如何提升國有企業(yè)綜合辦公室的管理能力

文/中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院 王彩霞 胡荇玲 周之翔 李源

一、綜合辦公室的主要職能

企業(yè)辦公室是連接領(lǐng)導(dǎo)層和各部門、廣大員工的“橋梁”，是集決策、指揮和執(zhí)行系統(tǒng)為一體的協(xié)調(diào)部門。企業(yè)辦公室管理是指通過計(jì)劃、組織、控制、實(shí)施，有效優(yōu)化和利用現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，同時(shí)也是貫穿全程的管理活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示組織相關(guān)人員完成既定目標(biāo)，管理對(duì)象涉及人力、財(cái)務(wù)和物資等多個(gè)方面，管理本質(zhì)是協(xié)調(diào)和服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，在保障企業(yè)的正常生產(chǎn)運(yùn)行中發(fā)揮著重要作用。

（一）參謀助手。在激烈的市場競爭中，企業(yè)時(shí)刻都要面對(duì)重大問題并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的解決，辦公室人員需發(fā)揮集體智慧，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的正確決策起到輔助作用。做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是每一位辦公室工作人員最主要的職能。參謀作用體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，搜集資料和信息，在時(shí)效范圍內(nèi)及時(shí)整理，向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確反映實(shí)際情況；第二，按照領(lǐng)導(dǎo)工作要求，起草重要文件和政策規(guī)章，并下發(fā)給各部門執(zhí)行落實(shí)；第三，針對(duì)企業(yè)日常工作中面臨的挑戰(zhàn)和重難點(diǎn)，有針對(duì)性地提出對(duì)策和建議。面對(duì)不斷變化的外部環(huán)境，企業(yè)辦公室需要圍繞不同時(shí)期的工作重點(diǎn)和形勢特點(diǎn)，堅(jiān)決貫徹落實(shí)上級(jí)指示決定，通過收集、加工、提供信息，做好參謀助手。

（二）綜合協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)辦公室的基本職能和重要工作方法。在企業(yè)運(yùn)行的過程中，辦公室承擔(dān)著文件起草、會(huì)議組織、處理事務(wù)等多項(xiàng)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，綜合分析各種情況，協(xié)調(diào)各職能部門的力量，從而形成合力，確保企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和各項(xiàng)工作有序開展。隨著企業(yè)發(fā)展的深入，多部門相互協(xié)作的重要性日益顯現(xiàn)，企業(yè)辦公室通過綜合協(xié)調(diào)形成分工明確、流程有序的工作模式，有助于提升工作效能，確保開展工作過程中貫徹落實(shí)上級(jí)的重大部署和企業(yè)的重要決策，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力保障。

（三）全面服務(wù)。企業(yè)辦公室管理的本質(zhì)是服務(wù)，辦公室人員要圍繞“三服務(wù)”開展工作，即服務(wù)大局、服務(wù)部門和服務(wù)員工。服務(wù)大局強(qiáng)調(diào)從組織全局角度定位和開展辦公室工作；服務(wù)部門強(qiáng)調(diào)統(tǒng)籌聯(lián)動(dòng)各部門力量，促進(jìn)日常事務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)；服務(wù)員工強(qiáng)調(diào)重視一線和基層工作，將服務(wù)做在前面，在日常工作中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好參謀助手和綜合協(xié)調(diào)工作的同時(shí)，辦公室管理人員應(yīng)不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)能力。

（四）督促檢查。督促檢查包含督辦、敦促和檢查三方面，是科學(xué)管理的重要組成部分，有利于推動(dòng)企業(yè)重大決策和各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)。企業(yè)辦公室需要抓好黨和國家的大政方針和上級(jí)重要決策在本單位的貫徹，抓好企業(yè)重要決策和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)，通過建立督辦臺(tái)賬或?qū)ｍ?xiàng)督辦機(jī)制，敦促各部門按計(jì)劃推進(jìn)工作，并及時(shí)了解事態(tài)進(jìn)展，提出解決途徑，做到件件有結(jié)果、事事有回音，確保上級(jí)要求落到實(shí)處、產(chǎn)生效果，推進(jìn)組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、綜合辦公室的工作特點(diǎn)與重要意義

