行政審批檔案信息化建設的路徑探析

鐘莉芬

摘 要：科學技術的逐步發(fā)展，對企業(yè)以及行政事業(yè)單位影響巨大。在現(xiàn)實中，影響不僅僅從企事業(yè)單位的工作模式進行改變，還進一步促進了政府部門職能轉(zhuǎn)變，進而逐步加深了對行政審批檔案的影響。因信息化本身的優(yōu)勢，對政府政務工作效率提升提供了有效途徑。而政務工作在政府體系中屬于基礎性環(huán)節(jié)，其行政審批涉及方方面面。尤其在新時代中，行政工作面對的業(yè)務量日益增多。傳統(tǒng)的政府工作方法難以應對當前的檔案管理工作。本文以G市行政審批局檔案信息化建設為例，結(jié)合實際情況探討行政審批檔案信息化建設路徑，以供參考。

關鍵詞：行政審批；檔案；信息化管理；路徑

一、研究背景

G市行政審批局成立于2019年，僅2020年5月份就承接了26個局，共計226項審批業(yè)務。2020年全年，在政務中心輔助下，G市行政審批局有序開展相關行政審批工作，三定方案中，政府服務中心檔案科負責行政審批局的10個審批科室的審批材料的接收、整理以及后期的利用。2020年9月，組建檔案科、后建檔案室。2021年接收10個審批科室檔案48477件，整理出5345卷，其中電子掃描405037頁。檔案查詢利用7300余次，企業(yè)檔案遷出60戶。2022年截至目前，整理接收檔案35131件，整理出3345卷，其中電子掃描331520頁，檔案查詢利用13400余次，企業(yè)遷出60余次。如此龐大的檔案信息僅僅通過手工管理保證管理效率，同時無法發(fā)揮檔案信息的價值，為相關工作提供指導。因此，要跟上時代的潮流，積極應用現(xiàn)代信息技術手段，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，推動行政審批檔案信息化建設。

二、行政審批檔案信息化建設的意義

G市行政審批管理局的建立，對行政審批管理工作進行集中審批，有效構建了政府和公眾的鏈接平臺，在公共事務和社會生產(chǎn)事務的管理過程中，通過行政審批獲得某種認可。這種集中審批管理的方式，提升行政管理的效率，高效、高質(zhì)量的處理各項審批業(yè)務，對于G市行政工作的開展發(fā)揮顯著的促進作用。在行政審批管理過程中，會產(chǎn)生巨量的檔案信息，通過利用信息化手段，開展行政審批信息化建設，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價值，為審計工作提供憑證、為后續(xù)工作提供參考，對于公共事務有著明顯的價值。行政審批檔案信息化建設具有以下價值：

1.提升公共事務開展效率

在政府行政事務中應用信息化手段，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，促使不同政府部門在相應行政審批過程中對相關信息和數(shù)據(jù)進行共享，有效的保證了審批工作的質(zhì)量和效率。同時，利用多樣化管理辦法的實施，讓行政部門在面對大量檔案信息歸集的情況下，可以在極短時間內(nèi)完成檔案的歸類、整理、歸檔等工作，提高檔案管理的效率。此外，通過借助相關的信息化技術，在檔案管理環(huán)節(jié)給予相應的技術支持，促使各項檔案數(shù)據(jù)可以在信息化平臺中進行流動，從而提升公共事務開展效率。

2.發(fā)揮行政審批檔案的作用

行政檔案的內(nèi)容種類較多，而且管理起來相對復雜，不同部門間的檔案都有差異性，但有部分檔案存在共用現(xiàn)象，導致政務部門在借閱相關檔案的過程中流程相對復雜。傳統(tǒng)檔案采用紙質(zhì)檔案，運輸和保管工作量巨大，尤其是在政務部門，審批檔案過程的類別豐富，內(nèi)容和數(shù)量也非常多，單單依靠檔案管理人員難以在有效的時間完成檔案存儲、分類等工作。通過進行行政審批檔案管理信息化建設，利用信息化工具完成自動操作，將工作人員從煩瑣的檔案管理工作解放出來，促使檔案管理人員在有限的時間內(nèi)高質(zhì)量地完成檔案歸檔工作。這是信息化管理和人為管理有效融合，促使管理效率得到大幅度提升，保障了檔案數(shù)據(jù)庫的信息準確，有利于行政審批檔案作用發(fā)揮。

