淺析三級(jí)公立醫(yī)院基建檔案精細(xì)化管理實(shí)踐

文/淄博市中心醫(yī)院 張超

近年來(lái)，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革不斷推進(jìn)，醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激勵(lì)，三級(jí)公立醫(yī)院不斷加快優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源的擴(kuò)容，醫(yī)院診療技術(shù)水平、服務(wù)能力、人才規(guī)模不斷增強(qiáng)。與此同時(shí)，為解決人民群眾日益增長(zhǎng)的醫(yī)療健康服務(wù)需求，解決群眾看病難、住院難等問(wèn)題，為患者和醫(yī)務(wù)工作者提供更加優(yōu)質(zhì)、溫馨、便捷、安全的診療和工作環(huán)境，三級(jí)公立醫(yī)院不斷擴(kuò)建醫(yī)療用房面積，對(duì)原有建筑進(jìn)行修繕改造，形成了各種形式、各種載體、數(shù)量巨大的基建檔案。2018年12月，中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議提出加快新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為基建檔案管理的改革升級(jí)帶來(lái)了新機(jī)遇，也對(duì)基建檔案管理工作提出了更高的要求。

一、我院基建檔案管理工作現(xiàn)狀

淄博市中心醫(yī)院是淄博市規(guī)模最大的三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，是全市醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和康復(fù)中心，是山東省區(qū)域醫(yī)療中心，是省內(nèi)首家地市級(jí)互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院。目前設(shè)置三個(gè)院區(qū)（分別是東院區(qū)、北院區(qū)和西院區(qū)），編制床位4080張，總占地面積28.33萬(wàn)平方米，總建筑面積40.71萬(wàn)平方米，在建面積7.79萬(wàn)平方米（分別是感染性疾病病房樓、西院區(qū)住院二部病房樓、科研樓）。作為醫(yī)院科技檔案的重要組成部分，我院基建檔案收集的內(nèi)容是醫(yī)院開(kāi)展基本建設(shè)和工程項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類(lèi)原始信息材料，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線(xiàn)等基本建設(shè)工程的全生命周期所形成的，其主要內(nèi)容包括：從建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃立項(xiàng)、測(cè)繪勘察、招投標(biāo)，到設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、設(shè)備安裝、監(jiān)理，再到竣工檢查、驗(yàn)收、交付使用，乃至改擴(kuò)建、修繕各環(huán)節(jié)形成的各類(lèi)合同文檔、項(xiàng)目圖表、設(shè)備文件、工程圖紙、管理文件和聲像文件等資料，部分工程項(xiàng)目還包括土地劃撥、拆遷補(bǔ)償?shù)葍?nèi)容。檔案的形成人有醫(yī)院、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、政府主管部門(mén)等。

近年來(lái)，隨著我院進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理，基建檔案引入精細(xì)化管理模式，健全完善了基建檔案管理制度、流程；加強(qiáng)專(zhuān)、兼職基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升了整體業(yè)務(wù)素質(zhì)；強(qiáng)化基建檔案各形成人的收集責(zé)任，擴(kuò)大了基建檔案信息資源；加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)；與專(zhuān)業(yè)的軟件公司合作，不斷更新升級(jí)檔案管理系統(tǒng)的基建檔案管理模塊；充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化管理；加強(qiáng)檔案信息開(kāi)發(fā)，充分利用基建檔案的知識(shí)價(jià)值，在醫(yī)院新建項(xiàng)目的可行性研究和立項(xiàng)，原有建筑修繕和改擴(kuò)建等工作中發(fā)揮了重要作用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力依據(jù)。2020年2月，醫(yī)院北院區(qū)改建為省級(jí)新冠肺炎后備定點(diǎn)醫(yī)院時(shí)，充分研究和參考醫(yī)院基建檔案，利用其編研成果，僅用10天時(shí)間，就將20世紀(jì)90年代初建成投用的6200平方米舊病房樓改造成為高標(biāo)準(zhǔn)的負(fù)壓病房樓。

二、三級(jí)公立醫(yī)院基建檔案推行精細(xì)化管理的必要性

精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理學(xué)的一種管理理念，是社會(huì)大分工精細(xì)化和服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化的必然要求，是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將常規(guī)管理引向深入的管理思想、管理模式和管理文化，以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

