信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

文/西安市高陵區(qū)發(fā)展和改革委員會(huì) 劉莎

一、信息時(shí)代文書(shū)檔案管理概述

信息時(shí)代的文書(shū)檔案管理是指融合了信息技術(shù)的檔案收集、整理和分析等相關(guān)步驟。在文書(shū)檔案涉及的領(lǐng)域中，一般資訊比較廣泛，涉及的領(lǐng)域也很多，文書(shū)檔案管理要求能夠切實(shí)還原單位的檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案記錄方法一般是文字、圖片或者影像，這些人工記錄方式比較繁瑣，需要大量的人力物力，不利于檔案管理的智能化，且使用某些檔案內(nèi)容時(shí)，查詢(xún)時(shí)間很長(zhǎng)。查詢(xún)過(guò)程中精力投入比較大，為了發(fā)揮最大化管理優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮管理效應(yīng)，提升管理工作的有效性，實(shí)施信息化檔案管理能夠開(kāi)創(chuàng)文書(shū)檔案管理新格局，為單位提供一個(gè)操作便捷、工作方便、搜索快速的信息化檔案管理模式。同樣，在信息化技術(shù)的推動(dòng)下，能夠創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享平臺(tái)，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，助力文書(shū)檔案以及各單位更好地建設(shè)和發(fā)展。

二、信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）促使文書(shū)檔案處理更加快速便捷。創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作促使文書(shū)檔案處理更加快速便捷。在信息化檔案管理過(guò)程中，不管是檔案采集還是檔案存儲(chǔ)或檔案檢索，只需要輸入關(guān)鍵詞就能夠進(jìn)行，相比人為手動(dòng)的大范圍逐一核對(duì)，信息化的檔案管理更為快捷和方便。同時(shí)，信息化檔案采集還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，不需要人為盯著每一個(gè)文書(shū)相關(guān)的檔案收集，而是鏈接各單位的工作發(fā)布或者資源共享平臺(tái)，從而發(fā)揮檔案自動(dòng)記錄的功能。另外，根據(jù)資源的優(yōu)化配置，在信息化的檔案中突出檔案重點(diǎn)，創(chuàng)建檔案資源共享平臺(tái)，給不同用戶(hù)提供方便使用的檔案環(huán)境。

（二）促使文書(shū)檔案?jìng)鬟f更加快速安全。在信息技術(shù)助力下，文書(shū)檔案在管理過(guò)程中，數(shù)字資源安全性更強(qiáng)，相關(guān)信息在傳遞時(shí)具有一定的安全保障。落后的檔案?jìng)鬟f方式只能通過(guò)書(shū)面形式，很容易因?yàn)閭鏖喅霈F(xiàn)紙張磨損或者內(nèi)容丟失。信息化檔案管理能很好地避免這種紙質(zhì)損壞的情況，單位只需要對(duì)可以共享的文書(shū)檔案內(nèi)容組建一個(gè)局域網(wǎng)，然后在局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)有共享權(quán)限和分享密碼。就能確保在檔案資料傳閱中的保密性，以及檔案內(nèi)容的完整性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行信息傳播，其傳播速度更快，突破了時(shí)間和空間的多個(gè)局限，能夠?qū)崿F(xiàn)用戶(hù)的及時(shí)共享，用戶(hù)使用起來(lái)更方便，使用完后不用做文檔再保存的動(dòng)作?；ヂ?lián)網(wǎng)中的檔案內(nèi)容可以進(jìn)行自動(dòng)備份，一定程度上節(jié)省了人力和物力。不過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案資源共享要注意對(duì)信息的安全保護(hù)，防止信息丟失或者信息泄露的情況發(fā)生。

三、信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失。檔案資料作為傳播和使用的一項(xiàng)管理內(nèi)容，具備實(shí)用性與信息化的特點(diǎn)。在管理時(shí)需要按照國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)加以執(zhí)行。但是在實(shí)際的檔案工作中，很多文書(shū)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不明，難以保障檔案的準(zhǔn)確性與安全性。規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題具體表現(xiàn)為資料收集不全面、資料分類(lèi)不明確等問(wèn)題，同時(shí)信息系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)也不規(guī)范，以上問(wèn)題導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。

