現(xiàn)代醫(yī)院辦公室的精細(xì)化管理

文/南京市高淳人民醫(yī)院 王琴

辦公室作為醫(yī)院的重要職能部門，其主要是對醫(yī)院的運(yùn)行與工作體系構(gòu)建負(fù)責(zé)。精細(xì)化管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的提升，并對工作流程進(jìn)行優(yōu)化，與傳統(tǒng)辦公室管理模式對比，具有較強(qiáng)的管理優(yōu)勢。

一、精細(xì)化管理

精細(xì)化管理作為管理模式的一種，其管理優(yōu)勢明顯。精細(xì)化管理能夠提升管理質(zhì)量與效率，對管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有促進(jìn)作用。與常規(guī)管理相比，精細(xì)化管理模式體系具有現(xiàn)代化理念，對現(xiàn)代醫(yī)院辦公室管理工作的有效開展具備積極促進(jìn)作用。精細(xì)化管理融入醫(yī)院辦公室工作中，能夠?qū)k公室管理工作體系進(jìn)行優(yōu)化，是提升辦公室管理工作效率的重要途徑。醫(yī)院科室較多且日常工作繁忙，在精細(xì)化管理背景下，醫(yī)院辦公室管理價值凸顯，對醫(yī)院組織工作的開展具有重要意義。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用價值

（一）提升辦公室管理工作效率。醫(yī)院日常管理工作中，辦公室是核心部門，其對醫(yī)療體系的構(gòu)建、醫(yī)療器械的管理、日常組織機(jī)制的運(yùn)行等負(fù)責(zé)。受醫(yī)院工作模式的影響，辦公室管理工作效率難以體現(xiàn)。精細(xì)化管理能夠有效地對傳統(tǒng)管理思路進(jìn)行優(yōu)化，以快速、精準(zhǔn)地達(dá)成管理目標(biāo)，對當(dāng)前醫(yī)院辦公室管理工作效率的提升具有重要價值。

（二）促進(jìn)辦公室管理工作的科學(xué)性。精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室工作中的應(yīng)用，能夠?qū)k公室管理工作體系進(jìn)行梳理，不斷深挖辦公室管理漏洞，并對辦公室管理隊伍進(jìn)行優(yōu)化。醫(yī)院辦公室管理工作內(nèi)容較多，受醫(yī)療組織形式的影響，部分辦公室管理工作內(nèi)容較為迫切，精細(xì)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)對管理工作的區(qū)分，通過輕重緩急開展管理工作，以此不斷促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作效率的提升，優(yōu)化醫(yī)院辦公室管理工作環(huán)境，調(diào)動醫(yī)院辦公室管理人員參與工作的積極性。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作流程優(yōu)化。醫(yī)院辦公室管理工作的開展需要各科室工作人員的配合，受醫(yī)院工作模式的影響，大部分管理工作流程卡頓，管理任務(wù)落實(shí)面臨困境。醫(yī)院辦公室管理中融入精細(xì)化管理，能夠結(jié)合當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，在管理模式的創(chuàng)新下，辦公室管理工作流程性較強(qiáng)，且各科室之間的配合性較好。與傳統(tǒng)管理方式相比，網(wǎng)絡(luò)信息管理模式的構(gòu)建極大減少了人力資源的應(yīng)用，且管理流程更加簡化，這體現(xiàn)出精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室管理工作中的積極作用。

三、現(xiàn)代醫(yī)院辦公室精細(xì)化管理措施

（一）立足人性化管理，提升工作人員行動力。近年來，醫(yī)療衛(wèi)生環(huán)境逐漸受到國民重視，醫(yī)院辦公室管理工作的開展顯得更為重要，人性化管理能夠增強(qiáng)工作人員對管理工作的配合程度。辦公室精細(xì)化管理的應(yīng)用需要以人性化管理為前提，不同的工作人員之間優(yōu)勢不同，差異性明顯。為提升辦公室工作效率，精細(xì)化管理理念下，需要結(jié)合工作人員優(yōu)勢對工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，以保障工作人員參與辦公室工作的積極性。人性化管理能夠彰顯工作人員個人價值，能夠根據(jù)辦公室組織機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新。因此，辦公室工作人員基本權(quán)益得到保障，在工作過程中行動力明顯提升。例如，在醫(yī)院辦公室工作過程中，辦公室負(fù)責(zé)人需要對成員進(jìn)行工作狀態(tài)的評估，以對工作人員的優(yōu)劣勢進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。辦公室工作的開展各不相同，結(jié)合辦公室工作人員的性格特點(diǎn)進(jìn)行工作任務(wù)的合理分配，有利于工作人員積極性的提升，對促進(jìn)辦公室工作質(zhì)量與效率具有重要意義。部分辦公室工作的開展需要進(jìn)行溝通，性格內(nèi)向的工作人員難以高效完成此類工作任務(wù)，影響了辦公室工作效率。

