論煙草公司如何優(yōu)化全面預(yù)算管理與成本控制

李海云 河南省煙草公司開(kāi)封市公司

引言

一直以來(lái)煙草行業(yè)是一個(gè)比較特殊的行業(yè)，我國(guó)就煙草產(chǎn)業(yè)的特殊性，制定了完善的煙草專賣(mài)體制，并有相關(guān)法律進(jìn)行約束。煙草商業(yè)企業(yè)主要的成本包括人工成本、物流成本和管理成本等，并且這些成本呈現(xiàn)出了不斷上升的趨勢(shì)，因此煙草公司需要加強(qiáng)對(duì)全面預(yù)算管理與成本控制的研究力度，實(shí)現(xiàn)降低成本、提高效益水平的管理目的。

一、煙草公司全面預(yù)算管理與成本控制的作用

（一）有利于提升決策的系統(tǒng)化、具體化、定量化

全面預(yù)算管理和成本控制工作并不能單純地依靠某個(gè)部門(mén)完成，而是需要企業(yè)調(diào)動(dòng)起全體員工的積極性，進(jìn)行全過(guò)程的管理，這樣才能對(duì)不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)成本支出進(jìn)行控制，打破傳統(tǒng)部門(mén)之間相互獨(dú)立的現(xiàn)狀，促進(jìn)部門(mén)之間的交流合作，加快煙草企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的盡快實(shí)現(xiàn)。同時(shí)煙草企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)在進(jìn)行全面預(yù)算管理和成本控制工作過(guò)程中，會(huì)結(jié)合實(shí)際數(shù)據(jù)情況，落實(shí)編制、執(zhí)行和考核全面預(yù)算工作，對(duì)企業(yè)決策目標(biāo)進(jìn)行量化，把大目標(biāo)細(xì)分為各個(gè)小目標(biāo)，通過(guò)逐個(gè)實(shí)現(xiàn)小目標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)大目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)具體化的重要性作用。

（二）有利于優(yōu)化企業(yè)的價(jià)值觀念

煙草企業(yè)全面預(yù)算管理和成本控制是一項(xiàng)重要性的工作，完善的全面預(yù)算管理和成本控制工作能夠控制成本支出，也可以提高社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，給企業(yè)帶來(lái)較大的發(fā)展動(dòng)力。在開(kāi)展全面預(yù)算管理和成本控制工作過(guò)程中，需要樹(shù)立先進(jìn)的全面預(yù)算管理觀念，把控各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)成本，減少不必要的成本支出，優(yōu)化煙草企業(yè)的價(jià)值觀念。

（三）有利于整合企業(yè)的資源

煙草商業(yè)企業(yè)是以經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)最大化為主要目標(biāo)，為了盡快實(shí)現(xiàn)這個(gè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，要以經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)作為制定全面預(yù)算規(guī)劃的基本前提，努力的利用、整合現(xiàn)階段有限的資源，這樣才能夠保證戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的盡快實(shí)現(xiàn)。例如煙草商業(yè)企業(yè)要對(duì)當(dāng)年企業(yè)卷煙銷售情況、卷煙庫(kù)存情況、消費(fèi)者需求狀況等進(jìn)行調(diào)研分析，確定次年卷煙采購(gòu)的數(shù)量和結(jié)構(gòu)。在預(yù)算方面根據(jù)不同部門(mén)和所屬單位的不同情況，對(duì)所需各項(xiàng)預(yù)算進(jìn)行合理的分配，預(yù)算確定后，資金的問(wèn)題也迎刃而解，這樣一來(lái)，既整合了部門(mén)之間的資源，又能夠大大緩解資金和資源不足的問(wèn)題。

