財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心下企業(yè)財(cái)務(wù)管理策略的探討

張彩燕 中鐵十四局集團(tuán)電氣化工程有限公司

引言

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)展，加速全球化進(jìn)程，財(cái)務(wù)管理質(zhì)量是每個(gè)企業(yè)需要重視的工作，因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心正式誕生。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)內(nèi)在含義

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念

共享服務(wù)是為達(dá)到規(guī)模效益而將各種不同的資源與過程結(jié)合起來，也就是將業(yè)務(wù)過程從單一的經(jīng)營轉(zhuǎn)移到全國、特定地區(qū)，甚至是全球性的領(lǐng)域，從而形成一個(gè)專門的服務(wù)中心。將有關(guān)的人和手段結(jié)合起來，減少重復(fù)費(fèi)用，并且通過分享中心實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，同時(shí)也讓商業(yè)機(jī)構(gòu)能夠?qū)Ｗ⒂诰哂懈咴鲋档墓ぷ?，從而可以有效地減少成本，使公司得到增值。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是金融領(lǐng)域和組織中的財(cái)務(wù)管理部門共同使用的一種特殊的服務(wù)。該系統(tǒng)將低價(jià)值的常規(guī)賬務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而有效地減少會(huì)計(jì)核算費(fèi)用，提升公司的財(cái)務(wù)效益。當(dāng)公司轉(zhuǎn)換成一個(gè)跨區(qū)域的團(tuán)體體系后，財(cái)務(wù)部可以在很多重要的領(lǐng)域使用共用的服務(wù)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠減少公司的經(jīng)營成本，從而達(dá)到規(guī)模效益。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式基本狀態(tài)

任何一個(gè)公司和機(jī)構(gòu)，都需要根據(jù)自己的特征尋找共享服務(wù)架構(gòu)，一個(gè)適合一家公司的規(guī)劃并不能全部應(yīng)用到其他公司，因?yàn)椴煌髽I(yè)具有不同文化特征，所以企業(yè)就會(huì)循序漸進(jìn)地進(jìn)行共享，而不是一次就能夠達(dá)到理想化、純粹共享。采用不同的金融服務(wù)方式，可以將金融從業(yè)人員從一個(gè)地區(qū)轉(zhuǎn)移到一個(gè)地方，從而避免財(cái)政部門分散化，不同地區(qū)的時(shí)區(qū)差異，以及為進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作和聯(lián)絡(luò)所需要大量的工作時(shí)間。

1.共同構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

把原來各財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的員工聚集在一個(gè)地方，構(gòu)建共享服務(wù)中心，這是一種實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的慣用方法，并已被許多跨國企業(yè)所采用。此種方法要求將企業(yè)內(nèi)分布在不同地點(diǎn)的相關(guān)財(cái)務(wù)人員集中到一個(gè)單一地點(diǎn)，即將財(cái)務(wù)人員集中在一個(gè)成本較低、具有稅收優(yōu)惠政策的地點(diǎn)。同時(shí)，為了適應(yīng)共享服務(wù)中心的運(yùn)作，提高其運(yùn)作效率，企業(yè)也經(jīng)常對其流程進(jìn)行重組與再造。與此同時(shí)，為使其能夠更好地發(fā)揮業(yè)務(wù)的作用，公司往往會(huì)對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行重構(gòu)。另外，在設(shè)立共享服務(wù)中心時(shí)，往往需要各單位采用新的整合體系，取代現(xiàn)有的大量的散亂、落后的管理體系。在此模型下，原先在公司從事會(huì)計(jì)事務(wù)的第一線員工將轉(zhuǎn)為財(cái)務(wù)共用服務(wù)，而共用服務(wù)中心仍然屬于公司的一分子，擁有較小的自治權(quán)，其費(fèi)用通常都被分?jǐn)偟礁鞴舅峁┑姆?wù)上。

2.創(chuàng)建新型財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

構(gòu)建新型共享服務(wù)中心，必然會(huì)導(dǎo)致機(jī)構(gòu)的架構(gòu)發(fā)生巨大的變化，包括：場地、人員、信息、程序等。將使共享服務(wù)中心自主運(yùn)行得到良好條件。

