新時代檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑探討

于 靜 王洪民 德州市公路事業(yè)發(fā)展中心

新時代檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑探索正是當前檔案管理工作的重點與難點問題?，F闡述新時代檔案管理創(chuàng)新的必要性，結合當前檔案管理制度與模式中存在的各類問題，以問題為導向，深入分析探討檔案管理如何適應新時代發(fā)展需求。從完善檔案管理制度、加強檔案管理安全性、提高檔案人員管理水平等多個角度提出新的管理策略，以期為檔案管理工作提供基礎性支持和保障。

現如今，我國經濟、科技、文化水平不斷提升，信息技術的快速發(fā)展給檔案管理帶來諸多改變。檔案管理作為記錄和保存重要信息的工作，在新時代背景下面臨著新的挑戰(zhàn)?？茖W技術給人們的生活帶來了諸多改變，使人們的工作學習變得更加高效、便捷，讓人們足不出戶就能獲得最新資訊。檔案管理是一項非常專業(yè)且復雜的工作，需要工作人員對檔案信息進行收集、鑒定、整理和保存。另外，檔案工作人員還要結合時代背景以及企業(yè)的發(fā)展變化，不斷進行檔案信息的更新，以保障檔案的參考性和準確性。檔案不僅是對重要信息的記錄，還是部分事物發(fā)展的見證，其重要作用不言而喻。在新時代背景下，檔案管理制度與模式面臨新的挑戰(zhàn)。只有正視這些現實問題，改變傳統(tǒng)觀念，將線下管理與線上管理相結合，利用新技術改革管理工作，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度，不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)，才能真正提高檔案管理工作效率，推動該行業(yè)向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展。

新時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

所謂“檔案”，是指人們在從事、參與各項社會活動時直接或間接形成的各種信息，是具有保存價值的原始記錄。檔案的本質屬性是記錄性，而這個屬性也使檔案具有一定的參考價值?，F如今，隨著時代的發(fā)展和社會的變化，人們對檔案的認識不斷加深，檔案的載體和形式也變得更加多樣。因此，在新時代背景下，開展檔案管理工作不僅需要對重要的資料進行儲存、分析和整理，還需要注重對檔案價值的挖掘。傳統(tǒng)檔案管理往往依靠人力。如今，在信息化、大數據、數字化等背景下，檔案管理也迎來新的機遇，工作人員不必大費周章地尋找相關信息，通過單位的內部網絡，就可以直接搜索到各種有用的信息，從而進一步提高工作效率，保障檔案的全面性。首先，新時代檔案管理創(chuàng)新能夠進一步提高管理效率。檔案管理是一項非常專業(yè)且復雜的工作，它所涉及的內容信息量巨大，除了收集信息外，還需要對信息進行分類、整理、甄別。工作人員需要篩選出有用的信息，及時去除無用的信息，而此過程需要消耗較大的精力。如果其中某一環(huán)節(jié)出現失誤，就會給后續(xù)工作帶來不便。其次，創(chuàng)新檔案管理制度與模式有助于對資源進行有效分配，從而進一步提升工作效率，在緩解工作人員壓力的同時進一步提升其管理質量。最后，檔案管理創(chuàng)新能夠為相關決策、規(guī)劃方案提供數據支持，也能為企業(yè)發(fā)展奠定扎實的基礎。新時代要想做好檔案管理工作，就一定要注重轉變管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理方法，以便更加真實全面地反映檔案實況，這對促進行業(yè)的長遠發(fā)展有著積極作用。

新時代檔案管理制度與模式創(chuàng)新面臨的問題

對檔案管理認識不足

檔案管理經過多年發(fā)展，無論是在管理觀念還是管理水平上都取得了一定進步。但值得注意的是，在實際管理中，仍有部分單位欠缺對檔案管理的重視，這就導致在檔案實際管理中難以貫徹落實各項政策和舉措，檔案作用難以得到發(fā)揮。同時，很多管理人員無論是在思想意識上還是在行動舉措上都過于保守，認為檔案只是信息資料，在整理與保管上沒有投入太多時間和精力，沒有真正認識到檔案管理的重要作用，導致檔案管理過于“粗糙”。檔案管理人員缺乏檔案管理意識，使得檔案難以真正發(fā)揮作用，進而導致檔案管理無論是在制度還是模式上都難以得到創(chuàng)新。