二、煙草公司全面預(yù)算管理與成本控制存在的問(wèn)題

（一）缺乏合理的全面預(yù)算管理編制方法

現(xiàn)階段很多煙草商業(yè)企業(yè)編制全面預(yù)算的方法還比較單一，例如編制預(yù)算項(xiàng)目成本主要是由各單位或部門(mén)根據(jù)當(dāng)年預(yù)計(jì)發(fā)生的事項(xiàng)來(lái)決定，有很多預(yù)算的編報(bào)缺乏系統(tǒng)的和具體數(shù)據(jù)的支撐，往往是為了預(yù)算而預(yù)算，在縣級(jí)基層單位還存在拍腦袋定預(yù)算的現(xiàn)象，造成既沒(méi)有充分的考慮也沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況而定的現(xiàn)象。一部分煙草企業(yè)采用的是增量方法來(lái)編制全面預(yù)算，這種方法主要是結(jié)合上一年度具體發(fā)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，增加或減少的數(shù)額來(lái)編制全面預(yù)算。雖然這種方法中依據(jù)上一年度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是合理的，但是編制方法比較簡(jiǎn)單，編制過(guò)程中會(huì)帶摻雜較多的主觀觀念，嚴(yán)重影響到編制預(yù)算的準(zhǔn)確、科學(xué)和有效性。

（二）全面預(yù)算管理調(diào)整和監(jiān)控不完善

煙草企業(yè)全面預(yù)算管理工作并不是一成不變的，而是需要結(jié)合外部市場(chǎng)情況和實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況及時(shí)地對(duì)全面預(yù)算管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。但是從實(shí)際情況來(lái)看，一部分煙草企業(yè)的管理者在編制全面預(yù)算管理方案之后，并沒(méi)有結(jié)合實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況對(duì)全面預(yù)算方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。同時(shí)在調(diào)整的過(guò)程中，也存在不嚴(yán)格按照全面預(yù)算管理調(diào)整程序，加大了調(diào)整全面預(yù)算管理的隨意性。

從監(jiān)督的方面來(lái)看，雖然一部分煙草企業(yè)設(shè)置了全面預(yù)算管理方案，但是對(duì)全面預(yù)算管理缺乏有效的監(jiān)管，對(duì)全面預(yù)算管理的監(jiān)管還主要集中在事后監(jiān)管，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)全面預(yù)算管理的事前、事中監(jiān)管，內(nèi)部也并沒(méi)有制定嚴(yán)格的監(jiān)控全面預(yù)算管理的機(jī)制。大部分煙草企業(yè)在監(jiān)管全面預(yù)算管理工作過(guò)程中，僅僅是以上一年度執(zhí)行全面預(yù)算管理的情況進(jìn)行對(duì)比，把結(jié)果納入考核預(yù)算管理的主要依據(jù)中，嚴(yán)重影響到全面預(yù)算監(jiān)管的客觀真實(shí)性，不利于煙草企業(yè)管理者做出準(zhǔn)確的經(jīng)營(yíng)決策。

（三）應(yīng)用信息化技術(shù)不足

現(xiàn)階段大部分煙草公司采用的是Excel表格來(lái)開(kāi)展全面預(yù)算管理工作，通過(guò)表格的方式來(lái)核對(duì)全面預(yù)算情況，這種方法并不能實(shí)時(shí)的控制全面預(yù)算，僅僅將控制停留在紙面上，不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)全面預(yù)算的動(dòng)態(tài)管理。由于全面預(yù)算管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、專業(yè)化較強(qiáng)的工作，需要涉及的計(jì)算和設(shè)置條件也較多，因此僅僅依靠Excel表格是不能完成的。

（四）成本核算方法不科學(xué)

現(xiàn)階段一部分煙草公司由于受到傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)管理理念的影響，采用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行成本核算，把銷量作為間接分配費(fèi)用的基礎(chǔ)。在煙草企業(yè)產(chǎn)品品種單一的時(shí)候，簡(jiǎn)單的成本核算方法體現(xiàn)出了適用性強(qiáng)的作用，但是隨著煙草企業(yè)產(chǎn)品品種的不斷增多，簡(jiǎn)單的成本核算方法并不能對(duì)產(chǎn)品成本進(jìn)行準(zhǔn)確地核算。