（二）強(qiáng)調(diào)成本管理，構(gòu)建辦公室精細(xì)化環(huán)境。成本管理作為辦公室管理工作的重點(diǎn)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對成本管理工作加以重視，以保障辦公室對財務(wù)成本的精細(xì)化核算，為醫(yī)院管理與運(yùn)營工作的開展提供幫助。成本管理與醫(yī)院財務(wù)數(shù)據(jù)具有相關(guān)性，其共同作用于醫(yī)院未來發(fā)展趨勢。因此，為保障醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展，醫(yī)院辦公室需要對成本管理進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院財務(wù)資源的優(yōu)化配置。精細(xì)化管理較為細(xì)致，能夠?qū)Τ杀竟芾頂?shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)核算，對減少數(shù)據(jù)漏洞具有重要價值。辦公室管理對成本管理的重視，能夠?qū)k公室工作環(huán)境形成影響，在精細(xì)化管理工作氛圍下，醫(yī)院辦公室工作人員狀態(tài)更加穩(wěn)定，對醫(yī)院辦公室管理工作現(xiàn)代化發(fā)展意義重大。例如，在辦公室工作過程中，以財務(wù)管理為例，成本管理需要格外受到重視，扭轉(zhuǎn)財務(wù)工作人員的工作態(tài)度，以強(qiáng)化辦公室工作氛圍。精細(xì)化管理體系能夠加強(qiáng)對成本控制的管理，對財務(wù)預(yù)算工作質(zhì)量提供保障。另外，精細(xì)化管理能夠?qū)︶t(yī)療設(shè)備的采購與管理體系進(jìn)行完善，這在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院成本管理工作質(zhì)量不斷提升。伴隨醫(yī)療技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療器械成本支出不斷增加，因此成本管理的重要性難以凸顯，通過辦公室精細(xì)化管理，管理工作的開展既有效解決了管理問題，又可以節(jié)約成本，全面保障了醫(yī)院日常工作的順利開展。

（三）融入信息化技術(shù)，優(yōu)化辦公體系。現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)過程中，各類信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以充分應(yīng)用，醫(yī)療工作模式不斷創(chuàng)新，信息化技術(shù)在醫(yī)院辦公室工作中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室工作效率的大幅提升。醫(yī)院辦公室工作的開展受工作內(nèi)容的影響，需要各科室之間的溝通與配合，以保障管理工作流程的有效性。信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)療信息數(shù)據(jù)的立體化呈現(xiàn)，創(chuàng)新醫(yī)療管理工作模式，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作效率的提升。信息化技術(shù)對醫(yī)院辦公室工作人員提出了一定的要求。信息化技術(shù)的應(yīng)用往往以計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，工作人員必須具備一定的計算機(jī)基礎(chǔ)，以此保障辦公室信息化工作模式的有效應(yīng)用。例如，在醫(yī)院辦公室與信息化技術(shù)的融合，以信息化辦公平臺為主要形式，信息化辦公平臺能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室管理業(yè)務(wù)的線上開展，工作內(nèi)容不再受時間與地點(diǎn)的影響，極大提升了管理工作的便利性。信息化辦公平臺能夠拓展辦公室管理模式，同時為保障辦公流程的有序性，辦公平臺需要對工作人員之間的權(quán)限進(jìn)行明確，以保障各級工作人員工作的有效性。辦公平臺能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)療數(shù)據(jù)資料的存儲，為管理工作的有效開展提供了數(shù)據(jù)信息依據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營效率的提升。在信息系統(tǒng)輔助下，優(yōu)化的調(diào)節(jié)機(jī)制作用得以充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)了對醫(yī)院各部門之間聯(lián)系的加深。各部門的精密協(xié)作工作，大大提高了管理體系的執(zhí)行力度，精細(xì)化管理的實(shí)施在醫(yī)院各個方面得以統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)了工作整體效率和水平的提升。

（四）對醫(yī)療信息檔案工作的不斷完善和管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化。部分醫(yī)療檔案是由醫(yī)院辦公室管理的，一般來講，辦公室進(jìn)行管理的檔案資料具有一定的重要價值，為完善此類檔案資料的管理，辦公室需要對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療信息檔案的高質(zhì)量管理。辦公室管理檔案的丟失與缺損影響醫(yī)院的發(fā)展，甚至?xí)︶t(yī)院帶來系列的難題。因此，對于該方面問題，需要引起管理者重視，在開展精細(xì)化管理過程中，需要對檔案管理體制進(jìn)行進(jìn)一步改革優(yōu)化，構(gòu)建新型、完善的管理體制，并保障相關(guān)工作人員具備較高的責(zé)任感，以規(guī)范化流程進(jìn)行活動的有效規(guī)劃，并在檔案存放過程中注重查詢和整理，為各項工作的開展提供便利，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)水平的提升。此外，以多元化手段來提高醫(yī)院調(diào)用信息的效率，并投入更多的精力來開展收集和保存工作，以信息技術(shù)作為輔助，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化、便捷化和流程化。例如，設(shè)置專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，對檔案管理工作的開展和質(zhì)量保障全權(quán)負(fù)責(zé)，重視檔案管理工作的信息化發(fā)展建設(shè)，以保障檔案信息管理的質(zhì)量，減少環(huán)境對紙質(zhì)資料的影響，杜絕人為傳閱過程中資料的丟失。檔案管理人員要明確自身職責(zé)，并對檔案管理規(guī)范進(jìn)行落實(shí)，以保障檔案管理工作的質(zhì)量。檔案包含員工檔案、患者醫(yī)療檔案與醫(yī)療研究檔案，因此檔案管理工作需要保障精細(xì)化，以此減少不必要的辦公室檔案管理問題，確保檔案管理工作開展的井條有序和高效精準(zhǔn)。由此，檔案管理工作在高效的收集和保存下，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，并有效解決各方面問題。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展過程中，醫(yī)療體系不斷優(yōu)化、醫(yī)療制度持續(xù)改革，這就對辦公室工作提出了一定的要求。精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用對提升辦公室工作質(zhì)量與效率具有重要作用，但作為管理模式的創(chuàng)新，部分醫(yī)院在精細(xì)化管理的應(yīng)用過程中難以體現(xiàn)精細(xì)化管理的水平。對此，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)人要重視精細(xì)化管理模式，不斷探索精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的應(yīng)用措施，以彰顯精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室中的管理價值。