芻議光伏科技檔案管理的現(xiàn)狀與對策研究

摘 要：在“碳達峰、碳中和”的目標任務(wù)之下，以光伏發(fā)電為主的新能源迎來了巨大的發(fā)展機遇。在加速發(fā)展的同時，隨之衍生出來的光伏科技檔案問題亟須解決?；诖藢夥萍紮n案管理的現(xiàn)狀進行分析，并提出有效對策，融合多元化發(fā)展模式，意在提高光伏科技檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化以及企業(yè)在檔案領(lǐng)域的先進性。

關(guān)鍵詞：光伏；科技檔案；現(xiàn)狀；對策

中電聯(lián)發(fā)布的《2020年1—11月份電力工業(yè)運行簡況》顯示，1—11月，全國基建新增發(fā)電生產(chǎn)能力10203萬千瓦，比上年同期多投產(chǎn)2597萬千瓦。其中，太陽能發(fā)電2590萬千瓦，比上年同期多投產(chǎn)795萬千瓦。因此，加快光伏發(fā)電工程建設(shè)的同時會產(chǎn)生很多的檔案資料。光伏科技檔案是光伏發(fā)電工程根據(jù)光生伏打效應(yīng)原理，利用太陽電池將太陽光能直接轉(zhuǎn)化為電能的全過程記錄。

一、光伏科技檔案管理的現(xiàn)狀

1.早期參照火電科技檔案管理模式

由于能源發(fā)電結(jié)構(gòu)在國內(nèi)早期發(fā)展的時候比較單一，國家僅有火電模式的科技檔案制度比較完善及發(fā)布較早。光伏科技檔案是作為一種新型的能源發(fā)電方式，所產(chǎn)生的檔案資料尚未有統(tǒng)一的管理標準。企業(yè)由于工程建設(shè)早，工期緊張，迫于投產(chǎn)的壓力，又加之在沒有光伏科技檔案制度的選擇下，由于與火電工程建設(shè)在可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)、項目管理、施工、監(jiān)理等方面有部分相似，便粗略參考《火電企業(yè)檔案分類表（6-9大類）》，整理光伏科技檔案。

2.早期參照風(fēng)電科技檔案管理模式

隨著能源發(fā)電結(jié)構(gòu)在不斷進步，趨于多元化發(fā)展模式。風(fēng)電作為新能源另一種發(fā)電方式，產(chǎn)生出的風(fēng)電科技檔案日漸成熟。國家在風(fēng)電能源結(jié)構(gòu)發(fā)展逐漸成熟的背景下，2012年出臺了《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》（NB／T 31021-2012 ），光伏科技檔案的制度至此還未出臺。作為同屬新能源的發(fā)電方式。光伏發(fā)電工程與風(fēng)電工程在項目建設(shè)、設(shè)計文件、項目準備文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件等方面，比火電制度更為接近。企業(yè)作用于光伏建設(shè)工期短及其他因素的情況下，基于同為屬性的新能源發(fā)電方式，便參考了風(fēng)電科技檔案制度制定了光伏科技檔案管理制度。

3.早期自主模式整理

部分企業(yè)由于國家政策及資源環(huán)境等因素，急于建設(shè)光伏發(fā)電工程，在國家尚未出臺光伏科技檔案相關(guān)制度的情況下，僅參考與之接近的風(fēng)電科技檔案制度，修訂本公司的光伏科技檔案制度，將工程文件歸檔。前期支持性文件、招投標、合同、施工、監(jiān)理等參考風(fēng)電科技檔案制度進行整理，后期光伏支架、光伏發(fā)電單元、逆變器等根據(jù)公司實際情況進行檔號的順排整理。

