軍工企業(yè)加強(qiáng)合同全流程管理的對(duì)策建議

閔琴秀

（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第五十研究所，上海 200331）

一、前言

企業(yè)之間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，主要是通過“合同”這樣一種方式來約定雙方的權(quán)利和義務(wù)。企業(yè)銷售合同管理，不只是銷售環(huán)節(jié)，它影響和依賴企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如，采購(gòu)、研發(fā)和生產(chǎn)、財(cái)稅管理等環(huán)節(jié)。合同管理已成為財(cái)務(wù)管理中的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門，兩者在合同管理過程中相輔相成、相互促進(jìn)，合同管理成為財(cái)務(wù)部門深入?yún)⑴c和熟悉本企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程、準(zhǔn)確預(yù)算和核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、獲取企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行實(shí)時(shí)情況的重要途徑。在合同執(zhí)行中和執(zhí)行后，財(cái)務(wù)部門又可以根據(jù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)評(píng)定合同執(zhí)行的質(zhì)量，給業(yè)務(wù)部門提供相依的財(cái)務(wù)支撐。

二、軍工企業(yè)合同管理存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題

我國(guó)的軍工產(chǎn)品市場(chǎng)有別于其他產(chǎn)品的市場(chǎng)，在相對(duì)封閉的市場(chǎng)環(huán)境下又逐漸趨于競(jìng)爭(zhēng)。但也存在特殊情況，比如軍方用戶因項(xiàng)目緊張，在合同談判期間，未正式簽訂合同前，就要求供方提前著手開始項(xiàng)目，之后再補(bǔ)簽合同。這些特殊性導(dǎo)致軍工企業(yè)在合同管理中存在一些問題。

（一）缺乏對(duì)合同足夠的嚴(yán)謹(jǐn)度

購(gòu)銷雙方簽約銷售合同，是一種嚴(yán)肅的法律行為，是規(guī)范雙方之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的一種手段。雖然由于行業(yè)特殊性，最終購(gòu)買方是軍方，信譽(yù)度較高，供貨方提供產(chǎn)品不但是市場(chǎng)行為，也含有對(duì)國(guó)家國(guó)防建設(shè)的義務(wù)，甚至有的項(xiàng)目國(guó)家利益高于企業(yè)利益，但是雙方仍應(yīng)以嚴(yán)肅認(rèn)真態(tài)度對(duì)待這一法律行為。雙方基本不會(huì)存在較大合同糾紛問題，但合同本身的法律性和規(guī)范性不容忽視。

在簽訂合同時(shí)，存在套用以往類似合同模版，或以強(qiáng)勢(shì)一方（通常是購(gòu)方）的合同作為模版的情況，僅僅修改合同名稱、產(chǎn)品名稱、合同金額等，與實(shí)際執(zhí)行存在差異。最終超過合同約定，額外提供附屬產(chǎn)品和技術(shù)服務(wù)等卻無法另外結(jié)算或另外足額結(jié)算。

（二）對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

軍工企業(yè)對(duì)外簽訂的銷售合同不僅會(huì)涉及本企業(yè)內(nèi)部信息和商業(yè)秘密，還會(huì)涉及國(guó)防機(jī)密。國(guó)防機(jī)密一旦被境外間諜組織獲取，發(fā)生泄密事件，會(huì)給國(guó)家?guī)頁(yè)p失，企業(yè)也會(huì)因此可能喪失軍工產(chǎn)品試制資格，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來致命打擊。合同信息安全至關(guān)重要。在現(xiàn)代化辦公水平日益提高的今天，使用計(jì)算機(jī)處理工作已是企業(yè)的日常的工作方式，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸工作信息也司空見慣。保密風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠，很容易給企業(yè)帶來致命損失。

此外，合同談判和簽訂期間，一旦代理不負(fù)責(zé)任、缺乏職業(yè)操守或?qū)I(yè)能力欠缺，會(huì)造成合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、存在法律漏洞或條款不全的問題，給企業(yè)帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。由于合同履約涉及企業(yè)業(yè)務(wù)部門、生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、技術(shù)支持部門和管理部門等多個(gè)部門，一旦各部門之間職責(zé)和權(quán)利劃分不明確造成管理松懈，可能會(huì)發(fā)生各種不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致未能按期提供產(chǎn)品或服務(wù)，不能按期足額結(jié)算、交接不清等，最終給企業(yè)帶來經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同管理信息系統(tǒng)信息傳輸不順暢

