建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展方向分析

倪 婧

（東華理工大學 經(jīng)濟與管理學院，南昌 330032）

0 引言

近年來，隨著計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息化時代已經(jīng)悄然到來，并深刻影響著人們的生產(chǎn)、生活，推動著各行業(yè)的轉(zhuǎn)型變革。在這樣的時代背景下，面對愈加激烈的市場經(jīng)濟競爭，建筑企業(yè)進行了不斷深入的信息化建設(shè)探索，并取得了顯著成效。自國務(wù)院印發(fā)《中國制造2025》戰(zhàn)略文件以來，工業(yè)化與信息化引導著現(xiàn)代企業(yè)的前行方向，并成為現(xiàn)代企業(yè)重要的探究課題。建筑企業(yè)本身從屬于傳統(tǒng)行業(yè)，整體信息化水平有限。雖然在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略引導下，建筑企業(yè)信息化建設(shè)取得了一定成效，但是在轉(zhuǎn)型升級的道路上尚有很長的路要走。合同管理作為串聯(lián)建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與財務(wù)管理的關(guān)鍵部分，與業(yè)務(wù)管理緊密相連，其信息化建設(shè)亦是相當重要和必要的。在信息化發(fā)展的新時代背景下，建筑企業(yè)要重視以信息化技術(shù)為依托的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展，更要將合同管理信息化納入現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型發(fā)展戰(zhàn)略任務(wù)當中，并予以高度重視，以此來提高建筑企業(yè)的合同管控水平，促進建筑企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

1 合同管理信息化的意義

在市場經(jīng)濟條件下，合同可視作企業(yè)間訂立的“法律”，有效約束著各方行為，是企業(yè)的建設(shè)藍圖、理順業(yè)務(wù)的抓手、組織延伸的橋梁，直接關(guān)系到其切身利益。現(xiàn)如今，企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展都有賴于業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)是其管理的中心，合同是業(yè)務(wù)的最終落腳點。管理合同就是管理業(yè)務(wù)交易，而且合同管理本身具有專業(yè)性、復(fù)雜性的特點，包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同實施、合同變更等。

科技發(fā)展改變了信息化時代格局，“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略作為一項重要的國家戰(zhàn)略，推動著各行各業(yè)的深刻變革，建筑行業(yè)亦是如此。將合同管理信息化放在建筑企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型升級的需求框架下審視，可全面窺探其現(xiàn)實價值及意義，其集中表現(xiàn)在業(yè)務(wù)協(xié)同、閉環(huán)管控、穿透管理、預(yù)警監(jiān)測及智能管理等幾個方面。具體而言，建筑企業(yè)合同管理信息化可實現(xiàn)其與預(yù)算管理、資金管理等工作的協(xié)同，并將合同管理的各項工作有機串聯(lián)起來，包括起草、訂立、履行、變更等，從而生成良性閉環(huán)系統(tǒng)，實現(xiàn)在全業(yè)務(wù)鏈條上的可控制、可追蹤、可分析、可評價，進而根據(jù)相關(guān)動態(tài)數(shù)據(jù)反饋發(fā)出預(yù)警，規(guī)避可能發(fā)生的風險，保證建筑企業(yè)合法利益，并通過高效的智能管理提升工作成效。

2 建筑企業(yè)合同管理信息化的現(xiàn)狀

2.1 取得的成效

合同管理本身存在內(nèi)容繁多、信息分散的現(xiàn)實特點。傳統(tǒng)手工操作式的合同管理模式涉及的管理部門較多，更在一定程度上造成了合同信息匯總的不便，對合同管理效率、管理質(zhì)量的提升造成了諸多影響，在很多時候人員操作的疏忽導致了合同重要信息的泄露、遺失，對企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展造成了嚴重的阻礙。面對信息化時代的到來，越來越多的建筑企業(yè)開始認識到合同管理信息化的重要性，并開始立志于“精細化”合同管理模式的打造。建筑企業(yè)不僅組織相關(guān)專業(yè)人員圍繞企業(yè)合同管理信息化從整體布設(shè)、規(guī)則制定等角度展開理論研討，更從實踐行動上開展相關(guān)系統(tǒng)開發(fā)、軟件設(shè)計工作，極大地促進了我國建筑行業(yè)整體合同管理水平的提升。

例如，為了滿足廣大建筑企業(yè)合同管理信息化的需求，致遠互聯(lián)合同管理平臺被逐漸引入建筑行業(yè)當中。平臺通過對建筑企業(yè)相關(guān)項目、供方、分包、材料、勞務(wù)等信息進行數(shù)據(jù)信息化整合，依托平臺自身強大的電子化合同管理功能，打造成極具建筑企業(yè)特色的合同數(shù)據(jù)檔案平臺，使建筑企業(yè)對合同信息的調(diào)用更為靈活。此外，該平臺依托流程化的合同檔案審批、管理優(yōu)勢，還可以輔助建筑企業(yè)對合同內(nèi)容進行審核、論證，并與業(yè)務(wù)方進行在線簽約，大大提高了合同管理效率。此外，中鐵建設(shè)物資公司在2020 年11月舉辦的華北建筑產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng)新發(fā)展大會上獲得了建筑產(chǎn)業(yè)信息化建設(shè)先鋒獎。據(jù)悉，自2012 年起，中鐵建設(shè)物資公司就制定了信息化發(fā)展戰(zhàn)略，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的作用下研發(fā)出了企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)了包括合同管理一體化在內(nèi)的業(yè)務(wù)信息化操控管理。

