辦公室精細化管理中工作效率的提升途徑

潘勇 國網(wǎng)襄陽供電公司

辦公室作為綜合管理部門，為其他部門提供相應的服務，從內(nèi)部、外部為企業(yè)發(fā)展提供服務。辦公室涉及工作內(nèi)容較多，日常工作十分復雜，尤其是新時代對辦公室管理提出了更高的要求。精細化、信息化、規(guī)范化的管理模式是企業(yè)競爭發(fā)展對辦公室部門提出的需求。辦公室部門也要積極思考提高工作效率的方法，貫徹落實精細化管理理念，提高管理質(zhì)量。

一、辦公室精細化管理概念

精細化管理概念大都應用到行政管理之中，結(jié)合企業(yè)或者單位實際的運行情況落實具體的管理辦法。精細化管理更加注重管理細節(jié)的完善，通過制定管理細則、管理手段、管理策略，落實具體的管理措施，降低管理成本，提高辦公室工作、服務的系統(tǒng)性與整體性。精細化管理更加注重科學理念、信息理念、效率思維、效益提升等內(nèi)容，適應經(jīng)濟發(fā)展、社會發(fā)展的客觀需求，符合時代特征。精細化管理模式涉及內(nèi)容較多，形式也比較復雜，在落實精細化管理模式期間需要不斷思考管理策略與企業(yè)之間的適應性，促進各部門、人員、業(yè)務之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)也在思考如何具體落實精細化管理模式，其在辦公室管理期間仍延續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式，存在一定的弊端，缺乏精細化管理理念，具有廣闊的工作效率提升空間。以下是辦公室管理模式中可以提升的內(nèi)容，并通過積極探討精細化管理理念應用對具體工作落實提出的要求。

二、辦公室管理模式存在問題

（一）管理目的不明確

精細化管理對管理目標要求更加明確。企業(yè)沒有采用量化的指標落實管理辦法，辦公室部門管理目標并不明確。例如，在人員管理中，企業(yè)雖然制定了考核標準、考核內(nèi)容，但考核管理的最終目的是判斷個人參與工作的態(tài)度以及能力，并沒有思考如何通過考核在企業(yè)內(nèi)部形成良好的競爭氛圍，促進工作效率的提升。辦公室的行政管理工作涉及職位管理時，管理目標與職位之間的協(xié)同性不足，致使管理辦法落實期間出現(xiàn)混亂，工作效率難以達到最優(yōu)化。

（二）管理意識滯后

精細化管理意識要求應用現(xiàn)代化管理理念，落實規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理措施，具備精細化管理意識。然而就目前而言，辦公室管理由于意識滯后，管理體系中部分內(nèi)容仍沿用傳統(tǒng)管理模式，很多具體的管理工作在具體實踐工作中無法落實，導致很多地方存在漏洞，管理效率無法得到保障。

（三）管理辦法不科學

精細化管理要求應用具體化的管理辦法，落實具體的管理制度，制定并執(zhí)行管理細則與管理方案。由于辦公室涉及工作任務量較為龐大，管理制度、管理指標等落實缺乏量化標準，對具體的管理要素很難進行細致的劃分，常常出現(xiàn)管理失衡問題。不科學的管理辦法導致辦公室工作效率無法得到最大保障。

三、辦公室精細化管理路徑優(yōu)化

（一）細化管理內(nèi)容

精細化管理要求在以往辦公室管理內(nèi)容、管理方向的基礎(chǔ)上進一步細化，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展與業(yè)務管理形式，明確具體管理內(nèi)容。例如，常規(guī)性的管理模式中辦公室同時負責企業(yè)的行政管理內(nèi)容與后勤管理等內(nèi)容，并將多項工作融合在一起，各個管理內(nèi)容之間缺乏銜接性，導致管理狀態(tài)長期處于朦朧、模糊的階段。通過進一步細化管理內(nèi)容的方式，可以使得各項內(nèi)容之間相互協(xié)調(diào)、劃分明確，使得各項管理內(nèi)容更加具備層次性、條理性，按照工作內(nèi)容性質(zhì)、工作內(nèi)容的重要性對其進行分類管理，減少形式主義管理模式的存在。企業(yè)按照辦公室的工作內(nèi)容對管理內(nèi)容進行進一步細化，每個員工分別負責不同的工作，落實相應的職責。崗位職責優(yōu)化是精細化管理模式提出的主要內(nèi)容，也是落實精細化管理制度的內(nèi)在要求。具體而言，以科學合理的崗位分配與職責優(yōu)化，來提高員工的工作效率。

