企業(yè)科研項目經(jīng)費管理的研究及對策

肖華

（張家港富瑞特種裝備股份有限公司，江蘇 蘇州 215600）

隨著競爭的加劇，企業(yè)為了抓住發(fā)展機遇，不斷提高自身的核心競爭力，高度重視科研工作，組建成立研究開發(fā)小組，以項目管理的形式加大對新技術(shù)新工藝的研究開發(fā)。由于企業(yè)與科研院所、中央企業(yè)執(zhí)行不同的會計制度，歸集管理有所不同，甄別差異，制定適合企業(yè)管理的研究開發(fā)管理要求。優(yōu)化資源配置，對科研活動、科研人員進行規(guī)范管理，提高企業(yè)的研發(fā)效率，對科研經(jīng)費的管理應(yīng)貫穿研發(fā)項目的整個生命周期。

一、企業(yè)加強科研項目經(jīng)費管理的重要意義

（一）挖掘科研人員潛能，提高科技成果轉(zhuǎn)化

通過對科研項目經(jīng)費進行管理，對研發(fā)活動計劃進行規(guī)劃，對研發(fā)費用歸集進行規(guī)范，在研發(fā)團隊中增加財務(wù)助理人員，明確各自職責(zé)范圍，將科研人員從煩瑣的事務(wù)性工作中脫離出來，讓科研人員把更多的時間和精力投入到研究開發(fā)工作中，激發(fā)科研人員的潛能，使其工作積極性得以充分發(fā)揮，從而提高科研效率，促進科技成果轉(zhuǎn)化。

（二）規(guī)范管理，降低財務(wù)風(fēng)險

科研經(jīng)費管理不僅受政策法規(guī)、經(jīng)費配置、監(jiān)管問責(zé)等方面的約束，而且不同的科技項目有不同的經(jīng)費管理辦法，對預(yù)算編制、經(jīng)費使用、財務(wù)驗收等有相對應(yīng)的詳細規(guī)定。充分了解政策及管理辦法，對通用性的要求進行統(tǒng)一規(guī)范，對特定性進行特別規(guī)范，通過制度建設(shè)、過程管理、成本核算、項目監(jiān)督和激勵約束相結(jié)合，提高預(yù)算編制的相符性，任務(wù)的相關(guān)性以及經(jīng)費使用的合理性，避免科研項目經(jīng)費使用過程中出現(xiàn)混亂的情況，增強風(fēng)險意識，規(guī)避財務(wù)風(fēng)險。

二、企業(yè)科研項目經(jīng)費管理中存在的問題

（一）科研項目預(yù)算編制無財務(wù)參與，審核論證不充分

研發(fā)項目團隊成員基本是由技術(shù)人員組成，技術(shù)工程師作為團隊負責(zé)人負責(zé)組織編制預(yù)算，因財務(wù)未參與預(yù)算編制，科研團隊與財務(wù)部門溝通不夠，項目團隊?wèi){以往經(jīng)驗及課題研究目標自行編制，注重調(diào)研討論及過程論證，而缺乏科研經(jīng)費預(yù)算管理方面的經(jīng)驗，對科研經(jīng)費的歸集原則、經(jīng)費分類、間接費用的分攤方式、管理要求了解不充分，測算依據(jù)不全面，導(dǎo)致項目預(yù)算不能全面真實地反映課題經(jīng)費的支出。直接費用中材料、設(shè)備等的預(yù)算在規(guī)格型號、供應(yīng)商等方面過于細化，缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)，實際科研項目經(jīng)費使用時發(fā)現(xiàn)很多不合理之處，預(yù)算調(diào)整時有發(fā)生。預(yù)算調(diào)整審批流程又過于復(fù)雜，增加了科研項目經(jīng)費管理的難度，大大降低了科研人員項目申報的積極性。

（二）經(jīng)費管理不明確，缺乏符合企業(yè)科研項目管理的制度指導(dǎo)

