于 甜
(中國(guó)原子能科學(xué)研究院,北京 102413)
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方法已經(jīng)不適用于當(dāng)前的軍工科研單位財(cái)務(wù)管理工作。在這樣的背景下,財(cái)務(wù)管理需要融入信息技術(shù),強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系,嚴(yán)格把控科研經(jīng)費(fèi)支出、單位運(yùn)轉(zhuǎn)資金等,優(yōu)化現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理制度,激發(fā)軍工科研單位的發(fā)展活力,打造完善的業(yè)財(cái)融合體系,進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)信息化建設(shè)水平。
業(yè)財(cái)融合是指將財(cái)務(wù)管理工作融入業(yè)務(wù)流程中,使二者能夠?qū)崿F(xiàn)有機(jī)融合,并通過合理的管理方式推動(dòng)企事業(yè)單位發(fā)展??蒲性核沁M(jìn)行科學(xué)研究和技術(shù)研發(fā)的主要場(chǎng)所,是促進(jìn)我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展的搖籃。近年來,國(guó)家鼓勵(lì)和大力支持科研項(xiàng)目,因此軍工科研單位的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、基建、設(shè)備購(gòu)買等資金投入較大,在其財(cái)務(wù)管理工作中經(jīng)費(fèi)管理工作日益繁重,較大的工作量極易導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算出現(xiàn)問題,而財(cái)務(wù)管理信息化能在很大程度上解決人工核算錯(cuò)誤等問題。目前,財(cái)務(wù)軟件市場(chǎng)上有較多種類的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),但軍工科研單位不同于普通的企事業(yè)單位,其對(duì)數(shù)據(jù)信息的安全性要求極高,這就需要單位有自己獨(dú)立的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),并配備相應(yīng)的維護(hù)、管理人員。同時(shí),由于財(cái)務(wù)管理部門與其他業(yè)務(wù)、科研部門相脫離,其在實(shí)際工作開展中很難準(zhǔn)確判定資金的數(shù)量和去向是否真實(shí),這嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)管理工作的順利開展。因此,在業(yè)財(cái)融合的基礎(chǔ)上加強(qiáng)軍工科研單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)至關(guān)重要,其對(duì)財(cái)務(wù)管理工作中的經(jīng)費(fèi)管理、財(cái)務(wù)核算,以及單位的長(zhǎng)期發(fā)展都有重要的意義。
從當(dāng)前軍工科研單位的財(cái)務(wù)管理工作來看,其財(cái)務(wù)管理信息化的重要地位還不夠突出,也正因如此,相關(guān)人員對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)也沒有進(jìn)行系統(tǒng)性、整體性的統(tǒng)籌和規(guī)劃,這使得軍工科研單位中存在多個(gè)不同開發(fā)者的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng),沒有做到業(yè)財(cái)融合。同時(shí),財(cái)務(wù)信息化建設(shè)涉及軍工科研單位管理的方方面面,在某種程度上對(duì)單位的持續(xù)發(fā)展有深遠(yuǎn)的影響。但在傳統(tǒng)的軍工科研單位財(cái)務(wù)管理中,其未進(jìn)行全面的信息化建設(shè),對(duì)相關(guān)工作缺少全局性的統(tǒng)籌和規(guī)劃,導(dǎo)致在信息的獲取和收集方面存在信息收集難度大、失真等問題,長(zhǎng)此以往會(huì)影響單位持續(xù)發(fā)展。同時(shí),目前軍工科研單位的財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息共享機(jī)制存在一定問題,容易出現(xiàn)“信息孤島”問題,某些因素的存在可能導(dǎo)致賬目不符,使得財(cái)務(wù)報(bào)表信息失真。
軍工科研單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要有與其相匹配的制度作保障,但目前此類制度仍不夠完善,這就導(dǎo)致軍工科研單位在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過程中沒有制度支持,部分工作缺乏依據(jù),其他部門配合度不高。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度區(qū)別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理制度,其應(yīng)當(dāng)包括財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)容,軟硬件設(shè)施購(gòu)置和維護(hù)、建設(shè)方法等,該制度能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供工作流程和規(guī)范。例如,在確定軍工科研單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)內(nèi)容時(shí),完善的信息化建設(shè)制度中應(yīng)包含相關(guān)內(nèi)容的獲取方法、相關(guān)工作職責(zé)分工及注意事項(xiàng)等內(nèi)容,使財(cái)務(wù)人員在工作中有據(jù)可依,但目前的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度中未給出此類參考,這就使得信息化建設(shè)存在困難。
