基于采購視角推動企業(yè)資金平衡的措施探析

徐麗雅 金卡智能集團股份有限公司

引言

資金是保證企業(yè)各項經濟活動順利進行的重要因素，但是從目前情況來看，大部分企業(yè)比較注重經營管理，忽略資金管理，沒有注重資金平衡問題，導致企業(yè)資源隨意消耗，損害企業(yè)自身利益。為了改變這種狀況，企業(yè)可以從采購角度入手，合理控制采購支出，維護企業(yè)整體效益，實現企業(yè)經濟利潤最大化，為企業(yè)穩(wěn)定經營提供資金支持。

一、企業(yè)資金管理現狀

A企業(yè)是一家在深圳證券交易所上市的物聯網公司，通過向全球公用事業(yè)企業(yè)提供行業(yè)領先的物聯網解決方案，A企業(yè)的營收規(guī)?？焖僭鲩L，并且擁有行業(yè)內最好的盈利能力和最高的盈利水平。但通過查閱A企業(yè)財務報告發(fā)現，該公司近幾年的經營活動現金流量凈額與凈利潤的差距開始擴大，進一步分析A企業(yè)所處的市場環(huán)境以及與同行業(yè)進行橫向比較，可知導致經營活動現金凈流量萎縮的主要原因是下游行業(yè)經營景氣度不佳，同時加上自身行業(yè)競爭加劇，使得銷售回款情況較往年惡化。

在不利的外部環(huán)境因素下，我們對A企業(yè)的內部采購管理進行了深入的審查，發(fā)現A企業(yè)采購管理仍有很多有待改進的地方，例如采購數量不合理、采購價格偏高、庫存管理信息缺失或滯后、付款管理存在較大主觀性，這些不合理之處都直接或間接地影響采購付款的金額和時間，從而造成財務資源的浪費。

二、企業(yè)資金管理存在的問題

通過調查得知，A企業(yè)在經營生產中，廣泛采用的是訂單式生產經營模式，以保證零庫存的穩(wěn)定運行。具體操作上，在接收到訂單過程中，由生產和物料管理人員根據訂單情況劃分物料清單，如常規(guī)物料與特殊物料。常規(guī)物料一般由庫存管理人員提交采購申請，特殊物料則是由生產及物料管理人員提交采購申請，采購部門在獲得采購申請以后向供應商傳遞采購訂單，保證采購的物料及時入庫。經過A企業(yè)采購管理流程調查與分析，在企業(yè)資金管理中存在以下問題：

（一）采購數量不合理，與存貨管理脫節(jié)

通過調查得知，A企業(yè)在確定采購數量和業(yè)務流程時，一般由庫存管理人員、生產及物料管理人員、采購部門等配合完成，三方職責如果劃分不合理，分工不明確，缺少完善的管理體系，必然會給采購數量的真實性和完整性帶來影響。倉庫管理人員工作職責在于倉庫管理，控制物料出入量、入手記錄及反饋物料實際情況，保證庫存穩(wěn)定，協(xié)助生產與物料管理人員制定采購計劃，提交常規(guī)物料采購申請。但是在現實中，物料管理人員將大量時間放在常規(guī)物料采購申請上，再加上由于ERP系統(tǒng)中單據比較落后，不能精準獲取實際庫存情況，倉庫管理人員只能根據以往工作經驗來確定采購數量，使得常規(guī)物料采購缺乏合理性，并且物料管理人員不能精準獲得倉庫管理信息，給后續(xù)采購申請方案制定帶來影響。

物料管理人員結合訂單產品物料清單對其分解，劃分為常規(guī)物料和特殊物料，根據庫存實際情況及獲取的采購信息，制定采購方案，保證物料采購工作順利完成。其中，訂單一般根據銷售訂單分解生產訂單獲得，但是因為銷售部門主要是按照訂單數據和歷史信息預測，并不是按照各個銷售地區(qū)總審核以后的匯報結果來確定，使銷售訂單在短時間內比較準確，時間延長以后數據準確率逐漸下降，從而給訂單準確性帶來影響，相關體系和工作流程也沒有具體確定訂單制定標準和風險管理職責。在確定采購申請數量過程中，物料管理人員不能及時了解庫存具體情況，更不會根據采購周期確定輸入方案，只是根據以往工作經驗來編制采購計劃。采購部門沒有參與到采購數量決策活動中，只是由物料管理人員和庫存管理人員按照采購清單進行采購，沒有及時反映出供應商交貨時間，從而導致物料管理人員提交的采購申請沒有展現出采購周期情況，容易面臨生產延誤風險，或者導致物料大量積壓，造成企業(yè)資金被占用，增加儲備成本。

采購業(yè)務流中比較凸顯的問題在于缺少完善的安全庫存管理機制，沒有結合物料供應或者實際需求如市場緊急訂單、交貨質量問題等設有對應物料安全庫存，只是根據采購人員以往工作經驗實現對部分物料的短期準備，對應需要建立安全庫存的物料范疇和數量缺少明確要求。其中，倉庫管理部門在ERP系統(tǒng)和出入庫操作管理上將會面臨一些問題，采購部門沒有及時反映出供應商交貨周期，物料管理人員也只是根據以往工作經驗來制定采購申請方案，為了不給生產帶來影響，必然會大量采購，采購量比較多，庫存量大，不滿足庫存安全管理要求。同時物料長時間存放，容易出現損壞或者變質狀況，影響其使用價值，容易造成資源浪費。