國家對科研支持力度不斷加大，陸續(xù)修訂和完善了科研經(jīng)費管理制度，補充出臺了一些管理辦法，但是沒有專門針對適用不同會計準則的企業(yè)或單位的經(jīng)費管理制度，因為沒有明確的使用標準和辦法，也沒有限制支出的范圍，導(dǎo)致企業(yè)在經(jīng)費使用過程中支出不及時，支出的經(jīng)濟事項與科研項目的任務(wù)關(guān)聯(lián)性不清晰，原始憑證及相關(guān)資料不完整，間接費用無歸集原則，會議費無標準及限額等情況發(fā)生。財務(wù)部門日常工作中更側(cè)重于直接費用入賬手續(xù)是否完備、原始票據(jù)是否真實合法、差旅支出是否超支等，對業(yè)務(wù)前端關(guān)聯(lián)性文件無要求，項目變更時經(jīng)費預(yù)算未有相應(yīng)調(diào)整，造成經(jīng)費使用不符合實際。

（三）科研項目經(jīng)費管理粗放，缺乏過程監(jiān)督管理

科研項目研發(fā)周期較長，基本在一年以上，項目立項后會根據(jù)成果目標做研發(fā)周期內(nèi)的計劃書，然后再分解到年度、半年度，在分解的過程中往往會出現(xiàn)科研項目經(jīng)費與實際情況不匹配的情況，在后續(xù)歸集中發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用與預(yù)算相脫節(jié)。在科研經(jīng)費管理中未對科研項目的自籌和專項經(jīng)費分開核算，科研經(jīng)費歸集時混在一起，后期整改工作較多；也未按照預(yù)算分類設(shè)立明細科目，而是按照日常使用科目記賬，項目驗收時需補充大量相關(guān)性說明?？蒲许椖垦邪l(fā)周期內(nèi)，研發(fā)技術(shù)團隊不清楚科研經(jīng)費使用進度，財務(wù)人員不了解科研項目進程，出現(xiàn)研發(fā)進展應(yīng)該使用的經(jīng)費尚未支付或者出現(xiàn)成本控制不力超額使用、已使用的經(jīng)費未及時歸集等情況，導(dǎo)致經(jīng)費歸集與科研任務(wù)進度不匹配，缺少溝通交流，無項目進度監(jiān)督審核，缺乏定期對項目的匯報，不能及時修正改善。

（四）項目進度與目標脫節(jié)，缺乏有效激勵機制

企業(yè)承擔(dān)科研項目，組建科研團隊，從現(xiàn)有技術(shù)團隊中選拔業(yè)務(wù)骨干，因為科研人員原本承擔(dān)了企業(yè)的技術(shù)任務(wù)，對于科研項目的承接不僅需要不斷提升學(xué)術(shù)能力，取得關(guān)鍵核心技術(shù)的突破，還要提高項目的實施能力，現(xiàn)有的激勵機制以論文發(fā)表、取得實用新型或發(fā)明專利作為評價標準，雖然有一定的獎勵效果，但對科研過程中取得的進展，出現(xiàn)的關(guān)鍵事件沒有得以體現(xiàn)，分配有失公允，很難調(diào)動大多數(shù)人員的科研積極性，使得科研精力投入不足，科研進度緩慢，甚至嚴重拖延，缺乏多元化評價標準，缺乏根據(jù)不同的研究特點分別制定評價標準，不能有效提升科研效率，不利于科研目標的實現(xiàn)。