4.當下的管理模式

光伏發(fā)電工程在國家“雙碳”政策下，加速發(fā)展。裝機規(guī)模從早期的2萬擴大到3萬，再到現(xiàn)今的20萬，工期建設(shè)從一期擴大到二期，建設(shè)為一個項目。光伏的工程從分布式到分散式，再到集中式、漂浮式等多種新型方式的建設(shè)。隨之產(chǎn)生的光伏科技檔案從原來的數(shù)十卷到上百卷，再到上千卷，整理難度從原來的簡單化趨向復(fù)雜化。企業(yè)過于追求長期建設(shè)，只考慮盈利，不重視檔案管理工作，即使國家出臺了光伏科技檔案制度，由于守舊的思想造成了人員對檔案制度理解不到位，出現(xiàn)了分歧?；ú颗c項目部因工期緊、任務(wù)重、趕進度，只注重工程的基本建設(shè)，不注重資料的收集歸檔，檔案員因倍感壓力難以勝任檔案管理員職務(wù)，出現(xiàn)離職情況，項目檔案員頻繁更換，人員不固定，流動性強，造成了工程資料整理的中斷、延遲，甚至出現(xiàn)了資料遺失，難以追溯，無法接續(xù)。再逢資源轉(zhuǎn)型，社會大力推進數(shù)字檔案館建設(shè)的同時，由于缺乏先進的理念，得不到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，資金不足，人員專業(yè)技術(shù)水平不到位，難以開展工作。

二、光伏科技檔案管理有效對策

1.科學(xué)管理模式

企業(yè)應(yīng)根據(jù)時代的發(fā)展對光伏科技檔案采用科學(xué)的管理模式。其一，對于在早期制度不完善的情況下，參考火電、風(fēng)電、自主模式整理的檔案，顯然是與現(xiàn)在的要求不相符的，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。企業(yè)應(yīng)盡早成立專項整改小組，對以前參考火電、風(fēng)電、自主模式形成的歷史檔案，且已經(jīng)檔案驗收完畢的項目，可采用信息化技術(shù)方式，將原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，根據(jù)國家出臺的光伏科技檔案制度，進行新檔號編制，通過檔案系統(tǒng)，新檔號鏈接原檔號進行查找利用。其二，對于在建的項目，工程進展過半，資料又整理過半，正逢國家出臺光伏科技檔案制度的項目。企業(yè)切勿有投機的心理，應(yīng)當機立斷，召開檔案專題會，敢于廢除原整理的資料，改按新制度來整理光伏科技檔案。其三，對于新建的光伏項目，企業(yè)要從源頭項目立項開始，到審批資料，層層把關(guān)，各個環(huán)節(jié)嚴格執(zhí)行光伏科技檔案制度，新建項目增多，工期加大，又逢檔案數(shù)字化工程進展，要做到制度與實際情況相結(jié)合，擴充檔號編制，來適用于實際的工作當中。

2.增強檔案意識，認真落實制度要求

無規(guī)矩不成方圓，制度是執(zhí)行工作的依據(jù)與標準。企業(yè)要充分利用“6·9國際檔案日”加大對專兼職檔案員進行檔案管理制度培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)《光伏發(fā)電建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》（NB／T 32037-2017），詳細解讀其具體事項與實際工程相結(jié)合，做到解讀不出異議，人人增強檔案制度意識，認真履行制度職責(zé)。

3.構(gòu)建檔案部門與基建部門命運共同體

在市場競爭中，企業(yè)往往將基建部門做為核心的競爭元素，忽視了檔案管理部門的能力，只將其作為資料的看管與保存的輔助服務(wù)部門。落后的思想意識，造成了基建部門發(fā)展過快，檔案部門發(fā)展過慢，長期畸形的發(fā)展勢態(tài)，造成檔案部門與基建部門不協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀，難以實現(xiàn)管理工作的平衡發(fā)展。檔案管理部門的資料來源于基建工程，而基建工程整理的資料與檔案驗收是需要檔案部門共同參與完成。由此看來，任何一方都不能在缺少另一方的情況下，完成各自的工作內(nèi)容。因此，企業(yè)要提高思想認識，統(tǒng)籌管理，構(gòu)建檔案部門與基建部門命運共同體。檔案部門與基建部門雙發(fā)展，并肩前行。

4.廣納人才，創(chuàng)建專家?guī)?/p>

企業(yè)要發(fā)揮“人才興、檔案興、企業(yè)興”的理念，讓人才為企業(yè)服務(wù)，加大企業(yè)檔案人才儲備規(guī)劃。大力普及開展職稱評審工作，將具備中級及以上職稱人員納入檔案專家?guī)?。以點到線、線到面，樹狀形式開展建設(shè)工作，以集約化的方式進行管理，以職稱等級對應(yīng)的專業(yè)技能從事專項檔案技術(shù)工作。建立專業(yè)技能的“檔案專家目錄樹”，實行同崗?fù)甏?，將檔案專家列為晉升崗級的專項條件。在檔案專家?guī)斓淖饔孟?，不僅提高了檔案員的專業(yè)能力，還豐富了檔案知識，擴大了檔案部門在企業(yè)的影響力，減少了人員流動性。

