科目設(shè)置中有關(guān)現(xiàn)代化、信息化內(nèi)容比重。在教育培訓(xùn)、管理、考核等各個環(huán)節(jié)進一步加大力度，逐步打造適應(yīng)檔案專業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求的人才。物流企業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員自身也應(yīng)當(dāng)注重新知識、新技能的學(xué)習(xí)，將自身專業(yè)視野繼續(xù)拓寬，并要針對自身所處檔案管理工作的范圍以及物流企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和動態(tài)進行深入了解，積極運用檔案管理新技術(shù)以及學(xué)科新理論。在人員素質(zhì)提升上，可以多組織一些有趣的活動，例如檔案管理知識競賽、優(yōu)秀人才評選、檔案管理深造培訓(xùn)等。

（三）選擇適宜的信息化檔案管理模式。面對物流企業(yè)，在企業(yè)運營中涉及的檔案信息眾多，在管理中需要充分結(jié)合自身的實際情況選擇相適宜的檔案管理模式，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理需求，不斷提高檔案管理質(zhì)量。在信息化檔案管理模式選擇上，可從以下幾點出發(fā)：第一，考量企業(yè)當(dāng)前及未來五年內(nèi)發(fā)展情況。在檔案管理模式選擇上，需要考量當(dāng)前發(fā)展情況及未來企業(yè)短期內(nèi)發(fā)展情況，以便于適應(yīng)當(dāng)前與未來一段時間的發(fā)展，提升信息化檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)發(fā)展迅速，企業(yè)在檔案信息化管理中，可以結(jié)合自身實際情況，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于檔案信息管理，提升檔案管理的信息化水平。第二，考量技術(shù)問題。檔案信息化管理中，技術(shù)是保證檔案信息化管理工作可以迅速推進的重點，在檔案管理中，需要考量企業(yè)當(dāng)前設(shè)備及整體信息化檔案管理資金投入規(guī)模，以便于適應(yīng)實際情況，在技術(shù)允許的范圍內(nèi)，最大化提升檔案信息化管理水平。

（四）明確信息化檔案管理權(quán)責(zé)。物流企業(yè)信息化檔案管理工作量巨大，涉及部門較多，在整個檔案管理中，為確保整體檔案管理質(zhì)量，需要各部門相互配合，以提升整體檔案管理的流暢度，助力物流企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。因此，針對物流企業(yè)檔案管理實際情況，需要對各部門工作人員的具體職責(zé)進行明確，以避免各部門在交接工作中出現(xiàn)溝通不暢等情況。首先，明確檔案管理總負責(zé)人。在物流企業(yè)信息化檔案管理中，需要明確檔案管理牽頭部門、總負責(zé)人，以便于由牽頭部門和總負責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作高效開展。主要負責(zé)人需要具備較強的溝通能力、檔案管理經(jīng)驗豐富、檔案管理信息化系統(tǒng)操作能力強。其次，明確各個部門檔案信息化管理負責(zé)人。檔案管理不僅涉及一個部門，而是多個部分，包括基建處、保密處、研究所、技術(shù)處、信息化處等，而整個檔案管理信息化工作的推進，離不開各個部門之間的相互配合，因此每個部門的檔案管理負責(zé)人需要接洽相關(guān)工作。再次，對檔案管理信息化中參與的各個部門具體職責(zé)進行劃分。如保密處主要職責(zé)有兩個：定制信息化涉密檔案資料的審批與使用制度、檔案信息化建設(shè)過程的保密安全監(jiān)督。通過將各個參與信息化檔案管理部門的相關(guān)職責(zé)進行明確，在檔案管理工作推進中，各部門可以通力合作、密切配合，提升檔案管理整體質(zhì)量。

四、結(jié)語

對于物流企業(yè)而言，檔案管理屬于其管理工作的內(nèi)容之一，不斷提升檔案管理水平可以助力企業(yè)的良性發(fā)展，尤其是檔案管理信息化水平。在檔案管理信息化建設(shè)中，可以從完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、提升檔案管理人員綜合技能水平、選擇適宜的檔案管理信息化模式、明確檔案管理信息化權(quán)責(zé)等方面入手，促進檔案管理工作更上一層樓。