民營中小企業(yè)內(nèi)部控制存在問題及應(yīng)對措施

馮萍

（河南省德霖會計師事務(wù)所（普通合伙），河南 鄭州 450000）

近年來，國家高度重視民營中小企業(yè)的發(fā)展，各級政府從管理、稅收等方面不斷出臺優(yōu)惠政策，健全服務(wù)體系，優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，使民營中小企業(yè)在各個行業(yè)得到了較快發(fā)展，在整個國民經(jīng)濟(jì)中也占有一定的地位。民營中小企業(yè)雖然取得了一定的成績，但自從金融危機(jī)以來，為數(shù)眾多的中小企業(yè)一則發(fā)展緩慢，流動資金嚴(yán)重短缺，二則陷入倒閉浪潮，追根溯源，內(nèi)部控制制度不健全是非常重要的原因。

一、民營中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境問題

內(nèi)部控制環(huán)境即企業(yè)董事會或管理層對待內(nèi)部控制重要性的態(tài)度及采取的行動。在民營中小企業(yè)內(nèi)，企業(yè)所有者（俗稱企業(yè)老板）對內(nèi)控制度認(rèn)識不足，對其重要性更缺乏了解。公司雖制定了部分制度，但制度存在著很多缺陷。在采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)業(yè)務(wù)活動中，更缺乏切合實際的有效管理條例。

民營中小企業(yè)人才匱乏，缺乏培訓(xùn)機(jī)制和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃等人力資源政策。對財務(wù)人才培訓(xùn)重視不夠，在發(fā)展空間、經(jīng)濟(jì)待遇、生活保障上對財務(wù)人員吸引力不強(qiáng)。特別是中小企業(yè)不但難以招引高層次財務(wù)管理人才，就是企業(yè)內(nèi)部中端實用型財務(wù)人才也難以留住。企業(yè)財務(wù)管理人才匱乏成為制約民企發(fā)展壯大的重要因素。

（二）缺乏有效的控制活動

控制活動是指能確保企業(yè)管理層的決策與指示得以執(zhí)行的政策和程序。

1.企業(yè)員工職責(zé)劃分不清

民營中小企業(yè)所有者存在著小富即安、身兼多職、一人為大、家族為親的落后觀念，缺乏不相容職務(wù)要分離的職責(zé)劃分意識。

在民營中小企業(yè)里，企業(yè)老板為了實現(xiàn)自己對企業(yè)的絕對控制權(quán)，往往把采購、生產(chǎn)、銷售工作由自己總管，財務(wù)工作由老板娘分管。為了壓縮人工成本，老板娘既是具有審批權(quán)的財務(wù)經(jīng)理，又是擔(dān)任實際財務(wù)活動的執(zhí)行人。兼任現(xiàn)金和銀行出納人員工作，還兼任應(yīng)付賬款的記錄人員工作，造成企業(yè)會計只是簡單的記賬員，工作范圍是把老板和老板娘給的發(fā)票、銀行單據(jù)等，制成記賬憑證，錄入賬套，各種支付原始憑證中未見任何人簽字。在人員職責(zé)劃分、調(diào)節(jié)和復(fù)核、實物控制、授權(quán)和審批、監(jiān)督及管理等控制活動中存在嚴(yán)重缺陷。

