融媒體視角下高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新思考

文/山東畜牧獸醫(yī)職業(yè)學院 欒琦

高職院校辦公室作為學校運行和管理的核心、軸心、中心、重心，必須要精準確立工作目標和重要決策。要實時關(guān)注社會熱點和政治經(jīng)濟發(fā)展態(tài)勢，對高職院校辦公室管理機制和工作方法進行創(chuàng)新和改革。要對接外界環(huán)境變化，科學引進先進管理經(jīng)驗和理念，逐漸實現(xiàn)高職院校辦公室管理的精細化和科學化。融媒體時代，高職院校辦公室要科學引進最新技術(shù)優(yōu)化過程，并真正發(fā)揮自身的職能功能和作用，做好學校管理和運營的后勤保障。管理人員要細化工作內(nèi)容，夯實主體責任，有計劃和規(guī)范性地部署工作任務(wù)，確保高職院校辦公室管理工作扎實落地。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新被歸納到融媒體視角下進行審視的整個過程中，必須在技術(shù)和制度等層面進行創(chuàng)新。要將融媒體技術(shù)科學融入高職院校辦公室管理工作中，并生成具有時代實用性和現(xiàn)實應(yīng)用性的新工作制度、規(guī)則、規(guī)范、標準、流程。

一、高職院校辦公室管理工作的核心作用

（一）后勤服務(wù)。高職院校辦公室作為綜合性管理部門，需為生產(chǎn)、運營、營銷等各個部門做好后勤服務(wù)。要管理好職工的考勤，確保各個部門和崗位有序運轉(zhuǎn)和運作。高職院校辦公室需充分發(fā)揮后勤服務(wù)的作用，在內(nèi)部協(xié)調(diào)方面發(fā)揮積極影響力，并能做好外部交流和溝通工作。以高職院校辦公室為中心開展的管理活動，必須要與時俱進，不斷提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力，確保他們具備現(xiàn)代化作業(yè)技能。高職院校辦公室運行和管理要立足于復雜和開放的社交生態(tài)中，要全面分析社會發(fā)展態(tài)勢和網(wǎng)絡(luò)生態(tài)，科學制定人員管理規(guī)范和規(guī)定，增強制度管理的實用性和普遍性。要根據(jù)人性制定規(guī)則，高職院校辦公室管理要充分體現(xiàn)道德倫理，要構(gòu)建和諧、健康的工作環(huán)境，進而才能充分保證各個崗位職能功能發(fā)揮。各個崗位是學校這個大機器的零部件，必須充分保證個體和局部關(guān)系的協(xié)調(diào)性，才能保證整個組織的有序運營和正常經(jīng)營。

（二）學校形象建設(shè)。融媒體視角下，要對高職院校辦公室管理的作用和職能建立新的認識，既要做好傳統(tǒng)的檔案管理和人員調(diào)配工作，還需全面履行學校形象建設(shè)的重要職責。要動態(tài)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)輿情，對學校在整個社會的形象和網(wǎng)絡(luò)影響性質(zhì)進行客觀分析，繼而生成具體的對策和方案，不斷提升學校的社會形象。應(yīng)將品牌文化宣傳和學校形象建設(shè)作為新的工作內(nèi)容，將其歸納到對外交流和溝通的基本工作內(nèi)容中。要加強網(wǎng)絡(luò)平臺的輿情監(jiān)測，根據(jù)用戶和普通網(wǎng)友的反饋，科學地對高職院校辦公室管理內(nèi)容和方法進行優(yōu)化，確保重要的網(wǎng)絡(luò)信息直達高層，以保證及時對網(wǎng)絡(luò)輿情給予有效應(yīng)對，避免出現(xiàn)負面影響擴大化及嚴重化。從這個維度來看，當前高職院校辦公室管理工作發(fā)揮了重要的宣傳和推廣作用，需將學校形象建設(shè)作為工作重點，生成新的工作流程和管理制度。

（三）監(jiān)管作用。高職院校辦公室工作內(nèi)容較為繁雜，涉及的內(nèi)容和部門較多。要對所有部門人員的考勤和薪資進行統(tǒng)一管理，并對職工的行為規(guī)范進行全程化的理性監(jiān)督。必須充分發(fā)揮高職院校辦公室的監(jiān)管作用，確保職工全身心投入工作，為學校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。尤其要加強發(fā)文、蓋章、接待、辦公費用支出等工作的監(jiān)督和管理，利用科學的規(guī)范制度進行全程化的監(jiān)管，確保各個人員各司其職，規(guī)范化操作，有序推進和完成各項工作任務(wù)。若監(jiān)管不到位，導致公章亂用問題頻發(fā)，會給學校經(jīng)營和管理帶來極大的風險和安全隱患。必須充分發(fā)揮高職院校辦公室的監(jiān)管作用，在工作細節(jié)中進行有效的質(zhì)量把控。