（一）基建檔案精細(xì)化管理有利于工程項(xiàng)目的順利安全開(kāi)展。加強(qiáng)基建檔案精細(xì)化管理，精確、完整、系統(tǒng)地記錄工程項(xiàng)目的歷史情況和完整過(guò)程，及時(shí)收集建設(shè)過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類(lèi)資料，妥善保存并高效提供利用，為保證工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收交付等各階段的順利、及時(shí)、安全推進(jìn)，提供了第一手的基礎(chǔ)資料，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、交付使用、有效監(jiān)督的必備條件。管理人員通過(guò)對(duì)基建檔案的核查，能夠發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目中存在的缺陷和問(wèn)題，在基建項(xiàng)目竣工投用后的利用、修繕、改擴(kuò)建、維權(quán)等再開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)和效益評(píng)估方面，具有非常重要的參考價(jià)值，對(duì)于工程項(xiàng)目的傳承、發(fā)展、創(chuàng)新具有深遠(yuǎn)的意義，對(duì)于醫(yī)院的整體建設(shè)規(guī)劃、綜合管理提供了專(zhuān)業(yè)的資料依據(jù)。

（二）基建檔案精細(xì)化管理有利于提高檔案管理的整體水平。加強(qiáng)基建檔案的精細(xì)化管理，在工程項(xiàng)目管理和建設(shè)施工過(guò)程中，注重環(huán)節(jié)管理、過(guò)程管理，精細(xì)進(jìn)行目標(biāo)劃分，落實(shí)建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方等各方面檔案管理人員責(zé)任，及時(shí)全面收集各類(lèi)文字、圖片、圖表、聲像等材料，做好分類(lèi)整理工作，進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，做到竣工圖紙與實(shí)際驗(yàn)收情況相符，信息標(biāo)注、關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確，對(duì)于提高檔案的利用價(jià)值，全面增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的合理化、規(guī)范化、科學(xué)化，有著非常重要的作用。對(duì)比建筑工程實(shí)體而言，基建檔案具有更長(zhǎng)久的壽命，為研究醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)歷史、弘揚(yáng)醫(yī)院文化傳統(tǒng)，提供了第一手真憑實(shí)據(jù)。

（三）基建檔案精細(xì)化管理有利于節(jié)約醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本。加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案精細(xì)化管理，建立規(guī)范化、制度化、流程化的管理模式，不斷提升基建檔案管理質(zhì)量，可以提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。醫(yī)院每年末對(duì)下一年度建設(shè)、改擴(kuò)建項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)申報(bào)和財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，可充分借鑒和利用準(zhǔn)確完整的基建檔案，來(lái)精確計(jì)算和科學(xué)調(diào)整相關(guān)工程量、工程項(xiàng)目造價(jià)等，提高管理工作的質(zhì)量和效率。工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)檔案一般經(jīng)過(guò)了一定時(shí)期的施工考驗(yàn)和運(yùn)營(yíng)檢驗(yàn)，在新建同類(lèi)建筑時(shí)，可進(jìn)行參考利用，不但可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量，還可以加快設(shè)計(jì)速度，減少設(shè)計(jì)成本。對(duì)于各種水電管道的改造和維修，更是需要基礎(chǔ)檔案來(lái)提供詳細(xì)信息，避免重復(fù)建設(shè)，減少醫(yī)院財(cái)力、人力、物力的浪費(fèi)。

（四）基建檔案精細(xì)化管理有利于醫(yī)院開(kāi)展監(jiān)督審計(jì)工作。醫(yī)院基建項(xiàng)目多有大額度資金支出，是監(jiān)督和審計(jì)工作的重點(diǎn)。加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的精細(xì)化管理，及時(shí)、完整、準(zhǔn)確收集各類(lèi)基建檔案資料，提取檔案中記錄的投資預(yù)算、招投標(biāo)記錄、會(huì)議紀(jì)要、施工設(shè)計(jì)變更、合同文本和竣工圖等資料，與項(xiàng)目決算數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)照，為紀(jì)檢監(jiān)察和審計(jì)部門(mén)提供第一手資料依據(jù)。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)“一崗雙責(zé)”，推進(jìn)全面從嚴(yán)治黨，將基建工作落實(shí)推進(jìn)和“清廉醫(yī)院”建設(shè)相結(jié)合，加強(qiáng)基建工程項(xiàng)目的監(jiān)督和審計(jì)工作，實(shí)施全程同步審計(jì)監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)工作量清單及工程結(jié)算款等環(huán)節(jié)的重點(diǎn)審計(jì)，顯著提升投入產(chǎn)出效益，確保建設(shè)資金安全。同時(shí)，基建檔案也是醫(yī)院維權(quán)的重要憑據(jù)，在工作責(zé)任、管理責(zé)任、安全責(zé)任追究方面能夠提供基礎(chǔ)依據(jù)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案精細(xì)化管理的措施