（二）文書(shū)檔案管理落后。當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中，最大的問(wèn)題是很多在職工作者以及單位管理層對(duì)文書(shū)檔案管理意識(shí)十分落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。思想上的保守進(jìn)而造成管理上的局限，管理形式不夠完善，只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)保守的管理模式，而老一套的管理模式在管理效率與管理水平上都比較落后，因此導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的整體性難以提高，存在各種不同的問(wèn)題，不利于文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步推進(jìn)，也不利于文書(shū)檔案管理的綜合性提升。信息時(shí)代文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新和改革已水到渠成，管理理念不與日俱增，會(huì)在出發(fā)點(diǎn)上制約檔案管理工作的正常運(yùn)行。

（三）文書(shū)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)落后。隨著檔案管理內(nèi)容越來(lái)越豐富，文書(shū)檔案管理人員的技能與綜合水平應(yīng)該有相應(yīng)的提升。實(shí)際上絕大多數(shù)人員的技能水平與信息化時(shí)代要求依然有很大差距，很多人未及時(shí)改進(jìn)自己的傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致自己的綜合水平與新時(shí)代的要求難吻合，對(duì)自己的業(yè)務(wù)技能把握不夠。很多單位缺少相應(yīng)培訓(xùn)，在招聘檔案管理人員時(shí)，沒(méi)有對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行考核，因此對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)水平不太了解。從管理層到檔案從業(yè)人員，對(duì)檔案管理都抱以比較簡(jiǎn)單的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中以應(yīng)付為主，未從專(zhuān)業(yè)的檔案管理角度最大化發(fā)揮檔案管理的作用，從而出現(xiàn)文書(shū)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)落后的問(wèn)題。此外，相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理人員的待遇難以提升，因?yàn)榇霾蛔?，工資水平不高，很難吸引更多的人才加入。所以要想建設(shè)一支更加專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍，提高檔案人才的綜合水平，組建檔案人才隊(duì)伍，各部門(mén)要加大檔案人員的工資待遇，提供項(xiàng)目研究經(jīng)費(fèi)，為檔案管理技術(shù)的提高做足后勤準(zhǔn)備。同時(shí)，還有很多人對(duì)檔案管理觀念不強(qiáng)的原因是對(duì)檔案的了解不夠。當(dāng)下，不管是高校還是其他企業(yè)，對(duì)檔案作用的宣傳力度都比較小，沒(méi)有特別出彩的例子。因此，檔案管理水平的高低與當(dāng)?shù)氐男麄飨⑾⑾嚓P(guān)，宣傳力度不夠，群眾普遍認(rèn)識(shí)不夠，自然人才隊(duì)伍的建設(shè)無(wú)法體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)來(lái)。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。信息的載體多樣化、工作方式的現(xiàn)代化以及管理對(duì)象的數(shù)字化等因素，想促使館藏不斷增加，需要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，逐漸改革和解決現(xiàn)有的不足。比如設(shè)施設(shè)備老化等問(wèn)題，需要更新和完善技術(shù)設(shè)備、發(fā)掘與整合現(xiàn)有的資源，以便提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的速度越來(lái)越快，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯得越來(lái)越吃力，不僅成效不足，其價(jià)值也難以得到發(fā)揮。在面對(duì)越發(fā)復(fù)雜的檔案管理背景下，除了提高檔案管理的人員的技術(shù)，組建技術(shù)團(tuán)隊(duì)外，還要對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施不斷補(bǔ)充。從成效上看，檔案管理的最大問(wèn)題是對(duì)優(yōu)勢(shì)資源的浪費(fèi)。很多單位的檔案管理目前僅停留在對(duì)信息的編輯和收納上，至于信息能夠帶來(lái)什么價(jià)值，往往沒(méi)有引起足夠的重視。在當(dāng)今云數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化代表著方向。因此，檔案管理需引起對(duì)信息化的重視，讓信息化發(fā)揮更多作用。目前檔案管理雖然融入多媒體技術(shù)，但是在信息處理方面效果并不明顯，很多搜索過(guò)程比較漫長(zhǎng)，不能快而準(zhǔn)確地獲得結(jié)果，這是檔案管理需要提升的一方面。為了跟上快速發(fā)展的社會(huì)節(jié)奏，檔案管理在資源整合與重復(fù)使用過(guò)程中，要體現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的智能性，一般要求計(jì)算機(jī)要有龐大的運(yùn)算體系和足夠容量的內(nèi)存硬盤(pán)，所以設(shè)施是否準(zhǔn)備齊全，是此項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。除了強(qiáng)調(diào)信息處理和編輯的數(shù)據(jù)設(shè)施外，還有數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)使用的多方面數(shù)據(jù)功能。為了提高數(shù)據(jù)綜合使用效率，提升設(shè)備的使用效率是擴(kuò)展數(shù)據(jù)價(jià)值的重要方向。

