信息化平臺在公立醫(yī)院科研材料采購的應用

侯秋娥 北京中醫(yī)藥大學深圳醫(yī)院（龍崗）

引言

所謂銳競平臺，主要是指針對科研采購管理難點制定出的一項產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)解決方案，該項平臺的特征表現(xiàn)為前店后管，與以往傳統(tǒng)科研采購平臺相比較來看，銳競平臺的優(yōu)勢更高，與科研管理要求相符合，規(guī)范性的平臺能夠滿足科研材料采購需求，提升管理效率，為人們帶來良好的科研采購服務體驗感。

一、公立醫(yī)院科研材料采購現(xiàn)狀

本文結(jié)合公立醫(yī)院科研材料采購困難、監(jiān)督管理不到位、核算效率較低等問題，依照標準的采購業(yè)務內(nèi)部控制要求引進了相關(guān)的采購信息化平臺，借助該項平臺全面開展科研材料采購申請、審批和結(jié)算等多方面工作，結(jié)合實際情況制定健全的公立醫(yī)院科研材料采購控制制度，以此推動醫(yī)院科研工作的良好開展。對于公立醫(yī)院而言，屬于科研項目的主要承擔單位，在運行期間存在的問題是非常多的，長期以來科研試劑耗材尚未被全面歸納到政府采購中，通過分析得出，該種類型的材料有著專業(yè)性強、采購分散和供貨渠道單一等特征，本身存在著相應的風險性，比如材料采購計劃制定不規(guī)范，過度積累或者是缺失，并且供應商選擇不合理，采取的材料采購方式不符合標準要求，授權(quán)審批制度規(guī)范性有待增強，后期材料采購驗收力度不足、審核不到位。與此同時，科研用試劑耗材行業(yè)較為混亂，以往主要是采取傳統(tǒng)多級代理模式加以銷售，不過價格非常高，科研人員難以對供應商資質(zhì)加以識別，經(jīng)常受到不符合要求的貨，和醫(yī)療用試劑耗材有著一定差別，科研用試劑耗材采購因為有著單次采購量較低和采購頻次非常高的特征成了科研管理部門監(jiān)管中的一項難點。自從我國出臺了八項規(guī)定以后，各公立醫(yī)院希望嚴格管理試劑耗材，有效約束采購人員。在這一背景下，銳競平臺形成，該項平臺的應用減少了科研材料采購成本，直擊了傳統(tǒng)科研材料采購的痛點，以往傳統(tǒng)材料采購方式除了價格體系不完善之外，還有著以下四方面難點。其一，傳統(tǒng)審批流程比較煩瑣且復雜，在醫(yī)院相關(guān)人員采購期間都需要經(jīng)過多項負責人簽字審批處理，采購人員往往需要半年多的時間才可以完成從材料采購到審批以及后期報銷整個流程。其二，科研材料采購單次采購量低以及采購頻次非常高，科研人員需要頻繁到醫(yī)院財務科報銷采購單，頻繁報銷的現(xiàn)象消耗了科研材料采購人員諸多的時間，并且科研材料采購經(jīng)費有總體采購預算，線下分散采購缺少預算管理和控制，形成了采購預算超支現(xiàn)象，加劇了采購人員報銷的難度。對于科研耗材類產(chǎn)品來講，屬于一項消耗性的商品，消耗現(xiàn)象透明度不佳，驗收期間有著灰色區(qū)域，比如收貨憑證作假現(xiàn)象。其三，醫(yī)院中各業(yè)務歸口管理部門雖然按照《招標投標法》及相關(guān)規(guī)定實施采購活動，可是對于政府集中采購目錄及標準外的采購項目因為缺乏院內(nèi)統(tǒng)一的采購標準和采購方式的選取規(guī)則，因此，不同業(yè)務歸口管理部門對同一時期的采購項目，選取不同采購方式，導致采購方式的選取由于實施部門不同而存在差異。其四，尚未制定規(guī)范性的材料采購業(yè)務流程不明晰，材料實物管理不到位，供應商管理機制不健全，材料采購人員業(yè)務能力較低。