3.提升檔案信息管理效果

通過構建政府部門的信息化檔案管理有效方案，保證檔案管理工作更加科學的開展。將檔案數(shù)據(jù)進行數(shù)字化存儲、呈現(xiàn)，利用搜索引擎即可從數(shù)據(jù)庫找到所需要的數(shù)據(jù)信息，大大地提升了數(shù)據(jù)信息利用效率。同時對數(shù)據(jù)進行備份，使得行政審批檔案的保存時間得以延長。也避免了大量紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生，從而降低檔案保管的難度。由此可見，信息化管理模式的開展，讓檔案管理的各個過程安全性和準確性得以增強，存儲方式呈現(xiàn)多元化，不用只局限于紙質(zhì)載體，也可以將數(shù)據(jù)資料存儲在光盤、硬盤等方式，有效提升了檔案信息管理效果。

三、當下行政審批檔案信息化建設的現(xiàn)狀

G市行政審批局自2019年成立以來，一直重視檔案數(shù)據(jù)管理，積極開展行政審批檔案數(shù)據(jù)管理信息化建設，構建了內(nèi)部信息化管理平臺，但是，在行政審批檔案信息管理過程中，仍然存在一些問題，下文將進行具體分析。

1.檔案數(shù)據(jù)管理意識不夠

和傳統(tǒng)依靠人力進行檔案的收集、分類、歸集等工作的檔案數(shù)據(jù)管理模式相比，通過開展行政審批檔案信息化建設，在管理效率、管理質(zhì)量等方面存在不少的進步。但是，由于部分人員已經(jīng)適應傳統(tǒng)工作模式，缺乏檔案數(shù)據(jù)化管理意識，仍然通過物理方式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理。行政審批檔案管理過程需要涉及大量資料的整理和分類，需要足夠的人員，也需要更大的存儲空間，需要消耗眾多財力和物力，最終實現(xiàn)檔案的管理。同時，G市行政審批管理局成立時間較短，內(nèi)部信息化管理機制尚未建立，雖然在工作中充分應用了信息化技術手段，但是仍然沒有樹立正確的信息化管理意識，受到傳統(tǒng)思維的限制，行政審批檔案管理缺乏規(guī)范化，信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準，導致行政審批檔案管理效果差，不利于信息化建設的開展。

2.相關檔案管理信息化建設落后

G市行政審批自建立一直重視信息化建設工作，先后購買了數(shù)字設備，規(guī)劃并構建了信息化管理平臺。但受限于資金、空間以及人員等因素影響，信息化系統(tǒng)的功能仍有待完善，不利于行政審批檔案數(shù)字化服務管理的效率得到提升，不符合信息化時代的要求，影響了行政審批局檔案信息化管理效果。同時，由于行政審批事務涉及多個職能部門，檔案管理同樣也是涉及多個部門，在管理中形成各自分控的分塊化管理模式，一般是在業(yè)務流程完成后由專門人員進行檔案整理和管理，并根據(jù)需求由檔案管理中心進行保存、立卷和歸檔。由于檔案資源相對分散，需要花費大量的人力、物力對檔案信息進行整理，雖然信息化建設大大的提升了管理效率，但是由于部分人員缺乏信息化平臺權限等，導致檔案細化建設的效果仍然有待進一步提升。

3.檔案資料對接較難

G市自2019年建立行政審批局以來，一直和政務中心進行良好合作，從而發(fā)揮服務型政府作用。但是，在實際工作中，政府審批機構的綜合作用沒得到充分發(fā)揮。行政審批局存在很多不同部門進行行政審批的情況，而檔案最終納入檔案管理科室整集中管理。由于協(xié)調(diào)不暢，導致在進行檔案資料收集上存在較大困難，多數(shù)部門沒有配置檔案對接人員，在對接過程上難度大，直接造成了很多檔案缺乏準確度。此外，在檔案管理模式選擇上，還存在信息化管理和紙質(zhì)管理方式并存，增加了檔案收集的難度。因此，行政審批部門依托信息化建設進行整合和統(tǒng)一，對以前形成的檔案資料直接進行電子化存儲，從而逐步形成檔案資料數(shù)據(jù)庫，更加有利于實現(xiàn)我國政府單位檔案管理的現(xiàn)代化進程。