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)較為復(fù)雜，從貨物流角度，包括材料采購(gòu)入庫(kù)、材料生產(chǎn)領(lǐng)用、產(chǎn)品生成入庫(kù)、產(chǎn)品銷售出庫(kù)；從多部門協(xié)作角度，包括采購(gòu)部門、倉(cāng)管部門、生產(chǎn)部門、銷售部門及財(cái)務(wù)等管理部門，不同業(yè)務(wù)不同部門會(huì)有不同的信息管理系統(tǒng)，例如，存貨管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。不同系統(tǒng)之間的融合不夠，或由于集團(tuán)公司向下屬公司推行新信息系統(tǒng)，導(dǎo)致同一項(xiàng)合同業(yè)務(wù)在不同部門、不同系統(tǒng)間重疊交叉，人為提高工作量，增加企業(yè)的成本，同時(shí)在不同信息系統(tǒng)之間切換，也導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的繁雜。如何打破不同系統(tǒng)間的隔閡，建立一套完善、流程清晰的合同管理系統(tǒng)，是值得深入探討的問題。

三、軍工企業(yè)加強(qiáng)合同管理工作的對(duì)策建議

（一）事前儲(chǔ)備和謀劃

1.完善合同管理保障平臺(tái)

軍工產(chǎn)品市場(chǎng)屬于半封閉的市場(chǎng)，軍工產(chǎn)品任務(wù)大部分由各大國(guó)有軍工集團(tuán)承擔(dān)研制和生產(chǎn)任務(wù)，各軍工集團(tuán)之間、集團(tuán)內(nèi)部各企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)激烈。隨著軍改的深入，軍隊(duì)對(duì)承制企業(yè)的合同執(zhí)行要求日漸嚴(yán)格。企業(yè)需研究新形勢(shì)下國(guó)家政策、軍工產(chǎn)品需求和合同規(guī)范及要求，建立和完善本企業(yè)的制度、流程等，為軍工產(chǎn)品合同管理工作提供有效保障。

2.銷售合同管理和企業(yè)收入確認(rèn)緊密結(jié)合

2017年，財(cái)政部修訂了《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，在企業(yè)收入確認(rèn)準(zhǔn)則中明確了將“商品控制權(quán)的轉(zhuǎn)移”作為確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，以此取代“風(fēng)險(xiǎn)報(bào)酬轉(zhuǎn)移”。2021年起，國(guó)有企業(yè)全面實(shí)行新收入準(zhǔn)則，既按五步法來確定收入。不難發(fā)現(xiàn)，政策的變動(dòng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)核算和各項(xiàng)管理提出了新的要求。財(cái)務(wù)人員需要對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)的跟蹤，對(duì)提供的產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)、交易安排、履約進(jìn)度等合同執(zhí)行進(jìn)度情況要及時(shí)掌握更多的信息，而不再只是在業(yè)務(wù)人員提供業(yè)務(wù)結(jié)果時(shí)進(jìn)行賬務(wù)核算。收入的會(huì)計(jì)核算對(duì)合同信息實(shí)時(shí)掌握的依賴日益重要，這也對(duì)企業(yè)合同管理模式的優(yōu)化提出了新的要求。

3.銷售合同管理與資金管理及預(yù)算結(jié)合

現(xiàn)金流是企業(yè)發(fā)展的血液。一方面，科學(xué)、有效的合同管理與資金管理相結(jié)合，可以保證企業(yè)現(xiàn)金流預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性，并保障現(xiàn)金流的及時(shí)提供。經(jīng)過合同雙方的有效溝通，切合實(shí)際地?cái)M定收款條款，進(jìn)而保障實(shí)際業(yè)務(wù)的執(zhí)行和收款，確保合同款項(xiàng)按時(shí)收取，降低逾期應(yīng)收賬款發(fā)生的概率。另一方面，資金的預(yù)算管理應(yīng)與已生效合同和預(yù)計(jì)新簽合同及預(yù)計(jì)回款時(shí)間點(diǎn)相結(jié)合，有利于企業(yè)對(duì)資金進(jìn)行合理的分配和規(guī)劃，測(cè)算企業(yè)資金的自我供給量和外部需求量，為企業(yè)資金運(yùn)營(yíng)提供保障。雖然軍工行業(yè)的特殊性導(dǎo)致合同回款高度集中于年末，但這并不影響企業(yè)做好資金管理和預(yù)算。

（二）事中執(zhí)行和監(jiān)管

1.加強(qiáng)合同履行的監(jiān)管

合同生效后，合同管理部門將合同信息傳遞到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)分析合同內(nèi)相關(guān)信息，將合同上的各個(gè)業(yè)務(wù)時(shí)間點(diǎn)轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)視角下的各個(gè)監(jiān)控點(diǎn)，例如，采購(gòu)和預(yù)算、生產(chǎn)和成本費(fèi)用、銷售和回款等，確定監(jiān)控切入點(diǎn)，明確監(jiān)管內(nèi)容，發(fā)揮監(jiān)管作用，掌握合同履行的具體情況。及時(shí)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)的業(yè)務(wù)信息，動(dòng)態(tài)編制合同執(zhí)行情況表和合同項(xiàng)目收入成本費(fèi)用管控表，通過建立不同合同項(xiàng)目明細(xì)執(zhí)行表來實(shí)現(xiàn)對(duì)合同履約進(jìn)度的監(jiān)管和費(fèi)用管控，做到從費(fèi)用上降低項(xiàng)目成本，及時(shí)回款結(jié)算，提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率，增加企業(yè)效益。

