基于考核評(píng)價(jià)的航天企業(yè)檔案工作發(fā)展策略思考

夏靜 /中國(guó)空間技術(shù)研究院

“十四五”時(shí)期，是中國(guó)航天科技集團(tuán)有限公司“建設(shè)成為世界一流航天企業(yè)集團(tuán)、支撐國(guó)防和軍隊(duì)現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)我國(guó)躋身世界航天強(qiáng)國(guó)前列”的重要飛躍期，是中國(guó)空間技術(shù)研究院“建成世界一流宇航企業(yè)”的關(guān)鍵實(shí)施期。各級(jí)檔案部門置身企業(yè)深化改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展的浪潮中，需要深入思考如何更好地圍繞中心、服務(wù)大局，全面提升檔案管理、研究、服務(wù)、保障能力，突出自身價(jià)值。為了探索航天企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的路徑，首先需要深入了解和把握各單位檔案工作狀況，采取有效措施督促各單位加強(qiáng)檔案工作?；诖?，2020 年，研究院組織開展了面向全院29 家直屬單位的檔案工作考核評(píng)價(jià)活動(dòng)。筆者通過在考評(píng)中掌握的情況，分析當(dāng)前航天企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀和面臨的問題，進(jìn)一步思考發(fā)展策略。

一、考評(píng)內(nèi)容

為了全面準(zhǔn)確掌握各單位檔案工作發(fā)展水平，此次考評(píng)內(nèi)容包括檔案工作組織管理、檔案設(shè)施設(shè)備、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案信息化建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用5個(gè)方面22 個(gè)考評(píng)要素。檔案工作組織管理主要考評(píng)單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)落實(shí)情況、檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案人員配備、檔案工作“三納入”情況、檔案集中統(tǒng)一管理情況、檔案管理體系和歸檔網(wǎng)絡(luò)建設(shè)情況、檔案規(guī)章制度建設(shè)情況、檔案宣傳培訓(xùn)工作開展情況；檔案設(shè)施設(shè)備主要考評(píng)檔案庫(kù)房建設(shè)、檔案工作所需設(shè)施設(shè)備的配備情況；檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)主要考評(píng)文件材料歸檔情況、檔案檢查驗(yàn)收與進(jìn)館情況、檔案鑒定工作開展情況；檔案信息化建設(shè)主要考評(píng)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃與實(shí)施、檔案管理軟件應(yīng)用、檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件管理和檔案異地異質(zhì)備份工作開展情況；檔案信息開發(fā)利用主要考評(píng)檔案提供利用工作、檔案編研工作和檔案課題研究開展情況。

二、存在的主要問題

在研究院直屬29 家單位中，除了2 家單位由于成立未滿2 年暫未列入考評(píng)范圍，考評(píng)結(jié)果為優(yōu)秀9 家，良好5 家，合格13 家，基本能夠反映出研究院當(dāng)前檔案工作的整體情況。

1.組織管理

從考評(píng)情況來(lái)看，90% 以上的單位能夠較好地落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建立能夠滿足檔案工作基本要求的檔案工作管理機(jī)制和檔案制度體系，能夠組織和參加檔案宣傳培訓(xùn)活動(dòng)，為檔案工作發(fā)展提供一定的條件。但是也還存在一些問題，最為突出的是業(yè)務(wù)部門的歸檔責(zé)任難以有效落實(shí)。檔案資源建設(shè)是檔案工作的基石，歸檔是檔案資源建設(shè)的重要手段和途徑，需要業(yè)務(wù)部門和檔案部門的大力協(xié)同。部分單位檔案由檔案部門負(fù)責(zé)整理歸檔，沒有明確業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷責(zé)任，沒有建立有效的檔案歸檔網(wǎng)絡(luò)；或者雖有制度要求但由于缺乏有力的監(jiān)督考核手段難以落實(shí)，例如，檔案工作“三納入”“四參加”等旨在促進(jìn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作相融合的規(guī)定往往流于紙面，這些都不利于歸檔工作的開展，造成應(yīng)歸檔文件材料不齊全、不完整。

