行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的構(gòu)建研究

梁麗洪

（新昌縣人民醫(yī)院（溫州醫(yī)科大學(xué)附屬新昌醫(yī)院）浙江 新昌 312500）

一、引言

行政單位的內(nèi)部控制主要是對(duì)職權(quán)濫用、徇私舞弊、資源浪費(fèi)以及管理不當(dāng)?shù)刃袨檫M(jìn)行控制，確保公共受托責(zé)任的有效履行（唐大鵬等，2015）。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為行政單位的內(nèi)部控制信息化創(chuàng)造了良好條件，通過(guò)信息化平臺(tái)能夠?qū)⒁?guī)則制度、業(yè)務(wù)流程以及崗位職責(zé)等固化，提升內(nèi)部控制的集約化和科學(xué)化水平，有效保證行政單位各項(xiàng)活動(dòng)的合規(guī)化、程序化和可控化。目前行政單位的內(nèi)部控制信息化尚處于起步階段，部分行政單位雖然逐步構(gòu)建了審批系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，但各系統(tǒng)之間相互獨(dú)立、缺失連接和數(shù)據(jù)交互，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和采購(gòu)系統(tǒng)之間尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行不到位、采購(gòu)控制管理不嚴(yán)格。此外，內(nèi)部控制系統(tǒng)存在缺項(xiàng)，導(dǎo)致行政單位內(nèi)部控制存在缺失，缺少必要的內(nèi)部控制流程，信息流、業(yè)務(wù)流無(wú)法有效整合，業(yè)務(wù)審批、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)監(jiān)管存在滯后和效率低下的問(wèn)題。

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《內(nèi)部控制規(guī)范》）提出的內(nèi)部控制包含單位層面和業(yè)務(wù)層面：在單位層面單獨(dú)設(shè)置內(nèi)部控制職能部門，建立健全內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位責(zé)任制，充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制；在業(yè)務(wù)層面主要對(duì)預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目以及合同管理開(kāi)展控制。行政單位的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)構(gòu)建應(yīng)基于上述兩個(gè)層面的內(nèi)部控制內(nèi)容開(kāi)展，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)行政單位全業(yè)務(wù)、全流程內(nèi)部控制。

二、行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)需求

行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的需求主要包含功能性需求、業(yè)務(wù)流程管理需求兩個(gè)方面：功能性需求主要是內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的管理服務(wù)功能、業(yè)務(wù)交互功能；業(yè)務(wù)流程管理需求主要是業(yè)務(wù)程序編制、業(yè)務(wù)流程監(jiān)管、業(yè)務(wù)流程評(píng)估。

（一）功能性需求。行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)在功能方面需要滿足內(nèi)部控制職能部門監(jiān)管活動(dòng)的開(kāi)展，首先需要實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)功能，為內(nèi)部控制職能部門提供平臺(tái)全面監(jiān)管權(quán)力。內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的管理服務(wù)需要實(shí)現(xiàn)用戶管理、后臺(tái)管理、權(quán)限管理以及業(yè)務(wù)事項(xiàng)監(jiān)督等功能。其中業(yè)務(wù)事項(xiàng)監(jiān)督功能需要實(shí)現(xiàn)綜合查詢，內(nèi)部控制人員能夠通過(guò)平臺(tái)查詢各職能部門的業(yè)務(wù)狀況、個(gè)人業(yè)務(wù)狀況、專項(xiàng)業(yè)務(wù)狀況，具體針對(duì)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批、進(jìn)度以及后果進(jìn)行監(jiān)督（王國(guó)平和徐冰，2021）。業(yè)務(wù)交互功能是將信息化平臺(tái)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，例如與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)連接，獲取預(yù)算科目的信息數(shù)據(jù)，對(duì)其編制和管理開(kāi)展監(jiān)督，與審批系統(tǒng)連接，獲取業(yè)務(wù)的申請(qǐng)表、審批單、進(jìn)度流程等信息，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批進(jìn)度開(kāi)展監(jiān)督。

