對中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的研究

范雪菲 上海理工大學(xué)附屬儲能中學(xué)

中學(xué)學(xué)籍檔案作為記錄中學(xué)生的在校情況以及成績信息等重要檔案文件內(nèi)容，是學(xué)校實(shí)施管理工作的重要依據(jù)。在傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理過程中，容易出現(xiàn)因人為管理致使檔案丟失或是工作效率低下的問題，嚴(yán)重影響了中學(xué)學(xué)校的相關(guān)服務(wù)建設(shè)，因此，在現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展過程中，需要更加廣泛地應(yīng)用智能化的技術(shù)手段，實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理，在更加智能化的檔案管理工程中，保障更加精準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的價(jià)值，避免影響到中學(xué)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)程。

一、中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理的意義

檔案信息作為在社會前進(jìn)發(fā)展過程中所形成的，對各種事件信息的記錄，借助于文字文明的發(fā)展而構(gòu)成的社會現(xiàn)實(shí)反映，是社會發(fā)展中必然存在的事物。而在信息技術(shù)飛速發(fā)展的進(jìn)程中，促使檔案信息的儲存管理逐漸進(jìn)入到了智能的信息化環(huán)境中，基于紙質(zhì)版檔案以及無紙版檔案的存在形式，為社會的檔案信息管理提供了更加便捷的管理方式。無紙檔案逐漸成為檔案信息管理的必然趨勢，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用，借助于互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)等，形成綜合應(yīng)用的檔案設(shè)備，將檔案信息以光盤、磁盤以及多種不同形式進(jìn)行儲存，并借助相應(yīng)的顯示設(shè)備顯現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容。改變了以往的檔案管理環(huán)境，在全面先進(jìn)的檔案管理工作的過程中，不斷促進(jìn)管理效率的提速以及管理質(zhì)量的提升。在新興技術(shù)的發(fā)展成果中，逐漸成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到社會的方方面面。而作為檔案信息管理中最為重要的內(nèi)容，中學(xué)的學(xué)籍檔案管理逐漸凸顯出了一定的弊端。傳統(tǒng)的學(xué)籍管理難以跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，促使電子學(xué)籍檔案管理成為必然，實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理能夠保障在更加簡便的管理流程中，解決難操作以及復(fù)雜的流程問題，保障能夠?yàn)橹袑W(xué)教育提供更為及時(shí)客觀的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

中學(xué)的學(xué)籍檔案管理具有較強(qiáng)的事務(wù)性，并且大量的學(xué)生信息使得檔案管理較為繁雜，以儲能中學(xué)的實(shí)際情況為例，其下設(shè)28 個(gè)教學(xué)班，至少能夠容納1000 名學(xué)生，學(xué)校經(jīng)過多次撤并，撤并前各校的歷史學(xué)籍檔案混亂，使儲能中學(xué)的學(xué)生學(xué)籍復(fù)雜，新生的不斷增加，也給學(xué)校的學(xué)籍管理增加了難度。在原始的傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作中，構(gòu)建的小型數(shù)據(jù)庫以及半人工操作的方式使得學(xué)校的學(xué)籍檔案管理難以適應(yīng)越來越多的學(xué)生人數(shù)以及學(xué)校的實(shí)際管理需求。在龐大的學(xué)生信息量基礎(chǔ)上，學(xué)籍檔案管理必須能夠及時(shí)地開發(fā)出更加先進(jìn)智能的管理形式，才能提升學(xué)生管理工作效率。借助于先進(jìn)的信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備等，開發(fā)適合儲能中學(xué)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，保障實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范化的學(xué)籍信息資料建立，更加便捷地對學(xué)生的相關(guān)信息進(jìn)行錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)等，便于對學(xué)生的各項(xiàng)情況進(jìn)行全面的了解，并實(shí)現(xiàn)儲能中學(xué)有關(guān)學(xué)生信息資源的共享管理，保障學(xué)校的各個(gè)部門都能夠及時(shí)獲取到相關(guān)的學(xué)生信息，達(dá)成信息化的管理效果，有助于學(xué)校的規(guī)范化建設(shè)與現(xiàn)代化發(fā)展。

