獨(dú)立學(xué)院人事檔案信息管理探索

宋羽葭

摘 要：立足獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)現(xiàn)狀與特質(zhì)，分析人事檔案信息管理的工作內(nèi)容及其在高校人事工作中的應(yīng)用，從數(shù)字化程度與信息安全保障、崗位設(shè)置與管理人員素質(zhì)、檔案資料收集與部門協(xié)作等日常工作中反映出的問(wèn)題以及解決措施，探討人事檔案信息管理的發(fā)展方向，即自主化、數(shù)字化、體系化，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行必要的投入，以求更好地推動(dòng)學(xué)院管理工作數(shù)字化進(jìn)程，提升檔案管理人員素質(zhì)和工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；檔案管理；人事信息

引言

黨的十九大工作報(bào)告中指出，“建設(shè)教育強(qiáng)國(guó)是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程，必須把教育事業(yè)放在優(yōu)先位置，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育”。因此，要優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，加快高校“雙一流”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵發(fā)展。高校是人才培養(yǎng)的場(chǎng)所，而人事工作則是高校建設(shè)工作的核心，影響著日常工作的方方面面，對(duì)高校的發(fā)展、管理水平的提升具有重要意義。新時(shí)代的高校人事工作也面臨著從單一部門以傳統(tǒng)方式被動(dòng)進(jìn)行的人事工作，向著多部門協(xié)同進(jìn)行的主動(dòng)、研究性、高科技、信息化的人力資源管理模式轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。人事信息管理工作作為高校人事工作中舉足輕重的一環(huán)，也需要適應(yīng)人事工作變化，順應(yīng)潮流、與時(shí)俱進(jìn)。

一、高校人事檔案信息管理工作概覽

1.人事工作與人事信息管理。人力資源管理主要分為六個(gè)模塊，即人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。人事信息管理工作是貫穿于這六大模塊之中的。

在高校，人事信息管理的主體部分是人事檔案管理。高校人事檔案包括教職工檔案及學(xué)生檔案，因?yàn)楹笳吲c人事工作無(wú)關(guān)，故關(guān)于學(xué)生檔案的相關(guān)工作，本文不做討論。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理之外，全國(guó)約4/5的高校使用信息管理系統(tǒng)來(lái)管理檔案，OA在線辦公系統(tǒng)中的人事信息管理模塊也存儲(chǔ)有大量檔案信息。

2.獨(dú)立學(xué)院人事檔案信息保存方式。企業(yè)大部分將紙質(zhì)人事檔案托管當(dāng)?shù)厝肆Y源和社會(huì)保障局下屬的人事檔案室，在管理機(jī)構(gòu)上與大部分高校不同。體量較大的高校一般設(shè)有獨(dú)立的人事檔案管理部門，聘請(qǐng)專職人員管理全校教職工的人事檔案。獨(dú)立學(xué)院情況比較復(fù)雜，一部分獨(dú)立學(xué)院因其與母體學(xué)院在許多工作上未能完全脫鉤，自身也沒(méi)有人事檔案管理權(quán)限，因此，其人事檔案常常托管在母體學(xué)校，這一點(diǎn)與企業(yè)將檔案托管在社會(huì)機(jī)構(gòu)有所區(qū)別；還有一部分獨(dú)立學(xué)院依托當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，建立人事檔案分管機(jī)構(gòu)；也有仿照企業(yè)人事檔案管理模式，直接托管于外部機(jī)構(gòu)。

同時(shí)，高校教職工分為不同類別，人事代理或勞務(wù)派遣人員的人事檔案一般不進(jìn)入高校的人事檔案館，而是采用類似企業(yè)的方式托管于當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心。

人事信息管理模塊內(nèi)容多依托開(kāi)發(fā)公司的服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)，登錄系統(tǒng)后可隨時(shí)調(diào)用。