（二）優(yōu)化管理理念

精細化管理模式落實應充分貫徹落實現(xiàn)代化管理理念，認識到先進管理理念對于企業(yè)發(fā)展的積極意義。企業(yè)應改變傳統(tǒng)管理理念，學習現(xiàn)代化、精細化管理理論，改變以往傳統(tǒng)落后的管理理念，使其符合當下時代的發(fā)展需求。管理理念優(yōu)化可以采取以下措施。

1.引進管理理念

引進是指將其他企業(yè)、其他組織辦公室管理的精細化管理先進理念引入到本企業(yè)辦公室管理模式之中。對于企業(yè)單位而言，引用現(xiàn)有的管理理念可能與企業(yè)發(fā)展之間存在不適應，需要進一步進行改良或者完善，使其與自身發(fā)展相適應。管理理念決定著辦公室管理模式，是影響辦公室工作效率的意識形態(tài)。如何引進、完善是企業(yè)需要著重考慮的內(nèi)容。以某供電企業(yè)為例，結(jié)合自身現(xiàn)有管理模式與人員構(gòu)成，可以引進現(xiàn)有的系統(tǒng)化、標準化、流程化管理理念，將辦公室業(yè)務內(nèi)容進行分解，學習股份有限公司的辦公室管理模式，將現(xiàn)有的工作進行分解，如后勤保障工作中包括辦公室資源補給、辦公室垃圾清理等，行政管理包括人員管理、檔案管理、資料分配等多項工作。引進先進的管理理念將其他發(fā)展良好、辦公室精細化管理理念應用較好的企業(yè)作為標桿，嘗試將其管理理念應用到企業(yè)之中，探索該理念與自身之間的契合性，對其進行改良、優(yōu)化。

2.學習先進理念

引進與學習均是優(yōu)化現(xiàn)有管理理念的重要內(nèi)容，引進與學習不同，前者是將其他的先進理念引入到本企業(yè)辦公室管理之中，而學習是企業(yè)學習新的知識、新的模式，嘗試將其應用到辦公室管理之中。受企業(yè)性質(zhì)與業(yè)務范圍影響，同樣的管理理念在不同企業(yè)之間也具有不適應性。企業(yè)應派遣專門人才參與社會座談會、先進企業(yè)管理經(jīng)驗交流會、社會知名人士講座，學習先進管理理念，將其應用到辦公室管理中，判斷其對工作效率提升是否有積極作用。

目前，智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等在管理中的應用效果越來越好，其對于精細化管理模式的完善具有積極作用。優(yōu)化管理理念，應學習現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化管理理念，將其與企業(yè)精細化管理模式相結(jié)合，制定出更加完善、優(yōu)質(zhì)的管理策略，提高辦公室工作效率。

（三）建立績效管理制度

建立績效考核制度是指應用量化指標實現(xiàn)辦公室管理目標，應用精細化的指標作為管理人員、工作人員評估考核標準，全面提高辦公室工作效率，調(diào)動管理人員與工作人員的思維積極性。將績效作為衡量管理人員管理策略是否科學、工作人員工作質(zhì)量是否滿足要求的重要指標，需要對其進行細化、細分，這樣才符合精細化的管理理念。評估績效考核應堅持周期考核機制、采取量化指標，并設(shè)定相應的獎懲機制，充分落實精細化績效管理模式。

1.明確考核周期

績效管理考核周期應以月考核、年考核的方式執(zhí)行考核標準，評估員工的月表現(xiàn)與年表現(xiàn)。通過設(shè)計每個月的員工工作內(nèi)容、工作性質(zhì)與工作方法，確定月考核內(nèi)容，并將績效考核評估內(nèi)容進行綜合，制定年評估考核內(nèi)容。以月為周期的考核周期可以調(diào)動員工之間的良性競爭，調(diào)動員工參與辦公室工作積極性。以年為標準的考核周期制定可以實現(xiàn)對全年管理工作與業(yè)務工作的總結(jié)，找到不足之處，進行完善，在下一年更好地開展工作。

2.制定量化指標

量化指標是指將績效考核內(nèi)容進行評估，制定精細的評價細則，按照內(nèi)容與重要程度進行細分，制定量化的績效考核指標。量化指標是指將評估考核與績效管理內(nèi)容進行細分，按照一定的權(quán)值對工作人員的工作效率、工作情況以及工作態(tài)度等進行評價?；诹炕笜藢⒕毣芾韮?nèi)容進行細分，作為績效評估考核的基礎(chǔ)內(nèi)容。根據(jù)量化指標開展具體的辦公室管理工作，將各大指標細化在日常的工作之中，可以有效提高辦公室人員工作效率。

