國有科研型企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)存在的問題與對策

文/中廣核研究院有限公司 邱丹

辦公室作為企業(yè)內(nèi)部重要職能部門，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、職能管控和服務(wù)窗口等重要角色，需要以服務(wù)核心科研業(yè)務(wù)為牽引，認(rèn)真審視自身問題，與時俱進(jìn)，持續(xù)提質(zhì)增效，保障和支持科技創(chuàng)新多出成果、快出成果。

一、國有科研型企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)存在的問題

（一）業(yè)務(wù)負(fù)荷重，從業(yè)人員的價值感不足。國有科研型企業(yè)辦公室工作本身具有業(yè)務(wù)覆蓋面廣且質(zhì)量要求高、業(yè)務(wù)繁瑣細(xì)碎且時效性強(qiáng)、業(yè)務(wù)負(fù)荷重且資源有限的特征，辦公室從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，加班加點(diǎn)幾乎成為辦公室從業(yè)人員的常態(tài)化工作狀態(tài)。與此同時，對比企業(yè)管理層對核心業(yè)務(wù)圈在資金和關(guān)注度上的高度傾斜、科研人員科研成果產(chǎn)出時的亮眼光環(huán)等，辦公室人員常常會對自己所從事工作的價值產(chǎn)生疑問，難以建立辦公室業(yè)務(wù)與公司發(fā)展、科技創(chuàng)新成果產(chǎn)出之間的價值關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)認(rèn)同感不強(qiáng)，較難持續(xù)保持高度的責(zé)任意識和工作熱情。

（二）業(yè)務(wù)服務(wù)散，科研業(yè)務(wù)的保障力不足。辦公室業(yè)務(wù)條線的細(xì)分，雖有利于辦公室從業(yè)人員明晰職責(zé)分工，但在實際業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中，也存在業(yè)務(wù)服務(wù)分散、管理接口多、信息化水平參差不齊等衍生問題，導(dǎo)致一事多頭管理、多路徑辦理，影響辦公室的服務(wù)效率，導(dǎo)致出現(xiàn)對科研業(yè)務(wù)的保障不夠全面和高效的問題。

（三）業(yè)務(wù)管控細(xì)，辦公業(yè)務(wù)的滿意度不足?；谵k公室業(yè)務(wù)“細(xì)致”這一天然屬性，管控指標(biāo)的設(shè)置通常習(xí)慣性細(xì)化到各類業(yè)務(wù)的“神經(jīng)末梢”，求全求大，甚至直接將管控指標(biāo)當(dāng)成業(yè)務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，十余個辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管控指標(biāo)數(shù)量可達(dá)上百個甚至更多?！昂窈褚槐尽惫芸刂笜?biāo)讓人無所適從，壓制了辦公業(yè)務(wù)開展的活力和動力，降低科研部門和科研人員對辦公業(yè)務(wù)的滿意度。

（四）業(yè)務(wù)創(chuàng)新弱，科研業(yè)務(wù)的支撐力不足。國有科研型企業(yè)大多承擔(dān)著國家或集團(tuán)級的重大科研項目，需要質(zhì)量水平高的辦公業(yè)務(wù)協(xié)同，辦公室勢必需與科研業(yè)務(wù)同頻共振，不斷創(chuàng)新方式方法，支撐重大科研任務(wù)高效推進(jìn)。然而，囿于國有企業(yè)傳統(tǒng)辦公室工作模式的沿襲、辦公室從業(yè)人員事務(wù)性工作重等原因，國有科研型企業(yè)辦公室常常沉浸于照章辦事，完成簡單的上傳下達(dá)等事務(wù)性、基礎(chǔ)性工作，忽視了把握局勢、“抬頭看天”，導(dǎo)致業(yè)務(wù)創(chuàng)新性不足，業(yè)務(wù)實效不能很好地匹配國有科研型企業(yè)發(fā)展需求，對科研業(yè)務(wù)的支撐力有待強(qiáng)化。

（五）黨建融合弱，黨建優(yōu)勢發(fā)揮不足。國有科研企業(yè)抓黨建與業(yè)務(wù)融合重點(diǎn)聚焦科研隊伍領(lǐng)域，辦公室等職能領(lǐng)域存在強(qiáng)黨建促發(fā)展的主動性不足、經(jīng)驗不夠、標(biāo)準(zhǔn)不高的情況；同時，由于辦公室自身業(yè)務(wù)繁重，從業(yè)人員較難沉下心、投入時間來分析和尋找黨建與業(yè)務(wù)的融合點(diǎn)；或者是雖然找到了一些融合點(diǎn)，但融合方式欠妥、深入不夠、效果欠佳。此外，辦公室業(yè)務(wù)崗位暫無完備的從業(yè)資格準(zhǔn)入或者黨建理論學(xué)習(xí)要求或機(jī)制，仍存在比例不低的非黨員從業(yè)人員，對黨建理論掌握天然不足，如何在業(yè)務(wù)中發(fā)揮黨建優(yōu)勢顯得心有余而力不足。