（一）健全完善基建檔案管理制度。對(duì)醫(yī)院基建檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，首先需要建立并不斷完善管理體制，保障檔案管理與工程項(xiàng)目推進(jìn)的同步性。根據(jù)醫(yī)院基建工作實(shí)際，針對(duì)基建檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟進(jìn)行細(xì)致劃分，細(xì)化檔案收集范圍、分類(lèi)管理、管理責(zé)任、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作流程、應(yīng)急預(yù)案等，使各個(gè)主體分工合作、密切配合，各項(xiàng)工作有據(jù)可依、有序推進(jìn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注與重視，明確認(rèn)識(shí)基建檔案精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和發(fā)展建設(shè)發(fā)揮的重要作用，由上而下推動(dòng)制度和責(zé)任落實(shí)。各參建部門(mén)也應(yīng)明確自己的檔案管理職責(zé)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流和工作溝通，落實(shí)工作責(zé)任，共同做好基建檔案收集管理工作。要設(shè)立檔案管理工作考核制度，加強(qiáng)基建檔案管理的績(jī)效考核，設(shè)立一定的獎(jiǎng)懲激勵(lì)規(guī)則，確保各項(xiàng)管理制度落地生效。同時(shí)，要落實(shí)好相關(guān)責(zé)任追究制度，若出現(xiàn)資料檔案錯(cuò)漏、遺失、損毀等問(wèn)題，必須嚴(yán)格追究相關(guān)人員責(zé)任，采取必要措施進(jìn)行有效整改。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)。一是要提升基建檔案專(zhuān)、兼職管理人員精細(xì)化管理意識(shí)。通過(guò)加大宣傳力度、推薦閱讀精細(xì)化管理書(shū)目、開(kāi)展線(xiàn)上線(xiàn)下各種方式的學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員意識(shí)到加強(qiáng)基建檔案精細(xì)化管理工作的重要性，了解精細(xì)化管理對(duì)于加強(qiáng)工作質(zhì)量、推動(dòng)工作落實(shí)的意義。堅(jiān)持思想先行，行動(dòng)跟進(jìn)，只有檔案管理人員思想意識(shí)得到提高，在具體管理實(shí)踐中才能積極投入，取得實(shí)效。二是要加強(qiáng)基建檔案管理人員的培訓(xùn)教育。通過(guò)舉辦專(zhuān)題講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)班等，學(xué)習(xí)管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)知識(shí)等，使檔案管理人員熟悉基建專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作程序，使工程管理人員熟悉基建檔案管理相關(guān)知識(shí)，拓寬知識(shí)面，培養(yǎng)現(xiàn)代復(fù)合型人才。建立基建檔案管理微信群研究探討工作，解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。不斷更新有關(guān)人員知識(shí)技術(shù)結(jié)構(gòu)，提升實(shí)踐技能水平，促進(jìn)基建檔案的管理質(zhì)量、工作效率和精細(xì)化水平進(jìn)一步提升。三是要加強(qiáng)基建檔案管理人員的考核。定期組織檔案工作檢查：一方面，做好檔案管理的自我檢查，確保檔案管理工作質(zhì)量；另一方面，對(duì)管理人員業(yè)務(wù)能力進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核的內(nèi)容包括信息化管理水平、檔案資料收集的完整性、檔案資料的編研成果、制度流程的掌握情況等。同時(shí)，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀的人員進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核成績(jī)較差的管理人員有針對(duì)性地加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，甚至調(diào)整工作崗位。通過(guò)檢查考核，倒逼管理人員不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。四是加強(qiáng)檔案管理人才的培訓(xùn)與引進(jìn)。發(fā)揮醫(yī)院人才引進(jìn)政策優(yōu)勢(shì)，增加檔案管理崗位設(shè)置，調(diào)動(dòng)一切積極因素，積極“外引內(nèi)培”。一要從醫(yī)院工作人員中選拔業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、科技知識(shí)豐富、德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才，安排到基建檔案管理崗位；二要積極引進(jìn)高校具有專(zhuān)業(yè)學(xué)歷、熱愛(ài)檔案管理事業(yè)、創(chuàng)新能力強(qiáng)的檔案管理人才和信息技術(shù)人才；三可外聘具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的基建檔案管理專(zhuān)家，除了做好基建檔案管理工作外，還可以踐行學(xué)徒制，發(fā)揮傳、幫、帶作用，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員因材施教，積極培養(yǎng)工匠型人才，整體提升基建檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案精細(xì)化管理提供人才支撐。

