內(nèi)部控制視角下高校經(jīng)濟合同管理分析

武衛(wèi)明 武漢音樂學院

引言

隨著我國《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》的發(fā)布，為我國高校提出了新的要求。在內(nèi)部控制視角下，高校經(jīng)濟合同管理工作需要進一步加強。高校需要依據(jù)國家要求，采取一定的手段與方式，將學校的目標完成，降低學校的經(jīng)濟風險，使高校能夠更好地開展活動。在內(nèi)部控制的視角下，高校必須更加嚴格要求經(jīng)濟合同管理工作的規(guī)范性，并且及時采取一定的手段來提升經(jīng)濟合同管理的效率。本論文立足于高校經(jīng)濟合同管理，探討內(nèi)部控制視角下如何加強高校經(jīng)濟合同管理水平，對提升高校內(nèi)部控制效果具有理論意義。

一、加強高校經(jīng)濟合同管理的必要性

（一）能夠有效提升高校經(jīng)濟合同管理水平

在內(nèi)部控制中，合同管理是較為重要的部分。在合同中，委托方與被委托方需要完成合同中的工作內(nèi)容，按照時間、質(zhì)量與資金等要求滿足合同中的條件，以此來保障雙方的權(quán)利與義務能夠得以實現(xiàn)。高校經(jīng)濟合同管理的特點為標準高、周期長、邏輯嚴謹、內(nèi)容寬泛，在此情況下加強經(jīng)濟合同的管理力度，能夠有效提升管理水平，不斷縮減管理工作需要耗費的時間，減輕壓力，進而提升工作的整體效率，并且節(jié)約成本，更加完善的規(guī)范高校經(jīng)濟合同管理工作。

（二）能夠促進高校依法治校

在當前我國教育法律逐漸完善的情況下，我國的高校更加強調(diào)依法治校，需要進一步完善學校的相關制度。在此情況下，高校加強經(jīng)濟合同管理，能夠更加符合依法治校的要求，使經(jīng)濟合同管理制度能夠與國家相關法律完全適應，并依據(jù)相關法律的修改及時修改學校制度。尤其是當前我國高校在依法治校方面認識較少的情況下，只有積極加強機關及合同管理，才能有效地促進高校依法治校。

二、當前高校經(jīng)濟合同管理中存在的問題

（一）經(jīng)濟合同制度不完善

當前，高校的經(jīng)濟合同管理存在著一定的問題，首要問題是經(jīng)濟合同制度不完善。合同管理的工作在高校中屬于行政管理的范圍，缺乏完善的經(jīng)濟合同制度，會加大這一工作的難度，不僅在合同管理的過程中缺少標準工作流程，而且無法以相關制度來約束合同管理工作人員。在出現(xiàn)合同糾紛時，由于沒有完善的制度，也會降低工作人員的處理效率，處理結(jié)果也會對高校產(chǎn)生消極的影響。這種情況下，高校經(jīng)濟合同管理工作可能難以順利開展，也會阻礙高校的制度完善，降低高校的發(fā)展速度。高校應該積極解決這一問題，避免產(chǎn)生難以處理的情況。

（二）歸口管理部門不健全

我國教育部對高校有一定的要求，高校需要將經(jīng)濟合同管理工作完善，按照經(jīng)濟合同的不同類別，將歸口管理部門與經(jīng)濟合同執(zhí)行部門建立起來。但是在當前，我國高校的歸口管理部門十分不健全，在這一方面而言存在著較為嚴重的問題。目前，部分高校在進行合同管理時，科學技術部門負責相關的自然科學類合同管理工作，而與培訓相關的合同則由繼續(xù)教育部門負責歸口管理。在此情況下，能夠明顯地看出目前高校的經(jīng)濟合同歸口管理工作是按照經(jīng)濟合同所在的領域進行分類的，沒有經(jīng)過歸口管理部門的審查，缺少統(tǒng)一的歸口管理部門，以至于合同的管理十分混亂，經(jīng)濟合同管理與高校的預算管理等無法關聯(lián)，增加高校的風險。