2.對(duì)合同進(jìn)行全生命周期管理

在合同發(fā)起、合同簽訂、合同執(zhí)行和合同結(jié)束全過程，各部門職責(zé)分工明確，增強(qiáng)大局意識(shí)，鉆研各自業(yè)務(wù)能力，為了企業(yè)獲取經(jīng)營(yíng)利益，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)這一共同目標(biāo)協(xié)同合作。企業(yè)單純從財(cái)務(wù)管理角度監(jiān)管合同的有效執(zhí)行，作用是有限的，不具備全面性。企業(yè)通過建立切合實(shí)際、獎(jiǎng)罰分明的人力資源管理制度、員工薪酬制度、員工績(jī)效考核制度等體系來激勵(lì)各環(huán)節(jié)各部門的相應(yīng)人員的積極性。

對(duì)軍工產(chǎn)品交付任務(wù)已明確的，雙方合作契合度較高的，在雙方正式簽訂合同前將工作重心前移，通過做好合同內(nèi)容的成本測(cè)算和預(yù)計(jì)產(chǎn)品供應(yīng)時(shí)間測(cè)算，充分和用戶溝通并獲取支持，促進(jìn)合同利益最大化，推進(jìn)軍工產(chǎn)品的精細(xì)化管理。對(duì)產(chǎn)品各環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理，必然成為企業(yè)獲取合同最大利益的有效手段，而精細(xì)化管理，不但是針對(duì)軍工產(chǎn)品的成本測(cè)算和報(bào)價(jià)，還包括在材料采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)服務(wù)等各個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中。

（三）事后總結(jié)和評(píng)判

1.以客戶合同回款情況評(píng)定客戶等級(jí)，優(yōu)化企業(yè)信用政策

財(cái)務(wù)部門雖然不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，但可以利用可用資源，有所作為。通過對(duì)客戶的每一筆合同回款情況，對(duì)客戶進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，是利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的一種方法，對(duì)財(cái)務(wù)管理的提高有所促進(jìn)。

通過已有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)有業(yè)務(wù)往來的客戶合同回款情況進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，開展客戶回款信用等級(jí)評(píng)定。通過對(duì)客戶進(jìn)行回款信用等級(jí)評(píng)定，對(duì)客戶的回款周期有量化的概念，在后續(xù)與客戶簽訂合同中，根據(jù)客戶回款信用等級(jí)，可以掌握主動(dòng)，對(duì)合同回款條款提出相應(yīng)的要求。

等級(jí)評(píng)定的依據(jù)是在執(zhí)行合同過程中，對(duì)每一筆合同的每一筆開票金額、每一筆回款金額和周期等，判定標(biāo)準(zhǔn)是回款周期短，信用等級(jí)高。設(shè)定三個(gè)月為周期，給1分值。具體計(jì)算方法是：根據(jù)合同到款把合同開票額進(jìn)行拆分，將每筆款根據(jù)周期確定的分值和合同到款金額相乘之后得到1計(jì)算值，某客戶所有計(jì)算值相加后除以該客戶合同開票金額之和得到權(quán)重分，以權(quán)重分確定等級(jí)。例如，標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定為：A級(jí)：90分（含90分）～100分；B級(jí)：80分（含80分）～90分；C級(jí)：70分（含70分）～80分；D級(jí)：60分（含60分）～70分；E級(jí)：60分以下。通過計(jì)算得出當(dāng)年度各客戶的等級(jí)評(píng)定結(jié)果，從客戶戶數(shù)、客戶開票額角度看各等級(jí)戶數(shù)比例，得到企業(yè)當(dāng)年客戶整體等級(jí)情況。通過客戶戶數(shù)、客戶開票額歷年評(píng)定結(jié)果的比較，得到企業(yè)客戶歷年整體變化情況，尤其關(guān)注大客戶（特別前五大客戶）的等級(jí)變化情況。通過大客戶歷年的戶數(shù)和合同開票額占當(dāng)年的比重，觀察大客戶整體變化情況；通過大客戶歷年評(píng)定明細(xì)情況，各級(jí)別大客戶合同開票金額和占比情況，分析歷年各大客戶的變化情況。通過深入的剖析客戶回款情況，為企業(yè)信用政策與應(yīng)收賬款管理提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支撐。