檔案利用率不高

新時代要想對檔案管理制度與模式進行創(chuàng)新，就需要正視當前檔案管理存在的問題。就目前而言，很多單位未能真正發(fā)揮出檔案的作用，導致檔案利用率不高，檔案管理工作往往只是停留在原始的信息收集整理狀態(tài)中，檔案當中的各種信息、數據資源也未能真正發(fā)揮作用。如果企業(yè)的規(guī)劃與決策難以獲得數據信息的支持，就會影響企業(yè)的長遠發(fā)展，還會對檔案管理產生制約作用。

檔案管理模式單一

在新時代背景下，人們的思想觀念更加先進，檔案能發(fā)揮的作用也越來越顯著。不過目前很多單位所使用的檔案管理制度與模式仍是傳統(tǒng)管理方式，這種檔案管理方式的特點就是注重隱私性，將檔案作為重要文件進行獨立管理。這種檔案管理方式將檔案封閉在獨立的部門內，使檔案無法流通，不利于信息利用和相關資料查閱，導致相關部門無法利用檔案資源做出相應的決策，從而制約了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案管理信息化程度較低

隨著互聯(lián)網技術的快速發(fā)展，現如今檔案管理的信息化程度越來越高。但是就目前而言，很多企業(yè)單位的檔案管理信息化水平仍較低，沒有合理利用信息技術，將其與管理相結合，建立資源共享平臺。現如今，檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)，要想真正提高工作效率，就要創(chuàng)新管理模式，加強信息化建設。檔案管理涉及的內容眾多，資料較為復雜，所以在開展管理工作時，如果僅依靠人力，消耗的時間成本將非常大，而建設信息化平臺能夠進一步減少工作量，同時有利于提高工作效率。在新時代，檔案管理的載體發(fā)生了諸多變化，以往常用的是紙質檔案，而現在數據檔案所占的比重越來越大，所以，在檔案管理過程中逐漸實現無紙化辦公，不僅能減少資源浪費，還能使檔案管理更加高效便捷。同理，新時代檔案管理如果缺少信息化技術的加持，管理難度必定會增加。

檔案管理人員的專業(yè)能力不足

檔案管理涉及的資料信息眾多，所以有著較高的應用價值，能夠為單位、企業(yè)的發(fā)展提供信息支持，發(fā)揮指導作用。在檔案管理制度與模式的創(chuàng)新過程中，管理人員具有重要作用。但就目前而言，檔案管理人員普遍存在專業(yè)能力不足、綜合素養(yǎng)不高的問題。在實際管理過程中，檔案管理人員自身缺少信息技能與安全意識，無法滿足信息化檔案管理要求，導致檔案資料在整理與存儲上存在問題；同時，檔案管理人員在檔案管理中缺少相應的管控意識，使得很多政策要求無法有效貫徹落實。而今檔案管理的數字化建設對管理人員提出了較高的要求，如果管理人員仍不能改變管理觀念，積極學習新技術與新方法，那么將難以在未來的發(fā)展過程當中滿足職業(yè)崗位需求，甚至會對檔案管理造成不利影響。

新時代檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑分析

提升檔案管理意識

檔案在企業(yè)經營管理中發(fā)揮著重要作用。新時代要想進一步提升檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理制度，就需要進一步加強工作人員的檔案管理意識，通過優(yōu)化創(chuàng)新觀念，提升宣傳效果，不斷提高企業(yè)人員對檔案管理的重視程度，使其真正樹立起檔案意識。在檔案管理過程中，需要將檔案管理工作的責任落實到位，以便真正提高工作效率，保障檔案信息的準確性。針對檔案管理過程中存在的各種問題，需要結合實際發(fā)展情況，制定完善的策略與制度，更新檔案管理信息，使數據資料更加充實、科學。檔案管理人員應當深入研究檔案管理方法，以便在實際工作中提高管理效果。同時，要提高檔案管理組織能力，加強檔案管理監(jiān)督，提高檔案管理工作人員的責任意識，使其對自身崗位職責形成正確的認識。除此之外，還要進一步提高對檔案管理效果的關注度，并且予以實質性的指導建設，結合建設目標，提升工作人員管理能力。

