溫朗迪
(北京興創(chuàng)投資有限公司,北京 102600)
房地產(chǎn)企業(yè)招標(biāo)管理是項(xiàng)目開發(fā)的重要環(huán)節(jié),其具有招標(biāo)項(xiàng)目業(yè)態(tài)眾多、招標(biāo)范圍廣泛、參與部門復(fù)雜等特點(diǎn),招標(biāo)結(jié)果的好壞將會(huì)影響到房地產(chǎn)開發(fā)和建設(shè)的全過程,而內(nèi)部控制則是企業(yè)規(guī)范管理的重要手段,是保障企業(yè)招標(biāo)管理合法合規(guī)的重要途徑,所以,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)招標(biāo)管理的提升有著積極的促進(jìn)作用,能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身經(jīng)營管理水平的提高,推動(dòng)企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展。
隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷深入發(fā)展,招標(biāo)業(yè)務(wù)在房地產(chǎn)市場中的應(yīng)用也越來越廣泛,隨之而來的招標(biāo)管理內(nèi)部控制在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中的重要性也是與日俱增。因?yàn)榉康禺a(chǎn)開發(fā)企業(yè)招標(biāo)工作涉及的領(lǐng)域比較廣,涉及的人員也相對復(fù)雜,既有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo),也有企業(yè)基層員工,還有其他行業(yè)的相關(guān)人員。所以在企業(yè)招標(biāo)工作過程中,一些規(guī)避招標(biāo)、虛假招標(biāo)、圍標(biāo)、串標(biāo)等不正當(dāng)競爭行為時(shí)有發(fā)生,這就需要房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)加大對招標(biāo)管理內(nèi)部控制的建設(shè),搭建科學(xué)合理的內(nèi)控管理體系,幫助企業(yè)維持正常經(jīng)營秩序,保障企業(yè)公平競爭。
房地產(chǎn)作為資本密集型行業(yè),對資金的需求量較大,經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也顯著高于其他行業(yè),房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)又有項(xiàng)目開發(fā)環(huán)節(jié)較多、建設(shè)周期較長、負(fù)債經(jīng)營程度較高等特點(diǎn),一個(gè)開發(fā)項(xiàng)目從前期土地獲取到后期開盤上市,往往需要幾年的時(shí)間,在這期間企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)數(shù)不勝數(shù),而招標(biāo)管理又因其具有早期介入的特殊性,在項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)中起到了至關(guān)重要的作用,招標(biāo)的結(jié)果將會(huì)直接影響到后續(xù)的開發(fā)節(jié)奏和工程質(zhì)量,甚至影響企業(yè)的正常經(jīng)營。因此,完善的內(nèi)部控制體系能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營決策做出科學(xué)評估,幫助企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),化解不利威脅。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的招標(biāo)項(xiàng)目業(yè)態(tài)涉及各個(gè)方面,包括前期咨詢類、勘察設(shè)計(jì)類、物資采購類、工程施工類、市場銷售類,每個(gè)方面的招標(biāo)內(nèi)容也不盡相同,同時(shí)招標(biāo)業(yè)務(wù)的主辦部門也相對廣泛,不僅需要預(yù)算部、設(shè)計(jì)部、采購部等多個(gè)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的參與和配合,同時(shí)需要外部單位之間的溝通與協(xié)調(diào),房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)招標(biāo)工作的復(fù)雜程度可見一斑。所以,房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)想要進(jìn)一步提升招標(biāo)管理水平,必須從加強(qiáng)內(nèi)部控制入手,建立合理的自我監(jiān)督、制約、調(diào)整機(jī)制,提高企業(yè)內(nèi)部管理水平,促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)的高質(zhì)量發(fā)展。
