劉洋 國能民權(quán)熱電有限公司
基于現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善,國有企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。同時(shí)在國有企業(yè)深入改革的形勢下,對財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生較大的影響。由以往內(nèi)部記賬以及資產(chǎn)管理等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷ζ髽I(yè)的內(nèi)部控制,同時(shí),企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)資料上升到對市場行情的影響。在信息化和數(shù)據(jù)量持續(xù)增加的條件下,國有企業(yè)財(cái)務(wù)管理需要采用先進(jìn)技術(shù)或工具實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化,推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的主要成果,其是指流程自動化機(jī)器人。通過利用軟件自動化對常規(guī)任務(wù)進(jìn)行有效處理。改善原本財(cái)務(wù)管理中重復(fù)、單調(diào)、機(jī)械以及低價(jià)值的事務(wù)性操作,借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠模擬勞動力,通過預(yù)先設(shè)置的程序功能開展自動化處理,提高業(yè)務(wù)效率,減少人力投入,促使財(cái)務(wù)管理向智能化方向轉(zhuǎn)型升級。從RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人技術(shù)原理的角度出發(fā),利用其所特有的軟件技術(shù)屬性,在既定規(guī)則腳本設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上,取代人工實(shí)現(xiàn)電腦智能化操作,對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)集成系統(tǒng)表層,跨系統(tǒng)連接網(wǎng)頁以及辦公軟件,在調(diào)用操作系統(tǒng)底層技術(shù)基礎(chǔ)上,識別和處理計(jì)算機(jī)中的所有程序,并可模擬人為操作,將多種技術(shù)進(jìn)行組合,不間斷開展機(jī)器處理。綜合來看,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人是基于當(dāng)前計(jì)算機(jī)系統(tǒng)架構(gòu),通過自主設(shè)定流程,借助計(jì)算機(jī)設(shè)備執(zhí)行明確的、業(yè)務(wù)數(shù)量較大的工作內(nèi)容。
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有積極作用。首先即是能夠?qū)崿F(xiàn)流程自動化,根據(jù)其技術(shù)原理,能夠利用界定較為清晰且存在重復(fù)性的業(yè)務(wù)流程中,針對具有既定規(guī)則的交易活動發(fā)揮較好的應(yīng)用效果。尤其企業(yè)財(cái)務(wù)是一項(xiàng)規(guī)則性強(qiáng)的領(lǐng)域,往往在從事相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí),出現(xiàn)大量的重復(fù)性流程工作,傳統(tǒng)模式則是以手工完成為主。這一現(xiàn)狀與RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用條件具有很高的匹配性。所以在實(shí)踐中應(yīng)用過程中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)內(nèi)容、流程特點(diǎn)等,模擬人工操作進(jìn)行自動化處理分析,盡可能地降低財(cái)務(wù)偏差,預(yù)防數(shù)據(jù)欺詐以及操作不規(guī)范等問題。特別是近年來,國有企業(yè)將RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,負(fù)責(zé)處理費(fèi)用報(bào)銷、采購到支付、訂單到收款、總賬到報(bào)表以及資金管理等流程,基于自動化控制流程節(jié)點(diǎn),有助于節(jié)省企業(yè)人才、技術(shù)和時(shí)間成本,進(jìn)而推動財(cái)務(wù)流程高效運(yùn)作。
由于RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的主要功能是模擬勞動力,所以在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中應(yīng)用,有助于解放大量的人力資源。按照RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的原理,其能夠在成本效益原則基礎(chǔ)上,最大限度的發(fā)揮財(cái)務(wù)職能,推動財(cái)務(wù)人員實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。在應(yīng)用環(huán)節(jié)及時(shí)將財(cái)務(wù)人員從重復(fù)、簡單、低附加值工作中釋放出來,集中力量開展業(yè)務(wù)分析、決策支持以及財(cái)務(wù)預(yù)測等高端增值活動,保證財(cái)務(wù)人員趨向管理型和價(jià)值型發(fā)展,有利于為企業(yè)轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)定的人才支撐。
企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中,對于組織層次的要求較高。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)順利完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型,則需要嚴(yán)格按照數(shù)字化人才培養(yǎng)理念做好頂層設(shè)計(jì),重點(diǎn)針對領(lǐng)導(dǎo)者、應(yīng)用人才、專業(yè)人才等類型開展教育培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)領(lǐng)域人才支持。一方面,通過應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人,能夠進(jìn)一步促進(jìn)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,優(yōu)化組織架構(gòu)。比如RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用,有利于對海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動化處理,解放基層財(cái)務(wù)人員,并轉(zhuǎn)移到服務(wù)業(yè)務(wù)、決策支持、預(yù)測分析等重點(diǎn)內(nèi)容上,有利于輔助戰(zhàn)略制定和實(shí)施。另一方面,應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人有助于構(gòu)建“戰(zhàn)略財(cái)務(wù)+共享財(cái)務(wù)+業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)”以及管理團(tuán)隊(duì)等體系,最大化發(fā)揮人機(jī)協(xié)作效應(yīng)。