3.人事檔案信息管理工作內(nèi)容。紙質(zhì)人事檔案管理工作主要分為三部分，即檔案調(diào)動(dòng)、檔案利用、檔案保存。

檔案調(diào)動(dòng)包括因?yàn)槿藛T變動(dòng)而產(chǎn)生的檔案調(diào)入、調(diào)出工作。有新人入職需要接收其人事檔案，清點(diǎn)檔案內(nèi)容，對(duì)檔案材料按照大類及形成時(shí)間進(jìn)行分類、排序、編號(hào)等。離職人員則需要開(kāi)具離職證明放入檔案，并將所有材料封存寄送。一般通過(guò)機(jī)要寄送，相比通過(guò)快遞，這樣可以最大限度地保證檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程的保密性和安全性。

檔案利用包括查閱和借閱工作。根據(jù)教職工以及外單位的申請(qǐng)，嚴(yán)格按照檔案借閱、查閱流程填寫相關(guān)表格，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，提供借閱、查閱、復(fù)制等服務(wù)，并進(jìn)行備案。

檔案保存則是日常的保存以及維護(hù)工作。收集、整理入職教職工人事檔案材料，并對(duì)已有的檔案材料進(jìn)行編號(hào)登記，如有新增材料及時(shí)放入教職工個(gè)人檔案盒。另外，還需時(shí)時(shí)注意存放環(huán)境是否達(dá)標(biāo)，保證檔案材料得到安全妥善的保管。

電子化的人事信息則需要根據(jù)實(shí)際情況（如職稱評(píng)審、職級(jí)晉升等）隨時(shí)進(jìn)行更新。如為教職工本人填寫，則需要按照填寫要求進(jìn)行審核后再進(jìn)入存儲(chǔ)模塊。

4.人事檔案信息管理工作的發(fā)展方向。隨著高校工作的數(shù)字化管理程度不斷提高，紙質(zhì)人事檔案早已不再是人事信息唯一的存在形式，電子信息因其利用方便、不受地區(qū)限制的特點(diǎn)，在日常管理工作中的使用頻率及重要性也在不斷提升。高校一般會(huì)進(jìn)行人事系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，其中包含教職工信息管理模塊，需要教職工填寫常用人事檔案信息，例如：最高學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)學(xué)校、職稱信息、職務(wù)信息、政治面貌、工作經(jīng)歷等。職稱、職務(wù)等許多信息經(jīng)常發(fā)生變化，因此，信息系統(tǒng)的日常管理、更新、維護(hù)以及出現(xiàn)信息變動(dòng)時(shí)的審核也是人事檔案工作中非常重要的一部分。

二、人事工作中的檔案與信息利用

高校人事工作內(nèi)容復(fù)雜，涵蓋范圍較廣，主要包括干部工作、人事管理、師資管理、勞資管理、人事檔案管理等幾大塊，具體內(nèi)容從人才招聘、工資測(cè)算到職稱評(píng)聘、教職工進(jìn)修交流不一而足，有許多地方需要利用和參考人事檔案?？梢哉f(shuō)，人事檔案是開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。人事工作中需要重點(diǎn)利用檔案的部分包括以下幾項(xiàng)：

首先，在人員錄用時(shí)，需要查閱擬錄用人員的個(gè)人檔案，尤其是事業(yè)單位招聘，錄取前需要核實(shí)“三齡兩歷”，對(duì)年齡、工齡、黨齡以及學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷等信息進(jìn)行查驗(yàn)。同時(shí)查看是否有處分或不宜承擔(dān)崗位工作的情況，與應(yīng)聘者所在單位開(kāi)具的調(diào)查證明材料、思想品德鑒定互為補(bǔ)充，雙管齊下，確保能夠聘用最適合的應(yīng)聘者，為確保信息真實(shí)有效，一般是直接申請(qǐng)查閱紙質(zhì)檔案。

其次，日常工作中擬進(jìn)行人員晉升或者崗位工資調(diào)整時(shí)也需要查閱檔案。例如：工齡測(cè)算不僅需要參考社保繳納的年限，還需要通過(guò)檔案材料證明雇傭關(guān)系以及參工時(shí)間，甚至教職工退休后的退休工資也與工齡掛鉤，這都需要以檔案材料作為依據(jù)。而干部選任則需要查詢政治面貌、歷年年終考核、獎(jiǎng)懲等信息，作為工作業(yè)績(jī)之外的選拔參考。由此可見(jiàn)，人事檔案不僅決定著高校管理水平，對(duì)教職工個(gè)人的福利待遇也有著舉足輕重的影響。這一部分工作為保證真實(shí)有效性，主要利用的也是紙質(zhì)檔案。