目前大多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的招標(biāo)管理工作呈現(xiàn)招標(biāo)項(xiàng)目的業(yè)態(tài)較多,招標(biāo)的合同數(shù)量較多,具備招標(biāo)業(yè)務(wù)的職能部門較多,但缺少統(tǒng)一管理的“三多一少”情況,導(dǎo)致在實(shí)際工作中,因?yàn)槿狈γ鞔_的組織管理機(jī)構(gòu),使得該項(xiàng)工作主觀隨意性較大,權(quán)責(zé)邊界變的混淆不清,缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性的組織管理,為企業(yè)的招標(biāo)管理帶來十分不利的影響。
在企業(yè)缺少統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的同時(shí),招標(biāo)業(yè)務(wù)上也呈現(xiàn)“三個(gè)不統(tǒng)一”。其一是招標(biāo)方式的選擇標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一:目前大多數(shù)企業(yè)約束發(fā)包方式的制度較為粗放,在發(fā)包方式的選擇上,原則上有條件采取公開招標(biāo)的就不采取邀請招標(biāo),有條件邀請招標(biāo)的就不采取直接發(fā)包,但是未能建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其二是招標(biāo)流程不統(tǒng)一:規(guī)定邀請招標(biāo)流程包括招標(biāo)立項(xiàng)審批,入圍供應(yīng)商審批,招標(biāo)文件審批,踏勘、答疑,開標(biāo)、評標(biāo),定標(biāo),中標(biāo)通知等。但在實(shí)際工作中,企業(yè)內(nèi)部各個(gè)招標(biāo)業(yè)務(wù)主辦部門的具體操作有待規(guī)范。其三是招標(biāo)技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一:招標(biāo)業(yè)務(wù)主辦部門之間的招標(biāo)文件、清單編制、評審要求、評審報(bào)告等技術(shù)文件缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致在實(shí)際操作中,有很多招標(biāo)工作由于招標(biāo)文件不完善導(dǎo)致發(fā)生招標(biāo)失敗或者后期糾紛等后果,對此企業(yè)應(yīng)該給予充分的重視。
招標(biāo)工作執(zhí)行的好壞直接關(guān)系到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營,大部分企業(yè)的招標(biāo)工作缺乏主動(dòng)性、計(jì)劃性,或者計(jì)劃缺乏剛性的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重,一方面一些企業(yè)招標(biāo)前置環(huán)節(jié)工作不完善,留給招標(biāo)的時(shí)間不充足,導(dǎo)致后續(xù)招標(biāo)工作比較被動(dòng);另一方面因?yàn)闆]有制定詳細(xì)的招標(biāo)工作計(jì)劃,或者制定了招標(biāo)工作計(jì)劃,但是實(shí)際執(zhí)行情況有所欠缺,導(dǎo)致實(shí)際招標(biāo)情況與計(jì)劃發(fā)生較大的偏差,影響企業(yè)房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目的建設(shè)節(jié)奏,嚴(yán)重阻礙到企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。
完善的信息與溝通機(jī)制,可以促進(jìn)企業(yè)資源共享、信息互通有無,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)的順利、高效進(jìn)行。但目前房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)普遍存在信息與溝通機(jī)制不完善的現(xiàn)象,一方面體現(xiàn)在企業(yè)招標(biāo)業(yè)務(wù)管控程度相對較弱,專業(yè)性相對不足,不利于整合企業(yè)現(xiàn)有資源,獲取協(xié)同效應(yīng),降低成本;另一方面體現(xiàn)在企業(yè)供應(yīng)商信息、價(jià)格信息、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)信息、履約信息等資源共享程度上有所欠缺,尤其是無法對供應(yīng)商信息實(shí)現(xiàn)資源共享,對供應(yīng)商資質(zhì)、信用等級(jí)審核不嚴(yán),導(dǎo)致后期質(zhì)量進(jìn)度無法保證,合同履約執(zhí)行出現(xiàn)問題等;另外體現(xiàn)在招標(biāo)業(yè)務(wù)與企業(yè)資金使用計(jì)劃、項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)計(jì)劃的結(jié)合程度不夠,導(dǎo)致項(xiàng)目開發(fā)節(jié)奏與資金使用計(jì)劃不匹配,資金占?jí)呵闆r較為嚴(yán)重,束縛了企業(yè)管理效率的提升。
