簡(jiǎn)析加強(qiáng)企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用對(duì)策

摘 要：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展變化，各企業(yè)的經(jīng)營(yíng)形式與經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略也隨之發(fā)生了變化，檔案資源在企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)中應(yīng)用越來越寬泛，對(duì)提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力具有重要的作用。因此，各企業(yè)必須進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案資源管理工作模式，加強(qiáng)自身檔案資源地開發(fā)及利用工作，最大限度地挖掘企業(yè)檔案資源潛藏的價(jià)值，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案資源；檔案資源管理；開發(fā)及利用；有效對(duì)策

企業(yè)的檔案資源主要是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、銷售、管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中，直接產(chǎn)生的對(duì)企業(yè)自身發(fā)展、對(duì)社會(huì)進(jìn)步具有研究留存意義的各類不同形式的歷史記錄?；緝?nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙以及技術(shù)文件、經(jīng)營(yíng)決策項(xiàng)目的各種文件及合同、有關(guān)產(chǎn)品銷售的各種材料、機(jī)器設(shè)備的出入憑證及維修記錄、企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃性文件、財(cái)務(wù)管理中的各項(xiàng)報(bào)表及賬目、人事管理中的員工信息、企業(yè)政務(wù)工作中的各類宣傳文件。由此可見，企業(yè)的檔案資源從始至終貫穿于企業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，企業(yè)必須從自身的實(shí)際情況出發(fā)，真正做好并實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)以及利用。

一、目前企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用工作存在的問題

1.企業(yè)檔案資源的管理方式比較落后

現(xiàn)階段仍有少部分企業(yè)還沿用傳統(tǒng)的檔案資源管理方式，保存檔案資源信息的形式以紙質(zhì)檔案為主，采用信息技術(shù)手段來保存檔案資源的情況不多，主要原因在于企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資源管理理念及落后的檔案資源管理方式。采用紙質(zhì)檔案致使檔案資源在保存時(shí)間上受到了一定限制，不能夠?qū)①Y源保留很長(zhǎng)時(shí)間，在借閱使用過程當(dāng)中還非常容易丟失。

另外，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域和生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致檔案資源的類型也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法對(duì)全部的檔案資源進(jìn)行有效管理。從以上兩個(gè)方面來說，企業(yè)檔案資源的管理方式落后嚴(yán)重制約著企業(yè)開展檔案資源開發(fā)及利用工作的腳步。

2.記錄檔案資源缺乏全面性、及時(shí)性

企業(yè)檔案資源是在企業(yè)不斷發(fā)展中而隨之產(chǎn)生的，能夠真實(shí)客觀地記錄并反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況。就當(dāng)前各企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r來看，絕大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員更加關(guān)注企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高，而在檔案資源開發(fā)利用方面有所忽略，因而，企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的很多檔案資源信息都沒有被記錄下來，檔案資源信息缺乏全面性，以至于在檔案資源使用者使用檔案時(shí)就無法及時(shí)獲取，不利于檔案資源開發(fā)及利用工作的進(jìn)行，還會(huì)阻礙企業(yè)檔案資源價(jià)值發(fā)揮。

3.檔案資源管理人員缺乏專業(yè)性

檔案資源管理是一項(xiàng)嚴(yán)密復(fù)雜的工作，具有較強(qiáng)系統(tǒng)性，因此，決定了這項(xiàng)工作對(duì)操作人員地要求相對(duì)較高，需要檔案資源管理工作人員具備專業(yè)的工作能力與極高的綜合素質(zhì)。但是，大部分企業(yè)檔案資源管理部門人員都不夠?qū)I(yè)，優(yōu)秀檔案資源管理人才非常稀缺，造成這一現(xiàn)象的原因主要有兩個(gè)方面。一是企業(yè)對(duì)于檔案資源工作重視程度不高，在選人用人上極為隨意，員工根本達(dá)不到企業(yè)的用人標(biāo)準(zhǔn)，甚至無法勝任自己所在的工作崗位，對(duì)于企業(yè)檔案資源沒有掌握，極易造成檔案資源信息錯(cuò)漏、損壞等失誤；二是很多企業(yè)的檔案資源管理工作部門中，老員工所占比重較大，新員工十分稀缺甚至沒有，而老員工受傳統(tǒng)檔案資源觀念的影響比較深，對(duì)待檔案資源的開發(fā)及利用工作缺乏積極主動(dòng)的態(tài)度，因此，抑制了檔案資源開發(fā)與利用的工作進(jìn)程。