（四）輿情應(yīng)對。高職院校辦公室工作的任何部分和環(huán)節(jié)，都會對整個學校的工作進程和項目完成效果產(chǎn)生十分重要的影響。高職院校辦公室管理是學校正常運轉(zhuǎn)的重要保障，需始終秉承“從嚴、從實、從細”的原則，構(gòu)建系統(tǒng)和完善的制度體系。而融媒體視角下審視高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，能增設(shè)輿情應(yīng)對工作模塊，要擴大既定的管理范疇和工作空間。不局限于傳統(tǒng)的實體空間，對內(nèi)部人員行為規(guī)范進行管理，還要加強對外連接和交互。高職院校辦公室管理人員要實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)輿情，關(guān)注各個新媒體平臺是否出現(xiàn)對學校形象有影響的言論，由此，根據(jù)具體情況，快速做出反應(yīng)和反饋。融媒體背景下，高職院校辦公室必須肩負輿情應(yīng)對的重要職責，要遵循社會發(fā)展規(guī)律和網(wǎng)絡(luò)運行方式，科學制定輿情監(jiān)測和應(yīng)對機制。

二、高職院校辦公室管理工作的主要特征

（一）政策性。高職院校辦公室不僅要根據(jù)各部門的需求提供相應(yīng)的服務(wù)，還要執(zhí)行上級下發(fā)的各種文件，保證各項制度和規(guī)范的有效執(zhí)行。融媒體環(huán)境下，高職院校辦公室管理必須具備較強的政治敏銳性，要對學校內(nèi)部政策和外部行業(yè)新規(guī)進行深度解讀，并將重要內(nèi)容傳達到各個部門和人員，要真正展現(xiàn)出鮮明的政策性。這是新時期高職院校辦公室人員必須具備的職業(yè)素養(yǎng)，更是新時代中國特色社會主義對學校管理提出的新要求。高職院校辦公室管理人員要形成良好的政治素養(yǎng)，并自覺提升自身的執(zhí)行能力，確保各項政策制度和法律法規(guī)有效落實及嚴格執(zhí)行。

（二）新聞性。高職院校辦公室管理工作必須做好上傳下達，加強各個部門和各層級職工之間的溝通。要根據(jù)學校發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，將近期的重大活動和事件進行有效和全面宣講。同時，要緊跟實事，將社會和行業(yè)發(fā)展的最新動態(tài)及時反饋給相關(guān)部門和管理人員。融媒體視角下，高職院校辦公室管理人員要利用新媒體平臺采集利于學校發(fā)展的各種信息，為組織目標和決策定位提供有利的參考依據(jù)。高職院校辦公室管理工作展現(xiàn)出鮮明的新聞性，必須做好重要信息的傳播和輿論導向，促進所有職工自我完善和反思，各部門人員形成強大合力，共同推動學校的創(chuàng)新和穩(wěn)健發(fā)展。

（三）統(tǒng)籌性。高職院校辦公室管理是學校運轉(zhuǎn)的中心，必須統(tǒng)籌好所有后勤和行政服務(wù)工作。要最大程度體現(xiàn)高職院校辦公室的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌功能，有效應(yīng)對各個部門間的矛盾和沖突。要圍繞學校的生產(chǎn)和經(jīng)營活動，有秩序地進行安排和協(xié)調(diào)，確保各個工種和部門順暢推進相關(guān)工作。高職院校辦公室作為學校管理的軸心，需在各個工作中展現(xiàn)鮮明的協(xié)調(diào)管理性能，科學統(tǒng)籌和部署各項高職院校辦公室管理工作，為學校的健康和有序運營提供扎實的保障。

（四）技術(shù)性。社會現(xiàn)代化建設(shè)的新時期，學校若想獲得創(chuàng)新和高質(zhì)量發(fā)展，就必須及時引進現(xiàn)代管理技術(shù)。融媒體視角下，要注重利用現(xiàn)代社交工具進行對內(nèi)和對外溝通。利用技術(shù)手段提高高職院校辦公室管理質(zhì)量和效能，并充分體現(xiàn)運行和監(jiān)管的技術(shù)性。既要充分發(fā)揮現(xiàn)代管理技術(shù)的優(yōu)越性，還能利用融媒體技術(shù)采集更加可靠的信息數(shù)據(jù)，用以支撐目標和決策定位的精準性和科學性。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，必須注重凸顯技術(shù)屬性，不僅要采購先進的辦公設(shè)施設(shè)備，還要開發(fā)與設(shè)計最實用的高職院校辦公室管理軟件。構(gòu)建現(xiàn)代化的高職院校辦公室管理工作平臺，在技術(shù)要素的驅(qū)動下，全面提高管理質(zhì)量和效率。