（三）合同簽訂、履行過程缺乏監(jiān)督

《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》對于我國的眾多高校提出了一定的要求，高校需要完善經(jīng)濟合同履行監(jiān)督審查制度，有效地監(jiān)督合同履行過程，保障合同簽訂雙方按照合同內(nèi)容進行執(zhí)行，保障合同能夠被履行。然而在當前，高校在合同履行的過程中缺乏監(jiān)督，產(chǎn)生了一定的風險，影響高校的正常發(fā)展。高校的相關工作人員在合同履行的過程中，只有經(jīng)辦人員會注重合同的履行效果，高校沒有安排專業(yè)的人員與專門的部門進行合同履行監(jiān)督，以至于在合同履行的過程中容易出現(xiàn)差錯。同時，在經(jīng)濟合同中的某些條款因為各種可控或不可控原因?qū)е赂咝＝?jīng)濟受到損害時，高校沒有按照相關標準流程進行合同的補充與變更，以至于合同對雙方的約束力并不強，無法降低高校的損失。

（四）經(jīng)濟合同管理信息化建設不完善

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展與科學技術的進步，當前高校的經(jīng)濟合同管理工作已經(jīng)轉(zhuǎn)為線上，逐漸開始使用信息化系統(tǒng)完成相關工作。然而在當前，部分高校中的經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)缺乏與財務系統(tǒng)等校內(nèi)系統(tǒng)的對接，形成了“信息孤島”。在經(jīng)濟合同中規(guī)定的資金沒有按照約定時間或數(shù)額到賬或進行支付時，高校經(jīng)濟合同管理缺乏預警機制，無法與其他職能部門及時溝通，缺少溝通平臺，做不到信息共享。在此情況下，經(jīng)濟合同管理工作人員無法將合同的相關信息及時獲取，降低了工作效率，使財務人員無法按照合同的規(guī)定時間進行核算工作，對高校的內(nèi)部管理工作會產(chǎn)生較為嚴重的消極作用。高校需要將這一問題解決，加強經(jīng)濟合同管理信息化建設，保障高校的資金安全，使各個職能部門之間能夠友好交流。

（五）經(jīng)濟合同歸檔機制不健全

在當前，高校的經(jīng)濟合同歸檔機制不健全，影響著高校的合同管理工作。高校中的各個職能部門負責自己的經(jīng)濟合同，經(jīng)濟合同的管理沒有進行統(tǒng)一，缺少對合同的編號與分類，一些收入類型的經(jīng)濟合同的記賬方式較為落后，需要財務人員手動進行記賬，無法提升工作效率，而且會影響記賬的準確性，使經(jīng)濟合同歸檔的工作難度較大，工作人員無法更好地完成此工作，經(jīng)濟合同歸檔機制不健全，對高校維護自身合法利益起到消極作用，沒有完善的機制作為保障，必然會加大合同丟失、合同履行效果不佳等風險，無法大力推動高校的經(jīng)濟合同管理能力進步，也難以進一步完善高校的內(nèi)部控制。

（六）經(jīng)濟合同管理人員綜合能力不足

高校中負責經(jīng)濟合同管理的工作人員需要較高的個人專業(yè)能力。在當前高校雖然已經(jīng)招聘了一些經(jīng)濟合同管理工作人員，但是隨著時代的發(fā)展，高校經(jīng)濟合同管理工作對工作人員的要求逐漸提高，不僅需要工作人員擁有經(jīng)濟合同管理與歸檔的能力，也需要其懂得財務、維護等內(nèi)容。只有復合型人才，才能夠符合當前高校對經(jīng)濟合同管理人員的需求。然而在當前，高校中的經(jīng)濟合同管理人員掌握的內(nèi)容并不全面，在財務等方面的掌握程度較差，缺乏綜合性的知識，在當前的情況下已經(jīng)無法滿足高校的需求。同時，經(jīng)濟合同管理人員在工作中，常常只會關注自身負責的部分，大多數(shù)情況下都很難將經(jīng)濟合同中的問題發(fā)現(xiàn)。高校應該改善這一問題，避免經(jīng)濟合同管理工作出現(xiàn)隱患。