二、銳競平臺在公立醫(yī)院科研材料采購的應用優(yōu)勢和要點

現(xiàn)階段，對于銳競科研采購管理平臺來講，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的模式采取了“前店后管”方式，在創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)電商平臺的基礎(chǔ)上制定規(guī)范性的采購流程，依照科研管理的特點增加各種各樣的功能。為了將以上探究的公立醫(yī)院科研材料采購難點有效解決，就需要明確了解到銳競平臺的應用優(yōu)勢和多項要點。

第一，從以往采購審批時間較長來看，出現(xiàn)該種現(xiàn)象的原因是因為必須多個分管領(lǐng)導對采購單進行簽字審核以后才可以采購，審批效率不高，而銳競平臺利用全電子式系統(tǒng)審批操作替換了以往簽字方式，引進了電子簽字形式，從而讓審批的實施不再受領(lǐng)導所在地點以及時間等方面的約束。此項電子簽名有著第三方的公正，和紙質(zhì)簽字是一樣的，都有著法律效應，只需要關(guān)注銳競平臺公眾號即可，醫(yī)院審批消息全部從微信手機移動端內(nèi)解決。從以往歷經(jīng)半年多審批報銷流程縮短為了一個月左右，由于審批流程縮短，造成資本周轉(zhuǎn)時間減少，預算執(zhí)行的速度提高。

第二，銳競采購平臺可以對科研單位提供完整的采購流程，借助多級審批機制以及相關(guān)的監(jiān)管體系增強采購流程的透明程度，加深銳競采購平臺和公立醫(yī)院信息化系統(tǒng)之間的銜接程度，規(guī)范性應用財務系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)，以此有效減少科研試劑耗材采購成本輸出，制定規(guī)范性的采購流程，優(yōu)化和改進報銷流程，從一定程度上提升公立醫(yī)院科研管理效率，促使該項工作良好開展。

第三，面對于科研采購期間的預算超支問題，銳競平臺和科研單位財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互銜接，凍結(jié)采購訂單已使用的指標方式全面控制預算。課題負責人下單以后，銳競平臺將會自動判斷該項目對應的財務系統(tǒng)的預算總指標，當該項目預算剩余指標充足的話，課題負責人下單成功以后銳競平臺凍結(jié)訂單額度，完成采購報銷以后解凍該額度，以此解決了采購預算超支問題的發(fā)生。

三、科研采購信息平臺在公立醫(yī)院科研材料采購中的實際應用

本文以某項公立醫(yī)院舉例說明，該公立醫(yī)院引進了信息化技術(shù)，借助信息化技術(shù)對科研材料采購管理方式加以創(chuàng)新和改進，這樣一來，除了有利于提升醫(yī)院科研工作效率之外，還可以為該項工作奠定堅實的基礎(chǔ)，給予管理和技術(shù)支持依據(jù)，也為科研用材料采購提供諸多的便利。

（一）創(chuàng)建線上采購申請流程，對項目負責人和部門權(quán)限加以明確

在某項公立醫(yī)院運行期間，借助規(guī)范性的采購信息化平臺實施各項管理工作，同時從采購信息化平臺中納入了科研費用，通常來講，在采購試劑耗材過程中，由該項目的科研秘書申請后經(jīng)課題負責人審核，直接在銳競平臺上采購。在銳競平臺上采購的科研試劑耗材不管金額是否超過萬元，均無須走合同審批流程簽訂合同。

（二）做好采購費用預算方面的控制工作

利用相關(guān)平臺開展經(jīng)費預算管理工作，相關(guān)管理人員從平臺上增加經(jīng)費信息，該項信息涉及了多方面，分別表現(xiàn)為課題名稱、編號、經(jīng)費預算等，當采購人員自行下單以后，能夠了解到課程負責人員預算經(jīng)費額度，選擇相關(guān)的預算項目，下單成功以后自動扣除資金，這樣一來，便于課題負責人將預算支出控制在合理范圍中，為后期統(tǒng)計課題經(jīng)費使用情況提供便利。