（二）業(yè)務(wù)流程管理需求。內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的核心是對(duì)行政單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合規(guī)性開(kāi)展管理，需要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展程序編制、流程監(jiān)管以及流程分析。業(yè)務(wù)程序編制是根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)編制監(jiān)管程序，在信息化平臺(tái)中通過(guò)業(yè)務(wù)監(jiān)管程序收集數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)信息數(shù)據(jù)并開(kāi)展合規(guī)性分析。業(yè)務(wù)流程監(jiān)管需要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中運(yùn)行的流程數(shù)據(jù)、操作日志以及異?；顒?dòng)開(kāi)展監(jiān)管，控制業(yè)務(wù)人員的合規(guī)性操作。業(yè)務(wù)流程分析需要根據(jù)業(yè)務(wù)程序和業(yè)務(wù)流程管理獲取的信息數(shù)據(jù)分析各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合規(guī)性。由此，通過(guò)信息化平臺(tái)可以對(duì)行政單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展有效的信息數(shù)據(jù)收集、分析以及控制。

三、行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)整體構(gòu)建

行政單位與企業(yè)單位的內(nèi)部控制存在較大差異，更加側(cè)重于對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展監(jiān)管，由此，內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的構(gòu)建需要以各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的信息化，同時(shí)將內(nèi)部控制流程、控制方式融入到信息化平臺(tái)，監(jiān)督和控制各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。

（一）行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)構(gòu)建思路。行政單位的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)是以各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)作為支撐，通過(guò)綜合平臺(tái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化，對(duì)行政單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范和約束?！秲?nèi)部控制規(guī)范》在業(yè)務(wù)層面規(guī)定了預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)等具體業(yè)務(wù)，由此，行政單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建應(yīng)從《內(nèi)部控制規(guī)范》的相關(guān)內(nèi)容開(kāi)展，由多項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)成信息化平臺(tái)的業(yè)務(wù)層。在信息化平臺(tái)的應(yīng)用層，為內(nèi)部控制人員、財(cái)務(wù)人員、職能部門負(fù)責(zé)人提供負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的接入端口，保證業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的操作流程在信息化平臺(tái)的監(jiān)控下開(kāi)展。應(yīng)用層的接入端口需要在電腦端和手機(jī)端共同實(shí)現(xiàn)，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠擺脫時(shí)間和空間的限制，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均能順利開(kāi)展，尤其是負(fù)責(zé)人在出差期間可以通過(guò)手機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行效率。數(shù)據(jù)層的構(gòu)建主要通過(guò)信息技術(shù)收集各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和操作日志，為內(nèi)部控制分析提供數(shù)據(jù)支撐。分析層則是運(yùn)用自動(dòng)化分析技術(shù)，按照《內(nèi)部控制規(guī)范》的指引對(duì)行政單位內(nèi)部控制的有效性開(kāi)展分析。

（二）行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)整體設(shè)計(jì)。通過(guò)上文對(duì)構(gòu)建思路的分析，內(nèi)部控制信息化平臺(tái)應(yīng)包含應(yīng)用層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層以及分析層四個(gè)層面，行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)整體構(gòu)架如圖1所示。

圖1 行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)整體構(gòu)架

在應(yīng)用層以內(nèi)部控制端口為核心，內(nèi)部控制人員通過(guò)身份認(rèn)證可以進(jìn)入到各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)流程狀況，各業(yè)務(wù)端口分別由對(duì)應(yīng)職能部門人員憑借身份認(rèn)證進(jìn)入開(kāi)展流程操作。通過(guò)應(yīng)用層的各項(xiàng)端口為內(nèi)部控制的執(zhí)行和監(jiān)管提供信息化途徑，而且各端口的進(jìn)入可以通過(guò)電腦端和手機(jī)端實(shí)現(xiàn)。信息化平臺(tái)在業(yè)務(wù)層與多個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)管，而且各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的流程根據(jù)《內(nèi)部控制規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定編制，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作流程符合內(nèi)部控制規(guī)范。財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的信息化流轉(zhuǎn)，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程運(yùn)行和操作過(guò)程控制在系統(tǒng)內(nèi)，信息化平臺(tái)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控各業(yè)務(wù)的狀況。數(shù)據(jù)層通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)收集各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和操作日志并實(shí)現(xiàn)共享，避免各業(yè)務(wù)之間出現(xiàn)信息閉塞，操作日志主要提供給內(nèi)部控制部門，對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行的合規(guī)性開(kāi)展監(jiān)管。分析層通過(guò)各種自動(dòng)化分析程序?yàn)閮?nèi)部控制人員提供各項(xiàng)業(yè)務(wù)的表單，主要從業(yè)務(wù)進(jìn)度、業(yè)務(wù)合規(guī)性兩個(gè)方面報(bào)告業(yè)務(wù)運(yùn)行狀況。

