加強(qiáng)行政事業(yè)單位庫存物品預(yù)算管控措施

巴煥忠 德州市丁東水庫運行維護(hù)中心

引言

隨著財務(wù)會計向管理會計的轉(zhuǎn)型，勢必要加強(qiáng)庫存物品全過程管理，其核心是向管理要效益和效果。通過適用的管理程序和方法優(yōu)化管理制度克服管理短板堵塞管理漏洞，實現(xiàn)管理科學(xué)取得管理效能。進(jìn)一步減少資金占用，降低持有成本盤活庫存物品提高管理質(zhì)量，幫助行政事業(yè)單位進(jìn)行服務(wù)成本核算，為作出科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持。

一、加強(qiáng)采購預(yù)算管理，以預(yù)算管理為綱

（一）科學(xué)編制預(yù)算

建立和完善行政事業(yè)單位預(yù)算管理組織架構(gòu)，樹立預(yù)算管理理念使預(yù)算控制意識深入人心。在編制年度部門預(yù)算時，應(yīng)當(dāng)將政府采購庫存物品單獨列出報主管部門或本級財政部門匯總。編制預(yù)算過程中注重上下協(xié)調(diào)、反復(fù)溝通，有效避免預(yù)算編制脫離實際現(xiàn)象，提高預(yù)算編制科學(xué)性、合理性和可執(zhí)行性。依據(jù)預(yù)算按月編制采購計劃按次提交采購申請。根據(jù)采買市場變化趨勢和當(dāng)前庫存以及工作實際需要，充分利用信息系統(tǒng)合理安排采購計劃，確定采購日期和數(shù)量確保庫存處于最佳狀態(tài)，同時避免造成庫存短缺或者積壓。

（二）嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行

要把預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算編制列于同等重要的位置，不能只強(qiáng)調(diào)預(yù)算編制，忽視預(yù)算執(zhí)行造成編制與執(zhí)行脫軌，搞形式上的全面預(yù)算工作。只有這兩個方面兩手抓兩手都要硬才行。要在預(yù)算執(zhí)行過程中加入預(yù)算控制，確保預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度符合預(yù)算管理要求，穩(wěn)步實現(xiàn)預(yù)算管理目標(biāo)。建立內(nèi)部授權(quán)審批控制，明確采購崗位權(quán)限范圍、執(zhí)行程序和相關(guān)責(zé)任。對于大宗物品采購應(yīng)當(dāng)納入單位“三重一大”管理范圍，實行單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策。做好總額控制與單項控制的平衡，可以單項控制為基礎(chǔ)，嚴(yán)格進(jìn)行總額控制。定期通報預(yù)算執(zhí)行情況，研究解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題，對照預(yù)算進(jìn)行比對，分析差異產(chǎn)生原因并根據(jù)差異大小和性質(zhì)，提出具體可行的改進(jìn)措施。

二、嚴(yán)格采購管理，以制衡監(jiān)督為主線

（一）貫徹執(zhí)行政府采購制度

采購的物品屬于納入集中采購目錄，應(yīng)當(dāng)實行政府集中采購。采購的物品屬于集中采購目錄之外但達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)以上，應(yīng)當(dāng)實行政府分散采購。采購物品未納入集中采購目錄且未達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)，可以自行采購。但是，嚴(yán)禁為了控制達(dá)到限額標(biāo)準(zhǔn)，而人為故意進(jìn)行業(yè)務(wù)拆分。除需要采購的物品在國內(nèi)無法獲取或者無法以合理的商業(yè)條件獲取，一般應(yīng)在國內(nèi)市場采購且應(yīng)優(yōu)先購買節(jié)能環(huán)保、自主創(chuàng)新的國產(chǎn)產(chǎn)品。采購方式一般有公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源和詢價。采購人選擇適用的采購方式，合理確定供應(yīng)商采購質(zhì)優(yōu)價低的物品，減少舞弊或遭受欺詐。及時規(guī)范發(fā)布政府采購信息暢通質(zhì)疑投訴回復(fù)渠道。

