全過程會議管理系統(tǒng)功能性設計探究

文/北京強度環(huán)境研究所 崔婧 張夢妍 王欣媛 殷斌 化北

軍工企事業(yè)單位會議是在做好保密的前提下對實施、運營以及發(fā)展等進行交流探討的重要途徑。提升會議全過程管理的能力和水平是一項綜合性的課題，既要考慮會議管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，又要考慮系統(tǒng)的操作性和先進性。在設計理念層面上，會議全過程管理主要強調操作性和先進性；在方式和方法層面上，做法不一，實踐中有增加人員數量、形成會議說明性文檔等方式，而利用現代信息技術，設計開發(fā)會議全過程管理系統(tǒng)，實現會議管理的信息化，已成為會議管理的一大趨勢。本文在總結軍工企事業(yè)單位會議管理實踐經驗的基礎上，有針對性地分析會議管理的基本需求，對會議管理系統(tǒng)的功能性設計進行探究。

一、全過程會議管理系統(tǒng)的功能性設計

根據多年會議管理的實踐經驗，會議管理工作可以概括為“一個思路”“兩個層面”“三個階段”。

（一）“一個思路”。全過程會議管理，是一個由全體職員參與、歸口管理的過程，不同的人員和崗位有著不同的權限。一個會議從會議申請到會議結束需經歷一段時間和過程，在此過程中可能會遇到各種問題，所以對會議進行全過程的管理和控制，是做好會議管理最基本的思路。

（二）“兩個層面”。從會議管理的內容出發(fā)，會議全過程管理主要包括兩個層面：第一層面主要強調流程的管控，包括完成會議預約、會議室占用及修改會議信息的過程管理，是一個動態(tài)的管理過程；第二層面主要強調文檔的管控，包括對會議材料、會議紀要等相關文檔的管理，是一個靜態(tài)的管理過程。

（三）“三個階段”。以會議舉辦為劃分節(jié)點，會議管理可以分為會前準備、會中控制、會后跟蹤三個階段。1.會前準備主要考慮幾點：認清會議的必要性、明確會議的目標、確定會議議題、確定會議密級、確定與會人員、確定會議的基本程序、安排會議時間和地點、確定會中所需設備；2.會中控制主要包括兩點：對涉密會議采取有效的控制措施，包括對會議密級、會議議題、會議進程以及會議紀律的有效控制；3.會后跟蹤主要包括兩點：會議完成后，應將會議內容整理成會議紀要，并保存?zhèn)洳?；會上形成的會議待辦工作應按要求完成提交并保存。會后跟蹤工作是會議管理的重要環(huán)節(jié)。“會而有議、議而有決、決而有行”是會議管理的基本要求，而“決而有行”則是根本落腳點。

全過程會議管理系統(tǒng)的設計應以實現會議的全過程管理為目標，通過不同的功能模塊設置，對會議管理三個階段中不同的內容加以落實，以提高會議管理的質量和實效。

二、全過程會議管理系統(tǒng)的功能設計原則

全過程會議管理系統(tǒng)的設計應有較強的針對性、簡易的操作性、良好的穩(wěn)定性、可靠的安全性、技術的先進性，還要在流程與功能設計方面堅持全過程控制、文檔化管理、實時更新等原則，做到管理權限清晰，歸口要求明確，全體職工參與，并且能夠保證全程記錄，以實現會議的高效管理。

（一）較強的針對性。針對軍工企事業(yè)單位會議管理的特征以及整個業(yè)務流程的特點來設計本系統(tǒng)，全過程會議管理控制是要將會議管理工作的三個環(huán)節(jié)都納入會議管理系統(tǒng)中，實現從會議申請、核對信息填寫情況、審批，以及上傳會議紀要和完成待辦事項的全過程會議管理與跟蹤。因此，全過程會議管理系統(tǒng)設計的功能模塊應盡可能全面，對各種用戶角色的功能盡可能做到條理清晰、功能明確。

（二）簡易的操作性。會議管理系統(tǒng)具有良好的操作性是指系統(tǒng)界面模塊清晰、流程合理、操作簡單，界面舒服。系統(tǒng)屬于初級管理系統(tǒng)，用戶一般為軍工企事業(yè)單位的全體職工，該系統(tǒng)的設計應該具有簡易的操作性。在用戶使用過程中避免流程繁瑣，整個會議系統(tǒng)各項功能模塊的設計應盡量與用戶已形成的工作習慣相匹配，便于更好地被職工接受和使用。