二、國有科研型企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)提質(zhì)增效的策略

（一）塑造獨(dú)特文化，強(qiáng)化辦公室隊伍的精神內(nèi)核。國有科研型企業(yè)需充分認(rèn)識到辦公室作為公司“參謀中心、服務(wù)中心、信息中心、督辦中心、協(xié)調(diào)中心”的重要作用和價值，重視辦公室隊伍建設(shè)。企業(yè)在加強(qiáng)辦公室隊伍力量配置、能力建設(shè)的同時，還應(yīng)從隊伍實際狀態(tài)出發(fā)，著力通過文化塑造強(qiáng)化辦公室從業(yè)人員的思想引導(dǎo)，提升隊伍的凝聚力和向心力，確保業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率。此外，辦公室業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人要勤于思考所屬業(yè)務(wù)與公司發(fā)展、科研成果產(chǎn)出之間的價值關(guān)聯(lián)，避免無效作為，同步通過內(nèi)外部宣傳合理適度將辦公室工作的“功勞”與“苦勞”顯象化、可視化，提升辦公室從業(yè)人員的價值感、榮譽(yù)感。

（二）提升服務(wù)效能，強(qiáng)化科研業(yè)務(wù)保障。國有科研型企業(yè)辦公室應(yīng)主動“走出去”，持續(xù)了解行業(yè)先進(jìn)科研型企業(yè)，尤其是先進(jìn)民營科研型企業(yè)“效率至上”的辦公室業(yè)務(wù)運(yùn)作模式，加強(qiáng)對標(biāo)學(xué)習(xí)，以開放的姿態(tài)引進(jìn)“他山之石”；與此同時，在國家大力號召為科研人員減負(fù)松綁的形勢要求之下，辦公室要盡量杜絕安排科研人員參加除科研、學(xué)術(shù)活動之外的“場面性、站臺性”活動、承擔(dān)無實質(zhì)意義的交報告、填表格等事務(wù)性工作，同時主動深入科研一線，通過“一對一”上門服務(wù)等舉措充分了解科研部門和科研人員的需求和疑問，及時予以解決或澄清，打通科研人員減負(fù)工作的“最后一公里”；此外，辦公室應(yīng)主動結(jié)合本企業(yè)科研業(yè)務(wù)需求，梳理辦公業(yè)務(wù)流程和平臺，以提質(zhì)增效為導(dǎo)向，在滿足合規(guī)和保密安全的基礎(chǔ)上集約精簡辦事流程，構(gòu)建智能友好、系統(tǒng)協(xié)同、移動便捷的辦公平臺，讓科研人員一件事一個端口進(jìn)入，一件事一個流程辦結(jié)。

（三）精益效能管控，強(qiáng)化關(guān)鍵業(yè)務(wù)質(zhì)量把控。辦公業(yè)務(wù)管控指標(biāo)過多，就會迷失管控重點(diǎn)。對此，辦公室要做好管理要求的分層落實，以及管控和服務(wù)的協(xié)同并進(jìn)。一要盡可能通過辦公系統(tǒng)平臺固化基礎(chǔ)性管控要求，避免科研人員耗時費(fèi)力去了解和掌握大量基礎(chǔ)性辦公業(yè)務(wù)管理要求。如，在公文管理領(lǐng)域，應(yīng)在系統(tǒng)平臺中配置公文模板、固化公文要素和格式，而不再設(shè)置公文格式差錯率的指標(biāo)；通過系統(tǒng)自動識別文件密級后限制公文閱知對象，而不再設(shè)置公文超范圍封發(fā)的管控指標(biāo)等。二要在明確辦公業(yè)務(wù)合法合規(guī)要求的基礎(chǔ)上，適度下放管控權(quán)限至科研部門，釋放基層辦公業(yè)務(wù)開展活力，辦公室則可通過綜合監(jiān)督的形式對科研部門的業(yè)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行定期監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題通過培訓(xùn)輔導(dǎo)、限期整改等方式予以糾正，對發(fā)現(xiàn)的良好實踐加以提煉和推廣，促進(jìn)企業(yè)整體辦公業(yè)務(wù)的良性發(fā)展。三要結(jié)合本單位實際，梳理辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域的痛點(diǎn)和難點(diǎn)，選取關(guān)鍵管控指標(biāo)來強(qiáng)化管理導(dǎo)向，同時輔以適當(dāng)?shù)姆?wù)來保障業(yè)務(wù)質(zhì)量。如，因會議室資源嚴(yán)重不足，導(dǎo)致各部門因爭搶會議室產(chǎn)生矛盾時，辦公室可將會議室資源高效利用為目標(biāo)設(shè)置關(guān)鍵指標(biāo)，對會議效能提升、會議室合理使用強(qiáng)化引導(dǎo)。與此同時，積極倡導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)視頻會議形式，主動提供網(wǎng)絡(luò)會議操作指引和便捷的會議軟件供科研人員使用，疏解會議室使用需求，提升會議效能。