三、內(nèi)部控制視角下高校經(jīng)濟合同管理措施

（一）制定完善的合同管理制度

高校的內(nèi)部控制工作能夠?qū)Ω咝５母鱾€方面進行管理，對高校的經(jīng)濟合同管理工作具有一定的控制力。針對當前高校經(jīng)濟合同管理制度不完善的問題，需要高校針對這一問題制定出解決對策。首先，高校需要將經(jīng)濟合同管理制度盡快完善，補充制度中的細節(jié)內(nèi)容，當合同糾紛出現(xiàn)時能夠更好地將糾紛解決，避免高校受到影響，無法保障高校的合法權(quán)益。同時，需要將內(nèi)部控制中與經(jīng)濟合同管理的內(nèi)容納入其中；其次，高校需要將經(jīng)濟合同管理制度向相關工作人員進行宣傳，使經(jīng)濟合同管理人員能夠明確相關制度，并在日常工作中將制度應用其中。當出現(xiàn)經(jīng)濟合同問題時，能夠依據(jù)制度中規(guī)定的內(nèi)容維護高校的合法權(quán)益，降低高校風險，使內(nèi)部控制能夠更好地對經(jīng)濟合同管理工作進行控制，推動高校積極發(fā)展。

（二）健全歸口管理部門

高校的經(jīng)濟合同范圍較大，種類相對較多。在這樣的情況下，如果將所有的經(jīng)濟合同都納入同一個歸口管理，反而會對高校的經(jīng)濟合同管理造成一定的影響。在此情況下，結(jié)合高校內(nèi)部控制的實施，高校可以采取統(tǒng)一流程、分口分類管理、每個歸口負全責的方式，將歸口管理部門完善，使其能夠根據(jù)經(jīng)濟合同的類別不同進行分類，使經(jīng)濟合同能夠得到更好的管理與保存。同時，在經(jīng)濟合同被保存的情況下，需要將責任明確，落實到人頭上，在出現(xiàn)問題時能夠找到主要的問題負責人。另外，歸口管理部門需要將工作流程制定完善，不僅需要將合同的審批各環(huán)節(jié)完善，也需要規(guī)范合同的簽訂、履行等各個流程，讓經(jīng)濟合同的管理工作能夠更加有秩序，在內(nèi)部控制的基礎上形成完善的管理體系，在健全的歸口管理部門中完成經(jīng)濟合同的管理與保存等工作。

（三）實施合同簽訂、履行過程動態(tài)監(jiān)督

高校經(jīng)濟合同管理工作不僅需要在簽訂之前注意合同中是否存在問題，而且要在合同簽訂之后，將合同履行的過程完善監(jiān)督，保障合同中的規(guī)定能夠被雙方完全地執(zhí)行。在內(nèi)部控制的視角之下，高校對合同履行的監(jiān)督需要形成較為完善的體系，不僅要將經(jīng)濟合同中需要雙方履行的條件列舉出來，而且需要做好實時記錄，全方位監(jiān)督合同的履行情況。同時，針對經(jīng)濟合同中的資金相關問題，需要以合同上顯示的付款時間為基準，雙方都應按時履行，并在到賬之后及時記錄，將記錄保存好，保障高校的經(jīng)濟利益，使高校能夠不斷降低風險，使合同的管理工作更加完善，避免出現(xiàn)合同履行效果差或是不履行的問題。只有這樣，高校才能夠保障合同得到完善的履行，雙方提出的條件都能夠被滿足。在內(nèi)部控制的視角下，將經(jīng)濟合同履行工作的流程明確，加強對其監(jiān)管，才能有效地推動高校健康運轉(zhuǎn)。