（三）應用線上采購和線下采購為一體的方式

依照公立醫(yī)院實際發(fā)展情況，在滿足管理要求的基礎(chǔ)上，應用線上采購和線下采購相互結(jié)合到一起的方式，有效的管理各項采購物資，其中，公立醫(yī)院提出了嚴格的要求，需要從采購信息平臺內(nèi)直接對試劑耗材技術(shù)服務和小型儀器進行下單、采購，不過相關(guān)設(shè)備等固定類型的資產(chǎn)則依舊是醫(yī)院內(nèi)部采購機構(gòu)設(shè)備科負責展開采購。而且現(xiàn)階段，依照醫(yī)院基本管理要求，采取分類分級并且線上和線下相互結(jié)合到一起的方式有效實施材料采購工作，利用采購信息化平臺能夠達到申請審批和采購、執(zhí)行、結(jié)算等全過程綜合性管理并且形成相應表單的目的，為了統(tǒng)一監(jiān)督和管理，做到全部采購過程留痕，醫(yī)院明確規(guī)定各項科研經(jīng)費進行線下采購也必須從該項平臺中錄入信息，并且走審批流程，確保采購信息的完善性，便于后期查詢。

（四）統(tǒng)一結(jié)算服務

各個課題的項目所在科室的科研秘書根據(jù)銳競平臺的采購審批單、送貨單、發(fā)票和入庫單就可以辦理付款審批流程。醫(yī)院對科研經(jīng)費的支出還進一步的放權(quán)。金額在五千元以下的由項目負責人、科教科和財務科負責人簽完字就可以付款；金額在五千元以上和兩萬元以下的還需分管院領(lǐng)導簽字；金額在兩萬以上需院長簽字。由此來看，銳競采購平臺是針對科研采購管理的難點推出的產(chǎn)業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)+”解決方案。銳競采購平臺的特色是前店后管模式。除了傳統(tǒng)科研采購平臺的優(yōu)勢外，銳競還有著其更加獨特的優(yōu)勢，比如定制化審批權(quán)限方案，滿足科研管理個性化需求，規(guī)范的供應商平臺，確保商品質(zhì)量價格合理，提高管理效率，成立專業(yè)性強并且經(jīng)驗豐富的開發(fā)運營團隊，以此提供良好的科研采購服務體驗等。

四、科研材料采購策略

通過相關(guān)分析來看，在科研材料采購過程中包含的環(huán)節(jié)較多，各項流程極為煩瑣且復雜，同時尚未結(jié)合實際情況制定健全的材料采購業(yè)務體系，因此面臨著嚴峻的監(jiān)管難度，普遍存在著材料采購不符合要求的現(xiàn)象。結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定要求來看，醫(yī)院科研期間采取的藥物檢測試劑和醫(yī)用耗材全部歸納到了集體管理領(lǐng)域中，同時各項分醫(yī)院也采取了集中采購和管理的方式，不過從醫(yī)院科研材料采購和管理工作實際開展情況來看，尚未制定明確的管理條例，相關(guān)要求不標準。一般情況下，科研試劑采購期間都是以科研經(jīng)費自行采購和管理為主，這樣的話就產(chǎn)生了以下幾種問題，比如相同采購產(chǎn)品因為經(jīng)銷商不一樣，價格也不一致，并且科研采購產(chǎn)品數(shù)量非常少，無法提供良好的服務，和臨床使用的藥物以及實際情況相比較來看，醫(yī)院科研項目使用的藥物和試劑類型是非常多的，提出的要求也非常嚴格，所以可以應用分類式管理醫(yī)院科研試劑耗材的方法統(tǒng)一購買經(jīng)常使用的試劑耗材，科研人員自行購買特殊類型的試劑和耗材，進而產(chǎn)生良好的效果。自從應用了信息化平臺以后，借助信息化平臺創(chuàng)新和改進科研材料采購管理方式，為醫(yī)院科研工作提供了一定的支持，從一定程度上確保了科研材料采購的安全性和合法性。所以，采取何種方式解決新形勢下材料采購業(yè)務監(jiān)管難點是面臨的主要問題，制定的科研材料采購策略如下所示：

其一，需要加強材料采購制度建設(shè)?？蒲性盒枰纳撇牧喜少徆芾矸绞?，對于政府單獨采購限額以下并且目錄以外的一般采購，需要單獨出臺管理方式，嚴格規(guī)范清晰環(huán)節(jié)，比如材料采購合同簽訂以及多少限額需要簽訂合同等多方面。做到采購和驗收以及賬務處理等不相同崗位相互分離，形成相互監(jiān)督的體系。