（三）良好的穩(wěn)定性。在全過程會議管理系統(tǒng)投入使用后，要保證在日常運行中有較高的穩(wěn)定性。會議系統(tǒng)的穩(wěn)定性是指數據庫穩(wěn)定、功能模塊運行流暢、避免出現突發(fā)情況，并且能夠完全滿足全過程會議管理的需要。

（四）可靠的安全性。軍工企事業(yè)單位的會議管理系統(tǒng)最重要的就是保密問題，隨著現代信息化的發(fā)展，隨時可能被網絡攻擊或病毒攻擊，基于此，對系統(tǒng)要求的安全性越來越高。在設計會議全過程管理系統(tǒng)時，可以采取權限控制、數據加密等必要的控制措施來保障整個會議管理系統(tǒng)的安全性，使會議全過程信息自主可控。

（五）技術的先進性。技術先進性主要表現在對會議系統(tǒng)數據完整性、準確性的處理以及對后期設計的會議管理系統(tǒng)具備的靈活性、兼容性、運行速度、結構化程度等性能的控制。通常情況下，用戶在使用一段時間會議管理系統(tǒng)后，會要求一定程度的擴展性，所以技術先進性是實現綜合性信息化會議管理系統(tǒng)的必要條件。在系統(tǒng)設計與開發(fā)中，對于已有的數據盡可能實現后續(xù)無限次帶入使用與共享，便于職工對會議相關信息的查詢、統(tǒng)計管理，也可以很大程度上提高職工的工作效率。

三、會議管理系統(tǒng)主要功能模塊設計與應用

從軍工企事業(yè)單位會議管理的實際情況出發(fā)，對會議管理、會議室管理、其他資源管理、用戶管理、會議查詢管理以及會后工作管理等功能需求加以分析和設計，為實現軍工企事業(yè)單位會議信息化管理提供了重要的前提條件。根據會議管理實踐經驗，為滿足對會議三個階段全過程管理和控制，設計了3個功能模塊，包括會議流程功能模塊、會議室管理功能模塊和系統(tǒng)管理功能模塊。

（一）會議流程功能模塊。會議流程功能模塊主要包括預約會議、修改會議預約、取消會議預約、審核預約、會議發(fā)布、提交會議紀要、提交待辦事項功能。1.預約會議。通過查看會議室信息，找到符合開會類型的會議室，輸入相應的會議標題、會議開始時間、會議結束時間，選擇會議室，填寫參會人員和備注，最后提交預約會議申請。預約的會議在部門責任人審批前用“審批中”狀態(tài)表示，通過審批后，申請的會議狀態(tài)自動更新為“完成”。2.修改會議預約。通過查詢預約會議找到需要修改的會議信息，可對會議名稱、會議時間、參會人員和會議室等信息進行修改。信息修改后，仍需經部門責任人進行審批，審批通過后，會議預約成功。3.取消會議預約。申請會議人員可以查詢自己預約的會議，進行取消，同時占用會議室的信息也相應更新。這里只能取消自己預約的會議。4.審核預約。會議管理員通過查詢預約會議對預約會議進行信息審核，審核通過后則預約會議成功，若不同意則預約會議失敗。5.會議發(fā)布。會議管理員將所有預約會議審核完成后進行發(fā)布，發(fā)布后，所有單位員工均可在會議發(fā)布中查看會議情況。6.提交會議紀要。會議紀要是指會議結束后結合會議的內容和宗旨，對會議進行分析與總結，并能夠及時準確地傳達會議精神和會議內容。由辦會人員通過查詢，選擇一個會議，將整理后的會議紀要上傳到服務器，會議紀要上傳格式為.DOC格式。上傳后需經部門責任人及會議主持人審批，審批同意后視為完成。7.提交待辦事項。為了能夠實現會議及時傳遞部署并推動工作落實，會議管理系統(tǒng)中增加了會議待辦事項流程。會議結束后，召開會議的部門承辦人根據會議內容將待辦事項逐一羅列分派給各相關部門，并納入待辦事項流程中。由辦會人員通過查詢，選擇一個會議，將待辦事項完成情況或待辦事項情況說明上傳到服務器，待辦事項上傳格式為.DOC格式。上傳后需經部門責任人及主管領導審批，審批同意后則為完成；若不同意，則退回修改后重新提交直至審批同意后則為完成。

