互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理措施探討

王 成 周向東

（菏澤家政職業(yè)學院，山東 菏澤 274300）

當今社會的高校學生檔案管理工作是在教育部門具本要求和標準的指導下將高校中來自全國各地學生的檔案進行征集接收以便統(tǒng)一管理的工作行為。在現(xiàn)實的高校學生檔案管理工作中，由于學生數(shù)量的龐大、檔案管理的繁雜性，再加上尚未配套的接收系統(tǒng)都給高校學生檔案管理的工作帶了相當大的工作難度和強度，導致高校學生檔案管理的工作人員極易在日常工作中出現(xiàn)混亂的、錯誤的問題。然而隨著近年來不斷普及的信息化技術和日益成熟的網絡科技，在高校學生檔案管理工作中引入和應用新興技術全面推進高校學生檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，促進相關管理工作的效率和安全性的提升是勢在必行的。在互聯(lián)網時代背景下，高校學生檔案管理應該大力與新興互聯(lián)網信息技術融合，充分運用互聯(lián)網的新思維、新理念不斷優(yōu)化和變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，以達到創(chuàng)建符合時代發(fā)展需求的高校學生檔案管理模式。

一、當今高校學生檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，當今社會中的大多高校學生檔案管理還沿襲傳統(tǒng)的管理模式，學生檔案管理仍然只是停留在對學生檔案資料的收集工作上，對于學生的檔案管理也是通過原有方式即線下收集、封裝、保存、轉檔等進行的，對于學生檔案的轉出和轉入依然主要采用原始的人工登記的方式來完成。由于缺乏科學的管理方式和意識，繁雜的整理工作中極易出現(xiàn)學生檔案材料入檔不及時、檔案轉遞不規(guī)范的問題，甚至還會發(fā)生檔案材料丟失的情況。其次，由于高校對于學生檔案管理相關工作的重視程度不夠，繼而沒有對相關管理工作制訂應有的強制性的、規(guī)范性的管理文件，也會使得學生檔案管理的工作人員出現(xiàn)消極怠慢的工作態(tài)度。此外，在學生檔案管理的日常工作中，工作內容重復、枯燥、程序化，沒有任何突出亮點，也會導致相關的工作人員對于學生檔案管理的積極性下降，在日常的檔案管理中時有錯裝漏裝、檔案丟失的情況發(fā)生。最后，現(xiàn)有的高校學生檔案管理模式的信息化非常落后，在檔案管理過程中大多都是由人工操作來完成，信息化利用程度低且學生檔案記載的內容不夠豐富，無法滿足高校學生畢業(yè)后的就業(yè)和長遠發(fā)展的需要。

二、當今高校學生檔案管理的基本原則

（一）關于高校學生檔案管理的保密原則

學生檔案里包含了許多學生的個人信息，屬于機密文件，學生檔案管理部門要嚴格遵守相關的保密制度，在未經許可的情況下不可擅自將學生的檔案帶出檔案室或向任何人透漏出檔案袋內的任何內容和信息。因此，學生檔案管理部門應該配備專業(yè)的工作人員來管理學生檔案，設置安全性強的檔案室以確保學生檔案在校期間的安全。

（二）關于高校學生檔案管理真實完整性原則

學生檔案對學生后續(xù)發(fā)展來說意義重大，檔案的真實性和完整性是最基本的要求。因此在高校學生檔案管理工作中，應該要求工作人員在檔案收集管理過程中要對學生檔案材料進行實時的核查和查驗，特別是對學生的獎懲文件、年度的鑒定材料以及能反映學生優(yōu)良品德的檔案材料都要注意鑒別和查驗，做到及時入檔。在學生畢業(yè)前夕還要對學生的檔案進行系統(tǒng)性的核查，以保證其檔案材料的真實性和完整性。

三、當今高校學生檔案管理工作存在的不足

（一）高校學生檔案管理的工作人員的思想重視度不夠

目前大多高校及相關的管理部門對于學生檔案管理工作不夠重視，甚至存在著一定的偏差。安排的學生檔案管理工作人員大多都是個人能力不強、年齡偏大且計算機操作水平低下。學生檔案管理人才結構分配不合理、科學管理意識淡薄，大多數(shù)工作人員不能對數(shù)字化技術進行充分運用。另外，由于高校對學生檔案管理工作的不重視，所以經費投入不夠，導致相關工作的硬件設施配套也不夠健全和完善。這些都給學生檔案的及時性、安全性、真實性和完整性帶來深深的隱患。