創(chuàng)新檔案管理工作機制

企業(yè)的發(fā)展與建設離不開檔案管理的支持，而檔案管理工作水平是衡量企業(yè)綜合管理水平的重要標志。針對當前檔案管理工作中存在的諸多問題，需要進一步優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理工作機制，將檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃當中。制度的建立需要結合企業(yè)實際發(fā)展情況，以便用全面細化的制度內容為檔案管理工作的開展提供方法指導。值得注意的是，檔案管理制度的建設要具有持續(xù)性，要能夠結合企業(yè)的業(yè)務拓展與規(guī)模擴大不斷轉變，在實際管理當中加強對信息技術的利用。工作制度作為工作開展的依據，必然需要在客觀條件和管理對象變化的前提下同步進行變化建設?，F如今，檔案管理的作用不斷得到彰顯，要想創(chuàng)新檔案管理制度，還需要積極展開統(tǒng)一管理，改變檔案管理模式，配備專門領導分管檔案工作，制定相應的檔案管理方法。關于檔案機構的設置，要形成集檔案、資料、信息、統(tǒng)計為一體的檔案信息中心，以此來發(fā)揮其中樞調度職能。在實際工作中，需要積極探索檔案管理在企業(yè)發(fā)展決策中的重要作用，這樣不僅能提高決策的科學性，還有利于企業(yè)的長遠發(fā)展。例如，在崗位人員聘用和職務調整的過程中，可以將檔案信息中的各種資料、數據作為評價的參考依據，以此來保障人才選拔的公平性與客觀性，同時真正提升檔案管理工作的價值。

加強檔案信息化建設

現如今，要想進一步創(chuàng)新檔案管理制度與模式，還需要加強檔案管理標準化、規(guī)范化建設。信息時代背景下，計算機技術廣泛應用于各行各業(yè)，各種管理軟件層出不窮，這就使得檔案文件格式變得更加多樣化。

在實際工作中，要想加強對電子檔案的高效管理，就一定要加強對相關標準、規(guī)范的研究，及時總結工作經驗，學習先進經驗，并結合企業(yè)發(fā)展實際情況，積極探索檔案信息化管理要求，通過更新管理方法和手段，使檔案管理工作向著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，以期提供更好的檔案服務。首先，應積極建立起基于網絡共享的檔案管理服務平臺，通過利用信息技術，實現對資源的整合與優(yōu)化，并在管理服務平臺上及時對檔案信息進行整理和篩查，將檔案的作用真正發(fā)揮出來。其次，需要建立符合新時代發(fā)展要求的檔案管理社會化服務機制，通過“線上+線下”的服務模式，滿足使用者的不同需求。最后，還應該變被動服務為主動服務。積極推進對檔案服務需求的研究，利用檔案資源提供更精準的服務；真正發(fā)揮檔案管理軟件的優(yōu)勢，提供更多個性化的服務，從而真正推動檔案管理向著科學化、規(guī)范化方向發(fā)展。

提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在當前的檔案管理工作中，普遍存在檔案管理人員專業(yè)能力不足、綜合素養(yǎng)不高的問題。所以，在新時代檔案制度與模式的創(chuàng)新過程中，更應注重提升檔案管理人員的能力與素養(yǎng)。企業(yè)應該為檔案管理人員提供更廣闊的平臺，同時進一步加大培訓力度，邀請行業(yè)內經驗豐富的從業(yè)人員為其提供指導，以提升其專業(yè)能力。通過專業(yè)培訓，使其樹立正確的工作態(tài)度和觀念。除此之外，企業(yè)還應積極引進專業(yè)檔案管理人才，以提升整個管理隊伍的專業(yè)性，通過配備專業(yè)人才，使檔案管理更好地服務于企業(yè)。現如今，隨著時代的快速發(fā)展，數字化、信息化、智能化技術與檔案管理工作的融合越來越深，所以檔案管理人員在新時代背景下要注重提升自身的信息意識和能力，結合當前檔案管理存在的問題，秉持嚴謹負責的工作態(tài)度，處理好各個細節(jié)問題，避免出現工作紕漏。同時，檔案管理人員可以利用業(yè)余時間在公司提供的培訓平臺上進行學習，不斷提升自身的知識水平和實操能力，學習更多信息知識，利用計算機展開對數據的挖掘與統(tǒng)計工作，為企業(yè)發(fā)展、經營決策提供有力的信息支持。除此之外，檔案管理人員還應該具備服務意識，端正工作態(tài)度，以期為進一步提升檔案管理水平，推動行業(yè)健康發(fā)展提供助力。

檔案作為重要信息、文件的記錄，見證了企業(yè)的發(fā)展與變化。在新時代，檔案管理工作的作用逐漸彰顯。要想進一步提升檔案管理水平，就需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度與模式。當前，檔案管理普遍存在管理方法單一、檔案利用率不高、信息化建設落后的問題。針對這些難題，應該進一步提升檔案管理人員的檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理工作機制，加強檔案信息化建設，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。只有這樣，才能從根本上解決問題，推動檔案管理朝著科學化與規(guī)范化方向發(fā)展。