四、行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的運(yùn)行

信息化平臺(tái)的運(yùn)行根據(jù)整體構(gòu)架設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)，以滿足內(nèi)部控制人員和職能部門人員的操作需求。信息化平臺(tái)的軟件開(kāi)發(fā)采用基于Java的Eclipse可擴(kuò)展開(kāi)發(fā)平臺(tái)，在其框架和標(biāo)準(zhǔn)插件組的開(kāi)發(fā)環(huán)境下，服務(wù)器采用響應(yīng)HTML頁(yè)面訪問(wèn)請(qǐng)求的Tomcat，數(shù)據(jù)庫(kù)采用關(guān)系型和結(jié)構(gòu)化的SQL Server，操作系統(tǒng)采用Windows 7。

（一）信息化平臺(tái)應(yīng)用層運(yùn)行。在信息化平臺(tái)的應(yīng)用層首先需要為內(nèi)部控制人員和職能部門人員提供業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)端口的登錄界面，在用戶登錄時(shí)采用SSO單點(diǎn)登錄技術(shù)，用戶通過(guò)安全驗(yàn)證后，再訪問(wèn)其他應(yīng)用中的受保護(hù)資源時(shí)，不再需要重新登錄驗(yàn)證。由于信息化平臺(tái)僅限于行政單位內(nèi)部人員使用，需要授予用戶登錄信息和權(quán)限。各職能部門人員登錄業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)端口，進(jìn)行具體業(yè)務(wù)的操作。內(nèi)部控制人員登錄內(nèi)部控制端口，可以查詢各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。通過(guò)內(nèi)部控制端口能夠及時(shí)獲取各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作存在的異常狀況，該信息數(shù)據(jù)的通知運(yùn)用消息推送技術(shù)實(shí)現(xiàn)，UniPush消息推送技術(shù)可以將關(guān)鍵環(huán)節(jié)操作異常的消息及時(shí)推送至信息化平臺(tái)客戶端，內(nèi)部控制人員和職能部門負(fù)責(zé)人員可以及時(shí)獲知業(yè)務(wù)流程中可能存在的操作問(wèn)題。當(dāng)電腦客戶端或手機(jī)APP在線時(shí)推送消息會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)提示，當(dāng)離線時(shí)會(huì)以短信的形式推送至負(fù)責(zé)人員的手機(jī)上，有利于對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的及時(shí)處理。此外，在內(nèi)部控制端口定期生成各業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制表單，為內(nèi)部控制人員提供業(yè)務(wù)運(yùn)行信息。

（二）信息化平臺(tái)業(yè)務(wù)層運(yùn)行。業(yè)務(wù)層各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的運(yùn)行是整個(gè)信息化平臺(tái)的關(guān)鍵，各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的構(gòu)建一方面是根據(jù)《內(nèi)部控制規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范化，通過(guò)電子化系統(tǒng)將相關(guān)人員的操作行為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)源頭的內(nèi)部控制，另一方面及時(shí)上傳各業(yè)務(wù)的信息數(shù)據(jù)和操作日志，有助于內(nèi)部控制監(jiān)督工作的高效開(kāi)展。