（五）科研經(jīng)費原始憑證及相關(guān)材料不齊全，缺乏檔案管理

科研經(jīng)費檔案記錄科研項目整個周期的經(jīng)濟活動，是各項科研活動開支的重要憑證，可以有效反映科研活動的績效，對項目驗收及后期合規(guī)性審查提供支撐資料，也為后續(xù)開展其他科研活動提供重要依據(jù)。但企業(yè)對檔案的價值和作用認識不足，日常中僅財務(wù)對直接相關(guān)資料進行了收集，檔案管理員缺乏高度的責(zé)任感，有人交資料便收集，無人移交也未采取主動索要，如技術(shù)文件、合同、考勤、證書、會議通知、紀要等佐證資料基本分散在各相關(guān)部門，沒有及時移交，甚至產(chǎn)生了缺失。又因為檔案材料有很強的專業(yè)性，檔案管理人員缺乏科研方面和財務(wù)方面的專業(yè)知識，對科研工作環(huán)節(jié)缺乏足夠的認識，使得一些重要的關(guān)鍵性資料散落在各經(jīng)辦人手中，造成檔案收集不完整。

三、企業(yè)科研項目經(jīng)費管理問題的改進策略

（一）配備輔助科研人員，提高預(yù)算合理性及研發(fā)效率

科研項目經(jīng)費預(yù)算是否科學(xué)合理，不僅影響申報立項的成敗也關(guān)系到科研項目能否有序開展，更影響到后續(xù)項目的審計驗收。在預(yù)算編制過程中科研組織團隊除具備科研能力外，還需要經(jīng)費使用評價的財務(wù)知識以及技術(shù)應(yīng)用經(jīng)濟價值判斷能力的專家，響應(yīng)國家全面落實科研財務(wù)助理制度，企業(yè)可以通過在科研團隊中配備財務(wù)助理及事務(wù)性輔助人員的方式，豐富成員構(gòu)成，根據(jù)科研人員提供的技術(shù)材料編制項目預(yù)算，加強與項目負責(zé)人溝通，充分預(yù)計科研項目的實際需求，按設(shè)備費、業(yè)務(wù)費、勞務(wù)費三大類編制直接費用，提供基本測算說明，保留測算依據(jù)；其他經(jīng)費使用歸類在間接費用中，在限定額度范圍內(nèi)計算水電氣消耗、研究場所分攤費用及績效支出?？蒲许椖款A(yù)算編制完成后組織科研團隊進行認證評審，充分預(yù)計科研經(jīng)費，確保費用支出滿足科研項目活動，提高預(yù)算的合理性，減輕后期的預(yù)算調(diào)整工作?？蒲休o助人員負責(zé)費用報銷，檔案收集，財務(wù)助理定期匯報經(jīng)費執(zhí)行情況，監(jiān)督科研經(jīng)費活動的相關(guān)性、合理性、合規(guī)性。把科研人員從經(jīng)費報表，科研進程匯報、報銷等具體事務(wù)中脫離出來，激勵科研人員將重心放在科研項目研究上，提高科研產(chǎn)出，為科研人員的項目預(yù)算調(diào)劑、經(jīng)費使用、財務(wù)決算和驗收等方面提供更專業(yè)的服務(wù)。

（二）制定符合企業(yè)管理的科研經(jīng)費管理制度，指導(dǎo)經(jīng)費使用

企業(yè)承擔(dān)不同的科研項目適用不同的科研經(jīng)費管理辦法，企業(yè)充分研究了解相應(yīng)的管理辦法，制定對應(yīng)的科研項目管理制度或研發(fā)歸集管理辦法等指導(dǎo)科研項目活動，為完成科研目標提供制度指導(dǎo)。

第一，科研經(jīng)費管理制度中明確科研項目目標，明確科研項目申報立項格式及審批要求，明確科研項目負責(zé)人是經(jīng)費使用資金支出的第一責(zé)任人，科研人員、財務(wù)助理、科研輔助人員在經(jīng)費使用和管理中的職責(zé)。