3.虛擬財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心

虛擬財(cái)務(wù)服務(wù)不需要將工作人員聚集到一個(gè)地方，可以利用各種技術(shù)將來自各個(gè)地區(qū)的雇員聯(lián)系在一起，但最大的缺點(diǎn)就是缺乏定期面對面交流，使得各個(gè)地區(qū)雇員很難進(jìn)行協(xié)作。另外，在目前的技術(shù)水平下，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、視頻會(huì)議等設(shè)備無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。如果公司不能在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，將人力資源和地理空間分配用于共享的話，就可以選擇虛擬服務(wù)中心。

二、財(cái)務(wù)共享現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)的公司都采取分散型和集中型兩種財(cái)務(wù)經(jīng)營方式。集中經(jīng)營的方式，主要有現(xiàn)金流管理等，都是對企業(yè)進(jìn)行成本控制的集中管理，而會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)分析等，大部分都是以分散方式進(jìn)行，而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的企業(yè)并不多。中興通信、物美等是我國最早開展此項(xiàng)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)的大型企業(yè)，并于年內(nèi)推出了財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，中國移動(dòng)等公司也相繼在年內(nèi)正式推行財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)。此外，中國電信，中國網(wǎng)通，萬科等企業(yè)集團(tuán)，也都在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)共享。

在分散經(jīng)營方式中，各個(gè)單位的財(cái)政單位職能會(huì)重疊、反復(fù)，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，也會(huì)降低工作效率，同時(shí)也會(huì)給企業(yè)的內(nèi)部信息傳遞帶來困難。由于財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)是以業(yè)務(wù)單位為主導(dǎo)，因此，公司的經(jīng)營管理能力被削弱，因此，公司面臨著巨大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)要承擔(dān)全部的財(cái)務(wù)服務(wù)，使得在日常事務(wù)中忙碌，很難集中精力為企業(yè)的政策制定工作，無法有效地實(shí)現(xiàn)其最大的職能。

集中模式下財(cái)務(wù)服務(wù)中心是由公司通過管理命令來創(chuàng)建和運(yùn)行。財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)在沒有競爭對手的情況下，往往呈現(xiàn)出官僚主義、單一的經(jīng)營模式，無法有效地減少成本、提升服務(wù)品質(zhì)、與顧客建立良好的關(guān)系。伴隨我國公司的迅速發(fā)展，經(jīng)營領(lǐng)域越來越廣，越來越多的公司開始意識(shí)到自身很難控制，沒有辦法集中精力去經(jīng)營。必須把非核心的商業(yè)項(xiàng)目外包，商業(yè)部門就可以把精力集中到那些可以產(chǎn)生實(shí)際效益的核心商業(yè)上。

我國開展財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)實(shí)務(wù)工作還比較缺乏。近幾年來，在海外跨國企業(yè)中出現(xiàn)廣泛的共享業(yè)務(wù)，具有豐富實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和實(shí)例。同時(shí)，由于公司的客觀生存條件相近，使得其在執(zhí)行財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)時(shí)可以借鑒其實(shí)際情況，從而更好地發(fā)揮其優(yōu)勢。目前，國內(nèi)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)的運(yùn)用尚處在初級(jí)狀態(tài)，試點(diǎn)公司數(shù)量稀少，運(yùn)行周期也比較短暫，缺乏可以直接運(yùn)用的實(shí)際操作。試點(diǎn)單位要想取得較好的效果，就必須從國外的成功經(jīng)驗(yàn)中吸取教訓(xùn)，并在自己的實(shí)際操作中進(jìn)行探索。