（二）高校學生檔案管理工作中的歸檔內容陳舊簡單

高校學生檔案管理中的歸檔范圍包括高校招生錄取材料、軍訓鑒定表、學籍成績表、學生年度鑒定表、獎懲文件以及畢業(yè)生鑒定材料等。隨著社會的不斷發(fā)展進步對于學生檔案信息內容的要求也越來越多元，社會企業(yè)在擇選人才時也會通過對學生檔案的查詢從中獲取更多的關于學生的成就、能力、誠信及個人綜合素質相關的信息，但現(xiàn)有的檔案信息和內容過于簡單和陳舊，且班主任和輔導員對于學生個人評價大多都是套用模板，對學生的個人特點描述不仔細，這些都難以滿足用人單位對于學生信息了解的需求。

（三）現(xiàn)有高校學生檔案管理網絡電子化有待提高和加強

歷來畢業(yè)生檔案查詢都是依賴于人工核查，不能完成由畢業(yè)生自助查詢檔案的需求。學生檔案管理信息化改革不深入，檔案的相關流轉、查詢主要是線下人工操作，這耗費了大量的人力和時間且容易發(fā)生錯誤，因此在學生檔案管理工作中有效地引入信息化管理，不僅是時代發(fā)展的需求，更是人們對于便捷高效的最基本要求。

四、互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理優(yōu)勢

（一）節(jié)約了空間及成本

互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理不再局限于紙質的學生檔案，電子檔案也成為重要形式之一，而電子檔案存儲載本只需要一個小小的硬盤即可，相較于之前的檔案館而言不僅節(jié)約了空間及成本，而且在很大程度上節(jié)約了人力和物力，為高效開展學生檔案管理工作提供了較為良好的環(huán)境。

（二）提升了檔案管理效率

互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理因為信息技術、大數(shù)據(jù)技術等技術運用，使得整個工作效率有了明顯的提升。例如，在修改學生檔案的時候，傳統(tǒng)檔案管理方式對于大比例修改問題，有可能面臨著替換文件的風險，而且在修改的時候有可能會引發(fā)失誤。電子檔案管理則能有效解決這一問題，管理人員只需要在學生檔案管理系統(tǒng)之中直接修改即可，整個工作量明顯大大減少，學生檔案管理效率明顯提升。

（三）促進資源共享

互聯(lián)網背景下的高校學生檔案管理還能進一步促進學生檔案資源共享，學校可以直接將檔案管理系統(tǒng)開放給師生，這樣學生就可以憑借著學號以及獨立密碼登錄查看自己的檔案信息。若學生發(fā)現(xiàn)問題還可以及時提出申請與修改，這樣就能有效提升整個學生檔案管理效率。

五、在高校學生檔案管理工作中充分運用互聯(lián)網的具體措施

（一）提高互聯(lián)網應用于學生檔案管理的認識

做好高校學生檔案管理工作是提升高校學生檔案效用的現(xiàn)實需要。學生檔案材料的真實性、完整性將會直接影響到用人單位對于高校學生的個人能力的判斷，同時高校學生檔案更是國家機關、政府企事業(yè)單位、部隊選人用人的最基本標準，因此檔案管理人員更應該嚴格按照檔案歸檔程序和相關原則進行整理歸檔。高校和相關的管理人員應該注重加強對檔案管理的重視程度，加強對相關工作人員專業(yè)水平的提升，增加相關人員的工作責任心，樹立以學生為本的工作理念，認真對待高校學生檔案管理工作。

（二）深化改革互聯(lián)網信息技術應用于學生檔案管理

規(guī)范學生電子檔案應該結合紙質檔案與電子檔案的綜合檔案管理模式，有效利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網信息技術進行網上檔案的管理，進而提高管理效率。因紙質文檔存儲的局限性，不能很好地展現(xiàn)學生的綜合素養(yǎng)，故可以有效地引用互聯(lián)網電子科技將相關的材料以電子檔案的方式進行保存，并在網上開通電子查詢功能，這樣不但緩解了相關工作人員的工作壓力，也有效解決了畢業(yè)生查詢檔案時的困難。

（三）強化相關管理制度的規(guī)范，建立健全的機制

當前的高校學生檔案管理是沒有相應的規(guī)章制度和管理機制的，為更好地為學生提供檔案管理服務，各高校應該結合學校自身的特點制定出相應的管理制度、措施和辦法，對于電子檔案的操作也需要按照相應的標準進行操作，不斷深化互聯(lián)網信息科技的改革充分應用于日常的檔案管理中。

（四）引進大數(shù)據(jù)技術，注重大數(shù)據(jù)工具開發(fā)