近年來，建筑企業(yè)在合同管理信息化方面作出了巨大努力，建筑行業(yè)合同管理信息化整體發(fā)展態(tài)勢良好。

2.2 存在的問題

受各方面現(xiàn)實因素的影響，我國建筑企業(yè)合同管理信息化在發(fā)展過程中也不可避免地出現(xiàn)了一些問題和不足，對合同管理優(yōu)化改革造成了一定的負面影響。具體來講，這些問題可以歸結(jié)為以下幾點。

一是第三方合同信息化管理軟件使用效果不佳。個別軟件開發(fā)企業(yè)在進行合同信息化管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，并未組織人員對建筑企業(yè)合同管理流程進行深入研究，只是簡單地對建筑企業(yè)合同管理需求、特點等進行簡單的信息匯總，導致開發(fā)出的系統(tǒng)軟件存在模板化傾向，在建筑企業(yè)合同管理中的適用性不高，無法發(fā)揮出軟件系統(tǒng)的應(yīng)有作用。

二是建筑企業(yè)欠缺合同管理信息化的準備。合同管理信息化不僅意味著合同管理方式方法的變革，同樣意味著合同管理工具的變革，是對合同管理整個流程的重新再造。合同管理信息化的實現(xiàn)需要建筑企業(yè)擁有充足的準備，其中不僅包含了財力、物力方面的準備，更包含了人力方面的準備。但反觀目前的建筑企業(yè)，雖然購置了先進的合同信息化管理軟件，開發(fā)了極具企業(yè)特色的合同信息化管理系統(tǒng)，但缺少既懂建筑工程合同管理業(yè)務(wù)，又懂信息化技術(shù)操作的高級復(fù)合型人才，這導致建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展出現(xiàn)停滯不前的現(xiàn)實狀況，造成了資源的浪費。

3 建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展方向及策略

3.1 管理機制趨于動態(tài)化

3.1.1 發(fā)展趨勢

傳統(tǒng)工作模式下，建筑企業(yè)合同管理暴露出了較為嚴重的效率問題和風險問題，更深層次揭露了內(nèi)部協(xié)同上的不足。簡單來講，合同管理本身作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，伴隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生與進展實施，與業(yè)務(wù)管理之間有著緊密的關(guān)聯(lián)性，需要精準切入各環(huán)節(jié)工作，因而銜接效率甚為關(guān)鍵。此外，合同風險管理集中反映在履約管控和閉環(huán)管控上，本質(zhì)可解讀為其與業(yè)務(wù)執(zhí)行的協(xié)作問題。因此，合同與業(yè)務(wù)的協(xié)同不足將會誘發(fā)一系列問題。建筑企業(yè)合同管理信息化則提供了有效的協(xié)同問題解決思路，引發(fā)深層次的理念變革，生成以合同為主導的經(jīng)營決策價值體系，并由此支持預(yù)算管理、資金管理、盈利評估等工作，進而提升管理工作整體成效。

3.1.2 發(fā)展策略

未來，建筑企業(yè)在合同管理信息化發(fā)展的進程中，要逐步建立預(yù)算對合同、合同對資金支付的自動化控制機制，并基于結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)支持動態(tài)監(jiān)測合同履約風險，服務(wù)經(jīng)營決策。同時，以業(yè)務(wù)發(fā)展為軸線，打造合同管理全生命周期閉環(huán)系統(tǒng)，基于信息化技術(shù)支持，將其有機地嵌入整個業(yè)務(wù)鏈條上，實現(xiàn)可控制、可追蹤、可分析、可評價的動態(tài)管理。

3.2 管理制度趨于完善化

3.2.1 發(fā)展趨勢

建筑企業(yè)合同管理信息化重置了相關(guān)工作模式，引發(fā)了各個操作流程的改變，使傳統(tǒng)制度表現(xiàn)出了諸多的不適用，并且凸顯了某些方面規(guī)制存在的漏洞。建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展推動著該項工作的閉環(huán)化、標準化建設(shè)，對相關(guān)工作開展提出了新的要求和挑戰(zhàn)。事實上，在當前的語境環(huán)境下，建筑企業(yè)現(xiàn)行的合同管理規(guī)范、流程、標準等章程與信息化主導的合同穿透管理要求尚存較大差距，很大程度上可能會造成系列風險的發(fā)生，繼而影響企業(yè)經(jīng)營發(fā)展效果。為此，隨著建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型，在國家相關(guān)部門的引導下，建筑企業(yè)合同管理信息化相關(guān)規(guī)劃將得到進一步調(diào)整，尤其是源于現(xiàn)實需求的導引，在社會各界的共同作用下，相關(guān)配套制度會逐漸向完善化、規(guī)范化的方向發(fā)展，由此來促使建筑企業(yè)盡快通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)提升信息化穿透管理能力。