2.實物控制方面存在問題

存貨管理混亂。企業(yè)所得者在存貨管理方面存在著“肉爛鍋里轉(zhuǎn)”的思想。為了壓縮經(jīng)營成本，民營企業(yè)采購業(yè)務(wù)缺乏控制活動。企業(yè)單獨未設(shè)置用于管理存貨的倉庫，未設(shè)置倉庫保管崗位。財務(wù)部門未按規(guī)定設(shè)置存貨三級明細(xì)賬。購進(jìn)原材料不經(jīng)過入庫和驗收程序，直接進(jìn)入生產(chǎn)車間，進(jìn)行第一道工序生產(chǎn)，由工人根據(jù)生產(chǎn)安排使用，未履行領(lǐng)用程序。第一道工序人員工資采用計時工資制，具體生產(chǎn)半成品數(shù)量，耗用原材料數(shù)量，均無記錄，上下工序無交接手續(xù)，導(dǎo)致財務(wù)人員不能按成本核算方法核算具體的產(chǎn)品成本。產(chǎn)品銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑老板的經(jīng)驗按銷售收入的百分比結(jié)轉(zhuǎn)，造成企業(yè)賬面利潤不實。未設(shè)置產(chǎn)成品倉庫，完工產(chǎn)品直接堆放在生產(chǎn)車間，未嚴(yán)格履行存貨盤點制度。部分存貨裸露在戶外，堆放散亂，生銹嚴(yán)重。防盜措施薄弱。生產(chǎn)廢料隨意堆放在公司，沒有及時進(jìn)行處理。

固定資產(chǎn)管理松懈。無明確的管理和使用該項資產(chǎn)的部門，未建立固定資產(chǎn)臺賬，無固定資產(chǎn)卡片，未對資產(chǎn)進(jìn)行編號管理。未明確固定資產(chǎn)責(zé)任人，未按規(guī)定進(jìn)行固定資產(chǎn)年度盤點。固定資產(chǎn)采購時違規(guī)不獲取購置發(fā)票，大量購置或處置資產(chǎn)不入賬，造成賬實不符。財務(wù)部門未設(shè)置固定資產(chǎn)二級明細(xì)賬。

（三）企業(yè)內(nèi)部溝通存在問題

企業(yè)對外是一個整體，在內(nèi)則由各部門組成，部門之間在供產(chǎn)銷業(yè)務(wù)鏈條上是相互聯(lián)系的。各部門人員往往缺乏信息的傳遞和有效的溝通。

有的民營中小企業(yè)中，辦公室人員兼管銷售業(yè)務(wù)。銷售發(fā)貨、與客戶對賬、催款等業(yè)務(wù)均由辦公室主任辦理。會計根據(jù)銷售人員的口頭通知，開具銷售發(fā)票，記入應(yīng)收賬款。根據(jù)老板娘提供的銀行回單沖減應(yīng)收賬款。會計人員從不與銷售人員、老板娘、客戶和供應(yīng)商就往來賬目余額進(jìn)行溝通，造成應(yīng)收和應(yīng)付賬目賬實不符，長期掛賬，債權(quán)債務(wù)得不到及時清理，財務(wù)報表不能真實反映企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債情況和經(jīng)營成果。會計人員的監(jiān)督職能得不到充分實現(xiàn)。

二、加強(qiáng)民營中小企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)對措施

（一）管理層要營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境

民營中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)在不違反國家法律法規(guī)的前提下，制定企業(yè)章程，加強(qiáng)公司機(jī)構(gòu)設(shè)置及、分工管理，明確公司內(nèi)部各部門的職責(zé)權(quán)限，各部門獨立工作、相互監(jiān)督、配合。

管理層要身先士卒，在企業(yè)管理中起帶頭作用。在企業(yè)定期不定期宣傳內(nèi)部控制制度，通過專題講座、黑板報、內(nèi)部會議等形式，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)內(nèi)部控制及相關(guān)法規(guī)文件。讓員工對內(nèi)部控制制度有一定的認(rèn)識。同時，首先建立科學(xué)的股東會、董事會和監(jiān)事會三會制度，明確股東會、董事會和監(jiān)事會的權(quán)力和義務(wù)。設(shè)置總經(jīng)理，由董事會聘任或解聘，主持企業(yè)的日常經(jīng)營活動。