（三）推進(jìn)基建檔案管理的信息化建設(shè)。1.加快基建檔案信息化管理步伐。三級(jí)公立醫(yī)院基建檔案管理工作需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)手段，加快基建檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效融合，不斷開(kāi)發(fā)和優(yōu)化管理技術(shù)、管理方法，對(duì)基建檔案進(jìn)行整合存儲(chǔ)、自動(dòng)化識(shí)別、高效傳輸和全文搜索等，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸、保管和查閱，建成科學(xué)系統(tǒng)的基建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為基建檔案的開(kāi)發(fā)利用提供便利條件。同時(shí)，要保證基建檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，在安全保密前提下，做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，提升檔案信息容災(zāi)能力。2.高效利用智能化手段進(jìn)行檔案收集工作?；n案形成的周期較長(zhǎng)，往往會(huì)經(jīng)過(guò)數(shù)年時(shí)間。在工程項(xiàng)目招標(biāo)、簽訂合同初期，醫(yī)院就應(yīng)提高對(duì)檔案信息資料收集管理的重視，將收集工作列入合同條目，明確檔案管理責(zé)任，使設(shè)計(jì)施工單位在保證工程項(xiàng)目順利完成的基礎(chǔ)上，配合醫(yī)院及時(shí)做好檔案資料的收集工作，確保收集工作與工程項(xiàng)目的立項(xiàng)同步、與施工進(jìn)度同步、與竣工驗(yàn)收同步。醫(yī)院要建立并不斷完善基建檔案數(shù)字資源收集管理制度，樹(shù)立檔案資源全流程管理、質(zhì)量事前控制意識(shí)，充分利用智能化手段，創(chuàng)新基建檔案數(shù)字資源的在線(xiàn)收集、自動(dòng)收集、智能收集等方式方法，提高檔案收集效率?；n案中大量的過(guò)程文件、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)是在基建應(yīng)用系統(tǒng)中直接產(chǎn)生的，管理人員要充分運(yùn)用智能化的手段實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸檔，積極打通基建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對(duì)接通道，將各項(xiàng)基建活動(dòng)數(shù)據(jù)以在線(xiàn)方式自動(dòng)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)之中，減少人工操作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，保障信息的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高歸檔率和工作效率。3.利用數(shù)字化手段做好檔案歸檔存儲(chǔ)工作。按照“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的要求，我院加大投入力度，對(duì)于存量文件，采用社會(huì)化服務(wù)方式，由專(zhuān)業(yè)檔案管理服務(wù)公司負(fù)責(zé)將基建圖紙等資料進(jìn)行掃描，制成圖形文本刻錄成光盤(pán)，并上傳至檔案管理系統(tǒng)；對(duì)增量文件，則由基建業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接在線(xiàn)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)整理、歸類(lèi)、排序和編號(hào)。截至目前，我院檔案數(shù)字化率達(dá)到80%以上。在存儲(chǔ)方式上，除了利用光盤(pán)、硬盤(pán)服務(wù)器等存儲(chǔ)介質(zhì)外，還通過(guò)數(shù)字備份、數(shù)字遷移等技術(shù)手段，做好基建檔案資料的備份容災(zāi)工作，保障檔案信息資料安全。

（四）做好基建檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿。醫(yī)院基建檔案中保存著大量的數(shù)據(jù)和信息，需要不斷探索加強(qiáng)相關(guān)內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，做好開(kāi)發(fā)利用，提供知識(shí)服務(wù)，為新建項(xiàng)目基礎(chǔ)研究、科研立項(xiàng)和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的管理決策提供依據(jù)。一是開(kāi)通高效的查詢(xún)、獲取、利用渠道。醫(yī)院要不斷更新智能化檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基建檔案信息共享和網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱、傳輸，提供基建檔案的自動(dòng)化檢索、高效利用和知識(shí)服務(wù)。二是積極整合各類(lèi)信息資源。建成跨載體形式的基建檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用人工智能與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)基建檔案信息資源進(jìn)行深度融合，深入挖掘和組織各類(lèi)信息資源的關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性，有針對(duì)性地為醫(yī)院提供知識(shí)服務(wù)和智能決策參考。三是不斷開(kāi)發(fā)基建檔案服務(wù)潛能。創(chuàng)新服務(wù)形式，通過(guò)應(yīng)用VR、3D全息投影、數(shù)據(jù)融合等新技術(shù)，提供可視化的知識(shí)服務(wù)，編制基建檔案編研材料，不斷提高檔案利用效率。

總之，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，改革務(wù)實(shí)，推進(jìn)基建檔案精細(xì)化管理，運(yùn)用智能化技術(shù)更新完善檔案工作平臺(tái)；提升基建檔案的收集、管理效率，不斷豐富基建檔案資源；進(jìn)一步提高檔案管理的工作質(zhì)量，提高工作效率，避免安全隱患；發(fā)揮基建檔案資源的知識(shí)價(jià)值，為醫(yī)院管理決策、為新建項(xiàng)目研究創(chuàng)新提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。