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中,最為突出的作用即是可推動財(cái)務(wù)職能升級化。其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
(1)參與企業(yè)戰(zhàn)略決策制定。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中,財(cái)務(wù)部門是其控制成本、統(tǒng)計(jì)效益的核心部門,在日常業(yè)務(wù)中可記錄企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)交易行為以及信息往來,有助于匯聚大量數(shù)據(jù)。通過應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠在一定程度上驅(qū)動數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程,比如將傳統(tǒng)的小數(shù)據(jù)集升級為大數(shù)據(jù)中心,促使傳統(tǒng)財(cái)務(wù)職能發(fā)生有效轉(zhuǎn)變,在工作中從以往的數(shù)據(jù)計(jì)量等基礎(chǔ)工作,轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)深層挖掘、高效利用以及增值保值等功能,支持企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定。并且RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人具有數(shù)據(jù)檢索、記錄、加工和分析等功能模塊,有助于對大數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析。
(2)支持業(yè)務(wù)靈活發(fā)展。在企業(yè)內(nèi)部管理中往往存在信息循環(huán)、業(yè)務(wù)循環(huán)和管理信息,其中在信息循環(huán)方面應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人,有助于保障財(cái)務(wù)部門高效、準(zhǔn)確地收集和加工信息,推動業(yè)務(wù)循環(huán)以及管理循環(huán)相結(jié)合,支持業(yè)務(wù)經(jīng)營活動順利開展。
(3)提高風(fēng)險(xiǎn)防范和控制能力。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型即是將數(shù)字技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行融合,從而產(chǎn)生新業(yè)態(tài)以及新模式。但在數(shù)字經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的形勢下,企業(yè)會計(jì)環(huán)境面臨著一些新挑戰(zhàn),很容易出現(xiàn)巨大風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營效益受損。而應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人則能夠有效提升財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)的處理水平,根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果準(zhǔn)確預(yù)判財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和非財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),推動財(cái)務(wù)職能從事后監(jiān)管轉(zhuǎn)型向事前預(yù)算和事中控制,切實(shí)提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的基礎(chǔ)功能即是數(shù)據(jù)檢索與記錄。通過設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理規(guī)則,模擬人工操作過程,快速、自動地進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、遷移以及錄入等環(huán)節(jié)。同時(shí)還可自動訪問安全站點(diǎn),根據(jù)關(guān)鍵字段進(jìn)行數(shù)據(jù)自動檢索和提取。同時(shí)采用編程的方式有效解決檢索操作,更為靈活的獲取頁面信息。即便是在有修改的情況下,無須調(diào)整項(xiàng)目架構(gòu),有效節(jié)約數(shù)據(jù)遷移時(shí)間。同時(shí)在記錄工作中,借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動識別紙質(zhì)文件、接受電子文件等,模擬人工記錄流程,促使數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確地錄入到設(shè)定系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)對文件以及數(shù)據(jù)的整理歸檔。
RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人依托OCR技術(shù)可自動識別圖像,提取其中包含的有效信息,并輸出為可結(jié)構(gòu)化處理的數(shù)據(jù)。當(dāng)對相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查分析時(shí),可輸出對決策具有一定價(jià)值的信息。同時(shí)利用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人識別相應(yīng)信息后,能夠?qū)Ψ诸惤Y(jié)果進(jìn)行校正以及格式化,再將所提取到的關(guān)鍵字段輸出為可結(jié)構(gòu)化處理的數(shù)據(jù),進(jìn)一步減少人工錄入工作量。比如自動識別發(fā)票信息、模擬人的判斷開展處理操作等。