在軍工科研單位中,各部門的工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)方向不同,通常會(huì)出現(xiàn)存在多個(gè)內(nèi)部系統(tǒng)的情況,從系統(tǒng)架構(gòu)的層面講,沒有實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化。而在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)過程中,多個(gè)系統(tǒng)也使得各部門在工作銜接上不夠緊密,雖然各部門之間對(duì)系統(tǒng)的功能和要求不同,但在合理進(jìn)行需求分析的情況下,可以實(shí)現(xiàn)有效的業(yè)財(cái)融合和財(cái)務(wù)管理信息化。但由于目前市場(chǎng)上此類通用系統(tǒng)較少,且軍工科研單位需要保證數(shù)據(jù)的安全性,其一般需要對(duì)業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)進(jìn)行獨(dú)立開發(fā),以實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合下的財(cái)務(wù)管理信息化,但與此相伴的是開發(fā)資金的投入和分配,以及后續(xù)的維護(hù)、硬件支持等問題。
財(cái)務(wù)信息化使絕大多數(shù)的財(cái)務(wù)人員利用計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)開展工作,其在提高財(cái)務(wù)工作效率、優(yōu)化工作流程的同時(shí),也帶來了嚴(yán)重的數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)問題和安全隱患。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,雖然目前財(cái)務(wù)人員和軟件開發(fā)人員已認(rèn)識(shí)到此類安全問題,但受后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、操作失誤等因素影響,目前此類問題還未能得到徹底解決,這就使得軍工科研單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和其他重要信息存在數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn),嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的全面推進(jìn)。
隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展,財(cái)務(wù)人才的數(shù)量逐漸增加,但財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要求財(cái)務(wù)人員不僅具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí),還需要精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。目前,軍工科研單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面的綜合型人才較為匱乏,大多數(shù)財(cái)務(wù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握程度還不高,在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過程中未能發(fā)揮較大作用,在一定程度上影響了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的推進(jìn)。
3.1.1 完善財(cái)務(wù)信息反饋機(jī)制
為加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),軍工科研單位需要完善財(cái)務(wù)信息反饋機(jī)制,做好全局統(tǒng)籌工作,避免出現(xiàn)“信息孤島”問題。首先,可以從財(cái)務(wù)信息的反饋途徑入手,減少面對(duì)面的口述反饋,盡量通過信息平臺(tái)采用文字、語(yǔ)音等方式反饋和傳遞信息,使信息反饋的速度更快、內(nèi)容更全面。其次,明確信息反饋的路徑,給出具體的財(cái)務(wù)信息反饋流程,減少信息傳遞過程中的人力、時(shí)間浪費(fèi)。最后,在工作中強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性,突出業(yè)財(cái)融合對(duì)單位發(fā)展的意義,使單位人員重視和配合財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的開展。
3.1.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化培訓(xùn)
財(cái)務(wù)信息化培訓(xùn)有助于財(cái)務(wù)人員提高專業(yè)水平,使其在工作中發(fā)揮更大的作用和價(jià)值。軍工科研單位的財(cái)務(wù)信息化培訓(xùn)需要包含以下幾方面內(nèi)容:業(yè)財(cái)融合培訓(xùn)、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)技能培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)及相關(guān)規(guī)章制度的培訓(xùn)??梢圆扇?nèi)部學(xué)習(xí)的培訓(xùn)方式,定期舉辦培訓(xùn)會(huì)議,將培訓(xùn)內(nèi)容制作成PPT 或Word 文檔,在培訓(xùn)過程中展示給參培人員,并且可以根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容組織適當(dāng)?shù)目己?,以此督促單位?cái)務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容。此外,軍工科研單位尤其要注重對(duì)數(shù)據(jù)信息安全的培訓(xùn),保證財(cái)務(wù)管理工作中不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露等問題。
3.2.1 制定科學(xué)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度
