網(wǎng)絡(luò)新媒體在高職院校辦公室管理中的應(yīng)用

文/漳州城市職業(yè)學(xué)院 楊麗

近年來，隨著國家對(duì)職業(yè)教育的重視程度逐年提升，將職業(yè)教育置于與高等教育同等重要的地位看待。在這一背景下，各類高職院校在招生規(guī)模、專業(yè)設(shè)置、硬件提升、師資優(yōu)化等諸多方面紛紛發(fā)力，步入高質(zhì)量發(fā)展的快車道。與此同時(shí)，辦公室作為學(xué)校黨委、行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是關(guān)鍵的中樞機(jī)構(gòu)、核心部位、參謀部門，其重要性不言而喻，各項(xiàng)事務(wù)日益繁忙，各項(xiàng)工作復(fù)雜多樣，辦公室管理工作的難度與日俱增。本文針對(duì)辦公室工作的特點(diǎn)和所面臨的形勢(shì)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)新媒體的特點(diǎn)，就辦公室發(fā)揮主觀能動(dòng)性并創(chuàng)造性開展工作進(jìn)行了探索。

一、高職院校辦公室管理工作特點(diǎn)分析

在新時(shí)期，高職院校辦公室管理既繼承了原有的工作特點(diǎn)，同時(shí)也融入當(dāng)前時(shí)代的新特征，主要體現(xiàn)在政策性、服務(wù)性、綜合性、機(jī)要保密性等幾個(gè)方面。

（一）政策性。就整個(gè)高職院校而言，辦公室主要起到上傳下達(dá)的作用，將黨的教育政策原原本本地下達(dá)至每一個(gè)院系，并確保這些政策不折不扣地予以執(zhí)行，是整個(gè)行政管理體系的核心部門和窗口部門，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。具體而言，在新時(shí)期做好高職院校辦公室管理工作，必須要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨的十九大和十九屆歷次全會(huì)精神，及時(shí)、完整、全面?zhèn)鬟_(dá)黨的教育路線、方針、政策。

（二）服務(wù)性。在實(shí)際工作中，辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方，同時(shí)更重要的作用是為各方服務(wù)，確保各個(gè)方面的力量集中到一起，形成最大合力，確保各項(xiàng)工作能夠順利完成。因此，辦公室既要具備從宏觀層面俯瞰全局、把握全局的能力，同時(shí)也要能夠撲下身子，全心全意地做好本職工作，為每一個(gè)院系、每一個(gè)部門、每一位教師、每一位學(xué)生扎扎實(shí)實(shí)地做好各項(xiàng)服務(wù)和保障工作，解除他們的后顧之憂。

（三）綜合性。作為高職院校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室的作用是協(xié)調(diào)各方、縱覽全局，這就要求辦公室始終具備大局觀念和全局意識(shí)，要對(duì)各方的業(yè)務(wù)工作、相關(guān)情況等全面了解甚至十分熟悉，只有這樣，才能夠統(tǒng)籌規(guī)劃好各項(xiàng)事務(wù)，做到“胸中有丘壑”。因此，在實(shí)際工作中，辦公室管理是多層次、全方位、綜合性的管理工作。

（四）機(jī)要保密性。由于辦公室具有離領(lǐng)導(dǎo)層較近的特點(diǎn)，因此，在消息、政策、制度的知悉方面具備“近水樓臺(tái)先得月”的優(yōu)勢(shì)，領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級(jí)決策等各項(xiàng)內(nèi)容，都會(huì)比其他部門人員更早獲悉。但由于這些消息涉及黨委常委會(huì)、校長辦公會(huì)、人事安排調(diào)動(dòng)、檔案材料、保密文件等相關(guān)內(nèi)容，一般相對(duì)比較重大，且在正式公布之前屬于機(jī)密，這就要求辦公室人員要具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，并自覺遵守保密相關(guān)制度，扎實(shí)履行好保密義務(wù)。

二、基于網(wǎng)絡(luò)新媒體創(chuàng)新辦公室管理模式

“新媒體”是與“舊媒體”相對(duì)而言的，也就是與廣播、電視、報(bào)紙、雜志等傳統(tǒng)媒體相對(duì)比而存在的?！熬W(wǎng)絡(luò)新媒體”是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳播信息的多種新型媒體的集合。后來，隨著自媒體等新興傳播主體的出現(xiàn)，“網(wǎng)絡(luò)新媒體”這一概念不再局限于“媒體”行業(yè)，而是泛指一切能夠傳播信息的新興手段，如微博、微信、QQ、客戶端等等，這些技術(shù)發(fā)展迅速，掀起了傳媒革命的新一輪浪潮，并開始向包括辦公室管理在內(nèi)的各領(lǐng)域滲透，高職院校辦公室管理借助網(wǎng)絡(luò)新媒體開展模式創(chuàng)新極有必要。