5.“一帶一路”試點先行

企業(yè)要統(tǒng)籌謀劃發(fā)展檔案管理的新格局。根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，檔案信息化建設(shè)方面，完善檔案信息化發(fā)展保障機制，加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收，重點推動電子文件歸檔和電子檔案管理實現(xiàn)突破，加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，加大檔案資源共享力度，推進共享平臺一體化建設(shè)，實施檔案信息化強基工程。企業(yè)要緊跟國家發(fā)展方向，派遣專家團隊，深入調(diào)研，綜合分析，多方面評估，考慮實施的可能性，制定方案與計劃，分階段建設(shè)數(shù)字檔案館。第一階段，選擇環(huán)京區(qū)域符合條件的項目單位，開展數(shù)字化檔案館建設(shè)的試點先行工作。先結(jié)合光伏工程項目構(gòu)建檔案館的整體結(jié)構(gòu)框架，再通過光伏科技檔案與信息化技術(shù)方式深度結(jié)合，改變傳統(tǒng)模式的整理方法，實際解決項目工程中檔案收集、整理、編目、排列、添加檔號、入庫等一系列工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并通過線上平臺，實現(xiàn)在線直接歸檔；第二階段，實現(xiàn)多種系統(tǒng)平臺的相互關(guān)聯(lián)，建立光伏科技檔案中的招投標部分資料，直接從源頭電子文件，在線移交歸檔；第三階段，以試點先行的項目單位，向環(huán)京區(qū)域外的南北區(qū)域單位推廣；第四階段，企業(yè)區(qū)域整體實現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)目標。

6.攻堅克難，創(chuàng)造專項成果

根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，檔案科技創(chuàng)新方面，完善檔案科技創(chuàng)新和應(yīng)用機制，加大重點科研任務(wù)攻關(guān)力度，強調(diào)緊跟科技發(fā)展，特別是開展新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，做好科研成果轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，實施“科技興檔”工程。企業(yè)應(yīng)全力創(chuàng)新檔案方面的發(fā)明與實用新型專利建設(shè)框架，組建檔案科研團隊，開展檔案先行，模范帶頭作用，深入一線，發(fā)揮“特別能吃苦、特別能干事、特別能鉆研”精神，與基建共同開展光伏科研檔案項目的建設(shè)工作，全面提升企業(yè)檔案科技創(chuàng)新成果。

7.合作共贏，建立公司各部門之間的協(xié)調(diào)機制

在過去，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，基于對檔案的認知不足，企業(yè)只將檔案部門作為獨立整理資料的后勤服務(wù)部門，由于長期處于弱勢地位，又加上無法與外界其他部門建立溝通，這種封閉狀態(tài)，導(dǎo)致了檔案部門發(fā)展滯后于其他部門，業(yè)務(wù)上形成了脫節(jié)，造成了無法按時歸檔，甚至其他業(yè)務(wù)部門的資料本該自行歸檔，卻以各種理由推給檔案部門整理的錯誤認知，還有更為嚴重的是，基建部門與項目部門拒絕參加配合檔案驗收工作。落后的思想和行為方式，造成檔案成了“人人煩”的現(xiàn)狀。檔案部門應(yīng)改變思路，積極與公司各業(yè)務(wù)部門建立良好的溝通協(xié)作關(guān)系，積極了解各業(yè)務(wù)部門的檔案工作動態(tài)，及時指導(dǎo)，從事后歸檔，到事前整理。從光伏發(fā)電工程立項開始，檔案提前介入，同步開始收集整理資料，積極開展檔案專題會，對基建部、項目部門及監(jiān)理單位、施工單位、參建單位等進行檔案培訓(xùn)，針對疑難棘手問題，開展專項解決方案。積極開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，采用先進的技術(shù)方法整理光伏科技檔案。從封閉保守的狀態(tài)轉(zhuǎn)型為科技興檔，從“人人煩”轉(zhuǎn)變?yōu)椤叭巳丝洹钡默F(xiàn)狀。