四、信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）對(duì)思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新。首先，文書(shū)檔案管理工作中，我們要注意思想觀念的創(chuàng)新。要調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，讓各單位、各管理層以及檔案管理工作者明白檔案管理工作創(chuàng)新的意義。同時(shí)，還要樹(shù)立檔案信息化管理理念，加強(qiáng)信息化技術(shù)的推進(jìn)。信息技術(shù)的普及對(duì)于不少檔案管理人員來(lái)說(shuō)，無(wú)疑增加了工作難度，但是與之后工作效率的提升相比，要鼓勵(lì)職工去克服，要增強(qiáng)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，要學(xué)會(huì)合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的成果演示，發(fā)揮信息化時(shí)代檔案管理的各項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，提升大家對(duì)檔案信息管理的重視度，做好檔案信息管理的前期鋪墊，為今后檔案管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。各普通事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理部門(mén)要起好帶頭作用，起到表率，在思想上達(dá)成一致，最終將檔案信息化管理落到實(shí)處，發(fā)揮效果。相關(guān)人員只有思想上出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，才能在實(shí)際行動(dòng)中有所提升，樹(shù)立起文書(shū)檔案管理改革的意識(shí)后，各單位才能在檔案管理方面投入大量資金，投入更多的人力，從而提升檔案管理的水平。檔案管理人員應(yīng)該從自己做起，從專(zhuān)業(yè)性提升做起，為檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新作出貢獻(xiàn)。

（二）規(guī)范文書(shū)檔案管理。要想對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范管理，必須要制訂一個(gè)完整規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系。第一步，要注意歸檔。歸檔過(guò)程中需要保證文件材料齊全，文件材料除了主要內(nèi)容外，還包括附件內(nèi)容。根據(jù)文件材料的形成時(shí)間，按照先后順序排列，在排列過(guò)程中除去廢稿、重稿等，做排列前的第一次篩選。另外，會(huì)將文件材料進(jìn)行再次歸檔，對(duì)于重要文件或者可以再次利用的文件，可以根據(jù)部門(mén)的具體情況適量增加歸檔數(shù)量，對(duì)材料進(jìn)行復(fù)制和合理保存。在歸檔過(guò)程中，當(dāng)事人要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)檢查，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有問(wèn)題，可以拒收，或者要求重新處理。第二步，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理。整理通常以宗卷為單位，零散文件要根據(jù)分類(lèi)立卷，有保密性的檔案則由單位處理，遇到文件破損時(shí)要注意及時(shí)修復(fù)。第三步，對(duì)文檔進(jìn)行綜合檢查。檢查包括對(duì)檔案的整理情況以及檔案的借閱情況等，根據(jù)檔案的統(tǒng)計(jì)情況對(duì)檔案的收進(jìn)、提取做好詳細(xì)記錄。如果出現(xiàn)特殊情況要及時(shí)上報(bào)。第四步，檔案的利用。根據(jù)檔案的類(lèi)型與檔案的使用性質(zhì)，文書(shū)檔案在調(diào)閱時(shí)要先提出申請(qǐng)，在檔案資料復(fù)制時(shí)要先得到批準(zhǔn)。