目前,很多房地產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督力量相對單一。完善的內(nèi)部監(jiān)督制度可以有效保證招標(biāo)過程的公正透明,設(shè)置招標(biāo)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制點(diǎn)、審批點(diǎn),可以確保招標(biāo)程序合規(guī)、監(jiān)督到位,從而促進(jìn)工作高效、資金安全、人員廉潔。將財(cái)會(huì)監(jiān)督、內(nèi)審監(jiān)督嵌入招標(biāo)工作的全過程,無疑是房地產(chǎn)企業(yè)穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。
另外,評標(biāo)專家資源相對匱乏。標(biāo)書評審工作是企業(yè)招標(biāo)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),而評標(biāo)專家的質(zhì)量更是直接決定能否客觀分析投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)以及能否提出相關(guān)建設(shè)性意見。但是,目前仍有多數(shù)企業(yè)受限于評標(biāo)專家的資源和質(zhì)量,這既不利于評標(biāo)水平的提升,更有可能造成評委暗箱操作,導(dǎo)致評標(biāo)結(jié)果缺乏技術(shù)可行性和經(jīng)濟(jì)合理性。
房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)要想加強(qiáng)招標(biāo)管理工作,首先,建立健全的招標(biāo)工作組織機(jī)構(gòu),設(shè)置招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組,作為招標(biāo)工作的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu),全面領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)招標(biāo)工作。各部門及子公司是企業(yè)各項(xiàng)招標(biāo)業(yè)務(wù)的主辦部門和責(zé)任主體,在領(lǐng)導(dǎo)小組的組織協(xié)調(diào)下,根據(jù)各自的職責(zé)范圍具體實(shí)施招標(biāo)工作,全過程組織開展招標(biāo)工作,包括發(fā)布招標(biāo)信息或投標(biāo)邀請書,組織考察并擬定入圍供應(yīng)商名單,組織編制招標(biāo)文件,組織踏勘、答疑,組織開標(biāo),收集整理招標(biāo)有關(guān)資料,發(fā)放中標(biāo)通知書,簽訂合同等工作。其次,企業(yè)各職能部門要對招標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督管控。其中,成本管理部門負(fù)責(zé)審核招標(biāo)項(xiàng)目的成本限價(jià);采購部門負(fù)責(zé)提供招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)材料及部分專業(yè)分包工程的控制價(jià);審計(jì)部門對發(fā)包項(xiàng)目的程序合規(guī)性、合同條款進(jìn)行審核;財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理與招標(biāo)工作有關(guān)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)手續(xù);紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對邀請招標(biāo)活動(dòng)評審過程進(jìn)行監(jiān)督。
加強(qiáng)招標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),依據(jù)單項(xiàng)合同金額不同將招標(biāo)方式細(xì)化分為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、直接發(fā)包三種。
1.公開招標(biāo)。是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按照相關(guān)規(guī)定主持開標(biāo)事宜,并按照相關(guān)法規(guī)及政府招標(biāo)管理部門的規(guī)定執(zhí)行開標(biāo)工作。
2.邀請招標(biāo)。是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。由企業(yè)招標(biāo)部門負(fù)責(zé)組織,按招標(biāo)文件規(guī)定的程序進(jìn)行開標(biāo)和唱標(biāo),并派專人對開標(biāo)過程及開標(biāo)結(jié)果做好記錄,填寫《開標(biāo)記錄表》,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn),存檔備案。
3.直接發(fā)包。是相對于招標(biāo)發(fā)包(公開或邀請)而言的,是指由發(fā)包人直接選定特定的具有相應(yīng)資質(zhì)條件的承包人,與其協(xié)商談判,就雙方的權(quán)利義務(wù)達(dá)成協(xié)議后,與其簽訂合同的發(fā)包方式。