一方面，學?？梢栽诖髷?shù)據(jù)技術引進及應用的時候，整合多方面資源，積極構建現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)平臺，以此來推動學生檔案管理工作以及數(shù)據(jù)的可視化。例如，高?？梢栽趯W生檔案管理過程中，針對不同專業(yè)、不同年級學生成績展開系統(tǒng)化的分析，之后再借助大數(shù)據(jù)技術對學生實際情況形成良好的梳理，以此來對學生學習實際情況進行明確，這不僅能夠為學生學習提供強有力的目標，還能借助大數(shù)據(jù)分析技術讓整個學生管理工作變得越發(fā)科學且系統(tǒng)化。另一方面，還可以在學生檔案管理過程中，強化對于高校大數(shù)據(jù)技術的開發(fā)，在大數(shù)據(jù)技術廣泛應用的時代背景之下，其現(xiàn)如今已經成為高校日常管理工作中必不可少的構成部分。所以高校在開展學生檔案管理工作的時候，一定要盡量完善高?；A大數(shù)據(jù)信息服務系統(tǒng)，積極借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)及資源來對學生檔案管理工作進行創(chuàng)新。在這一過程中，高?？梢詮娀c社會信息技術公司的合作，以此來開發(fā)出適合學校的學生檔案管理系統(tǒng)，有效提升學生檔案管理水平。

（五）注重隊伍建設，提高學生檔案管理人員素質

互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理工作不僅面臨著全新的機遇，學生檔案管理工作人員也在這一過程中面臨著全新的挑戰(zhàn)及要求。高技術結構要求學生檔案管理工作需要較強的管理及技術人才，現(xiàn)如今高校學生檔案管理人員綜合素質有待提升，相當一部分管理人員對于學生檔案管理重要性認識不足，缺少現(xiàn)代化檔案管理技術與方法、檔案管理理論有待完善、檔案管理法律法規(guī)認識不足。在這種情況下，高校學生檔案管理工作實施自然也就會出現(xiàn)漏洞，很難有效實現(xiàn)學生檔案的科學化管理。為了避免這一現(xiàn)象，高校學生檔案管理工作在推進的時候自然需要構建出一支專業(yè)化的學生檔案管理隊伍，確保其具有良好的檔案管理意識、信息化管理能力、過硬的思想政治素質、愛崗敬業(yè)精神、深厚的檔案管理理論功底，同時還需要熟悉并且掌握檔案管理學、檔案保護技術等相關專業(yè)知識，能夠在檔案管理過程中熟練借助計算機網絡技術來開展學生檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一點，學校一定要強化對于學生檔案管理人員的業(yè)務培訓，定期組織學生檔案管理人員參與到培訓與教育活動中，讓其能夠更好地適應互聯(lián)網對于學生檔案管理人員提出的新要求，從而有效提升檔案管理水平。

（六）完善電子檔案，構建高校學生電子檔案管理系統(tǒng)

高校在開展學生檔案管理工作的時候，為了能夠進一步將信息化管理技術價值有效發(fā)揮出來，還需要在工作過程中注重信息化管理系統(tǒng)的構建，即在工作期間樹立起現(xiàn)代化管理理念的同時完善學生電子檔案，構建出高校學生電子檔案管理系統(tǒng)。在互聯(lián)網背景下高校學生檔案信息資源管理與檔案管理系統(tǒng)可謂是息息相關，檔案管理系統(tǒng)既是高校學生檔案管理重要平臺，也是推進互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理的重要抓手，借助這一系統(tǒng)就能結合學校的文檔一本化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)來有效實現(xiàn)對于學生檔案的歸檔、檢索、著錄、利用，或者是借助學校網站平臺在學校網站主頁中構建出一個學生電子檔案查詢鏈接，然后直接登錄到學校學生電子檔案管理系統(tǒng)中。此外，還需要在這一過程中借助權限設置來確保系統(tǒng)的安全性，這樣才能進一步提升學生檔案管理效果。

（七）管理技術并舉，確保學生檔案信息安全

互聯(lián)網背景下高校學生檔案管理工作在推進的時候，除了上述幾點之外，還可以借助多種管理技術并舉來確保學生檔案信息安全性?；ヂ?lián)網背景之下，高校學生檔案也因為網絡的開放性存在一定的安全隱患，所以一定要在管理期間重點抓安全問題，這也是學生檔案管理基礎和前提。一方面我們可以借助相關技術手段來提升檔案安全性；另一方面也可以強化對于檔案管理工作人員的培訓與教育，讓其形成良好的安全意識及管理意識，或者是構建出相關制度本系來進一步規(guī)范學生檔案管理，以此來保障學生檔案信息安全。

六、結語

在當今互聯(lián)網信息化快速發(fā)展的時代進程中，高校學生檔案管理工作要迎合時代發(fā)展的要求不斷推進自身的信息化進程，通過有效的改革和創(chuàng)新促使學生檔案管理的效率有效提升。