其次，企業(yè)應(yīng)制定和完善如人力資源管理制度、行政辦公管理制度、責(zé)任考核制度、供應(yīng)及物流、財務(wù)、等制度。

再次，企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要設(shè)立部門和車間。分別設(shè)置為：企劃管理部、黨群工作部、財務(wù)部、市場銷售部、供應(yīng)部、生產(chǎn)技術(shù)部；車間分別為：下料車間、鍛打車間、金工車間和熱處理車間。明確各部門人員崗位名稱、崗位編號、崗位定員、崗位工資、工作職責(zé)與要求，以及各崗位人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗、專業(yè)知識和技能技巧。

最后，民營中小企業(yè)應(yīng)制定和實施有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策。在員工的聘用、培訓(xùn)、辭退與辭職、薪酬、考核、晉升與獎懲等方面制定相關(guān)制度。對關(guān)鍵崗位員工，實行定期崗位輪換制度，和員工離崗的限制性規(guī)定。企劃管理部設(shè)立人才儲備庫，接納社會人才報名。企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)范勞動人事管理，引入競爭機(jī)制，激活內(nèi)部的用工管理，真正做到能者上、平者讓、庸者下的人才選拔體制。實現(xiàn)人盡其才，才盡其用。切實加強(qiáng)員工培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提升員工素質(zhì)。

（二）設(shè)置并實施相關(guān)內(nèi)部控制措施

1.實施不相容職務(wù)分離控制措施

例如出納人員只能負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行存款的收付及其記錄，不能負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款支付的記錄。應(yīng)收賬款會計負(fù)責(zé)收入和應(yīng)收款項記錄，不能負(fù)責(zé)應(yīng)收款項和客戶的核對工作。企業(yè)財務(wù)專用章由銀行出納保管，企業(yè)法人印章由主管會計負(fù)責(zé)保管，平時存放在保險柜內(nèi)，辦理資金結(jié)算業(yè)務(wù)時需由財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字。網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)必須經(jīng)制單人和復(fù)核人二人操作，制單人通過網(wǎng)銀系統(tǒng)提交業(yè)務(wù)時應(yīng)認(rèn)真填寫客戶業(yè)務(wù)編號、付款日期，正確選擇收、付款賬號，在填寫匯劃金額時應(yīng)注意大小寫校驗，用途應(yīng)填寫規(guī)范，同時該匯款業(yè)務(wù)用途符合公司和銀行相關(guān)財務(wù)結(jié)算制度。復(fù)核人應(yīng)認(rèn)真審核委托人提交的電子付款指令，嚴(yán)格審核該電子付款指令中收款人開戶行名稱、地址是否準(zhǔn)確、詳細(xì)，賬號、金額及用途是否正確，審核無誤則復(fù)核或授權(quán)通過，有誤則退回委托人修改或拒絕復(fù)核、授權(quán)。制單人、復(fù)核人應(yīng)注意保管好自身的ID、登錄密碼，不得向其他人透漏，同時做好對電子鑰匙的保管。

2.實施授權(quán)審批控制措施

企業(yè)應(yīng)制定各部門人員崗位職責(zé)和權(quán)限。例如，企業(yè)企劃管理部是公司物資和服務(wù)采購的綜合管理部門。

黨群工作部負(fù)責(zé)物資采購招標(biāo)工作全過程的監(jiān)督及檢查工作。供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制物資采購計劃，組織各種原輔材料、燃料、五金工具、零星物資、勞保用品、消防器材等生產(chǎn)經(jīng)營性物資的采購，并按時上報企劃管理部。生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)加工和生產(chǎn)設(shè)備維護(hù)、生產(chǎn)廢棄物處理（主要包括金加工廢鐵、包裝廢紙箱、熱處理車間爐渣等）等，具體生產(chǎn)數(shù)量、品種、規(guī)格需要經(jīng)企劃管理部審批。企業(yè)財務(wù)部制定日常經(jīng)營支出和費用報銷審批制度，根據(jù)支出金額大小分級審批，明確審批權(quán)限，依次有財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事會審批。