4.企業(yè)檔案資源的開發(fā)工作欠缺整體思考

在現(xiàn)代化的企業(yè)檔案資源管理工作中，檔案資源信息有著全面、系統(tǒng)的特征。我國(guó)企業(yè)目前的檔案資源開發(fā)及利用工作欠缺對(duì)于整體性的把握，在檔案資源開發(fā)模式及手段、檔案資源服務(wù)、檔案資源宣傳、培養(yǎng)檔案資源開發(fā)的專業(yè)性人才等方面，并沒有做到統(tǒng)籌全局，分層管理，檔案資源的開發(fā)及利用工作具有較強(qiáng)的無序性。

5.企業(yè)檔案資源的信息化水平有待提高

首先，企業(yè)檔案資源信息化管理技術(shù)跟不上企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的速度，其中的原因有很多，最主要的原因有檔案資源開發(fā)沒有先進(jìn)軟件及硬件作為支撐、檔案資源信息難以向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)化、檔案資源開發(fā)及利用工作的宣傳技術(shù)手段不夠成熟，以上這些原因都暴露了在企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用工作中對(duì)于信息技術(shù)手段的應(yīng)用還有待提升，導(dǎo)致企業(yè)的檔案資源開發(fā)與利用工作做不到充分的信息挖掘。

二、企業(yè)加強(qiáng)檔案資源開發(fā)及利用的有效對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變檔案資源的服務(wù)意識(shí)

一是企業(yè)在開展檔案資源的開發(fā)及利用工作過程中要形成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)最大化檔案資源開發(fā)及利用，就要轉(zhuǎn)變檔案資源的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高，使企業(yè)檔案資源轉(zhuǎn)化為信息的依托，并有比較重要的地位。企業(yè)檔案資源管理工作人員必須抓住這一機(jī)會(huì)，充分利用檔案資源信息化，從傳統(tǒng)檔案資源管理模式中突破出來，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)在的工作方式，踴躍參加企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。通過主動(dòng)服務(wù)工作，最大限度地開發(fā)及利用企業(yè)檔案資源，進(jìn)而提升檔案資源的價(jià)值與使用程度。

二是企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用工作要具備超前服務(wù)意識(shí)。企業(yè)在開發(fā)與利用檔案資源進(jìn)程中，要真正做好超前服務(wù)工作是比較困難的，需要檔案管理工作人員在確保專業(yè)能力與工作素養(yǎng)的同時(shí)，還要有適時(shí)地預(yù)測(cè)能力與分析能力，必須足夠了解所在企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，還要及時(shí)掌握國(guó)際經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)變化，正確的服務(wù)態(tài)度與服務(wù)意識(shí)更是必不可少的要素。除此之外，檔案管理人員也要積極履行企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作決策與要求，明確檔案資源使用者對(duì)檔案信息的實(shí)際需求，以便為他們及時(shí)準(zhǔn)確地查找檔案資源信息。

三是企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用工作還要具備優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)。對(duì)于企業(yè)來說，檔案資源開發(fā)利用工作進(jìn)行的好壞，將直接關(guān)系企業(yè)自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。提高檔案資源服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平的關(guān)鍵是人員能力。因此，企業(yè)應(yīng)積極引導(dǎo)檔案資源管理工作人員轉(zhuǎn)變以往的觀念，創(chuàng)造性地進(jìn)行檔案資源開發(fā)及利用工作，增強(qiáng)對(duì)于工作的責(zé)任心，在實(shí)際檔案資源開發(fā)工作中，打造細(xì)心真誠(chéng)的服務(wù)態(tài)度，以嶄新的服務(wù)觀念與態(tài)度幫助企業(yè)做好檔案資源開發(fā)利用的服務(wù)工作。

2.健全檔案資源開發(fā)及利用的形式

一方面，檔案資源管理部門要加強(qiáng)檔案宣傳工作，保證檔案資源開發(fā)及利用工作在企業(yè)內(nèi)部全面普及，促使全體工作人員了解檔案資源的重要意義?？梢圆捎迷O(shè)置企業(yè)宣傳欄、開展講座與報(bào)告會(huì)議等形式，加深員工對(duì)于檔案資源價(jià)值的認(rèn)識(shí)，引起員工對(duì)于檔案資源的關(guān)注。通過合理宣傳工作，提高檔案管理工作人員專業(yè)能力，增強(qiáng)各部門人員檔案意識(shí)，從而使檔案資源可以更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