（二）科學(xué)規(guī)范采購流程

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。根據(jù)已批復(fù)的預(yù)算指標(biāo)提出申請，不得超出可用指標(biāo)額度，必須將指標(biāo)額度、支出事項和執(zhí)行申請一一對應(yīng)。建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。落實合同管理制度，與確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。建立健全相關(guān)信息公示制度，確定信息公開的內(nèi)容、范圍、方式和程序。實行自行采購的庫存物品采購業(yè)務(wù)應(yīng)歸口管理，一般由單位辦公室統(tǒng)一辦理采購業(yè)務(wù)并且專人經(jīng)辦，形成單位內(nèi)部集中采購優(yōu)勢。應(yīng)避免單位內(nèi)部科室之間“各自為政”，分散財力滋生隱患。對于特殊專用物品，相關(guān)業(yè)務(wù)科室派專人協(xié)助采購，也可經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由業(yè)務(wù)科室直接經(jīng)辦采購。

三、強(qiáng)化倉儲管理，以管理效益為重點

（一）嚴(yán)密組織驗收入庫

庫存物品在取得時應(yīng)當(dāng)按照成本進(jìn)行初始計量。構(gòu)成庫存物品成本主要包含購買價款、加工費、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及使得庫存物品達(dá)到目前場所和狀態(tài)所發(fā)生的應(yīng)歸屬庫存物品成本的一切相關(guān)支出。但是倉儲費用、日常維護(hù)費用以及不能歸屬庫存物品達(dá)到當(dāng)前場所和狀態(tài)所發(fā)生的其他支出，不計入庫存物品入庫成本。根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制衡性原則，驗收人員的選定要符合在業(yè)務(wù)流程、職責(zé)分工、歸口管理等方面相互制約和相互監(jiān)督的要求。保管崗位與采購崗位分離，保管崗位與驗收崗位分離。落實入庫單據(jù)制度，列明入庫物品名稱、數(shù)量、單價、質(zhì)量等級、規(guī)格、責(zé)任人簽字等信息，保證入庫工作質(zhì)量。

（二）嚴(yán)格保管人員任用

單位應(yīng)當(dāng)以書面形式（崗位責(zé)任書或其他相關(guān)文件）規(guī)定保管崗位的專業(yè)能力和職業(yè)道德要求，明確崗位職責(zé)、崗位權(quán)力以及與其他崗位或外界的關(guān)系，并將上述書面要求落實到保管崗位設(shè)置和人員配置中。保管人員應(yīng)實行輪崗制度，明確輪崗周期，不具備輪崗條件的單位應(yīng)當(dāng)采取專項審計等控制措施。單位應(yīng)當(dāng)把好保管崗位人員任職關(guān)口，將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和任用保管人員的重要標(biāo)準(zhǔn)。完善保管人員的培訓(xùn)、評價、輪崗等機(jī)制，確保保管人員具備相應(yīng)的工作資格和工作能力。

（三）保管方法要科學(xué)

實行雙人雙鎖管理，雙人驗收，雙人發(fā)放，清點人和復(fù)核人共同辦理出入庫業(yè)務(wù)。執(zhí)行定物定位管理，有序存放。有條件的單位可以實行二維碼管理，落實分類管理要求，做好各種防護(hù)工作。主要包括防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防塵、防爆、防靜電等。對于特殊性質(zhì)和倉儲有特殊要求的物品，應(yīng)分間分庫儲存，并在醒目處標(biāo)明物品名稱、性質(zhì)、危害、管理要求等信息。

對重要的、性質(zhì)特殊的庫存物品，根據(jù)實際需要可以采取嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員直接接觸，避免發(fā)生意外的可能。做好倉庫巡視檢查制度，主要檢查防雷電、用電、防火、防盜等設(shè)備設(shè)施的安全性，并做好倉庫安全巡查登記。

（四）建立領(lǐng)用管理制度

行政事業(yè)單位庫存物品出庫計價應(yīng)根據(jù)實際情況采用先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法和個別計價法確定。但是，出庫計價方法一經(jīng)確定，不得隨意變更，確需變更的應(yīng)按照會計政策變更的要求進(jìn)行處理，采用追溯調(diào)整法進(jìn)行調(diào)整。上述出庫計價方法不是三選其一，非此即彼。可以根據(jù)庫存物品性質(zhì)、用途、金額大小等因素，選用三種方法分別計價，但是對同一種類、同一用途等分類標(biāo)準(zhǔn)而選用出庫計價方法，需要分類標(biāo)準(zhǔn)前后期統(tǒng)一，選擇的方法前后期一致。對于單位價值高、不能替代使用、有特定用途的庫存物品通常采用個別計價法。對于低值易耗品、包裝物等量大且價值不高的庫存物品可采用“一次轉(zhuǎn)銷法”或“五五攤銷法”確定出庫計價成本。大批庫存物品、貴重物品或危險品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)實行特別授權(quán)。對于在使用過程中基本保持物質(zhì)形態(tài)的物品，在領(lǐng)取新品時執(zhí)行交舊領(lǐng)新制度，應(yīng)將損壞、廢舊的物品交回，對于丟失被盜等無法交回的情況，應(yīng)由原領(lǐng)用部門（科室）說明情況，并經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可給予正常發(fā)放。