三、光伏科技檔案未來發(fā)展趨勢

1.科技興邦，數(shù)字化技術(shù)助力發(fā)展

隨著先進技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基于傳統(tǒng)模式下的手工整理光伏科技檔案，因耗時長、工作量大、過程煩瑣，理念落后的方式及帶來的各種問題與弊端，難以適應(yīng)新時代檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在新《檔案法》的頒布實施下，檔案管理開始進入轉(zhuǎn)型階段，信息化技術(shù)得到了有效發(fā)展，沖擊了傳統(tǒng)模式的檔案管理。企業(yè)應(yīng)“借力東風(fēng)”，將光伏科技檔案數(shù)字化作為轉(zhuǎn)型的主要趨勢，大力發(fā)展。從項目立項開始，工程與數(shù)字化檔案同步進行，聘請專業(yè)的數(shù)字化外包服務(wù)公司進行指導(dǎo)，培訓(xùn)檔案整理，加強過程管控，將前期資料、招投標、合同、施工圖、竣工圖、設(shè)計文件、監(jiān)理資料、施工資料、設(shè)備資料等隨辦隨進行數(shù)字化。在光伏科技檔案最終驗收時期，減少了因工期緊張、檔案數(shù)字化不及時而造成的驗收不通過。數(shù)字化技術(shù)為企業(yè)帶來了高效便捷的檔案管理方式，依托獨立的網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)平臺服務(wù)，由計算機取代人工進行檔案收集、整理、編目等大量操作，節(jié)約了人力、物力、財力，減少了檔案部門存放實體資料的空間，實現(xiàn)了部分檔案異質(zhì)異地保存，完成了從“原始的刀耕火種”階段轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍寂d邦“數(shù)字化技術(shù)助力發(fā)展”。

2.文化盛典，檔案絲綢之路

檔案數(shù)字化技術(shù)被普遍應(yīng)用，越來越多的企業(yè)選擇數(shù)字化技術(shù)助力光伏科技檔案的發(fā)展。在信息化、大數(shù)據(jù)技術(shù)的背景下，逐漸增多的光伏科技檔案數(shù)據(jù)可存儲在云端，由此衍生出線上和線下兩種管理模式。線上以“目錄樹”為核心，以公司層級為分布，成樹狀向外連接，實現(xiàn)跨省、跨地區(qū)、跨時間、跨全宗在線進行光伏科技檔案的技術(shù)與整理問題的及時在線研討與交流；線下以南北走向，以東西發(fā)展，成十字交叉匯集在京企業(yè)總公司，以南方先進的數(shù)字化技術(shù)設(shè)備，帶動北方傳統(tǒng)的光伏科技檔案整理方式，以東部沿海光伏科技檔案的先進理念，帶動西部落后的光伏科技檔案發(fā)展。以在京企業(yè)總公司為首，開展年度檔案交流研討會，實現(xiàn)全國范圍的檔案數(shù)字化全面發(fā)展。

四、光伏科技檔案管理的意義

1.提高了企業(yè)檔案領(lǐng)域的競爭力

光伏科技檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是光伏發(fā)電工程的真實記錄，具有憑證和參考作用，其全面、真實反映了企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。光伏發(fā)電工程只有具備完善的光伏科技檔案，才具備評選達標創(chuàng)優(yōu)工程，優(yōu)質(zhì)的工程才能為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值空間。因此，做好光伏科技檔案管理工作對于促進公司經(jīng)濟建設(shè)，不斷提升企業(yè)在檔案領(lǐng)域中的競爭力具有重要意義。

2.提升了企業(yè)的文化價值

檔案與企業(yè)文化具有緊密相連的關(guān)系。光伏科技檔案不僅是光伏發(fā)電工程的重要見證，同時也保存了詳細的技術(shù)資料，為后人學(xué)習(xí)提供有效參考，也是企業(yè)文化得以傳承的重要工具。光伏科技檔案的發(fā)展，可以確保企業(yè)知識文化和精神文明的延續(xù)和發(fā)展，有效提升了企業(yè)的文化價值。

五、結(jié)語

綜上所述，光伏科技檔案管理只有精準分析出問題，制定專項解決方案，加大人才培養(yǎng)力度，與時俱進，運用科學(xué)化、規(guī)范化的先進技術(shù)方式，才能適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，開創(chuàng)光伏科技檔案管理工作的新局面。

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（作者單位：華能新能源股份有限公司河北分公司）

作者簡介：菅愛愛（1991—），女，漢族，河北張家口人，本科，助理館員，研究方向：新能源檔案。