3.2.2 發(fā)展策略

在此過程中，建筑企業(yè)要結(jié)合自身所屬行業(yè)特點，以信息化穿透管理為著力點，深度解析對合同管理的要求，綜合考量各相關(guān)要素，做好全方位、立體化把握，編制系列、具體、可操作的制度，配置統(tǒng)一的合同分類分層標準，梳理其在流程、數(shù)據(jù)及系統(tǒng)等各方面的層次結(jié)構(gòu)，由此將各層次的合同管理統(tǒng)籌起來，為實施穿透管理奠定基礎(chǔ)。

3.3 管理標準趨于規(guī)范化

3.3.1 發(fā)展趨勢

在建筑企業(yè)系統(tǒng)的合同管理結(jié)構(gòu)中，管理標準作為一類關(guān)鍵的構(gòu)成要素，是支撐各項管理制度貫徹落地的可執(zhí)行工具。建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展的未來是重點創(chuàng)造一種內(nèi)部協(xié)同的語言，搭建起橫跨各職能部門、縱貫各管理層級的交互通道，并有效解決相關(guān)運行系統(tǒng)的集成問題，如此才能支撐新型建構(gòu)制度的落地，提升合同管理信息化的穿透能力。簡單來講，這種語言就是建立的統(tǒng)一的能夠覆蓋建筑企業(yè)合同管理全生命周期的標準。

3.3.2 發(fā)展策略

在此過程中，建筑企業(yè)要通過結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)表示管理要求，明確合同管理與其他相關(guān)管理事務(wù)之間的緊密關(guān)系，規(guī)范合同操作，包括簽署、執(zhí)行等，了解合同過程管理中的核心要素和關(guān)聯(lián)信息，繼而梳理清楚其基本定義、技術(shù)要求、統(tǒng)計口徑等，動態(tài)、全面地掌控合同信息，從而為建立建筑企業(yè)合同管理信息化平臺的數(shù)據(jù)架構(gòu)提供依據(jù)，促進各環(huán)節(jié)工作實現(xiàn)有效互通互聯(lián)。除此之外，建筑企業(yè)對合同管理信息化發(fā)展驅(qū)動的閉環(huán)化需求考量，未來還需建立科學的合同全生命周期管理流程標準，為在全面預(yù)算管理、成本核算管理及績效考核管理等工作領(lǐng)域的功能價值發(fā)揮提供結(jié)構(gòu)性框架標準，更好地支持上層經(jīng)營決策。

3.4 管理系統(tǒng)趨于整合化

3.4.1 發(fā)展趨勢

建筑企業(yè)合同管理信息化還將朝著系統(tǒng)整合的方向發(fā)展。隨著建筑企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型步伐的加快，建筑企業(yè)將逐步搭建起更高水平的信息化管理運行平臺，并由此生成內(nèi)部交織關(guān)系復(fù)雜的互動通道，為推動合同管理的閉環(huán)化，有必要對所有與合同管理相關(guān)的系統(tǒng)進行整合，從而提升協(xié)同效能，實現(xiàn)信息共享目標。

3.4.2 發(fā)展策略

在此過程中，建筑企業(yè)需樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略思維和意識，從全局出發(fā)，統(tǒng)籌好經(jīng)營管理的各環(huán)節(jié)，并進行統(tǒng)一的梳理和規(guī)劃，明確各運行系統(tǒng)之間的邊界、定位及功能，確定對接標準，以合同的全生命周期為著眼點、立足點，按照科學的發(fā)展脈絡(luò)理順管理關(guān)系，不斷消除管理上的斷點，逐步減少重復(fù)性的人工操作，進而提升合同管理效率及質(zhì)量。例如，建筑企業(yè)根據(jù)經(jīng)營發(fā)展需求，認真明確合同管理、物資采購、生產(chǎn)經(jīng)營等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能邊界，找準其在整個框架結(jié)構(gòu)中的定位，繼而梳理其相互間的協(xié)同關(guān)系、影響作用，將其有機地統(tǒng)籌起來；建立信息平臺、即有統(tǒng)建系統(tǒng)、各單位自建系統(tǒng)中的集成架構(gòu)，籌劃建筑企業(yè)合同管理信息化平臺總體架構(gòu)，從而最大限度地發(fā)揮合同全生命周期管理的功能價值。

4 結(jié)語

建筑企業(yè)合同管理信息化發(fā)展十分重要和必要，是其適應(yīng)新時代語境的重要選擇，更是自身發(fā)展內(nèi)需的客觀要求。作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程，合同管理未來將朝著理念變革、制度完善、標準統(tǒng)一、系統(tǒng)整合4 個方向進展。建筑企業(yè)要將之嵌入建筑企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略籌劃中，全方位給予支持，構(gòu)建科學的運行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，從而進一步提升合同管理實效。