（二）沒有比較采購價格，缺少動態(tài)跟蹤

受到行業(yè)特殊性影響，對供應商提出較高要求，并且采購部門在研發(fā)過程中參與性低，所需物料不具備通用性，使得可以選擇的供應商數量少。雖然前期階段企業(yè)也安排相關人員實地考察，但是整體效果不理想。在這種情況下，應該適當擴充調查范疇，在市場競爭體系作用下，采用詢比價、招投標等方式，擴大供應商選擇范疇，以達到優(yōu)化采購價格的效果。

針對已經使用物料的采購價格，沒有形成制度化管理格局，其中涉及了前期市場價格調查，供應商比價，后續(xù)價格管理等，動態(tài)監(jiān)管不嚴。例如，大宗商品與市場發(fā)展有著一定關聯性，波動變化頻繁，但是實際業(yè)務中部分貴金屬支付價格長時間沒有改變，由此可知前期采購過程中調查不充分，下單條款中沒有明確具體要求，后續(xù)價格管理不到位，沒有及時找到問題并處理。針對常用物料或者長時間合作的供應商，缺少實際采購價格動態(tài)追蹤與監(jiān)管，當前只是根據供應商提供的報價或者協(xié)商價格實施月度比較，沒有把供應商或者市場價格比較結果融入其中，價格動態(tài)管理方式過于單一，沒有根據發(fā)展趨勢來評估價格合理性。在具體業(yè)務流程中，價格談判沒有建立相應的審核機制，如價格審批過程中，直接將價格結果反饋給財務總監(jiān)，但是單據上沒有具體標注價格調整的原因，詢問經辦人后得到的答復為單據提交錯誤，之后賒銷申請，由此可以得知審批人員設置缺乏合理性，或者審批人員沒有對審核內容具體調查，導致內控失效。

（三）存貨信息化管控不到位，缺少存貨庫齡管理

存貨信息化管理不到位，ERP系統(tǒng)功能沒有做到全面開發(fā)，不滿足實際存貨管理要求。例如，銷售訂單變更以后，ERP系統(tǒng)沒有自動匹配相關物料，只是反映出指定的材料缺失，倉庫管理人員直接下達采購需求申請，使得替代料沒有實現充分應用又采購新的物料，存貨量升高。實際到貨數量和采購需求數量不一致，遠遠大于采購實際需求，并且進入庫存以后沒有及時處理。由于和供應商在交流過程中，對單次采購數量提出明確要求，或者不同數量影響單價差距比較明顯，部分物料實際采購和到貨數量遠遠超出計劃要求，采購部門和庫存管理人員、物料管理人員、財務人員等交流不深入，針對入庫以后的周轉和呆滯后的轉讓缺少綜合考量。由于缺少對存貨庫齡的動態(tài)管理，沒有科學設定庫存周轉率、呆滯品考核指標，或者即便設有考核指標但是執(zhí)行不到位，指標異常對呆滯品后續(xù)使用或者轉讓沒有具體要求。

（四）供應商付款過于主觀性，付款方式有待優(yōu)化

供應商在支付款項過程中缺少有效管理，A企業(yè)定期按照回款數額確定供應商付款額度，采購部門缺少對生產需求、到貨時間等內容的思考，主要是根據市場稀缺程度等確定支付等級，按照主觀判斷分配支付數額，大部分情況下根據供應商催款情況進行，缺少完善的管理體系，容易產生腐敗問題。由于企業(yè)缺少年度統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有按照年度銷售情況編制采購方案，對供應商合作交流中缺少主動權。戰(zhàn)略備貨的產品付款方式不科學，當前主要以一次性付款為主，占用大量資金與倉庫空間，還要面臨物料價格下調或者銷售訂單變化等風險。

三、基于采購視角推動企業(yè)資金平衡的相關措施

（一）采購量管理措施

首先，科學構建庫存管理體系，對出入庫不及時或者沒有按照要求錄入系統(tǒng)的行為進行處罰，保證庫存管理的專業(yè)性和規(guī)范性。其次，明確庫存管理人員、物料管理人員及采購部門的工作職責，合理分工，庫存管理人員應保證入庫數據的真實性和完整性，采購部門需要第一時間反映供應商供貨時間和相關信息，銷售部門提供或者預估訂單，協(xié)助物料管理人員一同開展管理工作，提高采購需求方案的可行性。再次，優(yōu)化安全庫存。對現有安全庫存管理體系進行優(yōu)化，避免企業(yè)因為不確定因素而調整生產計劃，在實施緊急采購過程中應做到規(guī)范合理。最后，建立寄售庫，延長資金占用時間，不占用大量庫存。企業(yè)應引導采購部門與供應商積極交流，通過價格、逾期、結算等優(yōu)化政策，替換寄售模式。