第二，根據(jù)科研項目資金來源，明確設(shè)備費、業(yè)務(wù)費、勞務(wù)費等直接科研經(jīng)費的支出范圍，制定間接費用的分攤范圍及計算邏輯，指定專人對分攤關(guān)鍵指標進行記錄統(tǒng)計。同時對科研項目經(jīng)費使用的審批權(quán)限及相關(guān)支撐文件提出要求，明確財務(wù)人員除了審核票據(jù)的真實性、合理性、及時性的同時，還需要編制項目進展情況表，要求細化到各項費用的使用情況，分析項目進程，匯報預(yù)算的執(zhí)行進度，經(jīng)費的剩余情況，按季度與科研人員進行核對，確?？蒲袛?shù)據(jù)準確。

第三，項目負責(zé)人組織召開科研項目進度協(xié)調(diào)會，通過設(shè)立銀行專用資金賬戶?？顚Ｓ?，嚴格按照科研項目資金管理要求，對專項資金與自籌資金分別進行管理，規(guī)范預(yù)算調(diào)劑及驗收，制定符合企業(yè)實際情況的科研項目管理制度。

（三）加強科研項目經(jīng)費的過程監(jiān)督，實行生命周期管理

企業(yè)的科研人員和輔助人員對科研經(jīng)費管理的知識不足，企業(yè)在項目開展前需要對相關(guān)人員進行科研項目經(jīng)費管理制度的宣貫，加快了解項目經(jīng)費的管理要求，各相關(guān)人員間應(yīng)當(dāng)互相配合，提高科研項目的工作效率。財務(wù)人員在項目起動前需要對項目計劃和預(yù)算目標進行充分了解，嚴格按照科研項目經(jīng)費管理制度執(zhí)行，對研發(fā)過程中產(chǎn)生的原始資料和憑證進行整理，審核科研經(jīng)濟活動的相關(guān)性，對已收集到的單據(jù)資料的完整性、合理性審查，定期與科研人員就科研活動進度的一致性進行審核，同時與項目組織協(xié)議書、年度規(guī)劃書進行比對，全面監(jiān)控科研進度及經(jīng)費使用情況，在跟蹤管理過程中及早發(fā)現(xiàn)問題并進行糾正。項目負責(zé)人定期組織召開項目工作總結(jié)，通過面對面交流了解科研進程，需要協(xié)調(diào)解決的問題，聽取科研項目進展及預(yù)算經(jīng)費使用情況，對延期活動進行任務(wù)再分配或調(diào)整，對有超額跡象的費用給予重點關(guān)注，分析超額原因，以及解決方案，對資料移交不及時造成的歸集延時提出整改要求等。如涉及調(diào)劑變更的還需要根據(jù)變更原因由科研團隊集體充分論證后按照調(diào)劑要求遞交變更申請，交由課題牽頭單位進行審批，審批后及時更新變更內(nèi)容。財務(wù)部門對項目的會計憑證和賬務(wù)信息進行自查，對專項資金及自籌資金分別進行核對，經(jīng)過定期自查，及時找出存在的不合理問題，將問題控制在企業(yè)內(nèi)部，通過完善相應(yīng)制度杜絕類似情況的發(fā)生。項目驗收是審查科研項目經(jīng)費管理的有效手段，企業(yè)應(yīng)該從發(fā)現(xiàn)的問題中吸取經(jīng)驗，修正完善科研項目管理制度，為后續(xù)科研活動提供依據(jù)。

（四）完善績效獎勵方案，提高科研人員積極性

科研人員是科研工作的主體，企業(yè)一般通過外出培訓(xùn)、外派歷練、溝通交流等方式開拓創(chuàng)新思維，提升專業(yè)水平，通過對項目實行專項的績效獎勵手段提高科研人員的積極性，科研績效獎勵主要是基于科研人員在科研活動中的突出表現(xiàn)或取得的突出成績而給予的物質(zhì)和精神鼓勵，目的在于促進科研項目目標的實現(xiàn)，提高科研成果轉(zhuǎn)化率。但科研具有很大的不確定性，成果轉(zhuǎn)化率不高，如果僅以科研成果轉(zhuǎn)化為標準，勢必會降低科研人員的積極性，如何促使科研人員的創(chuàng)新活力切實加快研發(fā)進度，需要企業(yè)明確科研項目績效管理的權(quán)利義務(wù)，在科研項目研發(fā)活動中記錄科研人員的突出表現(xiàn)，設(shè)定關(guān)鍵績效指標，加大科研成果轉(zhuǎn)化的獎勵力度從而提高科研人員的自主投入意識，為科研人員營造一個公平公正的科研氛圍，提高企業(yè)整體的科研水平。