最后，高校各項(xiàng)數(shù)據(jù)申報(bào)工作也需要用到人事檔案中的信息。例如：教育部每年要求各校統(tǒng)計(jì)的教育事業(yè)綜合統(tǒng)計(jì)調(diào)查報(bào)表，與教職工信息相關(guān)的表格中，表4354“職業(yè)教育學(xué)校、高等教育學(xué)校專任教師分年齡情況”，4360“職業(yè)教育學(xué)校、高等學(xué)校教師分學(xué)歷（位）情況”需要分別統(tǒng)計(jì)專任教師的年齡、學(xué)歷學(xué)位以及職稱，表4068“專任教師接受培訓(xùn)情況”需要統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)進(jìn)修情況，表4067“教職工其他情況”則需要匯總教職工政治面貌。隨著國(guó)家對(duì)思想政治教育的愈發(fā)重視，專職輔導(dǎo)員信息也需要統(tǒng)計(jì)，例如：表4366“專職輔導(dǎo)員分年齡、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)歷情況”中需要匯總輔導(dǎo)員年齡、專業(yè)技術(shù)職務(wù)以及學(xué)歷情況。高等教育質(zhì)量檢測(cè)國(guó)家平臺(tái)則需要統(tǒng)計(jì)教職工的民族、是否雙師型、有工程和行業(yè)背景等。不定時(shí)進(jìn)行的專業(yè)評(píng)估、工作抽查也需要統(tǒng)計(jì)大量人事信息數(shù)據(jù)，如果再逐一查閱紙質(zhì)檔案顯然無(wú)法按時(shí)按量完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，所以用到的信息主要是已經(jīng)錄入人事系統(tǒng)的、可以直接使用的數(shù)據(jù)。

黨員材料也是檔案管理中較為特殊的一部分，對(duì)把控黨員隊(duì)伍以及干部晉升都是重要參考。這部分檔案一般存放在人事檔案中，當(dāng)沒(méi)有人事檔案時(shí)則單獨(dú)建立黨員檔案。

三、人事工作中反映出的檔案信息管理問(wèn)題與改進(jìn)措施

1.數(shù)字化程度與信息安全保障。在數(shù)字化校園發(fā)展過(guò)程中，人事工作也在尋求數(shù)字化與紙質(zhì)化辦公之間的微妙平衡。數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)是數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用方便快捷，可遠(yuǎn)程使用，不受地域限制。信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，相比紙質(zhì)材料較易發(fā)生數(shù)據(jù)泄密。同時(shí)，將紙質(zhì)版的材料數(shù)字化導(dǎo)入系統(tǒng)，其前期工作量巨大。紙質(zhì)材料的主要優(yōu)點(diǎn)是不易泄密；缺點(diǎn)是存貯占地較大，利用不易，檔案外借存在一定的丟失風(fēng)險(xiǎn)。

與數(shù)字化信息相比，確保紙質(zhì)檔案保存的保密性和信息安全性要相對(duì)容易。紙質(zhì)檔案的保管主要依賴硬件設(shè)備，保持檔案室無(wú)外人進(jìn)入就基本能夠保證保密性。而人事信息系統(tǒng)中信息存儲(chǔ)則需要注意更多問(wèn)題。首先是數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要設(shè)置數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，定期做好數(shù)據(jù)備份，保證數(shù)據(jù)不會(huì)丟失。其次是數(shù)據(jù)隱私性，人事信息中涉及的信息非常繁雜，包括身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址等信息，如果泄露會(huì)給學(xué)院及教職工造成很大困擾，甚至可能被不法分子利用，導(dǎo)致違法犯罪案件發(fā)生。因此首先要保證開(kāi)發(fā)公司的資質(zhì)，以求存貯數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)閷?duì)方失職而泄露。同時(shí)，正因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，管理時(shí)可能會(huì)設(shè)立不同等級(jí)的管理員，他們的管理權(quán)限不能一概而論，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)分配查看權(quán)限，也要格外注意他們不同的數(shù)據(jù)查看范圍，在管理員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要及時(shí)做好相應(yīng)賬號(hào)權(quán)限的開(kāi)啟和關(guān)閉。