（二）會議室管理功能模塊。會議室管理功能模塊主要維護會議室名稱、會議室地點、會議室內設備、會議室容納人數等以及在申請會議之前查看會議室的占用情況。1.增加/修改/刪除會議室。系統(tǒng)管理員根據會議室使用情況，隨時增加、修改或刪除系統(tǒng)中會議室信息，做到及時更新。2.查詢會議室。軍工企事業(yè)單位全體員工均可查詢系統(tǒng)中會議室信息，也可輸入需要查詢會議室的條件。會議室條件包括會議室名稱、會議室地點、會議室內設備、會議室能容納人數等。3.會議室占用情況。在申請會議之前，可以先進入會議室占用情況模塊中查詢哪一個會議室可以使用，有助于辦會人員更清楚、更快捷地申請會議。

（三）系統(tǒng)管理功能模塊。系統(tǒng)管理功能模塊主要維護的方面：添加/修改部門、添加/修改職級、查詢/添加/修改/刪除用戶。1.添加/修改/刪除用戶信息。系統(tǒng)管理員可以在系統(tǒng)中添加、修改或刪除用戶信息，包括對員工職務對應情況信息的更新與管理以及部門或領導順序的管理；在有人員崗位變動的情況時，及時更新、修改或刪除人員相應的信息等，使得會議管理系統(tǒng)的人員信息實時有效。2.查詢用戶信息。軍工企事業(yè)單位全體員工均可查詢系統(tǒng)中用戶的信息，可輸入相應的查詢條件，包括用戶姓名、所屬部門或者用戶職級。

四、全過程會議管理系統(tǒng)權限分配

全過程會議管理系統(tǒng)是一個全員參與的初級管理系統(tǒng)，涉及人員多、范圍廣，明確會議管理系統(tǒng)權限分配成為會議管理系統(tǒng)開發(fā)的關鍵。根據會議管理多年實踐經驗，會議管理系統(tǒng)主要包括3個主體用戶、1個歸口管理部門和會議主辦部門。

（一）普通員工用戶。普通員工用戶登錄會議管理系統(tǒng)后可以進行一些基礎功能操作，主要包括預約會議、修改會議預約、取消會議預約、提交會議紀要、提交待辦事項、查詢會議室信息和查詢用戶信息等功能。

（二）領導層用戶。領導層用戶的功能包含了普通員工用戶的所有功能，并在此基礎上增加了會議預約的審批，會議紀要及會議待辦的審核和審批功能，也可根據需要設定對所有會議紀要和會議待辦進行訪問和查詢權限。

（三）系統(tǒng)管理員用戶。系統(tǒng)管理員用戶除包含普通員工用戶的所有功能外，還包括審核會議預約、會議發(fā)布、增加會議室信息、修改會議室信息、刪除會議室信息以及添加、修改或刪除用戶信息等功能，但不具備領導層用戶的審核審批功能。

（四）會議歸口管理部門。會議歸口管理部門對預約會議的必要性、會議內容的準確性、參會人員時間安排的合理性以及會后會議紀要與會議待辦的提交情況進行全過程管理與監(jiān)控。會議歸口管理部門應設會議管理員，會議管理員可根據需要隨時對所有會議進行訪問、數據管理、監(jiān)控、審核和批準。會議歸口管理部門責任人可以隨時對所有會議進行訪問、監(jiān)控和相關會議內容進行查詢。

（五）會議主辦部門。會議主辦部門，顧名思義是會議的辦理部門，所有內設部門都可以成為會議主辦部門，所有員工都可以成為會議承辦人員。在會前準備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)中均由會議主辦部門主導，在整個會議全過程中負有直接責任，是非常重要的角色。在會議管理系統(tǒng)中，會議承辦人員對于自己預約的會議及會議紀要和會議待辦事項可以隨時進行訪問、修改、刪除等操作。會議主辦部門負責人可以對本部門主辦的會議隨時進行訪問和監(jiān)控，以保證本部門主辦會議的全過程可以順利完成。

五、結語

本文介紹的三大功能模塊基本滿足了從會前準備、會中控制到會后跟蹤三個階段的全過程管理和控制的需求，實現了目前所需要的會議功能，能夠簡化單位員工的辦事流程，提高辦會效率。雖然全過程會議管理系統(tǒng)滿足了軍工企事業(yè)單位員工的基本需求，但是要想更好地管理會議，需要做進一步的工作，比如會議數量越來越多，是否可以將內容有重合或是人員一致的會議合并為一個會議召開，達到精簡會議數量、提升會議質量的目的。全過程會議管理系統(tǒng)后期的工作重點就是要加強會議管理系統(tǒng)的推廣和全體員工的培訓，做到定期把使用情況及時反饋，遇到任何問題及時處理。想要做好會議管理，任重而道遠。