數(shù)字化財(cái)務(wù)系統(tǒng)在操作中,往往需要針對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳或下載。而RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動完成數(shù)據(jù)流的接收和輸出,即是按照預(yù)先設(shè)定的路徑,登錄相應(yīng)系統(tǒng)平臺,有效實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞。如果系統(tǒng)間接口存在一定限制,則會導(dǎo)致數(shù)據(jù)融通出現(xiàn)障礙,應(yīng)當(dāng)借助適當(dāng)?shù)钠脚_實(shí)施數(shù)據(jù)同步更新。RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人基于模擬人工操作,可自動登錄相應(yīng)的異構(gòu)系統(tǒng),將設(shè)定數(shù)據(jù)有效上傳、下載或其他處理等。
一方面,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用功能則是對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效檢查、篩選,通過對原始數(shù)據(jù)開展加工處理,有助于保障數(shù)據(jù)獲取的準(zhǔn)確性和完備性,在自動化檢查程序中,能夠準(zhǔn)確識別異常數(shù)據(jù)并發(fā)出預(yù)警提示。另一方面,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可針對多指標(biāo)報(bào)表完成自動化數(shù)據(jù)運(yùn)算,滿足個(gè)性化管理需求。
由于RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人是對人的模擬,在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理中,能夠按照預(yù)設(shè)流程分配和交接工作流,以此實(shí)現(xiàn)自動化批復(fù)。通常情況下,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人會從內(nèi)外部獲取相應(yīng)的信息數(shù)據(jù),按照預(yù)先設(shè)定的模板或數(shù)據(jù)要求,開展自動化信息整合、輸出等,從而將預(yù)測數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)開展對比。并以通知、跟催等方式向管理人員發(fā)送相應(yīng)郵件提醒,保證及時(shí)進(jìn)行審核以及批復(fù),有效監(jiān)控信息和產(chǎn)出,提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作的規(guī)范性和合理性。
針對當(dāng)前國有企業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)狀,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中對RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用,主要體現(xiàn)在費(fèi)用報(bào)銷場景中。通常情況下,在報(bào)銷環(huán)節(jié)中可實(shí)現(xiàn)智能提單、自動付款、自動賬務(wù)處理、費(fèi)用分析等功能。并基于OCR技術(shù)的支持,運(yùn)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動識別各類發(fā)票以及單據(jù),通過既定規(guī)則對各類票據(jù)實(shí)施自動化整理分類、匯總以及分發(fā)傳遞等。在國有企業(yè)的經(jīng)營活動中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可替代人力進(jìn)行報(bào)銷單據(jù)的審核和校對,按照預(yù)先設(shè)定的費(fèi)控規(guī)則開展業(yè)務(wù)處理,最大限度降低報(bào)銷異常問題。同時(shí)對完成審核的報(bào)銷單實(shí)施自動化付款,根據(jù)事先設(shè)定記賬規(guī)則以生成相應(yīng)的賬務(wù)憑證,實(shí)時(shí)分析報(bào)銷費(fèi)用的合理性以及匹配性,提醒異常報(bào)銷單據(jù)信息,有效規(guī)范報(bào)銷流程,避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)處理差錯(cuò)。
采購貨到付款是國有企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重點(diǎn)業(yè)務(wù),為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,則需要運(yùn)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行處理。一般情況下,主要處理流程涵蓋請款單的處理和查驗(yàn),并進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證、采購款項(xiàng)支付等。在具體實(shí)施中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人對請款單進(jìn)行全面掃描和識別,確認(rèn)無誤后可錄入到企業(yè)內(nèi)部的ERP系統(tǒng)。然后按照預(yù)算設(shè)定規(guī)則執(zhí)行發(fā)票、訂單以及收貨單匹配,完成確認(rèn)收貨環(huán)節(jié)。通過RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠?qū)?yīng)商所提供的發(fā)票信息進(jìn)行準(zhǔn)確查驗(yàn),并對認(rèn)證后的發(fā)票自動審核。完成應(yīng)付款項(xiàng)支付后,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人將相關(guān)信息導(dǎo)入到總賬中,便于進(jìn)行實(shí)時(shí)的賬務(wù)處理。同時(shí)相關(guān)財(cái)務(wù)人員根據(jù)對賬時(shí)間人工登錄ERP系統(tǒng)則可導(dǎo)出賬單進(jìn)行核對,如發(fā)現(xiàn)異常則自動發(fā)送提醒郵件,便于及時(shí)開展賬務(wù)核對及處理。