1.財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。在財(cái)務(wù)管理方面的內(nèi)部控制包含預(yù)算業(yè)務(wù)和收支業(yè)務(wù)。預(yù)算業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制需要將預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、評(píng)價(jià)等不相容崗位相互分離。在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的預(yù)算流程中需要明確各崗位的負(fù)責(zé)人，按照業(yè)務(wù)流程由崗位負(fù)責(zé)人逐步操作。預(yù)算業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制通過(guò)制定控制標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則對(duì)費(fèi)用申請(qǐng)、財(cái)務(wù)審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷等具體事項(xiàng)操作的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算業(yè)務(wù)流程中存在的操作問(wèn)題。收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制需要明確內(nèi)部審批、審核、支付、核算和歸檔等支出各關(guān)鍵崗位的職責(zé)權(quán)限，在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的收支流程中加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審批權(quán)限、程序和責(zé)任的控制，保證支付業(yè)務(wù)的審批在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，同時(shí)，加強(qiáng)支出審核，對(duì)審核單據(jù)和支出憑證的真實(shí)性、審批手續(xù)的完整性開(kāi)展審核。在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中采用電子報(bào)賬流程并與銀行賬務(wù)系統(tǒng)連通，對(duì)員工的費(fèi)用審批、決算審批以及財(cái)務(wù)報(bào)賬等業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控。

2.采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。在政府采購(gòu)業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制主要包含采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部審批、招標(biāo)文件審批、招標(biāo)業(yè)務(wù)開(kāi)展、合同簽訂、驗(yàn)收與保管。采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)通過(guò)規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程形成電子化實(shí)施監(jiān)控。采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的流程主要是“采購(gòu)業(yè)務(wù)預(yù)算→采購(gòu)業(yè)務(wù)審批→采購(gòu)業(yè)務(wù)招標(biāo)→合同簽訂→采購(gòu)支付→驗(yàn)收與管理”，系統(tǒng)模塊主要包含：采購(gòu)業(yè)務(wù)審批（根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算和業(yè)務(wù)需求對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)計(jì)劃進(jìn)行審批）、招標(biāo)業(yè)務(wù)（對(duì)招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件進(jìn)行審批）、采購(gòu)合同（審查采購(gòu)合同與招投標(biāo)文件的一致性）、采購(gòu)支付、驗(yàn)收與管理（根據(jù)合同內(nèi)容驗(yàn)收采購(gòu)物品并登記在案）。通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)可以將整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程透明化，內(nèi)部控制人員可以通過(guò)系統(tǒng)了解采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批、招標(biāo)、供應(yīng)商、資產(chǎn)等狀況。

3.資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。在資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制主要包含貨幣資金管理、銀行賬戶管理、實(shí)物資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)管理、對(duì)外投資管理，資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)主要針對(duì)上述四個(gè)方面的資產(chǎn)制定管理模塊。貨幣資金管理模塊主要包含收入、支出和債務(wù)的登記，會(huì)計(jì)檔案稽核和保管，登記管理、出納等工作應(yīng)分別設(shè)置崗位，嚴(yán)格執(zhí)行審批流程和崗位分責(zé)制，避免一人多責(zé)出現(xiàn)違規(guī)甚至舞弊情況。在銀行賬戶管理模塊，定期查詢銀行存款余額，核對(duì)賬單真實(shí)性，賬賬相符、賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)問(wèn)題。在實(shí)物資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)管理模塊，首先建立資產(chǎn)臺(tái)賬明確各項(xiàng)資產(chǎn)的管理責(zé)任和使用責(zé)任，定期清查盤點(diǎn)資產(chǎn)，其次制定資產(chǎn)調(diào)劑、租借的審批流程，最后建立資產(chǎn)信息報(bào)告機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)資產(chǎn)狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告。在對(duì)外投資管理模塊，對(duì)外投資需要進(jìn)行可行性評(píng)估、決策、執(zhí)行與監(jiān)督，可行性評(píng)估和決策需要領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究表決，對(duì)外投資項(xiàng)目的執(zhí)行與監(jiān)督需要及時(shí)準(zhǔn)確記錄投資收益和價(jià)值變動(dòng)狀況。

