基于檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略分析

【摘? 要】先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮了重要作用，大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)、云計算技術(shù)和信息技術(shù)等被充分應(yīng)用。新時代檔案的管理量飛速增長，原本的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式，有效提高了管理效率。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的弊端，如檔案容易損壞、應(yīng)用困難、人工操作流程較為繁雜等。論文基于檔案管理數(shù)字化內(nèi)涵和流程，探討檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)型的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化;轉(zhuǎn)型策略

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）07-0063-03

1 引言

檔案管理工作包括編寫、保存、管理和交接幾個主要方面，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作存在很多弊端，如效率低下、管理混亂、應(yīng)用困難，而且應(yīng)用過程中容易損壞等。在高新技術(shù)層出不窮的新時代下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的弊端越來越明顯。各個行業(yè)企業(yè)和機(jī)構(gòu)組織開始積極應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案本身是機(jī)構(gòu)組織在日常生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中的真實性工作記錄，也是資產(chǎn)的重要憑證和戰(zhàn)略決策的重要依據(jù)。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以為相關(guān)工作的順利開展提供有力保障，對行業(yè)企業(yè)和機(jī)構(gòu)組織的未來可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

2 檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案管理數(shù)字化指的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料通過數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等進(jìn)行綜合處理，并利用壓縮掃描轉(zhuǎn)化等多種手段將其轉(zhuǎn)化成影音文件和圖片文件，之后再運用存儲管理技術(shù)將轉(zhuǎn)化而成的圖片和影像資料儲存于光盤庫、磁帶庫等大容量的存儲介質(zhì)中。最后將這些信息資料發(fā)布到局域網(wǎng)廣域網(wǎng)、行業(yè)企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、國際互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)部等。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一種新興的檔案管理技術(shù)，檔案管理數(shù)字化需要以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備為載體，通過建立網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)平臺和外部的公共通信網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時還應(yīng)該針對傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行調(diào)整，利用信息技術(shù)生成各種檔案數(shù)據(jù)庫和各類信息庫，并通過智能信息處理技術(shù)、概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，應(yīng)用自然語言將數(shù)據(jù)信息庫轉(zhuǎn)變?yōu)橹R庫。最后還需要做好檔案資料的安全保護(hù)工作，避免發(fā)生黑客入侵或者信息被盜竊篡改的情況[1]。

3 檔案管理數(shù)字化的流程分析

檔案管理數(shù)字化是基于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、圖像分類技術(shù)、文字識別技術(shù)等新興技術(shù)的一種創(chuàng)新檔案管理模式，利用多種手段轉(zhuǎn)化檔案資源形成數(shù)字檔案庫。具體的檔案管理數(shù)字化流程包括檔案領(lǐng)取、檔案分類、檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查、原件整理等。

第一，檔案領(lǐng)取。管理人員在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，會將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)化為具有保存價值的文件和影像資料等實體檔案。

第二，檔案分類。按照組織機(jī)構(gòu)和行業(yè)企業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，針對其中的不同種類檔案進(jìn)行分類，如財務(wù)檔案資料、人事檔案資料、技術(shù)檔案資料等。

第三，檔案拆分。為了日后的檔案資料應(yīng)用，需要對轉(zhuǎn)化完成的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一編號，檔案的編制頁碼也需要進(jìn)行編號。而針對那些不允許進(jìn)行掃描或者不需要掃描的檔案，則單獨處理，通過標(biāo)注實現(xiàn)單獨管理。

第四，檔案掃描。檔案掃描是檔案管理數(shù)字化的核心也是關(guān)鍵，在掃描過程中需要檔案管理人員基于國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對原檔案資料進(jìn)行掃描處理。通過質(zhì)量定義掃描系統(tǒng)實現(xiàn)自動分類、自動去污、自動傾斜校正，調(diào)整其中的相關(guān)參數(shù)。除此之外，還需要結(jié)合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料中的紙張薄厚和大小等數(shù)據(jù)，調(diào)整數(shù)字檔案資料的分辨率和明亮度，保證傳統(tǒng)檔案資料數(shù)字化的順利完成。

第五，圖像處理。在掃描完傳統(tǒng)檔案資料之后需要處理轉(zhuǎn)化成的圖像，利用自動校對功能提升圖像的正確性。同時還應(yīng)該進(jìn)行去黑邊、去污漬和祛斑點等操作，保證圖像的清晰和標(biāo)準(zhǔn)，滿足檔案管理數(shù)字化的要求。

第六，質(zhì)量檢查。檔案管理人員應(yīng)該針對圖像利用信息技術(shù)進(jìn)行全面檢驗和自動校對。如果發(fā)現(xiàn)不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的圖像，則需要進(jìn)行修復(fù)處理，使其滿足國家檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第七，原件整理。在完成傳統(tǒng)檔案資料的轉(zhuǎn)化工作之后，需要專門的檔案管理人員按照行業(yè)企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)的原始檔案以及國家檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，重新進(jìn)行整卷整理以及歸還。檔案管理數(shù)字化并不意味著舍棄原本的紙質(zhì)檔案資料，需要檔案管理人員保存好原文件，方便日后的校對和對比整理[2]。