三、高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的要點

（一）尊重職工個體間的個性化差異。融媒體視角下，在高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的整個過程中，既要注重軟實力和硬實力的提升，還要尊重職工的個性化差異。制定和實施新的工作制度和規(guī)范過程中，要根據(jù)職工個體在職位和能力等方面的差異性，有層次和人性化地推進各項工作。高職院校辦公室管理工作方法和模式的創(chuàng)新，要增強職工的工作獲得感和幸福感，確保他們利用現(xiàn)代管理工具有效提高工作質(zhì)量和效率。利用技術(shù)手段優(yōu)化工作流程，將人員從機械化的工作中釋放出來，鼓勵他們積極和深度參與到技術(shù)集成創(chuàng)新中。要根據(jù)職工的職業(yè)規(guī)劃和綜合能力，科學制定崗位調(diào)整計劃，既要在物質(zhì)層面加強管理，還要為職工提供高質(zhì)量的服務(wù)。充分尊重職工個體間的個性化差異，科學地對高職院校辦公室管理工作進行創(chuàng)新和改革。

（二）重視推動學校和職工高質(zhì)量發(fā)展。高職院校辦公室作為學校管理的重要職能部門，必須根據(jù)整體發(fā)展框架和戰(zhàn)略決策，科學地對工作內(nèi)容和責任進行細化，要注重推動學校各項工作高質(zhì)量發(fā)展。制定新的管理制度和章程時，既要考慮學校戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，還要關(guān)注職工個體自我價值實現(xiàn)的資源需求。高職院校辦公室管理必須做到剛?cè)岵?，不僅要在制度方面進行深層次的創(chuàng)新，還要加強學校文化建設(shè)，創(chuàng)建一個健康和優(yōu)質(zhì)的競爭環(huán)境。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，要為學校項目運作提供穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)平臺，更要為職工的能力提升和職位晉升提供更多便利條件。確保職工與學校協(xié)同發(fā)展，沿著正確目標和方向共同努力。高職院校辦公室要充分發(fā)揮輿情應(yīng)對作用，根據(jù)內(nèi)部職工和外部反饋，科學地對管理制度和工作流程進行創(chuàng)新。

（三）關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的前沿動態(tài)。高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，必須要深度嵌入市場環(huán)境。根據(jù)整個社會的發(fā)展趨勢，聚焦重點領(lǐng)域和行業(yè)進行輿情監(jiān)測和信息管理。要動態(tài)關(guān)注現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的前沿動態(tài)，將利于高職院校辦公室管理質(zhì)量提升的先進技術(shù)科學介入相關(guān)工作中。要從融媒體視角全方位審視高職院校辦公室管理的現(xiàn)實意義和各種問題，并采用技術(shù)手段進行有效應(yīng)對。

四、高職院校辦公室管理工作創(chuàng)新的策略

（一）精準定位管理目標，建立健全高職院校辦公室管理機制。管理人員要發(fā)揮目標導向功能，通過精準的定位管理目標，科學地對高職院校辦公室管理工作進行創(chuàng)新。高職院校辦公室管理要充分體現(xiàn)政策性和統(tǒng)籌性特征，要在制度創(chuàng)新中做好質(zhì)量把關(guān)，生成具有監(jiān)管作用的新制度，并保證上層領(lǐng)導制定的政策扎實落地。高職院校辦公室要借助融媒體技術(shù)采集可靠信息數(shù)據(jù)，理性分析工作問題和各崗位職工的個性化需求，構(gòu)建科學和完善的高職院校辦公室管理長效機制，要成為各個部門深度合作和有序運轉(zhuǎn)的潤滑劑。管理人員要制定科學的公章使用制度，安排專人進行管理和跟進，盡量杜絕公章亂用的問題。根據(jù)各個部門的工作性質(zhì)，科學設(shè)計上下班時間，進行人性化考勤管理和績效評價。要通過科學的制度創(chuàng)新，創(chuàng)建一個公平和公正的工作環(huán)境，為學校的穩(wěn)定發(fā)展和正常運轉(zhuǎn)奠定扎實基礎(chǔ)。