（一）是提高管理效率的必要措施。近年來，高職院校辦公室工作任務(wù)逐年加重、各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)逐漸提升。同時(shí)，各種新工作、新任務(wù)層出不窮，這對(duì)從業(yè)人員提出了更多更新的挑戰(zhàn)。在這一形勢(shì)下，如果單純依靠傳統(tǒng)的管理方式開展工作，不僅耗時(shí)耗力，而且工作質(zhì)量、效果、效率等都將大打折扣，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求不符。在這一背景下，借助網(wǎng)絡(luò)新媒體技術(shù)開展辦公室管理，可以因地制宜發(fā)揮各種技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)工作效率提升，并圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

（二）是更好服務(wù)師生的必要手段。辦公室既要協(xié)調(diào)各方，又要親力親為，歸根結(jié)底就是要為教師、學(xué)生做好各項(xiàng)服務(wù)。但在新時(shí)期，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，師生的要求出現(xiàn)了新變化，呈現(xiàn)出更加多元化、個(gè)性化的特點(diǎn)。面對(duì)這樣的變化，如果再借助傳統(tǒng)的“一刀切”管理模式，勢(shì)必不能滿足師生的合理訴求。因此，借助網(wǎng)絡(luò)新媒體可以實(shí)現(xiàn)服務(wù)的“一對(duì)一”，在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化的同時(shí)，也滿足了師生的合理訴求，提升了師生對(duì)學(xué)校工作的滿意度。

（三）是順應(yīng)發(fā)展潮流的必要方式。社會(huì)節(jié)奏越來越快，各項(xiàng)事務(wù)越來越多，在這種情況下，人們的時(shí)間被分割成一個(gè)一個(gè)小塊，呈現(xiàn)出典型的“碎片化”特征，如果再像過去那樣，單獨(dú)抽出大段的時(shí)間來處理某一項(xiàng)具體事務(wù)，顯然是不切合實(shí)際的。所以，很多工作開始由“線下”轉(zhuǎn)為“線上”，打破了時(shí)空的限制。因此，借助網(wǎng)絡(luò)新媒體進(jìn)行辦公室管理模式的變革，順應(yīng)了線上線下互動(dòng)的發(fā)展思路，有利于各項(xiàng)工作的開展。

三、高職院校辦公室管理模式創(chuàng)新研究

基于網(wǎng)絡(luò)新媒體對(duì)辦公室管理模式創(chuàng)新的必要性，再結(jié)合二者各自的特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀，接下來就如何實(shí)現(xiàn)二者有效融合，更好促進(jìn)辦公室工作開展進(jìn)行探索。

（一）借助網(wǎng)絡(luò)新媒體，構(gòu)建協(xié)同辦公新模式。要以新媒體技術(shù)為載體和工具搭建新平臺(tái)，提升辦公室管理工作的協(xié)同性、規(guī)范性。目前，隨著技術(shù)手段的更新，辦公室管理工作要緊跟技術(shù)進(jìn)步的步伐，通過組織多種活動(dòng)、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等形式，進(jìn)一步提高多媒體技術(shù)的利用率和普及率，提倡無紙化辦公，還要積極鼓勵(lì)教師、學(xué)生多多接觸新媒體、利用新媒體。其一，辦公室可以申請(qǐng)微信公眾號(hào)，將各種信息、消息在公眾號(hào)上及時(shí)發(fā)布，并在公眾號(hào)上開辟信息反饋專區(qū)，保障學(xué)校各項(xiàng)信息及時(shí)傳遞到每一名師生，確保了傳播效果，而且還構(gòu)建起了消息反饋的有效渠道，可以及時(shí)、全面獲悉師生對(duì)于學(xué)校各方面工作的意見建議，實(shí)現(xiàn)雙方順暢溝通。此外，抖音、微博、校園網(wǎng)等新媒體在年輕人群體中很受歡迎，學(xué)?？梢岳眠@一特點(diǎn)，利用上述幾種載體，有意識(shí)地開展思想政治教育，對(duì)學(xué)生進(jìn)行正確引導(dǎo)，促進(jìn)他們樹立正確價(jià)值觀、人生觀，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。其二，要科學(xué)合理使用OA協(xié)同辦公管理平臺(tái)，提高工作效率的同時(shí)，降低各種資源消耗，實(shí)現(xiàn)綠色管理。具體來說，要實(shí)現(xiàn)線下管理與線上管理的融合，將考勤管理、督辦催辦、任務(wù)布置等能在線上實(shí)現(xiàn)的工作均在線上開展，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公、數(shù)據(jù)共享、在線及時(shí)溝通等便捷服務(wù)，提升辦公室管理工作的數(shù)字化、科學(xué)化、智能化、多元化水平。其三，構(gòu)建無紙化會(huì)議系統(tǒng)。多媒體會(huì)議技術(shù)伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展也日新月異，現(xiàn)如今開會(huì)不再僅僅是安裝一個(gè)投影儀那么簡(jiǎn)單，而是要采用無紙化會(huì)議平板終端或無紙化升降式會(huì)議終端，進(jìn)一步提升會(huì)議系統(tǒng)的便捷性。借助這項(xiàng)技術(shù)，無論是會(huì)議發(fā)言，還是界面共享、投票表決等多項(xiàng)議程，直接在平板上就可以完成，大大提高了效率、節(jié)約了成本。