3.會計系統(tǒng)控制

企業(yè)財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照國家會計法要求，配備會計專職人員。一般應(yīng)配備出納會計、往來款項會計、成本核算會計、總賬報表會計等?？傎~負(fù)責(zé)會計憑證的審核、總賬管理、會計報表的編制、稅務(wù)申報工作。負(fù)責(zé)對成本會計、銀行及現(xiàn)金出納會計、往來款會計的審核工作，審核付款憑據(jù)是否齊全，業(yè)務(wù)是否合規(guī)、合理，支出金額是否超出預(yù)算或合同、單據(jù)是否合法完整，對符合規(guī)定的票據(jù)簽字確認(rèn)。負(fù)責(zé)對公司的經(jīng)營情況、財務(wù)狀況進(jìn)行全面分析、撰寫經(jīng)營及財務(wù)分析報告。負(fù)責(zé)公司會計電算化管理、報表的報送、會計檔案的管理工作。配合稅務(wù)、財政、審計、注冊會計師事務(wù)所等有關(guān)部門對公司的審計、稅務(wù)和財務(wù)檢查。

企業(yè)財務(wù)部在符合公司實際情況下，制訂完善的財會審計制度和相應(yīng)的實施細(xì)則，制定公司的年度財務(wù)收支計劃、籌融資計劃，參與制定公司的經(jīng)營計劃。組織實施成本、費用計劃、控制、核算、分析與考核。及時提供財務(wù)分析報告和財務(wù)管理建議書，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供依據(jù)和參考。

企業(yè)應(yīng)咨詢管理軟件（儲如：用友、金蝶、易注、鼎捷等）公司，根據(jù)自身情況，定制一套可以把采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等經(jīng)營活動相鏈接的管理軟件，分配一定的人員，定期對其培訓(xùn)，把現(xiàn)代化的管理軟件用于企業(yè)經(jīng)營，達(dá)到事半功倍的效果。

4.財產(chǎn)保護(hù)控制

（1）建立存貨管理制度，加強(qiáng)對存貨的入庫、領(lǐng)用、日常、盤存等管理

入庫管理。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門存放物品的倉庫，配備專職的倉庫管理員。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃制定采購計劃單，供應(yīng)部門今年采購計劃單和供應(yīng)商簽訂采購合同，倉庫根據(jù)已審批的采購計劃單或采購合同收貨。供貨單位送貨到廠經(jīng)門衛(wèi)檢查后通知倉庫人員，如鋼材、化工原料等重量較大的由倉庫人員和司機(jī)共同到磅房過磅，過磅后停放在倉庫人員指定位置，并通知生產(chǎn)技術(shù)部門取樣質(zhì)檢，質(zhì)檢合格后，倉庫人員確認(rèn)無誤方可卸車。如果質(zhì)檢結(jié)果不合格，通知采購員處理。確認(rèn)退貨的由采購員處理；確認(rèn)卸車的，卸車后由倉庫人員和供貨單位共同過磅，供貨單位持磅單定期進(jìn)行結(jié)算，倉庫人員憑磅單和質(zhì)檢單記賬并保存好原始單據(jù)備查。原料磅單一式四份，磅房一份，倉庫一份，客戶一份，供應(yīng)部一份，除完皮后，倉庫管理員到磅房取磅單并依據(jù)磅單進(jìn)行下賬。供貨單位與倉庫對賬無誤后開具發(fā)票，經(jīng)成本會計核對無誤后填寫入庫單，供貨單位持入庫單和發(fā)票結(jié)賬。

領(lǐng)用管理。一般由領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到倉庫領(lǐng)料。領(lǐng)料單內(nèi)容須填寫完整，不準(zhǔn)涂改，否則倉庫保管員有權(quán)拒絕辦理出庫手續(xù)。領(lǐng)料人在物料出庫時發(fā)現(xiàn)問題，未及時當(dāng)場處理的，該物料視為合格。倉庫管理員對所有出庫物品及時入賬并保存好原始單據(jù)備查。