（二）善用融媒體技術(shù)，構(gòu)建智慧的高職院校辦公室管理平臺。高職院校辦公室管理人員要將融媒體技術(shù)科學應(yīng)用于高職院校辦公室管理中，要構(gòu)建現(xiàn)代化的工作場景和交互情景。設(shè)計與應(yīng)用智慧的高職院校辦公室管理平臺，借助融媒體平臺，實現(xiàn)跨越時空的交流和溝通。無論是對內(nèi)的員工培訓和政策落實，還是對外的交流和溝通，都可利用融媒體技術(shù)優(yōu)化工作程序和流程，確保重要信息直接傳送既定對象，避免出現(xiàn)信息不對稱而產(chǎn)生無效溝通問題。從某種角度來說，高職院校辦公室溝通機制的合理性和有效性，會對最終的管理質(zhì)量和效果產(chǎn)生關(guān)鍵影響。在上傳下達的整個過程中，若不能提高溝通質(zhì)量和效率，不利于高職院校辦公室管理效能的總體提升。因此，必須借助融媒體平臺進行線上和線下多渠道的溝通，不受地域和時間的影響，將重要信息直接傳達給相關(guān)人員，并能快速獲得反饋，確保各項工作按照預期設(shè)定流程進行推進。要利用智慧的高職院校辦公室管理平臺，實現(xiàn)多模塊和多模態(tài)的管理和服務(wù)。例如，借助政策宣講模塊，將內(nèi)部和國家政策快速及時傳導給職工，并保證他們正確解讀和精準實施。利用意見反饋模塊，鼓勵職工積極表達觀點，并對高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新提出建設(shè)性的意見。高職院校辦公室管理人員要廣開言路，虛心吸納各方意見和建議，并理性歸納和整理相關(guān)信息，進而更加具有針對性地對工作內(nèi)容進行細化。

（三）開通輿情監(jiān)測和管理模塊，設(shè)計科學的信息管理制度。融媒體時代，高職院校辦公室管理工作的創(chuàng)新，要真正發(fā)揮監(jiān)管作用和輿情應(yīng)對作用。要根據(jù)新時代發(fā)展特色和趨勢，開通輿情監(jiān)測和管理新模塊，重點監(jiān)測學校在社會和網(wǎng)絡(luò)中的輿論，并通過制定科學的信息管理制度，專業(yè)化和科學化處理網(wǎng)絡(luò)消極輿論影響。圍繞學校產(chǎn)品和服務(wù)引發(fā)的負面輿論，管理人員要按照流程和標準，科學制定應(yīng)對策略，由此有效管控輿情管理風險，并能快速處理各種網(wǎng)絡(luò)輿論問題。

（四）瞄準學校宣傳核心，扎實和深入強化“融媒體”。融媒體時代，學校宣傳已不再是營銷部門的職責，而是涉及學校運營、經(jīng)營、產(chǎn)品銷售等各個部門協(xié)同、多個人員構(gòu)成的團隊協(xié)作。從融媒體視角分析高職院校辦公室管理工作，要真正認識到學校宣傳的重要性。管理人員要瞄準學校宣傳重點，聯(lián)合其他部門，扎實和深入強化“融媒體”。以高職院校辦公室為中心，協(xié)同各個部門共同制定學校宣傳規(guī)章制度，并出臺相應(yīng)的管理辦法，確保真正科學發(fā)揮融媒體的作用。高職院校辦公室管理人員要對各崗位員工進行定量考核，并始終遵循“內(nèi)外有別，內(nèi)外兼顧”的原則，對學校宣傳工作成效進行客觀評價，繼而全面提高學校宣傳工作的質(zhì)量。同時，高職院校辦公室管理工作的推進，要圍繞學校宣傳的重點制定工作計劃，要利用微信、微博、電視等新舊媒體平臺，客觀和理性闡述學校重大活動，并要求員工按照規(guī)則和標準深度參與和落實。

五、結(jié)語

總而言之，融媒體視角下，高職院校辦公室管理工作要區(qū)別于傳統(tǒng)的工作形態(tài)，科學地對規(guī)章制度和工作方法進行創(chuàng)新。要從現(xiàn)代管理視角審視高職院校辦公室管理問題，并能在重要和核心領(lǐng)域進行創(chuàng)新和改革，務(wù)必保證高職院校辦公室后勤服務(wù)作用和監(jiān)管作用的全面發(fā)揮，并能在輿情監(jiān)測和導向方面獲得顯著成效。