目前，國內(nèi)公司實(shí)施的財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)主要集中在節(jié)約費(fèi)用上，而忽略對服務(wù)的改進(jìn)。許多外國公司采用其他的費(fèi)用控制方式來減少費(fèi)用，所以在設(shè)立共享服務(wù)時(shí)，對降低費(fèi)用的期待遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于標(biāo)準(zhǔn)化和高質(zhì)量的服務(wù)。大多數(shù)情況下，為提高服務(wù)品質(zhì)，更傾向于采用更高的人工費(fèi)用進(jìn)行商業(yè)支援。目前，我國的公司在經(jīng)營上存在著很大局限性，在經(jīng)營上存在著巨大可供選擇的余地，因此，如何有效地減少經(jīng)營費(fèi)用，就成為推行“共享”服務(wù)的主要目標(biāo)。而國內(nèi)的公司最大的優(yōu)勢就是價(jià)格低廉，而一旦失去有利條件，就很可能會(huì)失去自身的生存空間。所以，在國內(nèi)很多公司都非常關(guān)注通過共享業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的成本節(jié)約效應(yīng)。

三、財(cái)務(wù)共享中心下企業(yè)財(cái)務(wù)管理優(yōu)點(diǎn)

（一）改善財(cái)務(wù)工作效益

財(cái)務(wù)共享服務(wù)使繁重的工作更加簡化，更加規(guī)范，更加細(xì)化，更加高效。專業(yè)化工作有利于提升公司經(jīng)營管理，有利于員工對所做工作有更精確了解和掌握，提升員工的業(yè)務(wù)技能，提升財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量，降低公司內(nèi)部各個(gè)區(qū)域和總公司之間的交流，從而提升工作的工作質(zhì)量。共享服務(wù)中心建立后，各部門的資訊提供商與用戶都在同一部門或地區(qū)，比跨地區(qū)、跨部門溝通要容易得多，可以節(jié)約更多的時(shí)間去做更有價(jià)值工作，工作效能也會(huì)大大提升。會(huì)計(jì)賬簿的規(guī)范化，許多企業(yè)在傳統(tǒng)的分散型財(cái)務(wù)管理下，存在著許多不同類型的賬戶表，特別是在各個(gè)行業(yè)中，特別是在二級(jí)分類賬戶中，存在著一些不規(guī)范現(xiàn)象。不同區(qū)域?qū)Τ杀拘再|(zhì)的認(rèn)識(shí)存在差異，采用核算賬戶也存在差異。集中核算后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)部將統(tǒng)一編制的賬目進(jìn)行合并，所有的賬目的增減都要通過審核，既能有效地監(jiān)控賬目，又能對賬項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范化管理，確保賬目統(tǒng)一以及能夠?qū)Ρ取?/p>

（二）減少企業(yè)成本

成本削減基礎(chǔ)是規(guī)模效益，即在企業(yè)工作數(shù)量沒有增長而員工數(shù)量要縮減，或企業(yè)經(jīng)營范圍擴(kuò)大時(shí)，可以有小幅度增長，也可以不增長。企業(yè)共享業(yè)務(wù)能夠提升企業(yè)重新組合、兼容和分立的靈活度，使企業(yè)能夠在不增加員工情況下，更好地滿足企業(yè)的發(fā)展需要。人們相信，共享服務(wù)可以賦予企業(yè)新事業(yè)單位、消化合并、快速擴(kuò)張的彈性，以及集中精力在企業(yè)的核心領(lǐng)域，尋求新的機(jī)遇。共享服務(wù)中心是各個(gè)國家或區(qū)域的財(cái)政和商業(yè)過程的一部分，從而形成具有一定的規(guī)模效果，縮短每個(gè)工作時(shí)間。同時(shí)，企業(yè)經(jīng)營管理也將更加規(guī)范化、精簡，對員工的學(xué)歷、技能等要求也會(huì)相應(yīng)減少，從而大大減少運(yùn)營費(fèi)用。在過去一段時(shí)間里，企業(yè)都在不斷地在進(jìn)行著成本控制，也是企業(yè)發(fā)展必然趨勢。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠解決公司在經(jīng)營范圍擴(kuò)大的情況下，對員工數(shù)量進(jìn)行微調(diào)或不調(diào)高的需求，而這種財(cái)務(wù)共享經(jīng)營方式使得公司具有較大發(fā)展空間。

（三）完善企業(yè)流程

沒有過程重組與最佳化，共享式業(yè)務(wù)只是虛無縹緲的理念與潮流。共享服務(wù)核心價(jià)值在于集中地為客戶提供規(guī)范化、流程化、專業(yè)化的業(yè)務(wù)，而其優(yōu)勢并不在于其獨(dú)特的機(jī)構(gòu)架構(gòu)和經(jīng)營方式，而是在于對流程的了解、挑選和完善。