2.客觀分析評(píng)價(jià)合同利潤(rùn)，加強(qiáng)產(chǎn)品成本管控

軍工產(chǎn)品由于分類標(biāo)準(zhǔn)不同，其成本構(gòu)成也不一致。2019年國(guó)家發(fā)布了新版的《國(guó)防科研試制費(fèi)管理辦法》《軍品定價(jià)議價(jià)規(guī)則》及《軍用軟件經(jīng)費(fèi)概算計(jì)價(jià)規(guī)范》等報(bào)價(jià)要求，報(bào)價(jià)經(jīng)費(fèi)的分類日趨合理和嚴(yán)謹(jǐn)。軍工企業(yè)簽訂的合同利潤(rùn)低或虧本的情況時(shí)有發(fā)生，其中原因有在簽訂合同時(shí)未遵循測(cè)算“絕對(duì)全”“相對(duì)準(zhǔn)”的原則梳理出詳細(xì)成本構(gòu)成和成本支出管控不足，最終導(dǎo)致合同項(xiàng)目費(fèi)用成本偏高，甚至出現(xiàn)虧損。

軍工產(chǎn)品的特殊性，基本上都是定制類項(xiàng)目。產(chǎn)品的最終審定價(jià)格需要經(jīng)過軍方指定審價(jià)機(jī)構(gòu)審定確定。在此之前，合同簽訂的產(chǎn)品價(jià)格，以中標(biāo)產(chǎn)品報(bào)價(jià)作為合同暫定價(jià)格，按暫定價(jià)暫時(shí)結(jié)算，待審定價(jià)確定后，多退少補(bǔ)。而審定價(jià)以按國(guó)家頒布的相應(yīng)計(jì)算辦法核算。所以產(chǎn)品成本管控也應(yīng)以相應(yīng)國(guó)家頒布的規(guī)定為管控依據(jù)，并輔以合理的利潤(rùn)加成。在合同執(zhí)行完結(jié)后，加強(qiáng)合同項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集和歸納，重點(diǎn)對(duì)成本、利潤(rùn)的占比總結(jié)和評(píng)價(jià)，為相似合同項(xiàng)目的管控提供參考。

3.借助信息化手段管理合同，實(shí)現(xiàn)多部門參與和數(shù)據(jù)共享

充分利用信息化管理手段，這是合同生命周期管理的基礎(chǔ)。通過合同管理的各環(huán)節(jié)，把財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的各環(huán)節(jié)串聯(lián)起來，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的企業(yè)流程。合同信息化管理系統(tǒng)合同發(fā)起環(huán)節(jié)，體現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理、預(yù)算管理等，為資金預(yù)算管理提供支撐，提高財(cái)務(wù)的預(yù)測(cè)能力；合同訂立環(huán)節(jié)，體現(xiàn)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制、稅收籌劃等，通過信息化手段提高業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)流程效率，為財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金控制等提供支撐，提高財(cái)務(wù)的掌控能力；合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，體現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)運(yùn)行進(jìn)度，使財(cái)務(wù)人員更懂業(yè)務(wù)；合同退出環(huán)節(jié)，體現(xiàn)對(duì)合同的后期維護(hù)，包括完善相關(guān)合同信息及檔案材料，不限于合同收款時(shí)間、經(jīng)辦人等關(guān)鍵信息，規(guī)避法律和操作風(fēng)險(xiǎn)等，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員從財(cái)務(wù)角度完成合同的閉環(huán)管理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在合同的全流程管理中，雖然財(cái)務(wù)更多的是從自身的專業(yè)角度去評(píng)審合同、監(jiān)督執(zhí)行合同，給予財(cái)務(wù)專業(yè)角度的意見，盡量規(guī)避財(cái)稅風(fēng)險(xiǎn)和加強(qiáng)監(jiān)管力度，促使合同效用的有效發(fā)揮，保障企業(yè)財(cái)務(wù)核算的正確性，但由于合同的有效執(zhí)行不只是考慮銷售環(huán)節(jié)，相應(yīng)支持環(huán)節(jié)也會(huì)影響合同執(zhí)行和企業(yè)利益，因此，應(yīng)督促財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變思維方式。在加強(qiáng)自身專業(yè)能力的同時(shí)，熟悉企業(yè)生產(chǎn)、驗(yàn)收和銷售等環(huán)節(jié)和工作流程。此外，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)人員的培訓(xùn)和考核。畢竟合同執(zhí)行情況是客戶信用情況的體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部自身管理的體現(xiàn)。要使企業(yè)管理層充分認(rèn)識(shí)到，合同管理水平的提升可以有效促進(jìn)軍工企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。