為推進(jìn)和落實(shí)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作,軍工科研單位應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)的信息化建設(shè)制度,以制度為支持和保障,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化管理。首先,應(yīng)確定財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度的范圍和大致內(nèi)容,結(jié)合軍工科研單位的特點(diǎn),可將其分為財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)制度、財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)管理制度、財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)使用制度三大模塊。其次,根據(jù)所劃分的制度模塊做好相關(guān)工作。以財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)使用制度為例,信息化平臺(tái)的使用可分為兩部分,一部分是業(yè)務(wù)人員,另一部分是財(cái)務(wù)人員,根據(jù)信息化平臺(tái)中的各種功能和業(yè)務(wù)范圍,制定完善的信息化平臺(tái)使用制度,如規(guī)范業(yè)務(wù)人員財(cái)務(wù)發(fā)票上傳流程、業(yè)務(wù)信息上傳流程等,規(guī)范財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)信息的下載、審核流程等。最后,由于制度完善需經(jīng)過長(zhǎng)期的試行,所以在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)制度實(shí)行的過程中應(yīng)定期進(jìn)行制度的修訂和完善,使制度更加科學(xué)、合理、全面。
3.2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化管理
軍工科研單位實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要一個(gè)漫長(zhǎng)的周期,因而財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過程中伴隨各種問題?;诖?,在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過程中,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化管理。以財(cái)務(wù)工作中的資金管理為例,軍工科研單位的資金主要用于各項(xiàng)科研任務(wù),但在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)資金管理中,由于財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門脫軌,財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行資金管理時(shí)通常很難確定業(yè)務(wù)部門的資金使用情況,即便有各類紙質(zhì)發(fā)票和單據(jù)作為憑證,但其占用空間大,且容易出現(xiàn)損毀、丟失等問題,不利于大額資金的管理和控制。而軍工科研單位通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)和資金信息化管理,可采用電子發(fā)票,或?qū)⒓堎|(zhì)的票據(jù)、憑證掃描成電子版本,既有效加強(qiáng)了業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的交流,為財(cái)務(wù)分析提供支持,同時(shí)也可以提高會(huì)計(jì)核算的效率和財(cái)務(wù)信息處理的準(zhǔn)確性。
3.2.3 優(yōu)化財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的業(yè)財(cái)融合流程
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的絕大多數(shù)財(cái)務(wù)工作將通過信息平臺(tái)完成,傳統(tǒng)業(yè)財(cái)融合的流程也將被取代。為使業(yè)財(cái)融合的流程與財(cái)務(wù)信息建設(shè)相統(tǒng)一,軍工科研單位應(yīng)明確財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中各部門的分工,使業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間相互配合,共同完成財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。首先,應(yīng)組織各部門熟悉財(cái)務(wù)信息化平臺(tái),并要求各部門在使用中符合流程規(guī)范和要求;其次,根據(jù)各業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間的信息交流情況,優(yōu)化業(yè)務(wù)部門信息上傳流程,由財(cái)務(wù)部門給出新的流程及規(guī)范,其他業(yè)務(wù)部門根據(jù)規(guī)范進(jìn)行操作;最后,明確財(cái)務(wù)信息化建設(shè)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的責(zé)任,優(yōu)化資源配置,從而進(jìn)一步優(yōu)化和完善業(yè)財(cái)融合流程。
3.3.1 建立雙向、動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)
為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化、推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),軍工科研單位必須建立雙向、動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。平臺(tái)的建立有3 種途徑。一是購(gòu)買現(xiàn)有的相對(duì)成熟的財(cái)務(wù)管理軟件,但此類軟件通常只包含財(cái)務(wù)管理方面的功能,不能有效地實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,因此必須搭配單位自有的平臺(tái)一起使用。二是外包。軍工科研單位可以根據(jù)單位的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)需求,做好需求分析和統(tǒng)計(jì),通過將平臺(tái)外包給可靠性較高的軟件開發(fā)公司,實(shí)現(xiàn)平臺(tái)的搭建。這種做法的優(yōu)勢(shì)在于不需要單位自己擁有專業(yè)的開發(fā)人員。三是獨(dú)立開發(fā)。這需要單位自己擁有專業(yè)的軟件開發(fā)人員,這種做法的優(yōu)勢(shì)在于能更好地保證平臺(tái)的信息安全,缺點(diǎn)是軍工科研單位并非都與計(jì)算機(jī)技術(shù)相關(guān),獨(dú)立開發(fā)面臨的困難通常較大。軍工科研單位可以根據(jù)自身實(shí)際情況選擇合適的方式搭建財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。