1.建立領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)實際管理需要，平衡管理成本，采用限額管理或定額管理辦法。無論采用哪種管理辦法，重要的是制定限額或定額管理標(biāo)準(zhǔn)?？梢圆捎脷v史標(biāo)準(zhǔn)、計劃標(biāo)準(zhǔn)、專家指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)等，標(biāo)準(zhǔn)的制定要切合實際，不宜太松，也不宜太緊，既要達(dá)到節(jié)約經(jīng)費支出，更要以完成行政管理和事業(yè)服務(wù)職能為落腳點。例如：以人員數(shù)量、設(shè)備數(shù)量、出勤工時等為定額消耗依據(jù)；以科室、項目、工作任務(wù)等為限額消耗依據(jù)。使經(jīng)費支出標(biāo)準(zhǔn)化，用限（定）額標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)年度預(yù)算的制定，采取年度消耗以預(yù)算為準(zhǔn)，月度發(fā)放以采購計劃為限制，形成環(huán)環(huán)相扣的管理控制程序。

2.領(lǐng)用票據(jù)制度。凡是物品出庫必需履行出庫單據(jù)，嚴(yán)禁無單據(jù)、打白條辦理出庫業(yè)務(wù)。認(rèn)真檢查出庫單據(jù)，查看是否填列完整，審批簽字是否齊全。對于填列不全，審批簽字不合規(guī)的保管人員有權(quán)不予發(fā)放，視情況嚴(yán)重程度向主管人員報告。對于限額或定額管理的物品可以填制限（定）額領(lǐng)用單，標(biāo)明限額數(shù)據(jù)（總定額）和已領(lǐng)取額度信息，實時反映重點物品的領(lǐng)用和結(jié)存情況。在特殊緊急情況下，可以特事特辦，在單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下先進(jìn)行物品發(fā)放后補(bǔ)辦出庫手續(xù)。

3.加強(qiáng)責(zé)任管理。發(fā)放及時是保證工作順利開展的重要條件，在出庫手續(xù)健全的前提下，保管人員要力求簡捷高效及時發(fā)放到位。發(fā)放準(zhǔn)確是出庫工作的重中之重，沒有準(zhǔn)確出庫計量記錄，出庫管理工作將變得毫無意義。這就要求保管人員嚴(yán)格按照出庫單據(jù)所列的物品編號、品名、規(guī)格、質(zhì)量、等級、單位、數(shù)量等辦理出庫業(yè)務(wù)。做到單貨相符，準(zhǔn)確無誤的清點移交，避免差錯。領(lǐng)用責(zé)任重點在于易燃、易爆、易揮發(fā)、易腐蝕等發(fā)生危險程度高的庫存物品。堅持誰發(fā)放誰負(fù)責(zé)，誰領(lǐng)用誰負(fù)責(zé)，壓實第一手責(zé)任人的責(zé)任。對具有使用有效期的高危物品，認(rèn)真核對安全有效使用期范圍，做好登記手續(xù)。對高危物品領(lǐng)用可以提高審批權(quán)限，嚴(yán)格領(lǐng)用手續(xù)。