2.設(shè)施設(shè)備

個(gè)別單位由于辦公區(qū)域面積有限，沒有做到檔案保管區(qū)、檔案閱覽利用區(qū)和檔案人員辦公區(qū)“三分開”。有的單位沒有配備滿足檔案保管條件要求的專門檔案庫(kù)房，只有一間屋子幾個(gè)文件柜；有的雖有庫(kù)房，但是庫(kù)房面積達(dá)不到 “有一定余量，滿足未來(lái)5 ～10 年發(fā)展需要”的要求。另外，部分單位檔案庫(kù)房的“八防”條件距離國(guó)家檔案局《檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》要求還有一定差距，例如，未配備溫濕度調(diào)控監(jiān)測(cè)設(shè)備，庫(kù)房溫濕度不利于檔案的長(zhǎng)期保管；錄像帶等特殊載體檔案未配備符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案防磁柜；未配備除塵消毒設(shè)備，沒有開展檔案除塵消毒工作，不利于檔案人員的職業(yè)健康防護(hù)；有的單位庫(kù)房滅火裝置為噴淋系統(tǒng)，可能對(duì)檔案造成二次傷害。

3.基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

文件歸檔和檔案管理是檔案工作最為重要的組成部分。從考評(píng)情況來(lái)看，75%的單位能夠根據(jù)上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和本單位實(shí)際建立檔案類目劃分體系和各門類檔案的歸檔范圍表，對(duì)歸檔的文件也能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理和編目，確保檔案實(shí)體保管整齊有序。然而，從檔案資源建設(shè)的整體效果來(lái)看，還存在一些共性問題：一是綜合管理文件歸檔普遍有所欠缺。綜合管理文件的內(nèi)涵很豐富，它是單位在行政管理、科研生產(chǎn)管理等各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的各類文件，歸檔之后一般稱為“文書檔案”。但在實(shí)際歸檔中，往往只有機(jī)關(guān)收發(fā)文也就是我們習(xí)慣稱為“紅頭文件”的那部分公文能夠得到及時(shí)歸檔，機(jī)關(guān)內(nèi)部所形成的“白頭文件”由于缺乏必要的受控手段而得不到及時(shí)歸檔，從而影響文書檔案的完整性。二是保管期滿檔案鑒定處置工作未能有效開展。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無(wú)法挽回。與企業(yè)面臨的檔案庫(kù)房壓力相比，檔案鑒定處置工作風(fēng)險(xiǎn)大，責(zé)任重，因此求穩(wěn)保守的思想非常普遍，直接影響檔案鑒定處置工作的開展。

4.檔案信息化建設(shè)

數(shù)字化時(shí)代，檔案信息化水平已經(jīng)成為衡量檔案部門發(fā)展水平的重要標(biāo)志。通過此次考評(píng)，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)的單位的比例為48%，檔案管理系統(tǒng)與OA、AVIDM 等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，具備電子文件在線歸檔條件的單位只有20%，已開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的單位占到55%。部分單位的檔案信息化水平不高，有的甚至還處于人工管理或者計(jì)算機(jī)輔助管理的階段，亟待以檔案信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。有的單位檔案管理系統(tǒng)軟件陳舊，長(zhǎng)期得不到升級(jí)改造，在一定程度上造成軟件功能與實(shí)際工作的脫節(jié)，更加不能滿足當(dāng)前電子檔案管理需求。還有相當(dāng)一部分單位檔案數(shù)字化程度較低，各門類檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也不完備，無(wú)法提供便捷的檔案利用在線審批和借閱，距離數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)要求存在很大差距。

5.檔案信息開發(fā)利用

檔案信息開發(fā)利用包含檔案利用服務(wù)和以檔案編研工作為主的檔案信息開發(fā)2 個(gè)層面的內(nèi)容。從考評(píng)反映的情況來(lái)看，各單位能夠做到檔案借閱審批手續(xù)合規(guī)，借閱記錄齊全完整，個(gè)別單位還能通過信息化手段開展網(wǎng)上在線借閱，使檔案利用服務(wù)擺脫時(shí)間和空間的限制，提升用戶利用體驗(yàn)。然而，從檔案開發(fā)利用的高級(jí)形式——檔案編研來(lái)說，目前將檔案編研工作納入部門年度工作計(jì)劃常態(tài)化開展的單位僅占31%，這與基層檔案人員一人多崗、事務(wù)性工作較多以及檔案學(xué)專業(yè)高層次人才不足的現(xiàn)狀密切相關(guān)。