（四）取得戰(zhàn)略利益

財(cái)務(wù)共享服務(wù)在取得規(guī)模效益的同時(shí)，還產(chǎn)生戰(zhàn)略性增值。公司的內(nèi)部顧客與供貨商之間聯(lián)系，不僅能給顧客提供新的創(chuàng)意，而且能不斷地促進(jìn)與新技術(shù)、流程、思想相融合經(jīng)營，促進(jìn)管理觀念與行動(dòng)的不斷轉(zhuǎn)變，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營效能。共享服務(wù)也給公司團(tuán)體在新增商業(yè)領(lǐng)域、兼并和擴(kuò)展方面的體制上的靈活性，讓它們能夠更加順暢和迅速地進(jìn)行。當(dāng)公司進(jìn)行擴(kuò)展時(shí)，無須設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)支援部，而是可以直接使用已有的商業(yè)支援服務(wù)。通過這種方式，新的商業(yè)單位或分支機(jī)構(gòu)能夠更迅速地在集團(tuán)內(nèi)部運(yùn)行，從而縮短了擴(kuò)展的時(shí)間、降低成本和提高效率。

（五）加強(qiáng)企業(yè)控制

由于跨國公司擴(kuò)張，分布于世界各國分支機(jī)構(gòu)之間的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)具有一定獨(dú)立性。由于企業(yè)內(nèi)部存在著不同會(huì)計(jì)流程、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)資源計(jì)劃體系等方面的差別，使得企業(yè)內(nèi)部對子公司的財(cái)務(wù)和運(yùn)營結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控都存在一定的難度。在此基礎(chǔ)上，該平臺(tái)采用一套完整的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和業(yè)務(wù)程序，利用一個(gè)統(tǒng)一的ERP體系，實(shí)現(xiàn)對各個(gè)分公司、總公司的管理人員的及時(shí)監(jiān)督。實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)，可以完全斷絕財(cái)務(wù)與商業(yè)之間的聯(lián)系，而以過程為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)運(yùn)作方式，將文件隨意地分發(fā)給各個(gè)商業(yè)部門。企業(yè)員工將不再需要面對單一的財(cái)務(wù)從業(yè)人員，而要建立一個(gè)“個(gè)人理財(cái)”的分社。另外，公司的各項(xiàng)事務(wù)都完全公開，并透過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心查詢，為檢討錯(cuò)誤行為提供有力支援。

（六）財(cái)務(wù)共享有助于獲得平等權(quán)利和義務(wù)

財(cái)政單位在行使其財(cái)政管理職責(zé)時(shí)，自身也要有相應(yīng)權(quán)限。在此，權(quán)力與責(zé)任是緊密聯(lián)系、互相依賴，具有鮮明整體特性。財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)特點(diǎn)就是要達(dá)到組織目的，主要取決于對其他機(jī)構(gòu)的協(xié)作。在許多時(shí)候，財(cái)政部門要對結(jié)果承擔(dān)責(zé)任，而在最終的執(zhí)行過程中，卻無法被財(cái)政部門所控制，從而導(dǎo)致各部門之間權(quán)力和責(zé)任不平等。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的推行，不僅使公司整體權(quán)力和責(zé)任發(fā)生變化，而且為實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)權(quán)力和責(zé)任的公平提供有利環(huán)境。而財(cái)政部門則是一個(gè)公正的機(jī)構(gòu)，財(cái)政狀況往往會(huì)得到高度的重視，公司價(jià)值可以用財(cái)政指數(shù)來度量，而公司內(nèi)部業(yè)績則靠著財(cái)政的統(tǒng)計(jì)來進(jìn)行。由于對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的依賴性，導(dǎo)致公司內(nèi)各種利益群體之間的競爭，使得公司的財(cái)務(wù)管理人員不得不尋求一種行之有效的戰(zhàn)略來實(shí)現(xiàn)公司的內(nèi)部權(quán)力均衡。