（二）堅(jiān)持以人為本，完善工作激勵(lì)機(jī)制。在新媒體環(huán)境下，各項(xiàng)管理工作更加便利快捷的同時(shí)，也容易產(chǎn)生各種弊端，如工作人員的積極性、主動(dòng)性衰減，這就要求在開展辦公室管理工作時(shí)要最大限度規(guī)避網(wǎng)絡(luò)新媒體帶來的負(fù)面影響，通過各項(xiàng)制度的不斷完善和優(yōu)化，規(guī)范工作人員的自身行為，既要堅(jiān)持以人為本、實(shí)行人性化管理，同時(shí)又要充分調(diào)動(dòng)每個(gè)人的主動(dòng)性、積極性，構(gòu)建和諧的工作關(guān)系。其一，要善于借助網(wǎng)絡(luò)多媒體開展價(jià)值觀引領(lǐng)、教育，通過潤物細(xì)無聲的方式，促進(jìn)每一名工作人員解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，摒棄保守、單一、片面的工作理念及思路方式，積極主動(dòng)地面對(duì)當(dāng)前高職院校辦公室管理工作所面臨的新問題、新形勢(shì)，創(chuàng)造性地開展工作。其二，借助網(wǎng)絡(luò)新媒體，定期開展線上培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、分享，讓大家在頭腦風(fēng)暴中形成新的思維模式和工作思路，并在實(shí)際工作中促進(jìn)文字能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力的全面提升，更好地為師生服務(wù)。其三，借助新媒體，完善目標(biāo)管理制度并促進(jìn)其實(shí)施。在制定考核制度、規(guī)章制度時(shí)，可借助網(wǎng)絡(luò)廣泛征求、借鑒各校意見和成功經(jīng)驗(yàn)，并將公務(wù)接待制度、會(huì)議室使用制度、崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度等每項(xiàng)制度予以細(xì)化，利用多媒體技術(shù)進(jìn)行制作，采用人們喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳、監(jiān)督，促進(jìn)每項(xiàng)制度深入人心。

（三）借助網(wǎng)絡(luò)新媒體，創(chuàng)新辦公室文化建設(shè)。在當(dāng)今時(shí)代，管理是生產(chǎn)力，文化也是生產(chǎn)力，團(tuán)結(jié)、高效、向上的文化對(duì)于工作人員積極性、主動(dòng)性的調(diào)動(dòng)起到了至關(guān)重要的作用。就辦公室而言，只有積極加強(qiáng)文化建設(shè)，才能為服務(wù)好師生打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要利用多種形式的線上學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，主動(dòng)學(xué)習(xí)各地在支部活動(dòng)、辦公室圖書角、在線學(xué)習(xí)平臺(tái)等文化建設(shè)方面的好做法、好經(jīng)驗(yàn)，通過文化建設(shè)提升團(tuán)隊(duì)的協(xié)作性和戰(zhàn)斗力，為構(gòu)建和諧校園、書香校園作出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)新媒體與辦公室管理融合，既是技術(shù)發(fā)展的大勢(shì)所趨，也是高職院校提升管理效率的必由之路，我們應(yīng)積極主動(dòng)行動(dòng)起來，因地制宜、多措并舉，促進(jìn)二者充分、有效、深度融合，促進(jìn)高職院校高質(zhì)量發(fā)展。