2.崗位設(shè)置與管理人員素質(zhì)。對(duì)于獨(dú)立學(xué)院而言，因?yàn)轶w量不大，對(duì)檔案管理實(shí)行專人專管，從工作量上考慮確實(shí)不太現(xiàn)實(shí)。這也造成學(xué)院對(duì)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案與學(xué)院的發(fā)展關(guān)系不大。同時(shí)，因?yàn)楣芾砣藛T為兼職，另有其他本職工作，所以也造成了其在檔案管理方面的專業(yè)水平不高。另一方面，因?yàn)椴⒎菍Ｈ斯芾?，即使引入了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，也很難保證其一直處于運(yùn)轉(zhuǎn)中，最后查找紙質(zhì)檔案還是依賴人工查找。另外，部分獨(dú)立學(xué)院將紙質(zhì)檔案托管于外部機(jī)構(gòu)或者母體學(xué)校，雖然減輕很大的工作量，但查閱時(shí)非常不方便。

經(jīng)過(guò)多方面考慮，解決方案主要有兩種：第一，如果選擇檔案托管，則需要大力提升檔案數(shù)字化進(jìn)程，將重要檔案信息錄入人事信息管理系統(tǒng)，以解決查詢困難的問(wèn)題；第二，如果自行管理檔案，則需要設(shè)立專人專崗，如確實(shí)有困難，則至少要對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以保證管理質(zhì)量，同時(shí)，學(xué)院層面也需要對(duì)檔案管理重視起來(lái)，在培訓(xùn)與資金方面給予相關(guān)支持。總而言之，要提高檔案管理水平與檔案利用效率，最終還是要自力更生，從自身素質(zhì)抓起。

3.檔案資料收集與部門協(xié)作。鑒于獨(dú)立學(xué)院一般沒(méi)有專人專崗管理檔案材料，所以在人事信息收集方面也存在著較多問(wèn)題。

首先，對(duì)獨(dú)立學(xué)院自行管理檔案的情況進(jìn)行分析。如上面所述，自行管理檔案時(shí)，管理人員多為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)。尤其是在審核新進(jìn)人員人事檔案材料時(shí)，容易出現(xiàn)失誤，例如：不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)材料不完整并提醒對(duì)方進(jìn)行補(bǔ)全。檔案材料的歸類排序是一項(xiàng)細(xì)節(jié)問(wèn)題非常多、非常煩瑣的工作，對(duì)管理人員的經(jīng)驗(yàn)要求較高，不熟悉人事材料的人員在分類排序時(shí)會(huì)遇到很多問(wèn)題，甚至無(wú)法判斷檔案材料的真實(shí)性，這都會(huì)造成紙質(zhì)檔案材料收集和整理不合規(guī)范，為后續(xù)進(jìn)行信息數(shù)字化建設(shè)埋下隱患。而將檔案托管的獨(dú)立學(xué)院，雖然避免了人員專業(yè)性低的窘境，但對(duì)方是否能夠重視和盡責(zé)完成工作，也很難保證。同時(shí)，因?yàn)闄n案材料不在學(xué)院內(nèi)，也給造成了檔案轉(zhuǎn)遞、紙質(zhì)材料數(shù)字化較為麻煩的問(wèn)題，新產(chǎn)生的檔案材料也很難能得到及時(shí)的歸檔整理，只能間隔固定時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，不能隨時(shí)歸檔又可能造成材料遺漏等新問(wèn)題。

最后，黨員檔案材料作為檔案材料中非常特殊的部分，其收集整理要求也更高，需要黨政相關(guān)部門、教職工所在黨支部共同協(xié)助，轉(zhuǎn)正還需要將材料遞交上級(jí)黨委審批。黨員材料形成時(shí)間跨度較長(zhǎng)，檔案需要轉(zhuǎn)交數(shù)個(gè)部門或機(jī)構(gòu)，如果檔案管理人員在收集時(shí)沒(méi)有立刻審核，很有可能產(chǎn)生遺漏，即使后續(xù)可以補(bǔ)全材料，手續(xù)也十分煩瑣。