4 檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的挑戰(zhàn)

4.1 檔案管理軟硬件設(shè)施更新速度慢

很多行業(yè)企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中取得了不菲的成績，而且發(fā)展和建設(shè)速度也較快，傳統(tǒng)檔案資料轉(zhuǎn)型較為成功。但從整體上來看，部分企業(yè)的檔案管理軟硬件設(shè)施更新速度仍然較為緩慢。采用的是傳統(tǒng)的設(shè)備設(shè)施，存在一些安全隱患以及效率低下的問題。在應(yīng)用過程中，這些檔案管理軟硬件設(shè)施僅能夠滿足企業(yè)的日常檔案管理需要，并不能滿足檔案管理數(shù)字化需求。也就是說企業(yè)在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，面臨著檔案管理軟硬件設(shè)施的挑戰(zhàn)。例如，在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，需要配備各種型號以及豐富功能的掃描儀和電子資料備份設(shè)備等，這些設(shè)備具有明顯的專業(yè)性。但部分企業(yè)的掃描儀和電子資料備份設(shè)備較為陳舊，無法滿足新時代企業(yè)的快速發(fā)展需要和檔案管理數(shù)字化的客觀需求，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨著諸多挑戰(zhàn)，在短時間內(nèi)難以實現(xiàn)完全轉(zhuǎn)型[3]。

4.2 檔案管理數(shù)字化存在的業(yè)務(wù)問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理和應(yīng)用環(huán)節(jié)會存在一定的業(yè)務(wù)問題，而這些業(yè)務(wù)問題在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中依舊存在，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作難以得到有效保障。例如，在鑒定原始檔案資料時，會因為一些錯誤的人為操作和不明確的要求標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致鑒定的數(shù)據(jù)資料內(nèi)容不完整、不科學(xué)、不規(guī)范。例如，部分企業(yè)在進(jìn)行檔案資料掃描的過程中，僅僅掃描了正本，沒有掃描草稿，導(dǎo)致檔案資料的真實性下降。

4.3 欠缺專業(yè)的檔案管理數(shù)字化人才

很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，沒有意識到檔案管理的重要性，也沒有針對性加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)素質(zhì)。在檔案資料從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理方式的過程中，雖然整體的工作流程沒有發(fā)生較大改變，但實際操作內(nèi)容大為不同。同時操作理念也和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式有一定的差別，這就對檔案管理人才提出了更高的要求。然而，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中部分管理人員并沒有及時轉(zhuǎn)變自己的工作方式和工作理念，很難適應(yīng)數(shù)字化檔案管理模式的特點和要求，而這則為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來了一定的困難和阻礙。這就需要企業(yè)進(jìn)一步培養(yǎng)更多數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型[4]。

5 檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對策

5.1 投入更多資源促進(jìn)軟硬件設(shè)施更新

企業(yè)應(yīng)該意識到檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，投入更多人力物力和財力資源，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該提高資金投入力度，保證檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型擁有充足的資金作為保障。將硬件設(shè)備設(shè)施的采購納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，同時企業(yè)還需要將硬件設(shè)備的日常維護(hù)與管理資金納入企業(yè)營運資金管理體系中。這樣才能夠結(jié)合企業(yè)實際情況，促進(jìn)企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施的更新，滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。其次，企業(yè)需要積極要求計算機(jī)領(lǐng)域?qū)＜?，結(jié)合企業(yè)實際情況，打造符合檔案管理特點的軟件，并制定完善的軟件維護(hù)管理計劃，定期對軟件進(jìn)行更新，發(fā)揮數(shù)字軟件在檔案工作中的重要作用。除此之外，企業(yè)還需要保證現(xiàn)有設(shè)備的更新與維護(hù)管理。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，結(jié)合檔案管理特點更新設(shè)備，豐富設(shè)備設(shè)施的功能模塊。企業(yè)需要組建一支專業(yè)的軟硬件設(shè)施維護(hù)小組，定期對檔案管理軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力的軟硬件設(shè)施保障。

5.2 把握檔案管理數(shù)字化發(fā)展方向

企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要基于數(shù)字技術(shù)，改變現(xiàn)有的檔案管理模式，并轉(zhuǎn)化原本的紙質(zhì)檔案資料，從而實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化和檔案資料管理模式數(shù)字化。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型并不僅僅指的是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高現(xiàn)有的檔案管理效率，而是通過信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等，重新構(gòu)建和劃分現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，改革管理內(nèi)容，提升管理質(zhì)量，這樣才能夠讓檔案管理在開展過程中創(chuàng)造出更多效益，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型應(yīng)該把握其發(fā)展方向，遵循檔案管理數(shù)字化的要求，提升管理質(zhì)量。一方面，需要轉(zhuǎn)變檔案管理對象，從原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。在轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)檔案資料的過程中會產(chǎn)生各種電子信息數(shù)據(jù)，需要進(jìn)行分析并創(chuàng)造良好的保存條件。另一方面，需要轉(zhuǎn)變以往的管理體系，從手工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)管理模式，從傳統(tǒng)的手工管理和分段式管理轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣庸芾砗图谢芾?，這樣可以有效提升檔案管理的效率，減少檔案管理工作人員的壓力，實現(xiàn)檔案的自動歸檔、收集和整理。除此之外，還應(yīng)該從原本的行政管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)同管理模式。企業(yè)需要結(jié)合數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)等實現(xiàn)全過程的跟蹤檢驗，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，完善考核評價體系，讓檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。檔案管理工作人員應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)匯報有關(guān)檔案部門的實際情況，包括管理目標(biāo)、認(rèn)證資料的收集和交接、檔案資料的編制等。在獲得領(lǐng)導(dǎo)的同意和審批之后再進(jìn)行相關(guān)工作，明確檔案管理數(shù)字化發(fā)展方向。最后需要檔案管理部門加強(qiáng)和其他部門的聯(lián)系，重視相關(guān)工作的開展，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型[5]。