三、煙草公司優(yōu)化全面預(yù)算管理與成本控制的措施

（一）選擇科學(xué)的全面預(yù)算編制方法

煙草企業(yè)在編制全面預(yù)算的時(shí)候，要轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)單一的預(yù)算編制方法，結(jié)合實(shí)際情況來(lái)選擇合理的全面預(yù)算編制方法。例如煙草企業(yè)在成立之初，可以采用零基預(yù)算法，這種方法并不用考慮過(guò)去的收支情況，編制預(yù)算的基本條件是零，能夠重新對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算支出的必要、合理性進(jìn)行分析。煙草企業(yè)也要從現(xiàn)階段的經(jīng)營(yíng)情況出發(fā)，在全面預(yù)算編制的時(shí)候采用滾動(dòng)預(yù)算方法，采用這種方法的時(shí)候，可以按照年度進(jìn)行季度劃分，再把季度進(jìn)行月份的劃分，之后再對(duì)月度來(lái)編制全面預(yù)算。煙草企業(yè)采用這種方法可以提高全面預(yù)算的連續(xù)完整性，對(duì)煙草企業(yè)的未來(lái)進(jìn)行動(dòng)態(tài)上的把控。由于煙草企業(yè)選用滾動(dòng)的方法編制預(yù)算，可能會(huì)有較大的編制工作量，因此編制全面預(yù)算可以按照季度來(lái)進(jìn)行滾動(dòng)，這樣就能夠大大減輕編制全面預(yù)算的工作壓力。

（二）做好全面預(yù)算的調(diào)整和監(jiān)管工作

1.科學(xué)合理地調(diào)整全面預(yù)算

煙草企業(yè)的管理者要認(rèn)識(shí)到全面預(yù)算管理工作并不是一成不變的，而是需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，煙草企業(yè)的全面預(yù)算管理委員會(huì)要定期召開(kāi)全面預(yù)算管理例會(huì)，主要是分析和總結(jié)全面預(yù)算執(zhí)行情況和報(bào)告，提升全面預(yù)算管理的完整性和科學(xué)性。由于煙草企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略變化和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化都會(huì)對(duì)全面預(yù)算管理執(zhí)行產(chǎn)生較大影響，導(dǎo)致全面預(yù)算管理偏離實(shí)際情況的問(wèn)題，當(dāng)出現(xiàn)這樣問(wèn)題的時(shí)候，煙草企業(yè)就需要適當(dāng)?shù)恼{(diào)整全面預(yù)算。在調(diào)整全面預(yù)算的時(shí)候，必須構(gòu)建一套規(guī)范、嚴(yán)格的審批調(diào)整程序，煙草企業(yè)的基層全面預(yù)算管理單位要結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)填寫(xiě)詳細(xì)的調(diào)整全面預(yù)算審批表，之后將其遞交給企業(yè)的職能部門(mén)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，經(jīng)過(guò)上級(jí)管理者審核之后，上報(bào)到全面預(yù)算管理辦公室。

2.加強(qiáng)對(duì)全面預(yù)算管理的監(jiān)控

第一，對(duì)監(jiān)控機(jī)制進(jìn)行定期的分析。煙草企業(yè)要采取通報(bào)、考核、預(yù)警等方法，對(duì)全面預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控，各個(gè)部門(mén)也要定期分析、上報(bào)全面預(yù)算的執(zhí)行情況，結(jié)合執(zhí)行全面預(yù)算工作中存在的問(wèn)題，提出科學(xué)的整改意見(jiàn)。