四、行政審批檔案信息構建的策略

1.規(guī)范審批檔案信息化策略

根據(jù)我國行政審批機構在應對檔案管理上采取了不同措施，并未針對整個審批過程建立相應的規(guī)范化制度，直接影響到檔案管理的效率，也不利于檔案共享。因此，需要進一步規(guī)范檔案管理，特別在信息化建設中。針對不同檔案管理工作，要確保信息化實施可以讓審批檔案更加規(guī)范化。應該密切關注不同檔案資料的差異性，根據(jù)實施政務工作的需求，對具體內(nèi)容進行全面設計，從而促使其各項資料都按照標準化進行提交，為檔案管理和分析構建了良好的基礎環(huán)境。也要認識到不同部門審批檔案資料具有差異性，并不能完全根據(jù)統(tǒng)一化制度消除差異性。應當對管理模式先進行調(diào)整和優(yōu)化，注意其中檔案資料結(jié)構的問題，采取針對性的措施進行補充，確保檔案資料格式統(tǒng)一，也保障了各檔案資料在細節(jié)上的完整性。建立合理的審批檔案結(jié)構，為信息化建設的落實建立更好的環(huán)境，行政審批結(jié)構可以進行電子檔案的格式設計，直接通過信息化系統(tǒng)的參數(shù)設置將其統(tǒng)一，也可以在公眾提供審批資料上進行系統(tǒng)的初始審核，一旦資料沒有提供全面，信息化系統(tǒng)可以直接根據(jù)參數(shù)拒絕，避免增加很多無效的資料檔案，從而減少大量錯誤檔案的出現(xiàn)，保障檔案資料的完全性。通過這樣的方式，極大地規(guī)范了審批檔案的信息化落實。

2.促進電子審批檔案信息化構建

在確保電子審批檔案的過程中，可以從兩方面進行落實。一是加強信息化檔案系統(tǒng)的完善。通過5G信息技術的充分發(fā)展，在進行信息化落實中，應該結(jié)合5G進行系統(tǒng)構建，確保行政審批單位再大的工作量都可以正常運行，從而在資料收集上準確性更高。在建立相應的信息化數(shù)據(jù)庫時，應該將其與業(yè)務部門接口進行接入，促使其可以隨時隨地獲取所有的審批資料。在系統(tǒng)內(nèi)部設置不同類別，在資料進行傳輸過程中，信息化系統(tǒng)就可以建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并能根據(jù)檔案的不同進行分類，從而更好地實現(xiàn)審批檔案電子化建設。

二是電子審批檔案的有效實施，這需要行政審批機構具備專業(yè)人員。信息化審批檔案的管理中，專業(yè)人員才是保障性的措施。行政機構應該認識到這一點，逐步加強信息化檔案人才的培養(yǎng)?？梢酝ㄟ^外部招聘、內(nèi)部培訓以及高校定向培養(yǎng)等方式來完善信息化檔案管理的結(jié)構，從而確保信息化實施后有專業(yè)性的人員支持，保障其有效應用。針對不同時期信息化檔案建設要求，對檔案人員進行專業(yè)化培訓，確保檔案人員和信息化系統(tǒng)趨于一致。檔案工作人員具備較高的信息化應用素質(zhì)，可以直接對信息化檔案進行各項調(diào)整和優(yōu)化，還可以實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，從而更加保障電子審批信息化構建。但是，電子化檔案的建設過程，并不能在短期內(nèi)就取得成效，前期一定會遇到很多困難。只有通過長期的運轉(zhuǎn)，才能發(fā)現(xiàn)其中存在規(guī)律現(xiàn)象，可以更好地進行有效管理。

