淺析信息化背景下高校辦公室建設(shè)管理對(duì)策

文/常州大學(xué)懷德學(xué)院 方慧 施蔚琴

習(xí)近平總書(shū)記在中央人才工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)：“深入實(shí)施新時(shí)代人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，全方位培養(yǎng)、引進(jìn)、用好人才?！备咝Ｗ鳛槲覈?guó)專業(yè)人才培養(yǎng)的主要陣地，其教育管理水平對(duì)人才培養(yǎng)的質(zhì)量具有直接影響。在高校教育管理活動(dòng)中，辦公室工作起著溝通內(nèi)外、承上啟下、監(jiān)督管理等重要作用，因而辦公室在高校管理體系中有著較高的地位。通過(guò)提升高校辦公室管理水平，對(duì)于高校各項(xiàng)管理工作的有序開(kāi)展具有重大意義。在信息化背景下，各種先進(jìn)信息技術(shù)的引入，極大改變了高校辦公室管理理念和方式，促使辦公室管理工作更加高效、便捷，進(jìn)而使得高校教育管理水平得到全面提升。高校必須要將辦公室信息化建設(shè)和管理作為自身發(fā)展的重要戰(zhàn)略，并加強(qiáng)對(duì)這一方面的重視和投入。

一、高校辦公室信息化建設(shè)的必要性

（一）時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在信息化背景下，信息技術(shù)與高等教育之間的關(guān)系變得密切起來(lái)。現(xiàn)階段，我國(guó)高校正在不斷加大教育信息化建設(shè)的投入力度，并由以往的重點(diǎn)規(guī)模建設(shè)向應(yīng)用服務(wù)的方向逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變?；谶@一情況，高校辦公室作為學(xué)校的重要管理職能部門(mén)，也應(yīng)加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室工作效率和質(zhì)量的提升，這樣才能將自身中樞的作用充分體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而更好地為高校現(xiàn)代化建設(shè)和管理服務(wù)。

（二）高效管理的必然選擇。在新時(shí)期，高校辦公室的工作內(nèi)容發(fā)生了一定的變化，辦公室人員除了要完成一些必要的日常行政工作外，還需要參與學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策。現(xiàn)階段，我國(guó)高等教育事業(yè)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，高校各項(xiàng)管理制度也日趨完善，但各大高校之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，因而高校在自身發(fā)展的過(guò)程中，遇到的新情況和新問(wèn)題也會(huì)隨之增多。這就要求高校辦公室必須要做好信息收集和整理工作，為高校各項(xiàng)決定提供科學(xué)依據(jù)，保證高校各項(xiàng)決策的科學(xué)性和合理性。而信息技術(shù)的引入和應(yīng)用，則是提升高校辦公室信息收集和處理能力，實(shí)現(xiàn)高效管理的必然選擇。

（三）自身發(fā)展的必經(jīng)之路。辦公室是高校管理部門(mén)中的核心部門(mén)，是學(xué)校對(duì)外的重要窗口，辦公室管理水平能夠在很大程度上體現(xiàn)出高校的教育管理水平和辦學(xué)水平。辦公室信息化建設(shè)，不僅從技術(shù)方面對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，更為重要的是提升了辦公室的服務(wù)水準(zhǔn)，使其能夠更好地為高校發(fā)展服務(wù)?，F(xiàn)如今，高校辦公室工作對(duì)象范圍變得更加寬泛，所接觸的信息內(nèi)容也隨之增多，因而對(duì)于辦公室服務(wù)能力提出了更高的要求。辦公室信息化建設(shè)則能夠促使辦公室管理人員的服務(wù)理念發(fā)生轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，進(jìn)而將辦公室的服務(wù)職能和參謀作用充分體現(xiàn)出來(lái)。

二、高校辦公室信息化建設(shè)亟須解決的問(wèn)題

（一）信息建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施有待更新和完善。在高校信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，一些先進(jìn)的信息技術(shù)被運(yùn)用到高校辦公室管理工作中，但基于各種因素的影響，高校辦公室信息化建設(shè)的水平普遍不高，具體表現(xiàn)為信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善、更新不及時(shí)等。比如，部分高校網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)和運(yùn)行維護(hù)的穩(wěn)定性不足，各系統(tǒng)之間的兼容性和協(xié)調(diào)性不足，極易出現(xiàn)信息丟失、泄露等問(wèn)題，進(jìn)而影響到信息的安全性和可靠性。另外，受固定資產(chǎn)管理方面的制度限制、設(shè)備更新?lián)Q代較快等因素影響，存在行政辦公計(jì)算機(jī)設(shè)備落后、反應(yīng)遲緩、信息傳輸速率慢等現(xiàn)象，進(jìn)而影響到信息化辦公的效率和水平。

（二）信息化建設(shè)規(guī)劃缺乏全局性。目前，高校在信息化建設(shè)的過(guò)程中，大多處于“各干各的”狀態(tài)，即各部門(mén)、各網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相處獨(dú)立的狀態(tài)，系統(tǒng)兼容性差、信息共享難以得到實(shí)現(xiàn)。而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因是高校在信息化建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)常由于各種因素，如政策、環(huán)境、資金等，導(dǎo)致信息化建設(shè)被中止、更改或延期，各部門(mén)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，也未能及時(shí)溝通，信息化建設(shè)規(guī)劃缺乏全局性和連貫性。高校辦公室人員在利用信息化系統(tǒng)辦公時(shí)，難以將各類信息進(jìn)行有效整合，影響到信息化辦公的水平。以上問(wèn)題，受疫情影響，在線上辦公更為頻繁、各部門(mén)協(xié)調(diào)合作更為緊密的當(dāng)下，顯得尤為突出。