四、加強(qiáng)檢查監(jiān)督，確保庫存物品安全

（一）抓好盤點清查工作

盤點是確定庫存物品實存數(shù)，查明賬存數(shù)與實存數(shù)是否相符的必要專門方法。盤點的另一個重要作用，可以查明庫存物品儲備和利用情況，對于儲備過多、長期積壓閑置利用率低的物品，要按規(guī)定及時予以處理或者加速利用，對于不配套的物品應(yīng)及時補(bǔ)缺配套形成使用價值或者調(diào)配給其他單位使用等。從而做到合理配置物盡其用減少資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)提高經(jīng)費使用效益。盤點工作要周密組織，制定盤點方案確定盤點人員明確盤點內(nèi)容、時間、步驟、方法等，準(zhǔn)備計量器具，編制盤點清單，形成盤點報告。盤點清單一般一式三份，一份由盤點人員留存?zhèn)洳?，一份交由實物保管人員保存，一份交財會部門與賬簿記錄進(jìn)行核對。經(jīng)過盤點如果賬實不符，應(yīng)及時查明原因分清責(zé)任，按照庫存物品管理工作存在的主要風(fēng)險點，重點考慮是否由于計量、檢驗不準(zhǔn)確而造成的差錯；是否屬于保管過程中發(fā)生的自然損耗；是否會計記錄錯誤；是否管理不善造成霉?fàn)€、損壞；是否不法分子營私舞弊或者丟失被盜等，通過庫存物品的盤點達(dá)到賬實相符，以保證會計資料的客觀真實性，為編制行政事業(yè)單位財務(wù)報表和預(yù)算會計報表做好準(zhǔn)備。

（二）嚴(yán)格庫存物品報廢處置

雖然庫存物品相對于固定資產(chǎn)價值較低，但也不能忽視報廢處置環(huán)節(jié)的管理，尤其是大宗物資集中處置更要引起重視，形成全過程閉環(huán)管理。避免抓大放小，造成管理真空。首先看是什么原因?qū)е碌膱髲U，是采購計劃制定問題還是實際需要發(fā)生變化問題，又或者是管理不善問題等等，一定要深入調(diào)查分析找準(zhǔn)問題產(chǎn)生根源分清管理責(zé)任。其次手續(xù)是否齊全，報廢處置物資要履行必要的會議決定、申請報告、審批簽字等手續(xù)，一般按經(jīng)費來源和管理責(zé)任辦理報廢處置程序。最后看處置方式是否合規(guī)，處置價格是否公允，依照上級批復(fù)或相關(guān)處置規(guī)定執(zhí)行，重點關(guān)注授權(quán)自行處置方式，對于有回收價值的需要擇優(yōu)選擇收購商，既要收款可靠又要出價絕對高于其他收購商，清理凈收益及時入賬上繳實行“收支兩條線”管理。

五、利用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)管理智能化

建立和完善行政事業(yè)單位庫存物品管理信息系統(tǒng)，促進(jìn)庫存物品管理流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)庫存物品數(shù)量、質(zhì)量動態(tài)管理，減少或消除人為操縱因素。單位可以根據(jù)崗位業(yè)務(wù)需要，加強(qiáng)對重要業(yè)務(wù)權(quán)限的管理設(shè)置，禁止不相容職務(wù)用戶賬號的交叉操作。及時、準(zhǔn)確地提供庫存管理信息，為單位科學(xué)決策貢獻(xiàn)一份力量。在加強(qiáng)行政事業(yè)單位信息集成和共享的同時，也要加強(qiáng)信息安全控制。在傳遞涉密或關(guān)鍵數(shù)據(jù)時應(yīng)采取加密措施，確保信息傳遞的保密性、準(zhǔn)確性和完整性，避免泄露信息為不法分子所利用。落實專人維護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法侵入，防護(hù)信息系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)安全。對重要的數(shù)據(jù)資料應(yīng)當(dāng)留有備份，以便在遭受意外損失或毀壞時重新恢復(fù)，這在計算機(jī)處理條件下尤為重要。

結(jié)語

行政事業(yè)單位庫存物品管理對提高財務(wù)管理效益和發(fā)揮行政事業(yè)單位效能具有重要意義。只有加強(qiáng)庫存物品全過程跟蹤、精細(xì)化管控、規(guī)范化管理才能真正實現(xiàn)內(nèi)控管理無盲區(qū)，科學(xué)管理出價值。在實際操作過程中轉(zhuǎn)變庫存物品管理觀念，從預(yù)算源頭抓起嚴(yán)把出入庫關(guān)口，科學(xué)運用倉儲技術(shù)利用信息系統(tǒng)及時為行政事業(yè)單位科學(xué)決策提供可靠信息，在有限的財力范圍內(nèi)為確保行政事業(yè)單位高效運作，實現(xiàn)最大的經(jīng)濟(jì)管理價值提供保障。