（四）追求卓越績效，強(qiáng)化辦公室業(yè)務(wù)創(chuàng)新。在創(chuàng)新能力培育上，國有科研型企業(yè)辦公室應(yīng)不斷提升從業(yè)人員素養(yǎng)，督促從業(yè)人員積極了解科研業(yè)務(wù)、辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域的新思想、新理念、新模式、新技術(shù)等，持續(xù)提升組織和個人的視野與能力；在創(chuàng)新業(yè)務(wù)實踐上，辦公室要與國家或集團(tuán)科技創(chuàng)新形勢和發(fā)展趨勢同步，在日常工作中捕捉并率先貫徹落實上級科技創(chuàng)新工作要求和精神，善于根據(jù)不同的科研業(yè)務(wù)形勢、科研階段，創(chuàng)新工作方式方法、填補(bǔ)業(yè)務(wù)空白，提供更有價值、更為卓越的辦公業(yè)務(wù)服務(wù)。如，在當(dāng)前國家高度重視科技創(chuàng)新，持續(xù)加大對科研型企業(yè)政策支持力度的形勢下，辦公室應(yīng)主動追蹤、梳理和分析國家、省、市、區(qū)政府層面與企業(yè)相關(guān)的支持性政策，與政府建立良性互動關(guān)系，確保企業(yè)及時享受政策利好；在科技創(chuàng)新業(yè)務(wù)競爭態(tài)勢日趨嚴(yán)峻之時，辦公室還應(yīng)積極關(guān)注、收集和整理國內(nèi)外同行科研動態(tài)信息，定期向企業(yè)內(nèi)部管理層及主要科研人員提供輸入，以供管理和科學(xué)決策。

（五）強(qiáng)黨建促業(yè)務(wù)，有效發(fā)揮辦公室黨建優(yōu)勢。作為國有科研企業(yè)，在抓嚴(yán)抓實業(yè)務(wù)核心圈黨建工作的同時，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對辦公室黨建工作的指導(dǎo)，從黨建工作計劃、執(zhí)行以及考核評價等方面與科研隊伍領(lǐng)域保持一視同仁，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，充分發(fā)揮以黨建工作帶動、促進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量提升的優(yōu)勢。另外，辦公室黨組織要主動向企業(yè)先進(jìn)黨組織看齊，學(xué)習(xí)黨建與業(yè)務(wù)融合的方式方法，在工作計劃、學(xué)習(xí)活動、業(yè)務(wù)實施、時間分配、崗位履責(zé)等各個領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)融合互促，確保黨建與業(yè)務(wù)二者“你中有我”、相互補(bǔ)臺，實現(xiàn)良性互動發(fā)展。如，辦公室可以結(jié)合年度業(yè)務(wù)計劃、中長期重點(diǎn)難點(diǎn)工作安排，在企業(yè)或部門層面成立黨員攻堅班組，通過黨員帶頭、統(tǒng)籌資源、積聚力量，攻克業(yè)務(wù)難點(diǎn)，推動辦公業(yè)務(wù)領(lǐng)域更高目標(biāo)的有效達(dá)成。此外，辦公室部分關(guān)鍵崗位可考慮明確從業(yè)人員的政治面貌或黨建理論學(xué)習(xí)要求，確保辦公室從業(yè)人員黨建理論水平。如，在國有企業(yè)對黨建工作要求越來越高的形勢下，對于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)班子的秘書崗位，可盡量引進(jìn)黨員同志，或要求非黨員的秘書崗位從業(yè)人員定期參加辦公室黨組織的黨建理論學(xué)習(xí)和考核，避免秘書崗位人員因黨建理論不足而對領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的理解存在偏差，要確保材料編寫、秘書服務(wù)等工作質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，在國家加快建設(shè)科技強(qiáng)國，實現(xiàn)科技自立自強(qiáng)之時，國有科研型企業(yè)辦公室需與時俱進(jìn)，全面認(rèn)識和分析自身存在的業(yè)務(wù)薄弱項和問題，積極打造高水平的從業(yè)人員隊伍，主動尋求更高質(zhì)高效的工作方法，全面保障辦公室業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量，為企業(yè)持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展全面保駕護(hù)航。