5.3 健全檔案管理數(shù)字化制度體系

市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展讓行業(yè)企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)更加重視檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而我國也針對檔案管理工作的變化，不斷完善相關(guān)法律制度。而企業(yè)則需要按照法律制度體系開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。在這一過程中，應(yīng)該將嚴(yán)格的制度體系落實到各個部門以及管理工作的各個環(huán)節(jié)中，進(jìn)一步提升檔案管理效果，規(guī)范管理流程。同時其還應(yīng)該建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作體系，將數(shù)字技術(shù)滲透到檔案管理的多個環(huán)節(jié)中，如檔案資料歸檔、管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全、建設(shè)流程等多個方面。

除此之外，還需要企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)檔案管理數(shù)字化保障體系，包括戰(zhàn)略框架體系、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和安全體系等，從而為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供多要素的支撐與保障，提升檔案管理質(zhì)量。一方面，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型融入企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全過程中，與企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型同步運行，為檔案管理工作的創(chuàng)新與改革提供必要的人才支持和資金保障。同時還需要企業(yè)結(jié)合當(dāng)前實際情況制定轉(zhuǎn)型的專項計劃和方案制度，有步驟地執(zhí)行不同環(huán)節(jié)工作，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的環(huán)環(huán)相扣。另一方面，企業(yè)需要建立完善的保障體系，包括信息安全保障體系、業(yè)務(wù)保障體系等?？茖W(xué)劃分不同部門的責(zé)任和工作范圍，為實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力保障[6]。

5.4 培養(yǎng)有信息素養(yǎng)的檔案管理人才

高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍是促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)，為了更好地開展檔案管理工作，需要企業(yè)解決現(xiàn)有的復(fù)合型人才缺乏問題，培養(yǎng)更多具有信息素養(yǎng)的檔案管理人才。而在培養(yǎng)管理人才的過程中，還應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和前沿管理技術(shù)。當(dāng)前部分企業(yè)普遍存在人員年齡結(jié)構(gòu)不合理、信息素養(yǎng)不足、計算機(jī)操作能力不強(qiáng)等問題。很多檔案管理人員仍然習(xí)慣應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式和理念。這就需要企業(yè)針對性強(qiáng)化現(xiàn)有的檔案管理人才的綜合素質(zhì)，并加強(qiáng)高質(zhì)量人才的引進(jìn)，保證檔案管理人才掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動化技術(shù)，了解檔案管理的多種業(yè)務(wù)，具有較高的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力，讓檔案管理人才參與到檔案管理的全過程中，發(fā)揮相應(yīng)的作用。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)該提高對現(xiàn)有檔案管理工作人員的教育和系統(tǒng)性的培訓(xùn)，通過開展定期和不定期的教育課程，提升他們的綜合素質(zhì)。有條件的企業(yè)還可以組織現(xiàn)有的檔案管理人才隊伍走出去，學(xué)習(xí)其他企業(yè)先進(jìn)的檔案管理理念和管理方式，積累更多管理經(jīng)驗，提升管理能力。同時，企業(yè)可以采取公開招聘制度，從社會中尋找和吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。除此之外，企業(yè)還可以和當(dāng)?shù)馗咝７e極開展合作，打造長效合作機(jī)制。從高校中吸收更多新鮮血液，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入新的活力[7]。

在新技術(shù)和新理念的引進(jìn)方面，則應(yīng)該結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展特點以及內(nèi)部制度體系，合理引入，改善當(dāng)前的檔案管理模式，這樣才可以突破原有檔案管理中存在的限制，解決弊端問題，為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有力保障。

6 結(jié)語

綜上所述，本文基于檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵和流程，探討了當(dāng)前行業(yè)企業(yè)和組織機(jī)構(gòu)在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨著挑戰(zhàn)和轉(zhuǎn)型的對策。通過解決當(dāng)前人才缺乏、軟硬件設(shè)施更新速度緩慢和存在的業(yè)務(wù)問題，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。檔案管理是行業(yè)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)該在數(shù)字化的基礎(chǔ)上改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。緊跟時代潮流，積極運用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，向數(shù)字化檔案管理不斷邁進(jìn)。

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【作者簡介】吳藝慧（1977-），女，福建廈門人，館員，從事檔案管理研究。