另一方面，依據(jù)新時(shí)代發(fā)展變化，企業(yè)檔案資源管理工作要注重對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案資源管理部門要借助先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，設(shè)立檔案資源電子查閱室，為檔案資源使用者提供便捷、快速的資源查閱平臺(tái)。還要注意，檔案資源的開發(fā)及利用工作要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)及利用工作，將企業(yè)檔案資源信息系統(tǒng)與自動(dòng)一體化服務(wù)工作相融合，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平與發(fā)展帶來更好的保障。

3.建立多元化的檔案資源收集平臺(tái)

過去的檔案資源管理工作，檔案使用者要想獲取并使用資源信息，運(yùn)用最多的方式就是紙質(zhì)檔案，檔案資源信息收集來源非常有限?？焖侔l(fā)展的信息技術(shù)水平，豐富了企業(yè)獲取信息的手段以及方式，檔案資源管理部門的管理人員應(yīng)當(dāng)以檔案資源使用者的實(shí)際需求作為出發(fā)點(diǎn)，建立多元化信息收集平臺(tái)，真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，從而能夠有效化解現(xiàn)階段企業(yè)檔案資源內(nèi)容不集中、形式不多樣的問題。

4.進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源開發(fā)及利用的方式

企業(yè)檔案資源管理人員的工作內(nèi)容必須面向檔案資源的使用者，積極挖掘檔案資源信息，為他們及時(shí)分享可公開的檔案資源信息，大力支持企業(yè)各部門的工作進(jìn)展。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景、信息網(wǎng)站等平臺(tái)，對(duì)檔案資源信息及時(shí)、精準(zhǔn)共享，增加檔案使用者對(duì)檔案資源的利用率。之后，檔案資源管理人員還要注意跟進(jìn)使用者利用檔案資源的近況，并做好統(tǒng)計(jì)工作，方便之后根據(jù)使用變化來實(shí)時(shí)調(diào)整并優(yōu)化檔案資源開發(fā)利用方式。

5.增加現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案資源管理工作應(yīng)做出變革。通過對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版文件向電子文件、圖片、視頻、音頻等形式轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案信息查閱的便捷性。對(duì)此，企業(yè)可以從以下的幾個(gè)方面入手：

第一，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用力度，依據(jù)企業(yè)整體情況創(chuàng)設(shè)檔案自動(dòng)化管理平臺(tái)，利用現(xiàn)代化加快信息存儲(chǔ)和傳輸，提高檔案信息資源循環(huán)使用率。

第二，憑借智能化設(shè)備加深對(duì)資源的開發(fā)和利用，構(gòu)建檔案管理軟件或者管理系統(tǒng)，優(yōu)化檔案檢索、審批、查閱、整理、歸納、歸檔等職能，提升工作人員的調(diào)檔速度和效率。

第三，創(chuàng)設(shè)檔案資源開發(fā)及利用反饋機(jī)制。針對(duì)企業(yè)當(dāng)前資源利用率較低的情況，企業(yè)需不斷完善檔案資源的開發(fā)、利用的監(jiān)督和控制工作。

首先，認(rèn)真統(tǒng)計(jì)日常工作中各部門員工對(duì)企業(yè)檔案利用的情況和頻率，還要做好檔案資料的借閱和歸還登記，從根源上防止企業(yè)檔案資源流失和泄露，尤其是機(jī)密文件的安全，更加需要管理人員實(shí)時(shí)管控。其次，檔案管理人員還需要積極借鑒與參考先進(jìn)管理模式和經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮檔案資源使用過程中的紕漏和問題，然后采取多樣化解決措施予以改進(jìn)，促使檔案管理資源能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展起到一定推動(dòng)作用。

6.完善檔案資源服務(wù)職能

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源開發(fā)及利用，企業(yè)需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要作用，不斷完善檔案資源服務(wù)職能，加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況，創(chuàng)新與改進(jìn)檔案檢索工具和方式，并構(gòu)建現(xiàn)代化檔案資源信息服務(wù)平臺(tái)，最大限度地提升檔案資源的共享與傳輸。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用的重要意義

1.促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型和升級(jí)