（五）加強科研經(jīng)費檔案管理，完善資料收集指引

科研經(jīng)費檔案是科研項目的重要資料，是科研檔案管理的一部分，主要用于真實記錄科研活動，反映科研研究過程及科研成果，具有專業(yè)性及階段性特點，是科研項目驗收和成果轉(zhuǎn)化的重要憑證。為確保資料及時、準確、完整地保留下來，制定科研項目經(jīng)費檔案管理制度，約定材料歸檔范圍、歸檔時間及標準要求，使檔案管理標準化、規(guī)范化?？蒲腥藛T及科輔人員根據(jù)各年度計劃定期收集、整理、保管科研項目經(jīng)費檔案及基礎(chǔ)資料，為保證科研項目經(jīng)費檔案的準確性和完整性，結(jié)合不同項目的要求在運行中針對發(fā)現(xiàn)的問題不斷完善科研項目經(jīng)費檔案的管理制度，明確一個項目一份檔案的要求。細化科研歸檔材料要求，保存相關(guān)科研項目經(jīng)費管理制度、會議制度、差旅制度、績效考核方案、檔案管理制度等紙質(zhì)資料，作為項目經(jīng)費歸集標準依據(jù)?？蒲胸攧?wù)助理按月對科研經(jīng)濟活動材料進行收集，將憑證、票據(jù)、合同、出入庫單據(jù)、資金支出、測驗報告、分攤邏輯計算及分攤說明等材料保存電子版，對基礎(chǔ)原始資料如培訓(xùn)通知、會議通知、會議紀要、績效分配、相關(guān)性說明等以紙質(zhì)蓋章版或簽字版留存，并將收集的資料與憑證相匹配，確認檔案資料真實和完整后形成電子掃描件。財務(wù)科研助理按年度資料收集提綱對科研項目經(jīng)費材料進行復(fù)核，編制資料檔案目錄，進行簽字確認?？蒲许椖框炇蘸髮φ諜n案目錄移交至檔案管理部門進行存檔。通過定期培訓(xùn)增強檔案管理人的業(yè)務(wù)技能，提高相關(guān)人員的檔案管理意識，實現(xiàn)科研項目經(jīng)費檔案管理工作的規(guī)范化，促進科研項目經(jīng)費管理水平的提高。

四、結(jié)束語

在國家簡化預(yù)算編制、下放預(yù)算調(diào)劑權(quán)限、提高間接費用比例等政策信號下，賦予科研人員更大的經(jīng)費管理自主權(quán)，減輕科研人員的事務(wù)性負擔(dān)，加大科技成果轉(zhuǎn)化對科研人員績效獎勵力度，充分調(diào)動科研團隊的自主性，以將科研項目的管理從過程管控向結(jié)果導(dǎo)向轉(zhuǎn)變。在此背景下，企業(yè)應(yīng)該順勢而為，抓住現(xiàn)有機遇，加大產(chǎn)品研發(fā)投入，建立項目申請、立項、預(yù)算、經(jīng)費支出、績效評價、項目驗收等系統(tǒng)化科研項目經(jīng)費管理，對執(zhí)行政策過程中出現(xiàn)的偏差及時修正改善，保障科研項目實現(xiàn)目標，在現(xiàn)有產(chǎn)品技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)創(chuàng)新突破，掌握先進生產(chǎn)力，提升企業(yè)核心競爭力，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。