3.優(yōu)化獎懲措施

將績效考核與獎懲措施相結(jié)合，通過獎勵、懲罰手段在辦公室管理中形成良好的氛圍。如精細化管理人員及辦公室職員表現(xiàn)較好，日常規(guī)范、工作質(zhì)量、職業(yè)素質(zhì)均滿足實際的管理需求，分值達到80分以上，給予一定的獎勵；達到60 分以上，則降低相應的獎勵；在60 分以下，則給予相應的懲罰。將獎懲措施進行細化、細分，實現(xiàn)精細化分層管理，可以調(diào)動辦公室員工的積極性。

（四）強化責任管理意識

強化責任管理意識是精細化管理模式對辦公室管理提出的要求，辦公室各階層人員、各業(yè)務人員應明確自身的崗位職責，承擔相應的義務，強化自身的責任管理意識。繁重的工作對于管理人員而言可能影響工作效能與協(xié)調(diào)性，管理人員需要統(tǒng)一思想、統(tǒng)一理念，建立契合的辦公室文化，使其可以發(fā)揮引導員工參與工作，落實具體職責的作用。

具體而言，責任管理意識應落實責任管理制度，采用制度化的管理方式對管理細則進行優(yōu)化、細分，使其符合精細化管理的客觀需要。責任管理制度中應明確辦公室中人員數(shù)量、人員負責內(nèi)容、日常工作規(guī)范，按照崗位和職責對管理進行劃分。當辦公室工作出現(xiàn)一定的漏洞或者問題時，相關(guān)人員應按照崗位職責結(jié)合職責管理制度追究個人責任，找出問題、解決問題，實現(xiàn)辦公室精細化管理目的。

從領(lǐng)導階層而言，其也需要具備辦公室管理的責任感與使命感，將身心投入到如何開展辦公室精細化管理工作之中。管理階層需要具備敏銳的洞察力以及良好的溝通能力，采取剛性的責任管理制度與柔性的組織文化滲透方法，剛?cè)岵_展管理工作，以責任、態(tài)度、認真、高效等作為組織文化管理內(nèi)容，提高辦公室的團結(jié)性。

（五）精細化管理制度建立

辦公室精細化管理必須建立與之匹配的管理制度，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展情況與未來戰(zhàn)略發(fā)展目標，落實管理制度內(nèi)容，為企業(yè)長效發(fā)展奠定基礎(chǔ)、提供保障。傳統(tǒng)管理制度雖然具有一定的滯后性，但其與企業(yè)發(fā)展模式之間具有一定程度的契合性，辦公室管理制度也是如此。精細化管理制度建立需要以以往的管理制度為基礎(chǔ)，不斷進行細化、完善，添加一些新的理念、新的內(nèi)容，使得管理制度更加精準、高效。例如，將辦公室工作細節(jié)融合到管理制度之中，將各項業(yè)務內(nèi)容的工作規(guī)范與工作目標與實際管理工作相結(jié)合，確保辦公室組織管理的每項工作任務均有章可循。

精細化管理制度的建立是以辦公室職員為基礎(chǔ)的，管理人員可能對職員現(xiàn)下工作中的難點、重點了解程度不足，需要將辦公室全部職員納入到具體的制度建立之中，鼓勵和引導辦公室職員參與到管理制度優(yōu)化之中，確保制度內(nèi)容更加完善，確保其符合辦公室工作任務落實的具體需求。

（六）重視管理型人才培養(yǎng)

目前，企業(yè)之間的競爭不僅僅是業(yè)務之間的競爭，也是人才之間的競爭。越來越多的企業(yè)重視復合型人才、成長型人才、綜合型人才的培養(yǎng)與應用，企業(yè)在落實精細化管理目標時也要充分發(fā)揮人才在此間的作用，培養(yǎng)與自身相適應的復合型、管理型人才。人才培養(yǎng)大致分為兩種，一種是內(nèi)部培養(yǎng)，另一種是外聘，兩種模式均具有一定的優(yōu)勢和弊端。企業(yè)可將兩種人才培養(yǎng)模式相結(jié)合，派遣內(nèi)部專業(yè)人才前往其他大型企業(yè)進行學習，提高人才對精細化管理知識的理解。也可以引進具備高素質(zhì)、高能力的社會人才，采用社會招聘的方式引進人才，使其可以滿足辦公室工作效率提升的客觀需要。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室精細化管理應貫徹落實管理制度與管理規(guī)范，從意識角度出發(fā)認識到當下管理模式中的不足之處，學習先進的精細化管理理念與管理策略，積極尋找提高管理質(zhì)量的策略。企業(yè)應采取評估考核機制、人員培訓機制、績效管理模式、信息化管理手段，為工作效率提升奠定良好基礎(chǔ)，從內(nèi)部提高企業(yè)的核心競爭力。