3.3.2 建立財(cái)務(wù)共享中心
為更好地推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),避免“信息孤島”現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,軍工科研單位有必要建立財(cái)務(wù)共享中心,將財(cái)務(wù)信息、各類能夠公開的制度文件、學(xué)習(xí)材料等進(jìn)行公開,將財(cái)務(wù)管理、資金管理、采購(gòu)等列入財(cái)務(wù)共享中心管理范疇,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。財(cái)務(wù)共享中心建成之后,財(cái)務(wù)部門可以將各種辦事流程在平臺(tái)上公開,并上傳突發(fā)事件解決方案。比如,某文件審批需要領(lǐng)導(dǎo)簽字,但該領(lǐng)導(dǎo)不在單位,可以采用其他方式處理,避免業(yè)務(wù)開展過程中時(shí)間、人力資源的浪費(fèi)。建立財(cái)務(wù)共享中心需要做到以下幾方面:一是將流程制度標(biāo)準(zhǔn)化。利用信息平臺(tái)統(tǒng)一各部門之間的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn),使財(cái)務(wù)管理中資金調(diào)度和會(huì)計(jì)核算達(dá)到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二是給財(cái)務(wù)部門人員合理分配工作內(nèi)容,做到專人專項(xiàng),各種事件辦理有人可詢。三是打好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。相關(guān)人員通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,形成實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)報(bào)告,提高平臺(tái)利用率和實(shí)用性。
數(shù)據(jù)安全在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代亟須各單位重視。對(duì)軍工科研事業(yè)單位而言,財(cái)務(wù)管理工作所產(chǎn)生的賬目、流水等數(shù)據(jù)涉及項(xiàng)目資金的審計(jì)等內(nèi)容,必須妥善保存。提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全性可以從以下幾方面入手。第一,建立完善的規(guī)章制度,保障數(shù)據(jù)安全。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)大多為信息數(shù)據(jù),一般保存在信息平臺(tái)或者云端中,因此軍工科研事業(yè)單位可以設(shè)置嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問權(quán)限,制定備份管理制度、授權(quán)審批及責(zé)任追究制度,保證數(shù)據(jù)信息的訪問和保管備份都有專人負(fù)責(zé),將責(zé)任落到個(gè)人身上,提高平臺(tái)使用的安全性。第二,做好軟硬件系統(tǒng)保障。財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)安排專門的技術(shù)人員定期做好系統(tǒng)的維護(hù)和更新工作,并為系統(tǒng)配置病毒防護(hù)軟件和防火墻,避免因病毒或黑客入侵導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露和丟失。第三,定期請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的各項(xiàng)功能進(jìn)行評(píng)估,出具相關(guān)報(bào)告,以此評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)信息平臺(tái)使用的安全性、可用性等問題,并根據(jù)報(bào)告反饋對(duì)平臺(tái)進(jìn)行進(jìn)一步的更新和維護(hù)。
在業(yè)財(cái)融合視角下,軍工科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)與財(cái)務(wù)人員自身的技能水平和素養(yǎng)息息相關(guān)。為保證財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作的有效開展,其必須提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì),培養(yǎng)新型業(yè)財(cái)融合復(fù)合型人才。軍工科研單位可以從單位的招聘環(huán)節(jié)入手,提高招聘要求,選用具備財(cái)務(wù)知識(shí)并且有一定計(jì)算機(jī)能力的財(cái)務(wù)人員。另外,可以從內(nèi)部培訓(xùn)入手。鑒于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員并非都能夠同時(shí)具備財(cái)務(wù)和計(jì)算機(jī)能力,財(cái)務(wù)部門管理人員可以定期組織培訓(xùn),從基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作開始,逐漸拓展至平臺(tái)的運(yùn)用和數(shù)據(jù)的管理等方面。同時(shí),還要培訓(xùn)財(cái)務(wù)人員單位業(yè)務(wù)知識(shí),使其了解單位各部門工作內(nèi)容,以此提高財(cái)務(wù)人員的綜合能力,順應(yīng)業(yè)財(cái)融合、信息化建設(shè)的時(shí)代發(fā)展。
為建設(shè)軍工科研單位財(cái)務(wù)信息化管理模式,軍工科研單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前單位財(cái)務(wù)管理工作中存在的問題和信息化建設(shè)情況,選擇合適的解決方案。首先,軍工科研單位要做好財(cái)務(wù)信息化思想的宣傳和普及,增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的信息化意識(shí);其次,做好規(guī)章制度制定和軟硬件設(shè)施方面的配置,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,提高對(duì)數(shù)據(jù)信息安全的重視度;最后,搭建穩(wěn)定、高效的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),使軍工科研單位發(fā)展邁上新的臺(tái)階。