三、航天企業(yè)檔案工作發(fā)展策略

當(dāng)前航天企業(yè)檔案工作存在技術(shù)瓶頸、人才短板以及基層基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作存在薄弱點(diǎn)等問題，建議從管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)3 個(gè)方面入手，以規(guī)范化管理為關(guān)鍵，以信息化為手段，以高素質(zhì)專業(yè)化人才為保障，切實(shí)推動(dòng)航天企業(yè)檔案工作發(fā)展。

1.管理層面

（1）加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)

檔案工作是一項(xiàng)從國(guó)家層面具有頂層要求的管理性工作，自2021 年1 月1 日起新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》正式施行。航天企業(yè)要做好新《檔案法》的宣貫，充分認(rèn)識(shí)《檔案法》修訂的重要意義，切實(shí)抓好《檔案法》的貫徹實(shí)施，按照“工作規(guī)章—管理制度—業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)”3 個(gè)層次對(duì)現(xiàn)行的各項(xiàng)檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面完善和升級(jí)。工作規(guī)章主要是依據(jù)新《檔案法》，與企業(yè)檔案工作相關(guān)的其他法律、法規(guī)以及上級(jí)規(guī)范性文件，如國(guó)家檔案局、國(guó)資委、航天科技集團(tuán)頒布的檔案工作制度規(guī)范等，制修訂本單位檔案工作綱領(lǐng)性文件《檔案工作管理辦法》。管理制度主要是綱領(lǐng)性文件的要求在科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等重要工作及檔案工作中的深入和細(xì)化，需要本單位業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同執(zhí)行，以此促進(jìn)檔案工作與業(yè)務(wù)工作的融合。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)主要是檔案部門在業(yè)務(wù)工作中需執(zhí)行的規(guī)定，企業(yè)要持續(xù)完善和修訂檔案管理制度體系，使各項(xiàng)工作有法可依、有法必依。

（2）建立常態(tài)化檔案工作考評(píng)機(jī)制

考核評(píng)價(jià)歷來(lái)是一種有效的管理手段。早在2011 年，國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)就曾要求中央企業(yè)按照《中央企業(yè)檔案工作評(píng)價(jià)辦法》開展檔案工作評(píng)價(jià)，旨在提升中央企業(yè)檔案工作管理水平，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。當(dāng)時(shí)，包括航天科技集團(tuán)在內(nèi)的多家央企均開展了考核評(píng)價(jià)工作。實(shí)踐證明，通過考核評(píng)價(jià)，有力提升了各單位對(duì)檔案工作的重視程度，困擾檔案部門多年的難題得到解決。因此，建立常態(tài)化檔案工作考評(píng)機(jī)制，將成為推動(dòng)新時(shí)期航天企業(yè)檔案工作步入高質(zhì)量發(fā)展軌道的加壓泵和推力器。

（3）提升檔案人才隊(duì)伍建設(shè)水平

檔案人員是企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的主體，是承擔(dān)檔案業(yè)務(wù)工作的主力軍。檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平的高低直接影響企業(yè)檔案工作的開展。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)基層檔案隊(duì)伍存在的技術(shù)型人才不足，具有較強(qiáng)研究能力和創(chuàng)新精神的復(fù)合型研究型人才緊缺問題，應(yīng)圍繞檔案信息化建設(shè)的需求導(dǎo)向培養(yǎng)和引進(jìn)人才，圍繞改革創(chuàng)新和服務(wù)航天企業(yè)集聚高層次檔案學(xué)專業(yè)人才，能夠開展檔案業(yè)務(wù)研究、管理研究、資源研究以及基于檔案的航天歷史文化研究，實(shí)現(xiàn)檔案工作的更大價(jià)值創(chuàng)造。