在制度上,要明晰各部門之間的管理職責(zé)及權(quán)限,完善招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理等相關(guān)管理制度。分別制定《招標(biāo)管理辦法》《內(nèi)部評審專家管理辦法》及《供應(yīng)商信息庫管理辦法》。并對招標(biāo)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的流程進(jìn)行規(guī)范,形成配套保障制度,具體包括:《設(shè)計(jì)、顧問項(xiàng)目招標(biāo)實(shí)施細(xì)則》《工程招標(biāo)實(shí)施細(xì)則》《材料、設(shè)備采購招標(biāo)(詢價(jià))實(shí)施細(xì)則》《營銷服務(wù)招標(biāo)實(shí)施細(xì)則》《內(nèi)部專家評審實(shí)施細(xì)則》《招標(biāo)項(xiàng)目內(nèi)部審計(jì)細(xì)則》《開標(biāo)室管理辦法》《招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)范本》《供應(yīng)商評定與監(jiān)督評估細(xì)則》。
在流程上,要按照授權(quán)審批權(quán)限不同,分別建立發(fā)包項(xiàng)目立項(xiàng)流程、邀請招標(biāo)審批流程、招標(biāo)文件審批流程、直接發(fā)包與合同審核流程、評審結(jié)果會(huì)簽流程等。完善在招標(biāo)立項(xiàng)、入圍供應(yīng)商選擇、招標(biāo)文件編審、評標(biāo)定標(biāo)方法等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制,進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)招標(biāo)管理行為。
1.事前控制,做好招標(biāo)計(jì)劃
企業(yè)各部門要根據(jù)項(xiàng)目的總體合約規(guī)劃及年度經(jīng)營計(jì)劃編制年度《招標(biāo)工作計(jì)劃》,年中可以進(jìn)行一次補(bǔ)充調(diào)整,經(jīng)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后報(bào)招標(biāo)主管部門備案。經(jīng)審批的年度《招標(biāo)工作計(jì)劃》內(nèi)項(xiàng)目均可視為完成立項(xiàng)審批程序,減少日常工作中立項(xiàng)審批數(shù)量。未列入年度《招標(biāo)工作計(jì)劃》的項(xiàng)目,需填報(bào)《發(fā)包項(xiàng)目立項(xiàng)審批表》后,按規(guī)定程序辦理招標(biāo)事宜。
2.事中執(zhí)行,落實(shí)招標(biāo)工作
企業(yè)各部門根據(jù)年度《招標(biāo)工作計(jì)劃》落實(shí)各項(xiàng)目招標(biāo)工作,以保證按計(jì)劃時(shí)間招標(biāo)。達(dá)到公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的必須公開招標(biāo),邀請招標(biāo)、直接發(fā)包原則上必須從企業(yè)供應(yīng)商信息庫中選擇,進(jìn)一步加強(qiáng)招標(biāo)工作的計(jì)劃性、科學(xué)性、合理性。
3.事后評價(jià),形成招標(biāo)總結(jié)
企業(yè)各部門將當(dāng)年招投標(biāo)情況匯總上報(bào)至招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室,梳理總結(jié)年度招標(biāo)工作,分析招標(biāo)實(shí)際完成情況與招標(biāo)工作計(jì)劃偏差的原因,形成年度招標(biāo)工作總結(jié)報(bào)告并提交招標(biāo)主管部門審議。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織招標(biāo)業(yè)務(wù)的一線專家,通過招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及對招標(biāo)各階段的要點(diǎn)分析,形成專業(yè)的建議,在保證合法、合規(guī)的前提下,結(jié)合“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃,立足于規(guī)范當(dāng)下,著眼于長遠(yuǎn)發(fā)展,基于企業(yè)管理及業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況,擬定職能界面及工作流程,在兼顧可操作性的同時(shí),搭建招標(biāo)管理信息化平臺(tái),提升招標(biāo)專業(yè)水平,該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)如下功能。
第一,高效實(shí)現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)業(yè)務(wù)集中管控,統(tǒng)一招標(biāo)方式、招標(biāo)流程、招標(biāo)相關(guān)技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范招標(biāo)業(yè)務(wù)管理,完善集中、分散的招標(biāo)作業(yè)流程。