（三）工作人員信息素養(yǎng)有待提升。信息技術(shù)的合理引入和應(yīng)用為高校辦公室各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供了便利工具，要想將這些信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)充分體現(xiàn)出來(lái)，還需要在辦公室管理工作中充分、合理使用這些先進(jìn)的技術(shù)和平臺(tái)，這就對(duì)辦公室管理人員的信息素養(yǎng)提出了較高的要求。但就目前高校辦公室管理人員的整體水平來(lái)看，雖然他們都具備較高的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，能夠勝任基本的行政工作，但信息素養(yǎng)卻普遍有待提高，在日常工作中，不能熟練、靈活地運(yùn)用各種辦公軟件或平臺(tái)，導(dǎo)致各項(xiàng)先進(jìn)信息技術(shù)未能得到充分利用，進(jìn)而影響到辦公室信息化管理水平。

三、高校辦公室建設(shè)管理的對(duì)策

（一）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施。高校辦公室信息化管理活動(dòng)的正常運(yùn)行和有序開(kāi)展，必然是建立在完備的信息化基礎(chǔ)設(shè)施上的。因此，高校在信息化建設(shè)中應(yīng)當(dāng)將辦公室的信息化建設(shè)納入統(tǒng)籌考慮的范圍內(nèi)，加大對(duì)辦公室信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。首先，高校需要加大對(duì)辦公硬件和軟件配套設(shè)施的建設(shè)力度，搭建一個(gè)完整、開(kāi)放的信息網(wǎng)絡(luò)，支持辦公平臺(tái)的自動(dòng)化和智能化操作，為辦公室信息化工作的開(kāi)展提供有力保障；其次，高校應(yīng)結(jié)合辦公室工作的內(nèi)容和實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)出能夠高度滿足辦公室信息化管理工作的辦公應(yīng)用軟件，將各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)搬到線上，提升辦公室管理工作的效率和水平；最后，高校應(yīng)加大對(duì)信息化辦公硬件設(shè)施和軟件設(shè)施后期運(yùn)維工作的重視，定期讓專業(yè)人員對(duì)高校信息網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備進(jìn)行管理、更新和升級(jí)等，保證辦公室管理工作高效開(kāi)展。

（二）搭建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。針對(duì)高校各部門(mén)信息管理系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)的問(wèn)題，高校在辦公室信息化建設(shè)的過(guò)程中必須要引起重視，通過(guò)搭建信息化辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的方式，將各職能部門(mén)的信息化辦公系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，提升辦公室信息化管理水平。首先，高校在搭建信息化辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)對(duì)各部門(mén)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，破解各系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息互不兼容、難以契合的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)各類資源的共享，提升辦公效率和水平；其次，在信息化辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的界面和操作平臺(tái)、系統(tǒng)架構(gòu)等進(jìn)行規(guī)范化處理，保證信息化辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與其他信息系統(tǒng)能夠有效兼容，進(jìn)而有效提升辦公室管理和服務(wù)水平。

（三）規(guī)范信息化管理制度。高校辦公室信息化建設(shè)，不僅要對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)，更重要的是建設(shè)信息化管理制度和流程，這樣才能保證辦公室信息化工作的開(kāi)展有跡可循。在建立辦公室信息化規(guī)章制度的過(guò)程中，高校必須要加強(qiáng)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，針對(duì)現(xiàn)階段和未來(lái)信息化管理工作中亟須解決的問(wèn)題，提出針對(duì)性的指導(dǎo)意見(jiàn)和規(guī)范。比如，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，高?？梢灾贫ò踩?guī)范制度，要求辦公室管理人員必須要樹(shù)立起安全防范意識(shí)，并嚴(yán)格按照信息安全控制管理制度，照章辦事，保證各項(xiàng)工作的規(guī)范性和安全性。同時(shí)針對(duì)辦公室的涉密電腦，應(yīng)交由專人管理，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度和操作手冊(cè)，對(duì)加密數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行處理，保證信息的安全性。對(duì)相關(guān)的系統(tǒng)、后臺(tái)等，加強(qiáng)賬號(hào)、密碼的管理，保證工作正常開(kāi)展的同時(shí)，控制知曉范圍，不定期進(jìn)行調(diào)整。

（四）提升工作人員信息素養(yǎng)。辦公室信息化建設(shè)和管理水平在很大程度上受工作人員信息素養(yǎng)的影響。因此，高校必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室管理人員信息素養(yǎng)培養(yǎng)的重視，打造一支業(yè)務(wù)精湛、勇于創(chuàng)新的信息化人才隊(duì)伍。首先，高校應(yīng)建立辦公室工作人員信息技術(shù)培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，即定期組織辦公室管理人員學(xué)習(xí)最新的信息化辦公管理技術(shù)，提升辦公室工作人員的信息技術(shù)操作水平，促使他們?cè)谌粘９ぷ髦?，可以熟練、靈活運(yùn)用各種信息技術(shù)開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)；其次，高校應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)和進(jìn)修，并為辦公室工作人員提供相應(yīng)的機(jī)會(huì)，了解和掌握更多的信息化知識(shí)和技術(shù)，提升他們的信息素養(yǎng)；最后，高校應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，即針對(duì)信息化辦公中表現(xiàn)優(yōu)異的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的人員進(jìn)行懲罰，以此激發(fā)辦公室工作人員使用信息技術(shù)的積極性和能動(dòng)性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化辦公已經(jīng)成為當(dāng)代高校辦公室建設(shè)的重要改革方向，信息化辦公不但可以提升辦公效率和水平，更重要的是可以促使高校辦公體系和流程更加規(guī)范化、制度化。高校相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這一方面的重視和研究，通過(guò)積極引入信息化辦公理念、辦公設(shè)備、辦公制度等方式，提升辦公信息化水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室的規(guī)范化、高效化管理，推動(dòng)高校各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。