第二，對(duì)圍繞卷煙經(jīng)營(yíng)全過(guò)程鏈進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。煙草企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)要有針對(duì)性的分析執(zhí)行全面預(yù)算遇到的問(wèn)題，將圍繞卷煙銷售全過(guò)程所產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、費(fèi)用指標(biāo)和采購(gòu)等環(huán)節(jié)作為主要的監(jiān)控重點(diǎn)，全面預(yù)算管理工作負(fù)責(zé)人員要在工作中走進(jìn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)場(chǎng)中，實(shí)地、實(shí)時(shí)的監(jiān)控完成全面預(yù)算的各項(xiàng)指標(biāo)，積極地參與到各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全面預(yù)算工作中去，這樣才能在內(nèi)部形成一個(gè)部門(mén)之間相互監(jiān)督的監(jiān)控環(huán)境。

第三，實(shí)現(xiàn)預(yù)警機(jī)制動(dòng)態(tài)化。與利潤(rùn)、支出、收入等相關(guān)的項(xiàng)目在超過(guò)全面預(yù)算執(zhí)行范圍之內(nèi)的時(shí)候要及時(shí)發(fā)出預(yù)警，預(yù)警級(jí)別要根據(jù)超出范圍的百分比來(lái)進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)置，對(duì)產(chǎn)生預(yù)警的原因進(jìn)行分析，及時(shí)采取有效措施來(lái)糾正偏差，提高監(jiān)控全面預(yù)算管理的力度。

3.制定全面預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)

煙草企業(yè)完善全面預(yù)算與成本控制的主要途徑是制定科學(xué)合理的全面預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)全面預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)既可以落實(shí)成本責(zé)任的考核，也可以為編制全面預(yù)算提供必要的依據(jù)。全面預(yù)算考核標(biāo)準(zhǔn)主要是指煙草企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中，要遵循一定的原則來(lái)配置、使用資金、人力和物力，這樣發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)所耗費(fèi)的資金和物品會(huì)控制在一個(gè)合理的范圍之內(nèi)，并將這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)作為主要考核經(jīng)營(yíng)的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。煙草企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)需要制定與成本費(fèi)用相關(guān)的定額標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)現(xiàn)有的全面預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行完善。同時(shí)煙草商業(yè)企業(yè)在每年在下達(dá)銷售卷煙、成本結(jié)構(gòu)、費(fèi)用率、人工成本等相關(guān)指標(biāo)之后，要加大對(duì)這些指標(biāo)的控制，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，提高全面預(yù)算控制的科學(xué)合理性。

（三）實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算的信息化管理

1.完善全面預(yù)算管理信息程序和內(nèi)容

從全面預(yù)算管理程序方面來(lái)看，要避免全面預(yù)算管理信息化僅僅停留在編制預(yù)算階段，并不能將編制預(yù)算當(dāng)作是面子工程單純地放在網(wǎng)上進(jìn)行；從全面預(yù)算管理系統(tǒng)的內(nèi)容方面來(lái)看，要涵蓋成本、資金、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)預(yù)算，并將全面預(yù)算管理內(nèi)容進(jìn)行層層分解。

2.明確信息系統(tǒng)工作責(zé)任

在全面預(yù)算管理信息化工作中崗位責(zé)任制度是十分重要的，因此煙草企業(yè)需要制定嚴(yán)格的上機(jī)操作制度，對(duì)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作規(guī)章制度培訓(xùn)。操作全面預(yù)算信息系統(tǒng)人員在工作過(guò)程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)操作規(guī)章制度，避免出現(xiàn)違規(guī)操作的行為，這樣可以大大降低全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)使用不當(dāng)給企業(yè)帶來(lái)的不必要風(fēng)險(xiǎn)。

3.提高全面預(yù)算信息系統(tǒng)安全性

為全面預(yù)算信息系統(tǒng)構(gòu)建嚴(yán)密的安全保護(hù)體系，防控網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的保密性。煙草企業(yè)要從以下幾方面來(lái)衡量全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的安全性：首先保證保密性，避免出現(xiàn)信息的非法泄露，設(shè)置上機(jī)操作密碼，定期對(duì)密碼進(jìn)行更換；其次保證完整性，避免非法刪除或修改全面預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算信息數(shù)據(jù)的連續(xù)完整性；再次是可用性，主要是指避免存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和資源在全面預(yù)算信息系統(tǒng)中不被非法的占用，這樣才能保證全面預(yù)算數(shù)據(jù)的需要者能夠及時(shí)獲得所需的資源。