訂單到收款是企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理的又一重點(diǎn)內(nèi)容,為有效推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型,則需要在該環(huán)節(jié)內(nèi)引進(jìn)RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人,有助于優(yōu)化訂單到收款整個(gè)流程。比如對銷售單錄入及變更、發(fā)票開具、返利管理、收款到賬、訂單發(fā)貨、收款核銷等流程實(shí)施優(yōu)化。首先,在實(shí)踐應(yīng)用中,針對銷售單的錄入以及變更等,可采用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人自動識別紙質(zhì)或電子訂單,經(jīng)過核對后錄入到系統(tǒng)中。當(dāng)訂單信息存在變更需求時(shí),可實(shí)施利用相應(yīng)軟件系統(tǒng)開展檢索、查詢、修改、保存等操作。其次,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人按照所接受的訂單信息,自動進(jìn)行開票并分發(fā)給相應(yīng)的業(yè)務(wù)人員。同時(shí)要從客戶管理部門獲取準(zhǔn)確的返利申請表,將其上傳到內(nèi)部系統(tǒng),再錄入相關(guān)內(nèi)容,形成申請?zhí)柎a進(jìn)行依次處理,并將返利訂單發(fā)送到審批人郵箱。最后,在訂單到收款流程中借助RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行銀行流水信息獲取。然后經(jīng)過精確篩選機(jī)制,將所有符合入賬條件的信息均錄入到企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)。在收款業(yè)務(wù)中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可針對各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行循環(huán)檢查,確保收款金額滿足訂單條件。如需收款,能夠基于銀行數(shù)據(jù)實(shí)施自動認(rèn)領(lǐng)來款,并將相關(guān)信息同步到企業(yè)的賬務(wù)系統(tǒng),盡可能提高賬款核銷效率。
針對國有企業(yè)的財(cái)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀,總賬到報(bào)表處理流程效率直接關(guān)系到總體賬務(wù)安全和業(yè)務(wù)實(shí)效。尤其是在關(guān)賬、對賬以及報(bào)表出具等環(huán)節(jié),對操作嚴(yán)謹(jǐn)性要求越來越高。應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠進(jìn)一步推動財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提高總賬處理能力和報(bào)表質(zhì)量。比如在會計(jì)期末,通過利用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可以高效開展現(xiàn)金盤點(diǎn)、銀行流水核對、確認(rèn)運(yùn)營銷售收入等。如果在處理中發(fā)現(xiàn)存在誤差,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人第一時(shí)間向負(fù)責(zé)發(fā)送預(yù)警信息,如未發(fā)現(xiàn)異常,則能夠按照既有設(shè)定規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動化賬務(wù)處理。另外,在總賬到報(bào)表的流程中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠周期性開展記錄和結(jié)轉(zhuǎn)賬務(wù),并每天自動進(jìn)行對照和調(diào)節(jié)表打印,極大的節(jié)省人力勞動和時(shí)間資源,有助于提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理效率以及水平。除此之外,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人還能夠自行完成對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總、合并、抵銷、催收以及數(shù)據(jù)導(dǎo)出等操作,保障財(cái)務(wù)報(bào)表具有模塊化。
國有企業(yè)相比于民營企業(yè),在財(cái)務(wù)管理上具有較為明顯的不同,由于企業(yè)資產(chǎn)從屬于國家,應(yīng)當(dāng)注重資金管理,規(guī)范使用和流轉(zhuǎn)。因此在數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中,通過運(yùn)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠充分提高資金管理實(shí)效,保障資產(chǎn)資金價(jià)值的有效發(fā)揮,實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。在實(shí)踐應(yīng)用中,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人可進(jìn)行銀企對賬自動化業(yè)務(wù)。即是通過與銀行網(wǎng)絡(luò)對接,獲取流水信息后,與企業(yè)賬務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對,同時(shí)可開具銀行余額調(diào)節(jié)表。在現(xiàn)金管理方面,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動登錄企業(yè)網(wǎng)銀,根據(jù)預(yù)先設(shè)定的資金劃線標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金歸集、執(zhí)行現(xiàn)金利用計(jì)劃等,以此提高對資金動向以及利用情況的監(jiān)管力度。另外,RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠按照企業(yè)訂單信息以及供應(yīng)商信息等,自動進(jìn)行款項(xiàng)收付。有助于提高資金管理效率,降低人為操作失誤率,為企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
綜上所述,國有企業(yè)的發(fā)展直接關(guān)系到國民經(jīng)濟(jì)的建設(shè)水平,而財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的核心,提高財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理質(zhì)量和效率是實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的重要前提。在當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)的背景下,國有企業(yè)可以結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際,在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理流程中合理應(yīng)用RPA財(cái)務(wù)機(jī)器人,有助于規(guī)范和優(yōu)化國有企業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。