（三）對(duì)技術(shù)管理進(jìn)行創(chuàng)新。除了理論的創(chuàng)新外，還要注重對(duì)技術(shù)管理的創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新主要是指檔案管理所涉及的方式方法。比如軟硬件的開(kāi)發(fā)，還有檔案采集的信息技術(shù)，以及檔案資源在共享中所搭建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。對(duì)于檔案管理工作中的每一步都要有相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。在檔案分享方面，要充分考慮檔案使用的權(quán)限問(wèn)題，這里可以設(shè)置上下級(jí)的使用權(quán)限限制?；诓煌脩?hù)的檔案使用申請(qǐng)，根據(jù)不同用戶(hù)使用目的與影響提出不同要求，進(jìn)一步保障檔案信息的安全性。信息環(huán)境下的檔案資源分享要區(qū)別于傳統(tǒng)模式下的檔案信息，更加靈活、更具創(chuàng)新觀念。技術(shù)管理內(nèi)容在創(chuàng)新過(guò)程中要注意結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從實(shí)際情況出發(fā)，將設(shè)計(jì)內(nèi)容切實(shí)體現(xiàn)在檔案管理的價(jià)值中，最大化發(fā)揮檔案管理的作用。通過(guò)該方式，建立檔案技術(shù)管理體系，讓每一個(gè)檔案管理人員能夠根據(jù)體系穩(wěn)定開(kāi)展。

（四）對(duì)隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案管理水平提升過(guò)程中，還要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)的創(chuàng)新。注意對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期教育培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理人員將理論知識(shí)與實(shí)際情況進(jìn)行巧妙結(jié)合，能夠根據(jù)當(dāng)下單位的實(shí)際情況對(duì)自身文書(shū)檔案管理進(jìn)行改善。同時(shí)，可以設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高管理人員工作的積極性。單位要通過(guò)提高薪資或者增加培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，提升職工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。要注重隊(duì)伍的創(chuàng)新，打造一只高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在每部門(mén)中做好工作之間的銜接和交流，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的合作和溝通，積極推進(jìn)整體管理。此外，在隊(duì)伍建設(shè)中，要突出對(duì)信息技術(shù)的重視，要在所創(chuàng)建的人才隊(duì)伍中充分體現(xiàn)信息技術(shù)的作用。

（五）建立良好的創(chuàng)新環(huán)境。在文書(shū)檔案的環(huán)境創(chuàng)新中，需做到如下幾點(diǎn)：首先，要注意對(duì)基礎(chǔ)部門(mén)的建設(shè)，從基礎(chǔ)設(shè)施中的硬件方面著手，注意對(duì)工作環(huán)境的改善；其次，對(duì)設(shè)備和儀器進(jìn)行及時(shí)更新檢查，對(duì)涉及管理的所有軟件做好升級(jí)，保證在新環(huán)境下檔案管理能夠穩(wěn)步展開(kāi)；再次，要加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，注意對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期教育培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作人員將理論知識(shí)與實(shí)際進(jìn)行巧妙結(jié)合，能夠根據(jù)單位的實(shí)際情況對(duì)自身文書(shū)檔案管理進(jìn)行改善。同樣，還可以設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高職工工作的積極性。上級(jí)管理層要注意通過(guò)提高薪資或者增加培訓(xùn)交流機(jī)會(huì)，提升職工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。在部門(mén)中做好工作之間的銜接和交流，加強(qiáng)各部門(mén)的合作和溝通，從而推動(dòng)管理工作有序開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代文書(shū)檔案管理工作存在一些問(wèn)題，無(wú)論是相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，對(duì)此一定要高度重視。雖然文書(shū)檔案管理工作存在問(wèn)題，但我們通過(guò)一系列的努力，不斷解決問(wèn)題，建立更加科學(xué)的管理機(jī)制，不斷提升文書(shū)檔案管理工作效率，推動(dòng)單位快速發(fā)展。