在公司中，財(cái)務(wù)部的組織地位受到集中和權(quán)力分散的影響，從而影響到公司內(nèi)各利益群體之間的權(quán)力均衡。財(cái)務(wù)部門必須對其真實(shí)性、公正性負(fù)有責(zé)任，而管理層通常會(huì)通過對會(huì)計(jì)決策和評(píng)估的“盈余管理”來增加財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，因此，這種請求在一定程度上是不公正的。在過去的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)中，由于缺乏對公司管理層的控制權(quán)，也沒有能力去糾正經(jīng)營層面的不合作，因此，“英雄氣短”是不可避免的。另外，財(cái)政也不具備對自己的獨(dú)立性和對部門的資源配置的話語能力。在不同的財(cái)政指標(biāo)與不同的部門之間存在著很大的差距時(shí)，財(cái)政會(huì)變得軟弱無力，從而導(dǎo)致其經(jīng)營的危險(xiǎn)。通過設(shè)立“財(cái)務(wù)共享”，可以極大地解決以上因不平等而造成的各種問題。

四、財(cái)務(wù)共享中心下企業(yè)財(cái)務(wù)管理策略

（一）程序與體制層面

傳統(tǒng)處理過程已經(jīng)與財(cái)務(wù)共享中心相背離，由于存在著諸多問題，使得業(yè)務(wù)的效率不高。在流程設(shè)計(jì)上，我們注重的是與公司的系統(tǒng)資源相結(jié)合，細(xì)化到各個(gè)部門的職責(zé)，并一起討論，重新整理，做到職責(zé)明確、流程通暢，優(yōu)化財(cái)務(wù)流程，加快標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)處理過程。此外，還可以實(shí)施跨部門審計(jì)等措施，強(qiáng)化對風(fēng)險(xiǎn)流程的管控，增強(qiáng)了對財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化。

（二）技術(shù)支援體系

由于財(cái)務(wù)服務(wù)中心集中式財(cái)務(wù)和對信息化依賴性，使其面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)。如果一個(gè)企業(yè)的體系發(fā)生故障，將對整個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對其進(jìn)行可靠度的評(píng)估，如果發(fā)生故障，造成無法估量的信息丟失。各單位要加強(qiáng)對IT技術(shù)的技術(shù)支撐，及時(shí)向各相關(guān)部門進(jìn)行信息回饋，使其更好地發(fā)揮作用。同時(shí)，要強(qiáng)化對信息的管理，做好信息的存儲(chǔ)與備份，盡可能減少信息的丟失。此外，資訊科技體系的發(fā)展也為公司的科技發(fā)展奠定基礎(chǔ)，將來的資訊共享將涵蓋財(cái)務(wù)、人力、供應(yīng)鏈等各個(gè)層面，為公司的經(jīng)營決策服務(wù)。

（三）人事結(jié)構(gòu)

由于工作劃分太細(xì)，員工們只能在整體的財(cái)政流程上承擔(dān)很少的責(zé)任，繁重而單調(diào)乏味，很容易降低員工的積極性，導(dǎo)致員工離職。另外，由于業(yè)財(cái)人員的分離，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)確性變得不那么敏感，從而影響到公司的內(nèi)部控制。為此，應(yīng)構(gòu)建與之相適應(yīng)的人才制度和業(yè)績考核制度，注重對其進(jìn)行生涯計(jì)劃，拓寬其眼界，調(diào)動(dòng)其工作熱情，將各種功能分開、相互制約，促進(jìn)業(yè)財(cái)部門之間的協(xié)同；提高高管的能力，與其進(jìn)行交流，發(fā)掘其潛能，促進(jìn)公司發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)今，我國財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)尚處于萌芽階段，并未得到細(xì)致規(guī)劃，但是伴隨國家經(jīng)濟(jì)實(shí)力逐漸雄厚，共享中心成為未來發(fā)展需求，能夠有效減少企業(yè)所需成本，構(gòu)建專業(yè)化企業(yè)內(nèi)部管理，因此應(yīng)當(dāng)重視共享中心建立，使企業(yè)能夠得到長久發(fā)展。