（四）優(yōu)化成本費(fèi)用考核

煙草企業(yè)要對(duì)成本費(fèi)用考核指標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并不能單純的應(yīng)用考核唯利潤(rùn)論的方式，在進(jìn)行成本費(fèi)用考核的過(guò)程中要調(diào)動(dòng)起全體員工的積極性，綜合考慮員工對(duì)成本費(fèi)用考核的意見(jiàn)，在員工內(nèi)部形成一個(gè)相互監(jiān)督的成本費(fèi)用考核關(guān)系。煙草企業(yè)要明確成本費(fèi)用考核責(zé)任，將責(zé)任具體落實(shí)到各個(gè)部門(mén)和員工身上，這樣各個(gè)部門(mén)的員工都會(huì)明晰自身的成本費(fèi)用考核責(zé)任，在成本費(fèi)用考核出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候能夠及時(shí)找到相關(guān)責(zé)任人，避免出現(xiàn)相互推諉責(zé)任問(wèn)題的發(fā)生。

煙草企業(yè)要對(duì)成本費(fèi)用控制結(jié)果進(jìn)行縱向和橫向的對(duì)比分析，具體來(lái)說(shuō)是比較不同企業(yè)同期或不同期同企業(yè)的成本費(fèi)用具體發(fā)生情況。管理者要認(rèn)識(shí)到成本費(fèi)用的節(jié)約多少并不能客觀、全面地反映控制成本費(fèi)用的成效。在開(kāi)展成本費(fèi)用控制考核的過(guò)程中，要充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)部門(mén)的重要性作用，財(cái)務(wù)部門(mén)要保證成本費(fèi)用控制考核數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性。

（五）加強(qiáng)對(duì)主要成本費(fèi)用的控制

1.控制物流成本

在煙草企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì)發(fā)生較大的物流配送費(fèi)用，因此要對(duì)物流費(fèi)用進(jìn)行嚴(yán)格的控制。一方面煙草企業(yè)要優(yōu)化配送的區(qū)域和線路，在保障運(yùn)輸服務(wù)質(zhì)量的基本前提下，對(duì)配送區(qū)域進(jìn)行合理的規(guī)劃，設(shè)置迂回最少、距離最短、路況較好的配送路線，這樣既可以節(jié)約運(yùn)輸時(shí)間，也可以提升配送效率；另一方面規(guī)范代取、代送的制度，如果配送的位置交通不便、位置較遠(yuǎn)，就可以與第三方物流簽訂代取、代送的合同，緩解自身運(yùn)輸?shù)膲毫臀锪鏖_(kāi)支。

2.控制管理費(fèi)用

管理費(fèi)用在煙草公司費(fèi)用總額中占了較大的比例，其中除了占比較大的人工成本外，還包括：辦公費(fèi)、車(chē)輛運(yùn)行費(fèi)、修理費(fèi)、專賣(mài)費(fèi)用、水電費(fèi)、低值易耗品攤銷、折舊等等，此類費(fèi)用因根據(jù)實(shí)際情況，盡量進(jìn)行控制，以降低成本費(fèi)用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，煙草企業(yè)的管理者在實(shí)際工作中要重視全面預(yù)算管理和成本控制工作，將這兩項(xiàng)作為經(jīng)營(yíng)管理工作的重點(diǎn)工作，能夠在實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)這兩項(xiàng)工作中的缺陷，并結(jié)合煙草行業(yè)特點(diǎn)，采用合理的措施來(lái)解決這兩項(xiàng)工作中的不足之處，這樣才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化資源配置、降低成本財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，提高煙草企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)水平。