面對(duì)日新月異的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，企業(yè)需要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)和挖掘，深入分析不同時(shí)期市場(chǎng)需求的發(fā)展趨勢(shì)和走向，制定科學(xué)、可行的戰(zhàn)略部署和工作規(guī)劃，以提高企業(yè)效益為目標(biāo)，有針對(duì)性地改進(jìn)與創(chuàng)新檔案管理模式與方法，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供有效的決策依據(jù)，加速企業(yè)內(nèi)部資金流轉(zhuǎn)和資金運(yùn)作，保證各項(xiàng)工作有序開展。若是發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)模式存在滯后性，應(yīng)根據(jù)檔案資源立即研究出現(xiàn)問題的原因，靈活進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)變革或升級(jí)，切實(shí)保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，從而為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。

2.提升企業(yè)文化軟實(shí)力水平

新時(shí)期，企業(yè)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案資源深度開發(fā)和利用，可以在反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展、成長(zhǎng)的同時(shí)，提高企業(yè)文化軟實(shí)力水平。檔案資源作為一個(gè)企業(yè)活動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證，是文化軟實(shí)力和經(jīng)營(yíng)狀態(tài)的重要載體。其能夠有效幫助管理人員正確分析近年來企業(yè)發(fā)展的整體勢(shì)態(tài)和客觀規(guī)律，在與其他企業(yè)或者行業(yè)對(duì)比之后，進(jìn)一步提高決策的可行性和預(yù)見性。通過深入開發(fā)與利用檔案資源，一方面，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更好的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)效益，促進(jìn)各項(xiàng)實(shí)力全面提升；另一方面，可以強(qiáng)化企業(yè)使命和責(zé)任，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)長(zhǎng)久發(fā)展注入源源不斷的生命力。

3.提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

一般情況下，企業(yè)檔案管理部門掌握著內(nèi)部各個(gè)層面的數(shù)據(jù)和信息，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展有著極其重要的意義。首先，檔案管理信息資源能夠正確反映企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)的主觀因素和客觀因素，對(duì)企業(yè)轉(zhuǎn)型、技術(shù)改進(jìn)和制度創(chuàng)新起到一定的指導(dǎo)作用。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷滲透，有些管理機(jī)制已出現(xiàn)較為明顯的弊端和問題，甚至?xí)萍s企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)此，企業(yè)必須做好各部門信息跟蹤工作，不斷開發(fā)與挖掘內(nèi)部深層次的檔案資源，提高檔案信息的完整性和全面性，從而精準(zhǔn)洞悉新時(shí)期企業(yè)的發(fā)展方向，合理拓展發(fā)展范圍和發(fā)展渠道，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益能夠?qū)崿F(xiàn)最大化發(fā)展。

4.促進(jìn)檔案資源信息共享

企業(yè)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案資源開發(fā)和利用，可以促進(jìn)信息資源的高效共享和實(shí)時(shí)更新?；诖髷?shù)據(jù)的時(shí)代背景，企業(yè)想要保持在市場(chǎng)環(huán)境中的不敗之地，需保持較快的資金流和信息流，加快檔案資源信息化管理的建設(shè)進(jìn)程，切實(shí)保證企業(yè)發(fā)展能夠與社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平步調(diào)一致。另外，檔案數(shù)據(jù)資源持續(xù)開發(fā)，有利于拓展檔案信息管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)量，豐富企業(yè)運(yùn)行中的各項(xiàng)信息類型，確保企業(yè)能夠結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)勢(shì)態(tài)，不斷完善內(nèi)部管理制度和管理結(jié)構(gòu)，持續(xù)提升自身管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，加強(qiáng)企業(yè)檔案資源開發(fā)及利用工作能夠推動(dòng)企業(yè)更好地進(jìn)步與發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的變革使得自身檔案資源管理工作暴露出很多問題，面對(duì)這樣的形勢(shì)，檔案資源管理部門要擺正態(tài)度，正視問題，在對(duì)檔案資源工作有一個(gè)全新了解的基礎(chǔ)上，積極探索并創(chuàng)新檔案資源開發(fā)及利用的有效對(duì)策，提升檔案資源開發(fā)利用的工作水平與工作質(zhì)量，深入挖掘并有效發(fā)揮檔案資源內(nèi)在價(jià)值，確保檔案資源開發(fā)利用工作能夠順利進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健長(zhǎng)足發(fā)展。

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[7]孫明俠.檔案資源開發(fā)利用存在的問題及建議[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022

（作者單位：陜煤集團(tuán)神南產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司）

作者簡(jiǎn)介：高瑞琴（1989—），女，漢族，陜西神木人，本科，館員，研究方向：檔案資源開發(fā)及利用。