定期盤存，月盤存。主要查核是否賬實相符及呆滯物料增減情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。年終盤存。倉管部門會同財務(wù)部門總盤存上報公司總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理會議批準(zhǔn)后對調(diào)整實際庫存和賬簿。

（2）建立健全并實施固定資產(chǎn)管理制度

各車間、部門負(fù)責(zé)本單位各項固定資產(chǎn)使用、維護(hù)和日常管理。財務(wù)部負(fù)責(zé)全部固定資產(chǎn)價值形態(tài)物資的評估和管理。建立固定資產(chǎn)臺賬和卡片，財務(wù)部根據(jù)設(shè)備驗收單進(jìn)行賬務(wù)處理，辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)。

企業(yè)應(yīng)制定并執(zhí)行固定資產(chǎn)盤點制度，做到賬實相符。每年年末要對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點，財務(wù)部主管會計編制固定資產(chǎn)盤點計劃，由部門經(jīng)理進(jìn)行審核后，報總經(jīng)理審批，通過后下發(fā)執(zhí)行。財務(wù)部根據(jù)審批通過的盤點計劃，出具盤點表，召開盤點工作會議，安排盤點具體工作，清查方法：先以物對卡片，后以卡對固定資產(chǎn)賬，看賬、卡、物是否相符。固定資產(chǎn)使用部門按照盤點表對固定資產(chǎn)實施盤點，財務(wù)部、企劃部、生產(chǎn)部門參與并監(jiān)督盤點。盤點結(jié)束后，財務(wù)部負(fù)責(zé)編制盤點報告，并對存在盤盈盤虧情況的，由使用部門查明原因，提交分析報告，由部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。擬訂盤盈盤虧處理建議，由部門經(jīng)理審核確認(rèn)，上報總經(jīng)理依次對盤點報告進(jìn)行審閱，若存在盤虧盤盈情況，交由總經(jīng)理辦公會審議，盤盈盤虧金額超過20萬元，總經(jīng)理辦公會審議通過后交由董事會審議。財務(wù)部分管會計根據(jù)批準(zhǔn)的盤盈盤虧處理方法進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理。

（三）建立內(nèi)部溝通機(jī)制

企業(yè)應(yīng)建立適用自身的內(nèi)部信息傳遞方式，采用召開各部門都參加的聯(lián)席辦公會議、各部門之間書面總結(jié)報告、利用企業(yè)微信群在線溝通等形式，還應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部明確可以公開傳遞的內(nèi)容、保密要求、傳遞范圍以及哪些層次的管理人員可以接觸內(nèi)部信息等。

例如：企業(yè)銷售人員應(yīng)及時和應(yīng)收賬款會計及時溝通，了解客戶的貨款回收情況、賬齡情況，以便銷售人員對應(yīng)收賬款進(jìn)行催收，必要時采用訴訟程序，減少企業(yè)的應(yīng)收賬款損失風(fēng)險。銷售部門及時向總經(jīng)理溝通報告企業(yè)產(chǎn)品市場銷售情況。主要品種的銷售量、銷售單價、庫存（計劃、實際、月累、年累）及市場分析，銷售區(qū)域劃分，客戶授信額度，貨款回收情況等。以便企業(yè)總經(jīng)理及時掌握經(jīng)營方向，調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。

三、結(jié)束語

隨著國內(nèi)外形勢的變化，對我國民營中小企業(yè)生存帶來前所未有的挑戰(zhàn)，面對困難，民營中小企業(yè)要從自身實際出發(fā)，深挖企業(yè)潛力，設(shè)計符合自身情況的內(nèi)部控制制度，適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，構(gòu)建與市場運(yùn)行相適應(yīng)的層次分明，科學(xué)實用，運(yùn)行高效的管理制度體系。制訂在實際工作中操作性強(qiáng)、規(guī)范化、簡約化、實用性的內(nèi)部控制制度。合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。