4.建設(shè)項(xiàng)目信息系統(tǒng)。在建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制主要包含建設(shè)項(xiàng)目的決策、審核、招標(biāo)、資金支付、檔案管理。在建設(shè)項(xiàng)目信息系統(tǒng)中，建設(shè)項(xiàng)目決策模塊主要是對(duì)決策機(jī)制進(jìn)行監(jiān)管，將決策過(guò)程中產(chǎn)生的各方面意見(jiàn)形成書面文件。建設(shè)項(xiàng)目審核模塊主要對(duì)項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、概預(yù)算、竣工決算報(bào)告等進(jìn)行審核，在審核過(guò)程中需要委托專業(yè)中介機(jī)構(gòu)參與并出具評(píng)審意見(jiàn)。建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)模塊主要審核建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)工作，對(duì)招標(biāo)文件的保密性、招標(biāo)過(guò)程的公平性進(jìn)行審核。建設(shè)項(xiàng)目資金支付模塊按照建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)度進(jìn)行資金支付，一方面審核資金的?？顚Ｓ?，另一方面在審核建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)度和施工質(zhì)量后才能批復(fù)資金支付。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模塊是將建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程的決策報(bào)告、可行性報(bào)告、招標(biāo)文件、竣工文件等相關(guān)資料整理歸檔，便于后續(xù)建設(shè)項(xiàng)目的審查。

5.合同管理信息系統(tǒng)。在合同管理業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制主要包含合同的授權(quán)簽署、簽訂條件、履行監(jiān)控和檔案管理。在合同管理信息系統(tǒng)中，授權(quán)簽署模塊主要是明確合同簽訂的權(quán)限，行政單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)簽署合同，而且需要對(duì)合同專用章進(jìn)行妥善管理，避免違規(guī)合同簽訂。簽訂條件模塊是在重大合同簽訂時(shí)，應(yīng)委托法律、會(huì)計(jì)等專業(yè)人員參與合同的商議和談判，并記錄和保管重要事項(xiàng)的商議和談判結(jié)果。履行監(jiān)控模塊主要是對(duì)簽訂合同的后續(xù)履行情況進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)于無(wú)法按時(shí)履約的情況及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，對(duì)于合同的補(bǔ)充、變更或解除應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展，在合同履行過(guò)程中的價(jià)款結(jié)算、賬務(wù)處理應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人共同審批。檔案管理模塊是將合同簽訂、履行狀況等進(jìn)行匯總整理和記錄。

6.審批管理信息系統(tǒng)。審批管理信息系統(tǒng)是對(duì)行政單位的申請(qǐng)和審批進(jìn)行信息化管理，包括對(duì)于公務(wù)接待、勞務(wù)支出、出差等事項(xiàng)的申請(qǐng)和審批。審批管理信息系統(tǒng)的流程如下：第一，申請(qǐng)人員填寫申請(qǐng)表并通過(guò)系統(tǒng)上傳資料文件。第二，系統(tǒng)自動(dòng)審核，若申請(qǐng)事項(xiàng)滿足系統(tǒng)制定的審核標(biāo)準(zhǔn)則直接上傳至負(fù)責(zé)人審批，否則交由相關(guān)人員對(duì)資料文件進(jìn)行審核。第三，由相關(guān)人員審核相關(guān)資料文件無(wú)誤后，交于負(fù)責(zé)人員審批，否則發(fā)回申請(qǐng)人員重新填寫申請(qǐng)表。審批管理信息系統(tǒng)的核心是文件資料檢測(cè)識(shí)別和自動(dòng)審核，主要利用的是圖片預(yù)處理技術(shù)、文字檢測(cè)與識(shí)別技術(shù)。申請(qǐng)人員上傳的申請(qǐng)表和資料文件通過(guò)圖片預(yù)處理技術(shù)分別提取文字和印章，文字檢測(cè)首先運(yùn)用CNN技術(shù)輸出熱力圖并通過(guò)人工設(shè)置的閾值二值化熱力圖，然后運(yùn)用DBNet技術(shù)將二值化操作融入到模型的訓(xùn)練過(guò)程中，文字識(shí)別首先用CNN技術(shù)提取圖像特征序列；然后用RNN技術(shù)分別預(yù)測(cè)特征序列的類別并整合，輸出文字識(shí)別結(jié)果。智能審核是將提取的文字和印章與標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行對(duì)比，運(yùn)用Agent技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)基于標(biāo)準(zhǔn)模板的分布計(jì)算，判斷申請(qǐng)事項(xiàng)是否滿足審批條件。