（四）加強經(jīng)濟合同管理信息化建設

內(nèi)部控制在高校中實施，信息化建設是必不可缺的，只有將信息化建設的水平增強，才能夠保障內(nèi)部控制的正確實施。針對當前經(jīng)濟合同管理信息化建設水平較差的情況，需要高校積極加大經(jīng)濟合同管理的信息技術投入，在內(nèi)部控制的基礎上做好經(jīng)濟合同管理工作。對此，高?？梢约哟筚Y金投入，建立起先進的經(jīng)濟合同管理信息化系統(tǒng)，使信息化系統(tǒng)能夠與財務系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)進行對接，完善高校內(nèi)部控制平臺，為各個職能部門之間的溝通建立起橋梁，為高校經(jīng)濟合同管理工作打下較好的基礎。另外，高校需要在經(jīng)濟合同管理系統(tǒng)中增設合同的確立、審批、履行、歸檔等模塊，使經(jīng)濟合同管理相關工作能夠在線上完成。與此同時，加強對經(jīng)濟合同中與資金相關內(nèi)容的管理，將需要支付的資金與待收取的資金納入信息化系統(tǒng)中，在資金支付或收取后及時記錄，如果到了合同上規(guī)定的時間，卻沒有履行合同中規(guī)定的相關內(nèi)容，則需要及時采取措施，使合同的條款能夠被有效履行。

（五）完善經(jīng)濟合同歸檔保密措施

高校經(jīng)濟合同的歸檔保密工作需要積極完善，只有這樣才能更好地保障高校的經(jīng)濟利益，避免高校產(chǎn)生經(jīng)濟損失。在內(nèi)部控制的情況下，高校需要結(jié)合內(nèi)部控制的內(nèi)容，將經(jīng)濟合同的管理工作嚴加管控，針對經(jīng)濟合同中涉及工作機密等內(nèi)容的重要材料加密保存。對此，高?？梢栽诮?jīng)濟合同歸口部門中設置專門的崗位，負責這一類材料的管理工作。同時，對這一類需要保密的合同信息進行編號，采取信息化技術對其進行科學的管理，使其便于查找，在日常工作中能夠查看其履行狀況，避免影響高校的合法利益。另外，高校應該注重對負責這一工作的工作人員的教育指導，使其能夠在工作中保密，注意內(nèi)容的機密性，在日常工作中更加謹慎耐心。只有這樣，高校才能夠?qū)⑦@一問題解決，不斷加強經(jīng)濟合同管理的整體效率，使經(jīng)濟合同管理工作水平得到高速提升。

（六）提升經(jīng)濟合同管理人員專業(yè)水平

經(jīng)濟合同管理工作人員的個人能力十分重要，對經(jīng)濟合同管理效果具有十分大的影響。在這種情況下，需要高校對經(jīng)濟合同管理人員進行一定的培訓，使其能夠掌握財務、維護、法律等方面的知識內(nèi)容。對此，高?？梢蚤_設講座、討論會議等，使經(jīng)濟合同管理人員學習新知識，在日常工作中加以使用。同時，高?？梢岳脙?nèi)部控制中的考核機制，將經(jīng)濟合同管理人員的工作能力與績效相掛鉤，并將責任落實到個人身上，在出現(xiàn)問題時可以進行追責。

結(jié)語

綜上所述，高校的經(jīng)濟合同管理工作在當前存在著一定的問題，影響著高校的發(fā)展運轉(zhuǎn)。在內(nèi)部控制視角下，高校經(jīng)濟合同管理工作能夠產(chǎn)生更好的工作效果，不僅會對高校起到推動作用，而且會降低高校的風險。對此，高校應該制定完善的合同管理制度；健全歸口管理部門；實施合同簽訂、履行過程動態(tài)監(jiān)督；加強經(jīng)濟合同管理信息化建設；完善經(jīng)濟合同歸檔保密措施；提升經(jīng)濟合同管理人員專業(yè)水平。只有這樣，才能夠高效管理經(jīng)濟合同，避免出現(xiàn)合同糾紛。