（二）采購價格管理措施

首先，加強新供應商開發(fā)，營造公平競爭的格局。在新冠肺炎疫情全面爆發(fā)的環(huán)境下，主要材料供應商比較單一，將會給持續(xù)生產帶來不良影響，采購部門應積極交流和調查，通過使用市場競爭體系，采用詢比價、招投標等方法，適當擴充供應商宣傳范疇，形成公平競爭的局面，優(yōu)化采購價格。其次，供應商需要科學劃分戰(zhàn)略供應商與可替代供應商，對長期合作綜合思考。結合當前供應商體系，強化供應商管理，建立供應商檔案，實施多維度評估，找到當前供應商結構體系中的問題，之后根據現實情況和內部優(yōu)化需求，確定供應商開發(fā)方向，制定開發(fā)方案。根據供應商評估劃分標準，劃分戰(zhàn)略供應商與可替代供應商，便于提高供應商引入率，給供應商合作提供引導。如果是戰(zhàn)略供應商，需要綜合思考對接專業(yè)的管理人員和研發(fā)人員，規(guī)范供應商流程，節(jié)約供應商成本，保證產品質量。再次，在產品設計過程中，研發(fā)部門需要綜合思考采購標準化可能給采購成本帶來的影響，并且鼓勵采購部門主動參與到產品研發(fā)過程中，協(xié)助研發(fā)人員積極使用標準件，減少定制件采購數量，以幫助企業(yè)節(jié)約采購成本，擴充采購渠道。此外，企業(yè)可以結合實際情況，加強材料信息管理，建立重要材料清單，及時更新報價，通過市場材料價格調查分析，選擇價格更低的材料。每次材料替換或者詢比價都要如實記錄，保證數據的完整性和真實性。最后，加強審計管理，完善員工輪崗機制。通過員工崗位定期更換，可以避免采購人員與供應商徇私舞弊，給企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)型人才，提高業(yè)務水平，給員工提供更多專業(yè)的采購人員。

（三）庫存信息化管理措施

一方面，加強ERP系統(tǒng)功能開發(fā)，及時更新信息化系統(tǒng)，對于庫存管理中出現的問題，如出入庫數據不真實、不能自動匹配替代料等，實現專題功能開發(fā)，保證基礎數據和功能的全面性。另一方面，開發(fā)系統(tǒng)管理分析功能，如安全庫存預警，結合庫存和采購情況確定采購需求，分析存貨庫齡，對低周轉率或者呆滯品提供系統(tǒng)提醒。

（四）優(yōu)化付款方式

企業(yè)應完善內部供應商支付管理體系，分析產品生產需求、到貨時間和市場需求，確定支付ABC優(yōu)先級，加強內部控制管理。通過提高采購人員職責意識，主動對市場發(fā)展情況調查分析，秉持廉潔自律的原則，制定考核激勵制度，在合作交流過程中，在物料價格和付款方式上保持優(yōu)勢，掌握主動權。企業(yè)可以重新討論戰(zhàn)略備貨付款方式，實施分階段付款和到貨，減少庫存成本。企業(yè)實施供應鏈金融模式，優(yōu)化結算方法，提高供應商融資效率，促進企業(yè)更好發(fā)展。

（五）優(yōu)化資金保障措施

首先，規(guī)范業(yè)務操作流程，讓業(yè)務操作制度化，明確物料管理、庫存管理與采購部門工作職責，加強各部門協(xié)助與配合，利用ERP系統(tǒng)把業(yè)務流程優(yōu)化處理，提高決策審批效果。其次，根據崗位職責把采購成本管理融入績效考核中，采購管理體系建設完成以后，應將其落實到位，只有每個人員都嚴格按照流程要求工作，才能將其效能充分發(fā)揮，所以應該把采購成本管理細化處理，分配到各個部門，與個人績效考核相結合，保證制度順利實施。最后，加強預算管理，完善預算管理體系，進而由財務部門對采購預算執(zhí)行過程追蹤考察，找到預算執(zhí)行差異，與相關部門交流提出解決方案，向上級部門如實匯報。

結語

總而言之，A企業(yè)資金管理秉持的原則在于以收定支，在當前市場競爭不斷加劇的環(huán)境下，企業(yè)為了拓展市場，將會采取擴大賒銷的方式，使應收賬款數量增多。為了實現資金平衡，企業(yè)將會向上級供應商施加壓力，在某種程度上可以緩解企業(yè)資金短缺的矛盾，幫助企業(yè)節(jié)約資本，但是隨著應付賬款數量的增多，必然會影響企業(yè)與供應商之間的合作關系，使得企業(yè)供應鏈堵塞，影響企業(yè)形象，不利于企業(yè)長遠發(fā)展。而通過采用采購管理方式，企業(yè)更注重采購業(yè)務本質，科學匹配采購與生產，提高采購管理水平，減少資金占用，在不給企業(yè)經營生產帶來影響的情況下，改善企業(yè)現金流量，避免資金赤字。通過規(guī)范采購管理，合理安排付款，改善企業(yè)外在形象，與供應商建立良好合作關系，以促進企業(yè)更好發(fā)展。