（三）信息化平臺(tái)數(shù)據(jù)層運(yùn)行。數(shù)據(jù)層主要是通過(guò)信息化技術(shù)及時(shí)收集各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)并進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理，為內(nèi)部控制決策提供有效支撐，各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集采用的是RPA技術(shù)。RPA機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)，是一種能夠模擬人類來(lái)執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)的新型技術(shù)，通過(guò)圖形方式顯示的計(jì)算機(jī)操作界面對(duì)RPA軟件進(jìn)行動(dòng)態(tài)設(shè)定即可。RPA技術(shù)的數(shù)據(jù)收集方式是通過(guò)錄制或編制執(zhí)行腳本模擬內(nèi)部控制人員的操作，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)重復(fù)執(zhí)行既定操作，收集各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的相關(guān)信息數(shù)據(jù)。運(yùn)用RPA技術(shù)模擬內(nèi)部控制人員在信息化平臺(tái)中的端口登錄、搜索、復(fù)制、粘貼等操作，將收集到的信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)。

在數(shù)據(jù)庫(kù)中以form表單的形式存儲(chǔ)各業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制相關(guān)數(shù)據(jù)，form表單主要根據(jù)業(yè)務(wù)流程和具體任務(wù)設(shè)計(jì)，一個(gè)表單對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)流程中的一個(gè)或多個(gè)任務(wù)。首先創(chuàng)建form格式文件，然后根據(jù)任務(wù)給form表單各節(jié)點(diǎn)屬性賦值，運(yùn)用Activiti業(yè)務(wù)流程引擎提供的表單設(shè)計(jì)功能可以快速生成form表單，并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。運(yùn)用Activiti業(yè)務(wù)流程引擎可以按照業(yè)務(wù)流程和邏輯關(guān)系從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取相關(guān)信息數(shù)據(jù)生成業(yè)務(wù)表單，而且可以根據(jù)內(nèi)部控制人員的需求設(shè)計(jì)特定的內(nèi)部控制表單。內(nèi)部控制人員通過(guò)查詢數(shù)據(jù)庫(kù)中的表單可以直觀審核各業(yè)務(wù)是否存在違規(guī)行為。以申請(qǐng)表單、報(bào)銷表單為例進(jìn)行說(shuō)明，具體如表1所示。

表1 申請(qǐng)表單和報(bào)銷表單

（四）信息化平臺(tái)分析層運(yùn)行。分析層主要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)功能，一是實(shí)時(shí)收集各業(yè)務(wù)流程信息，挖掘業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中的不合規(guī)操作，二是通過(guò)收集的各業(yè)務(wù)流程信息數(shù)據(jù)對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)的合規(guī)性進(jìn)行評(píng)估。分析層的兩項(xiàng)功能運(yùn)用BI商業(yè)智能實(shí)現(xiàn)，BI商業(yè)智能綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。BI商務(wù)智能的數(shù)據(jù)建模通過(guò)相同的字段在多個(gè)分析所需的表單之間建立表間關(guān)系，分析各個(gè)表之間的邏輯關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系，可以從不同的角度分析業(yè)務(wù)狀況。