3.構建行政審批檔案現(xiàn)代化、信息化管理模式

行政審批部門應該認識到傳統(tǒng)檔案模式的局限性，以及當前環(huán)境需求的迫切性，都需要對傳統(tǒng)模式進行更新和改變。因此，要逐步進行傳統(tǒng)到信息化模式的轉(zhuǎn)變，通過建立相應的信息化管理制度，確保管理模式的更替，有效保障檔案管理工作的有序進行。密切關注當前社會環(huán)境和科學技術發(fā)展的趨勢，建立符合當前審批要求的信息化檔案管理模式，以此讓信息化建設充分落實在行政審批機構業(yè)務流程中，從而為有效進行檔案管理做好基礎準備。

在進行檔案管理制度的制定時，應該先對整體思路和業(yè)務流程進行全面梳理，以此為基礎進行信息化技術應用，管理系統(tǒng)的設計、軟件的選擇等，完成信息化系統(tǒng)建設的目標。結(jié)合操作手冊和管理制度對原有的管理人員進行業(yè)務培訓，從而提升各檔案管理人員的信息化應用水平。也要發(fā)揮好各部門的作用，借助信息化來增強聯(lián)系，從而發(fā)揮好監(jiān)督作用，更好發(fā)現(xiàn)該管理模式存在的問題，并在后期應用過程中進行完善。結(jié)合管理模式的更新，可以讓行政審批機構減少大量檔案管理人員的需求，也可以確保有效完成檔案的歸檔工作，有利于減少政府資金在人員支出上的投入。通過制度的建立，可以將各項業(yè)務流程、檔案流程、業(yè)務處理等進行制約，從而保障其在范圍內(nèi)進行運行，有助于檔案信息化的更好實施，便于檔案管理者平穩(wěn)管理，以此增強行政審批檔案的管理效率。

4.強化檔案數(shù)據(jù)信息安全管理

行政審批檔案涉及內(nèi)容繁多，必須要強化檔案數(shù)據(jù)信息安全管理，進一步提升文件保密性。一是要樹立安全意識。在計算機設備使用中要保證信息安全，提升工作人員的計算機技術掌握水平，促進檔案管理效率，保證工作效率以及數(shù)據(jù)信息的精確性。在進行檔案數(shù)據(jù)信息存儲時通過網(wǎng)絡內(nèi)外分網(wǎng)管理，充分提高數(shù)據(jù)檔案的保密性。在分層網(wǎng)絡構建中，要對路由器進行防護管理，屏蔽不屬于單位內(nèi)部的IP地址鏈接；同時加入新的服務器及IP地址，在不影響網(wǎng)絡的前提下保證服務器的安全。

二是構建完善的防火墻。網(wǎng)絡防火墻作為一種認證機制，可以有效地提升網(wǎng)絡的防護能力。防火墻的種類有很多，可以對入網(wǎng)數(shù)據(jù)進行過濾、管理進出網(wǎng)絡訪問、防止被禁用的數(shù)據(jù)訪問、進行業(yè)務維護等；同時對訪問信息進行記錄和內(nèi)容校正。一旦遭受網(wǎng)絡環(huán)境的攻擊，防火墻會立即進行監(jiān)測和預警，提醒相關工作人員做好網(wǎng)絡安全防護工作，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

五、結(jié)語

隨著科學技術的發(fā)展，信息技術得到更為廣泛的應用。不僅僅在經(jīng)濟社會發(fā)展中應用普遍，政府部門也加大了信息技術的使用。對于傳統(tǒng)行政審批事項而言，都是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求。而信息技術給行政審批的檔案管理帶來了新途徑，同時也產(chǎn)生了很多問題。在實現(xiàn)信息化建設的過程中，要改變傳統(tǒng)模式的影響并不是一朝一夕就可以做到的，需要通過各項措施的實施，最終獲取公眾支持。因此，面對這樣的情況，行政審批機構轉(zhuǎn)變觀念，引進新的工作模式和方法，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的建立。通過該信息化平臺，增強各業(yè)務部門的聯(lián)系，有助于統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以此實現(xiàn)行政審批檔案的高效，促進政務處理效率。

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（作者單位：桂林市政務服務中心）