（一）辦公室工作特點(diǎn)。1.綜合性。在企業(yè)實(shí)施管理的過程中，辦公室是各種因素相互聯(lián)系、相互作用的節(jié)點(diǎn)，是整個(gè)企業(yè)運(yùn)行管理機(jī)制的重要構(gòu)成部分。辦公室業(yè)務(wù)往往涉及多個(gè)部門、不同性質(zhì)的工作，范圍廣、內(nèi)容豐富、綜合性強(qiáng)。除了文稿處理、督促檢查、會(huì)議接待等職責(zé)外，辦公室還負(fù)責(zé)傳達(dá)上級(jí)政策精神和重要部署，掌握本單位的重點(diǎn)工作計(jì)劃、工作安排在各部門的貫徹實(shí)施情況。為保證企業(yè)上下步調(diào)一致開展工作，辦公室需要開展大量的溝通協(xié)調(diào)工作，確保政令暢通。2.專業(yè)性。企業(yè)辦公室的每一項(xiàng)工作都對(duì)專業(yè)能力有較高要求，從文字寫作到信息處理，從統(tǒng)籌安排到溝通協(xié)調(diào)，都需要一定的專業(yè)知識(shí)和技能。在事務(wù)紛繁的表象下，是一個(gè)個(gè)精密運(yùn)轉(zhuǎn)的齒輪，只有每一位辦公室人員熟練掌握工作技能，形成專業(yè)能力，才能將辦文、辦會(huì)、辦事這一綜合職能協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)辦公室管理工作是綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一，專業(yè)性是綜合性的基礎(chǔ)，綜合性是專業(yè)性的集中。只有準(zhǔn)確把握職能定位，全面了解業(yè)務(wù)特點(diǎn)，具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，并在工作實(shí)踐中不斷提升業(yè)務(wù)能力，才能出色完成企業(yè)辦公室各項(xiàng)綜合性事務(wù)，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。

（二）重要意義。1.組織層面。辦公室管理與企業(yè)發(fā)展緊密相連。企業(yè)辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、全面服務(wù)、督促檢查等多項(xiàng)職能，其工作水平和工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和效率有著重要影響，也在一定程度上反映著組織的形象。辦公室的管理與企業(yè)發(fā)展緊密相連，組織決策需要辦公室發(fā)揮參謀助手作用，辦文辦會(huì)需要辦公室組織協(xié)調(diào)，工作落實(shí)需要辦公室督查督辦。辦公室管理的科學(xué)化程度，直接影響著企業(yè)運(yùn)行效率。2.效能層面。辦公室管理與組織效能息息相關(guān)。企業(yè)組織效能強(qiáng)調(diào)設(shè)定適當(dāng)目標(biāo)并提升實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的能力，只有對(duì)組織有所貢獻(xiàn)的產(chǎn)出才是有效產(chǎn)出。組織效能不僅體現(xiàn)在單個(gè)部門的考核結(jié)果，更強(qiáng)調(diào)從宏觀和全局的角度來詮釋組織的運(yùn)行發(fā)展程度。企業(yè)辦公室的重要職能之一便是貫徹落實(shí)各項(xiàng)上級(jí)決策，保證組織統(tǒng)一思想和目標(biāo)，努力協(xié)調(diào)好各方關(guān)系。作為聯(lián)系各部門的紐帶，企業(yè)辦公室在計(jì)劃制定與分解、活動(dòng)組織實(shí)施、綜合性事務(wù)協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要作用，直接影響著企業(yè)組織效能的高低。