業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)不合規(guī)操作的實(shí)時(shí)控制運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)層運(yùn)用RPA技術(shù)實(shí)時(shí)收集各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的操作數(shù)據(jù)并上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息數(shù)據(jù)更新時(shí)，分析層的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)從數(shù)據(jù)庫(kù)中挖掘更新信息數(shù)據(jù)以及相關(guān)判斷標(biāo)準(zhǔn)，由聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)對(duì)更新信息數(shù)據(jù)的合規(guī)性開(kāi)展判斷，若不合規(guī)需要立即將該事項(xiàng)消息推送給內(nèi)部控制人員。整個(gè)業(yè)務(wù)的合規(guī)性評(píng)估是根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)中各表單的勾稽關(guān)系制定各種規(guī)則程序?qū)?shù)據(jù)庫(kù)中的信息數(shù)據(jù)開(kāi)展分析，運(yùn)用聯(lián)機(jī)分析處理技術(shù)對(duì)各項(xiàng)表單進(jìn)行層次劃分，對(duì)表單中的信息數(shù)據(jù)開(kāi)展切片、切塊、旋轉(zhuǎn)以及鉆取等操作，挖掘業(yè)務(wù)流程中存在的不合規(guī)事項(xiàng)，并生成內(nèi)部控制報(bào)告。

五、行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)運(yùn)行保障措施

行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的構(gòu)建和運(yùn)行首先需要增強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制的重視程度，其次各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)是內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的重要支撐，部分行政單位在構(gòu)建信息化平臺(tái)之前已經(jīng)構(gòu)建了業(yè)務(wù)信息平臺(tái)，為了保證信息化平臺(tái)的順利運(yùn)行需要提升內(nèi)部控制信息化整體水平，此外，還需要注重信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全和運(yùn)維安全。

第一，增強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制的重視程度。內(nèi)部控制信息化是一個(gè)復(fù)雜的體系，涉及到各職能部門和業(yè)務(wù)流程，任一業(yè)務(wù)流程的中斷或重大失誤、任一職能部門的不配合均會(huì)影響信息化平臺(tái)的運(yùn)行。行政單位應(yīng)由內(nèi)部控制職能部門通過(guò)會(huì)議和內(nèi)部自媒體宣傳內(nèi)部控制信息化的重要性，增強(qiáng)單位人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)知和重視程度。完善內(nèi)部控制制度，根據(jù)《內(nèi)部控制規(guī)范》和自身業(yè)務(wù)特性全面梳理各業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并針對(duì)其制定識(shí)別方法和應(yīng)對(duì)措施，將風(fēng)險(xiǎn)防范“刻入”業(yè)務(wù)流程，要求員工遵從內(nèi)部控制規(guī)定。

第二，提升內(nèi)部控制信息化的整體水平。行政單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的順利運(yùn)行需要各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的支持，在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、采購(gòu)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等建設(shè)完成后才能奠定良好的運(yùn)行基礎(chǔ)，行政單位需要提升內(nèi)部控制信息化的整體水平。應(yīng)根據(jù)《內(nèi)部控制規(guī)范》對(duì)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，或重新構(gòu)建業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，在調(diào)整和構(gòu)建時(shí)注意與信息化平臺(tái)的兼容性，而且需要預(yù)留連接端口，便于信息化平臺(tái)后續(xù)可能采用的嵌入式數(shù)據(jù)收集方式。

第三，保障信息化平臺(tái)安全性。內(nèi)部控制信息化平臺(tái)獲取的信息數(shù)據(jù)均來(lái)自各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，如果行政單位的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)存在安全性問(wèn)題，則信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性以及可靠性可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，因此需要定期對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)開(kāi)展安全審計(jì)。信息化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全審計(jì)主要是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全、設(shè)備安全開(kāi)展審計(jì)并設(shè)置高等級(jí)的防火墻，保證信息系統(tǒng)始終處于安全狀態(tài)，避免企業(yè)信息數(shù)據(jù)被竊取和篡改。信息化平臺(tái)的操作安全審計(jì)主要是對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)操作人員和運(yùn)維人員工作的合規(guī)性以及各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)開(kāi)展持續(xù)性審計(jì)，避免因人為操作失誤或系統(tǒng)軟件故障導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺失等情況。