其二，加強材料采購實物環(huán)節(jié)的管控。采購材料前期階段中填寫采購申請審批單，審批單內(nèi)將材料使用單位和數(shù)量以及經(jīng)費預算清楚的標注出來，經(jīng)過統(tǒng)一審核以后才可以采購，驗收合格以后由驗收人員簽字確認，加強材料領(lǐng)用臺賬管理，全面核算專用材料，有針對性地檢查，滿足管理需求。

其三，創(chuàng)建統(tǒng)一的材料采購信息化服務平臺。無論是對于財政部門還是對于醫(yī)療主管部門而言，都需要依照實際情況創(chuàng)建規(guī)范性的材料采購電子化管理平臺，保持一致性，和標準要求相符合，引進合理的電子化的采購方式，其中涉及了網(wǎng)絡(luò)競價、網(wǎng)絡(luò)評標等多方面，醫(yī)療機構(gòu)遵循標準要求實施有關(guān)的采購活動，以此提升采購資源效率，有效共享各項信息，增強材料采購行為的規(guī)范性，確保透明程度，減少成本輸出，達到全面應用資金的目的。

其四，加強采購人員隊伍建設(shè)。創(chuàng)建專業(yè)性采購團隊，采取外部引進以及內(nèi)部重點培養(yǎng)的方式，強化采購人員風險意識，加深對各項要點的掌握，提升自身修養(yǎng)和實踐操作能力。

其五，制定健全的供應商準入和評估制度，綜合性評價供應商，提供商品或者服務的質(zhì)量。在市場中包含的材料類型有很多種，有的品質(zhì)得不到保障，供應商也是非常多的，履約資質(zhì)無法有效鑒別，市場信息不對稱，商品價格增高，合理選擇供應商除了有利于公立醫(yī)院購買到合適的材料之外，還能夠減少風險的出現(xiàn)，不過從實際情況來看，對供應商的選擇管理存在著一定的誤區(qū)，大多數(shù)人員沒有正確了解到供應商管理工作的重要性，或者是尚未樹立對供應商進行規(guī)范性管理的意識，也沒有結(jié)合實際情況制定完善的審核體系，在選取供應商前期階段，審核供應商的資質(zhì)是非常重要的一方面，可是在具體采購期間，供應商一般是由課題采購人員聯(lián)系，受健全制度和監(jiān)督管理力度不足等多方面因素的影響，供應商審核權(quán)限不清晰，缺少對供應商資質(zhì)的有效審查，而且也沒有做好供應商的履約評價工作，供應商提供完相關(guān)材料以后沒有構(gòu)建履約評價體系，這樣一來，不利于及時區(qū)別供應商的優(yōu)劣程度。對此，就需要選擇信譽度高的供應商，形成良好的合作關(guān)系，從中獲取符合要求的科研材料。首先，轉(zhuǎn)變對供應商的認識誤區(qū)，加強供應商監(jiān)督管理力度，從多方面搜集供應商的信息，比如調(diào)查研究，創(chuàng)建完善的供應商信息數(shù)據(jù)庫，提高供應商信息化管理能力，并且也需要制定供應商篩選審核機制，綜合性評價供應商履約能力，針對有著嚴重違約行為的供應商必須馬上拉入黑名單、停止合作。另外，采購信息平臺包含了淘寶、京東等主流電商平臺，用戶能夠從該項平臺中搜索已經(jīng)注冊供應商提供的商品綜合信息，采取購物車的方式購買商品，用戶界面有著流暢性和響應速度快等一系列優(yōu)勢，為用戶提供了良好的體驗和高效便捷的需求相符合。

結(jié)語

綜上所述，銳競平臺的費用預算匹配、訂單多級審核、拍照驗收、出入庫管理、在線競價等服務的實施都有利于提升醫(yī)院材料采購流程效率，實施采購過程全面監(jiān)管，與審計合規(guī)要求相符合，這正是醫(yī)院科研試劑材料的采購應用銳競平臺的主要原因。同時為了將銳競平臺的效果更好地體現(xiàn)出來，使科研采購人員快速上手，還需要進一步推廣以及應用該項平臺，構(gòu)建良好的科研材料采購環(huán)境。