三、管理能力提升思考與建議

（一）對(duì)標(biāo)履責(zé)，做好參謀助手。對(duì)標(biāo)辦公室業(yè)務(wù)的主要職能，找準(zhǔn)部門在組織中的定位，圍繞如何準(zhǔn)確、高效履責(zé)，按照問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向，開展管理能力提升專項(xiàng)工作。通過針對(duì)性的調(diào)研活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的綜合管理理念、方法、經(jīng)驗(yàn)，在形成調(diào)研報(bào)告的基礎(chǔ)上，提出工作方法改進(jìn)建議，強(qiáng)化“細(xì)”“實(shí)”的工作作風(fēng)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，簡化內(nèi)部流程。同時(shí)，加強(qiáng)職業(yè)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，對(duì)辦公室業(yè)務(wù)管理人員進(jìn)行工作規(guī)律、工作方法等方面的專項(xiàng)培訓(xùn)，并定期開展針對(duì)性培訓(xùn)與內(nèi)部交流，切實(shí)提升工作的科學(xué)性、預(yù)見性和創(chuàng)造性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效支撐。

（二）加強(qiáng)協(xié)作，提升綜合協(xié)調(diào)效率。辦公室工作的核心職責(zé)之一是縱向溝通與橫向協(xié)調(diào)：縱向溝通主要是通過與上級(jí)聯(lián)系和協(xié)調(diào)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作思路和要求，做到上令下行、下情上達(dá)，確保政令暢通、步調(diào)一致；橫向協(xié)調(diào)主要是與各部門及時(shí)交流，掌握工作最新進(jìn)展，使各部門各司其職，確保各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)互補(bǔ)、和諧有序。因此，要積極發(fā)揮牽頭抓總的作用，建立和完善內(nèi)部溝通渠道和協(xié)調(diào)機(jī)制，主動(dòng)加強(qiáng)與各部門之間的溝通聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題，及時(shí)跟進(jìn)了解任務(wù)進(jìn)展情況，逐步形成完善的“部署、推動(dòng)、落實(shí)、反饋”的工作運(yùn)行機(jī)制。

（三）優(yōu)化流程，提升全面服務(wù)質(zhì)量?；谵k公室工作綜合性強(qiáng)、協(xié)調(diào)量大的特點(diǎn)，健全制度和規(guī)范流程對(duì)于提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。通過客觀評(píng)價(jià)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程管理現(xiàn)狀，分析各活動(dòng)的必要性和執(zhí)行過程中存在的問題，開展流程梳理、優(yōu)化、再造，規(guī)范辦文、辦會(huì)、辦事程序，建立運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范、保障有力的工作運(yùn)行機(jī)制。此外，提升信息化水平、實(shí)施辦公自動(dòng)化是提高辦公室管理工作效率的重要途徑，要加強(qiáng)軟件平臺(tái)建設(shè)，如組織內(nèi)部的綜合協(xié)調(diào)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，減少重復(fù)匯報(bào)，提升工作效率；同時(shí)，要加強(qiáng)工作流程電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、流程動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)更新，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐，提升工作的實(shí)效性。

（四）建立機(jī)制，實(shí)現(xiàn)督辦閉環(huán)管理。針對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重要指示批示的落實(shí)情況、上級(jí)重大決策部署的貫徹落實(shí)情況、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的落實(shí)情況、事業(yè)部重要會(huì)議及重要決策事項(xiàng)的落實(shí)情況，建立待辦事項(xiàng)臺(tái)賬和督辦落實(shí)制度，對(duì)待辦事項(xiàng)進(jìn)行全過程、動(dòng)態(tài)化管理，適時(shí)進(jìn)行督辦提醒，定期對(duì)督辦情況進(jìn)行反饋與通報(bào)，并將待辦事項(xiàng)按時(shí)完成情況納入考核體系，推進(jìn)重點(diǎn)工作閉環(huán)落實(shí)。

四、結(jié)語

綜合辦公室的能力影響著企業(yè)的軟實(shí)力，辦公室應(yīng)圍繞職能準(zhǔn)確定位，掌握科學(xué)有效的管理方法，面對(duì)新形勢、新挑戰(zhàn)做出積極轉(zhuǎn)變，提升業(yè)務(wù)能力，履行好“參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、全面服務(wù)、督促檢查”的工作職責(zé)，形成職責(zé)清晰、管理精細(xì)、流程順暢、協(xié)調(diào)高效的綜合管理體系，高效完成各項(xiàng)工作任務(wù)，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。