2.技術(shù)層面

（1）加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

隨著新一代信息技術(shù)加速突破應(yīng)用，從國(guó)家到行業(yè)層面紛紛制定數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略，搶占數(shù)字時(shí)代發(fā)展先機(jī)。航天科技集團(tuán)提出“數(shù)字航天”戰(zhàn)略，明確了數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作要求，為航天制造與應(yīng)用能力升級(jí)創(chuàng)造了更加有利的協(xié)同創(chuàng)新環(huán)境。在此形勢(shì)下，一是企業(yè)要將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，配備系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)提供保障；二是企業(yè)檔案主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作的監(jiān)督指導(dǎo)和推進(jìn)力度，在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中強(qiáng)化電子文件歸檔和具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的數(shù)據(jù)歸口檔案部門進(jìn)行集中管理等要求；三是從業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與系統(tǒng)建設(shè)入手，在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件收集和預(yù)歸檔功能，建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化電子文件歸檔、電子檔案管理、電子檔案檢索利用等功能模塊，保證電子檔案完整、真實(shí)、安全和可用。

（2）持續(xù)加強(qiáng)檔案館庫(kù)建設(shè)

館庫(kù)設(shè)施是關(guān)系檔案安全保管的重要條件。針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查中所體現(xiàn)出來(lái)的各單位檔案館庫(kù)條件參差不齊、檔案安全保管仍有隱患的現(xiàn)狀，一方面要持續(xù)加強(qiáng)檔案館庫(kù)條件建設(shè)，各單位對(duì)標(biāo)國(guó)家檔案局《檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》要求，加大檔案安全保障條件投入，加快檔案安全設(shè)施設(shè)備配備和更新，改善檔案庫(kù)房保管環(huán)境；另一方面，順應(yīng)新時(shí)期檔案庫(kù)房管理智能化的發(fā)展趨勢(shì)，加大物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)在檔案庫(kù)房管理中的應(yīng)用，通過應(yīng)用智能密集架來(lái)取代傳統(tǒng)柜架或手搖式密集架，實(shí)現(xiàn)密集架遠(yuǎn)程操作和控制。通過在檔案實(shí)體粘貼RFID 智能標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體精準(zhǔn)定位；通過不斷推進(jìn)檔案保管智能化，使原先耗時(shí)較長(zhǎng)的人工盤庫(kù)工作能夠在幾天內(nèi)完成，從而極大提升檔案管理效率，同時(shí)檔案保管的安全性也得到增強(qiáng)。

3.業(yè)務(wù)層面

（1）強(qiáng)化檔案資源建設(shè)

堅(jiān)持融入中心、融入主業(yè)的原則，“三管齊下”建立高質(zhì)量的航天企業(yè)檔案資源體系。一是豐富檔案資源，推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范歸檔工作，提高歸檔文件質(zhì)量，重點(diǎn)加強(qiáng)航天產(chǎn)品、重大科技專項(xiàng)、重大投資建設(shè)項(xiàng)目、重大經(jīng)濟(jì)合同項(xiàng)目和涉及本單位發(fā)展的重要管理性文件的歸檔，最大程度地實(shí)現(xiàn)文件歸檔全覆蓋；二是優(yōu)化檔案資源，鼓勵(lì)開展檔案鑒定工作，使保管期限屆滿的檔案得到合理的處置；三是加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以數(shù)字檔案資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升；繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，按照利用率高檔案優(yōu)先、珍貴檔案優(yōu)先、高危檔案優(yōu)先、特殊載體檔案優(yōu)先等原則，逐步開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。

（2）提升檔案服務(wù)開發(fā)能力

藏以致用，凸顯檔案價(jià)值應(yīng)成為檔案部門的不懈追求。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門的作用不能局限于對(duì)檔案進(jìn)行集中管理和提供查詢利用。有為才有位，應(yīng)拓展對(duì)檔案信息的挖掘、分析和提煉，將“死檔案”變?yōu)椤盎钪R(shí)”，主要方式包括：一是積極探索知識(shí)管理、人工智能等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用，借助信息化手段簡(jiǎn)化檔案利用程序和提升檔案查詢效率，將檔案進(jìn)行分類整合形成專題檔案庫(kù)，促進(jìn)檔案服務(wù)便捷化；二是加強(qiáng)檔案信息的深度開發(fā)，圍繞單位重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)、重大紀(jì)念活動(dòng)，通過展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作等方式不斷創(chuàng)新檔案編研工作形式，推出具有廣泛影響力的檔案文化精品。