第二,對企業(yè)人力、供應(yīng)商信息共享、招標(biāo)需求信息等資源進(jìn)行整合,提升工作計(jì)劃性及資源共享程度,提高工作效率,避免同一事項(xiàng)的多頭招標(biāo),重復(fù)招標(biāo),減低成本。
第三,可以促進(jìn)招標(biāo)工作計(jì)劃與企業(yè)資金使用計(jì)劃、開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃相結(jié)合,加強(qiáng)資金使用效率,提升企業(yè)管理效能。
1.關(guān)口前移,規(guī)避招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)
組織工程、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門的相關(guān)專業(yè)人員對項(xiàng)目建議書和可行性研究報(bào)告的完整性、客觀性進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析和評審,出具評審意見,同時(shí)對編制的概預(yù)算、招標(biāo)文件進(jìn)行審核,重點(diǎn)審查編制依據(jù)、項(xiàng)目內(nèi)容、工程量的計(jì)算、定額套用等是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部門配備專門的會(huì)計(jì)人員辦理工程招投標(biāo)的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)熟悉國家法律法規(guī)及工程項(xiàng)目管理方面的專業(yè)知識(shí)。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)。同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的記錄或憑證,如實(shí)記載各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的開展情況,確保招投標(biāo)環(huán)節(jié)全過程得到有效控制。
2.過程監(jiān)督,提高評審質(zhì)量
組建企業(yè)內(nèi)部評審專家?guī)?,評審專家應(yīng)當(dāng)具備在相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域工作 8 年以上且熟悉有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)具有高級(jí)技術(shù)職稱。招標(biāo)項(xiàng)目的評審人員從公司評審專家?guī)熘须S機(jī)選取,人數(shù)為5人或5人以上單數(shù),同一部門、子公司專家人數(shù)不超過總?cè)藬?shù)的2/5。評審專家根據(jù)統(tǒng)一制定的評審程序、評審標(biāo)準(zhǔn)和評審方法,獨(dú)立進(jìn)行評審,提出評審意見,項(xiàng)目部門根據(jù)評標(biāo)報(bào)告及推薦意見,確定中標(biāo)單位。紀(jì)檢監(jiān)察部門對邀請招標(biāo)活動(dòng)評審過程進(jìn)行監(jiān)督把關(guān),出具監(jiān)審報(bào)告報(bào)送招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組。
3.分析總結(jié),促進(jìn)管理提升
財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門要與紀(jì)檢監(jiān)察、組織人事等其他內(nèi)部監(jiān)督力量貫通,把監(jiān)督寓于日常工作,嵌入重點(diǎn)環(huán)節(jié),推動(dòng)日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督有機(jī)結(jié)合。建立問題導(dǎo)向、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向工作機(jī)制,每年開展招標(biāo)管理的專項(xiàng)整治工作,進(jìn)一步提升招標(biāo)管理專業(yè)能力水平,增強(qiáng)企業(yè)核心競爭能力,促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
隨著內(nèi)外部環(huán)境的深刻變化,我國房地產(chǎn)行業(yè)不僅面臨著眾多發(fā)展機(jī)遇,同時(shí)也面臨著市場轉(zhuǎn)型、國家政策調(diào)控等諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)只有通過建立健全組織機(jī)構(gòu),完善制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),加大內(nèi)部控制的執(zhí)行力度,注重信息化平臺(tái)的應(yīng)用,以及采取有效的監(jiān)督機(jī)制等手段提升企業(yè)招標(biāo)管理能力,切實(shí)提高內(nèi)部控制的整體水平與質(zhì)量,才能真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。