綜上，檔案材料收集需要遵守系統(tǒng)性、原始性、真實(shí)性原則，這些原則對(duì)管理人員專業(yè)性提出較高要求，紙質(zhì)檔案作為人事信息數(shù)字化的第一步，顯得格外重要。獨(dú)立學(xué)院尤其需要重視紙質(zhì)檔案材料的收集，如果自行保管檔案材料，則需要提升管理人員的專業(yè)水平。如果托管檔案，也要盡可能讓自有教職工參與到檔案收集工作中，以保證和監(jiān)督工作質(zhì)量。對(duì)于黨員材料，則需要各部門相互配合，保證材料完整。

四、新時(shí)代獨(dú)立學(xué)院人事檔案信息管理思路

1.樹(shù)立正確觀念，重視檔案建設(shè)。無(wú)論是學(xué)院還是工作人員，都應(yīng)該承認(rèn)人事檔案信息在高校管理工作中的重要性，樹(shù)立正確的觀念，重視學(xué)院檔案建設(shè)，以端正的態(tài)度面對(duì)工作。學(xué)院需要對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)做出一定要求，并對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)和考核。人事檔案信息的收集整理瑣碎復(fù)雜，因此，作為檔案管理人員，不僅要工作態(tài)度端正、專業(yè)水平過(guò)硬、執(zhí)行能力要高，還要有細(xì)心、耐心、恒心，才能更好地完成任務(wù)。

2.完善管理體系，健全管理制度。檔案與人事信息管理，不僅需要管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，學(xué)院層面上，首先要明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)，還需要建立明確的制度和管理體系，能夠?qū)唧w工作進(jìn)行指導(dǎo)，有據(jù)可依、有章可循，才能保證工作程序規(guī)范，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。在黨員檔案、干部任免等方面，還需各部門相互協(xié)作才能及時(shí)有效地對(duì)新形成的材料進(jìn)行歸檔。

3.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，更新管理模式。在信息化時(shí)代背景下，人事信息管理模式也要順應(yīng)潮流發(fā)展。以前管理人員只需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理分類，這種舊式的管理模式雖然有優(yōu)點(diǎn)，但工作效率較低，已不適應(yīng)新時(shí)代人事信息管理和利用的要求，所以，管理模式的調(diào)整是順應(yīng)時(shí)代和工作要求的必然選擇，檔案材料的數(shù)字化更是大勢(shì)所趨。人事檔案信息的管理需要借助數(shù)字化手段，這不僅僅是將紙質(zhì)檔案信息審核后輸入電腦，還需要建設(shè)和利用有針對(duì)性的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，在保證信息準(zhǔn)確性的同時(shí)，將每位教職工的信息納入規(guī)范的數(shù)據(jù)報(bào)表，提升人事信息管理工作的質(zhì)量和效率，盡快實(shí)現(xiàn)管理模式從紙質(zhì)化到數(shù)字化的更新?lián)Q代。

五、結(jié)語(yǔ)

作為高校人事工作中重要的一環(huán)，檔案信息管理工作仍存在不足，獨(dú)立學(xué)院因正處于轉(zhuǎn)設(shè)時(shí)期，與母體學(xué)校關(guān)系若即若離，紙質(zhì)檔案經(jīng)常托管，也很難設(shè)立專人專崗來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，可謂存在自己特殊的困境?？紤]到新時(shí)代對(duì)人事檔案的管理模式提出的新要求，獨(dú)立學(xué)院首先要重視人事檔案信息化，在管理過(guò)程中需要盡量做到自主化、數(shù)字化、體系化，并結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行必要的投入，才能更好地推動(dòng)學(xué)院管理工作數(shù)字化進(jìn)程，提升檔案管理人員素質(zhì)和工作效率，提高為全校教職工服務(wù)的質(zhì)量。

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（作者單位：南京師范大學(xué)中北學(xué)院）