二、中學(xué)學(xué)籍檔案管理中的問題

（一）缺乏管理重視

由于在儲能中學(xué)傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理工作中，相關(guān)工作人員并非專職人員，對于學(xué)籍檔案信息的管理缺乏專業(yè)化的知識理論，大多數(shù)情況下是由學(xué)校中其他部門的教師或是主任等進(jìn)行兼任管理的，因此，在實(shí)際實(shí)施學(xué)籍檔案管理的過程中，管理人員難以付出大量的時(shí)間與精力實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范化的管理效果。長此以往，促使學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)干部對于學(xué)校的學(xué)籍檔案管理存在較為嚴(yán)重的認(rèn)知偏差，認(rèn)為只需要簡單地整合學(xué)生的信息即可，簡單的信息管理事務(wù)不需要進(jìn)行優(yōu)化完善，在應(yīng)付查檔的觀念下構(gòu)建學(xué)籍檔案管理工作，難以保障學(xué)籍檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)人員難以了解重視學(xué)籍檔案管理的意義，導(dǎo)致在實(shí)際實(shí)施工作的過程中難免會出現(xiàn)各種失誤與偏差，無法適應(yīng)現(xiàn)代化教育發(fā)展的實(shí)際需求。

（二）隨意性管理

由于儲能中學(xué)近年來發(fā)展規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)逐漸增加，促使學(xué)校的部門等更加復(fù)雜，因此在繁重的教學(xué)管理任務(wù)中，學(xué)校選擇了主要經(jīng)營建設(shè)教務(wù)工作，包括教學(xué)計(jì)劃、課務(wù)管理、教材管理以及成績管理等。在現(xiàn)階段全面重視學(xué)生的素質(zhì)發(fā)展過程中，學(xué)校不得不將注意力集中在學(xué)生的教學(xué)發(fā)展中，因此存在對于學(xué)籍管理較為忽視的現(xiàn)象。并且，由于儲能中學(xué)的學(xué)生信息資料眾多，實(shí)施學(xué)籍檔案管理工作較為艱難，部分工作人員在將信息傳輸?shù)接?jì)算機(jī)設(shè)備后，由于疏忽沒有及時(shí)保存，造成各種資料信息的丟失，影響了學(xué)籍檔案信息管理工作的開展。

（三）不明確的管理程序

現(xiàn)階段，在儲能中學(xué)實(shí)施學(xué)籍檔案管理工作存在著明顯的弊端，由于不明確的管理程序，使得眾多學(xué)生的學(xué)籍信息等儲存在不夠安全的載體中，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)度的同時(shí)，也會造成學(xué)籍檔案信息存在一定的遺失或是泄露風(fēng)險(xiǎn)。由于學(xué)校無法對學(xué)籍檔案管理實(shí)施更為明確的管理程序建設(shè)，較為分散的儲存管理流程，使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一旦發(fā)生任何問題都將會影響到系統(tǒng)中的信息資料安全。并且在實(shí)施檔案的電子化存檔管理過程中，難以針對其構(gòu)建更加安全的保障環(huán)境，無法有效辨別相關(guān)信息的真假，使得檔案信息的真實(shí)可信度下降，嚴(yán)重影響對實(shí)際學(xué)籍信息檔案管理的效率與作用。

三、電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢

（一）儲存空間相對較小

電子學(xué)籍檔案管理，能夠有效擺脫以往的紙質(zhì)版文件儲存，在更加先進(jìn)的智能化設(shè)備管理中，代替原有的紙質(zhì)版文件，將各種學(xué)籍信息資源集中整合在計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，更好地節(jié)約空間。在儲能中學(xué)實(shí)施的電子學(xué)籍檔案管理中，眾多電子檔案以光盤、U 盤、磁盤等形式進(jìn)行儲存，這種儲存方式具有容量大、密度大、儲存速度快以及讀取便捷的優(yōu)勢。相較于以往紙質(zhì)版學(xué)籍檔案信息管理，電子檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)更加良好的節(jié)約空間效果，一個(gè)U 盤儲存量最少能夠達(dá)到25G 左右，能夠?qū)?50 萬張A4 紙上的信息，或是數(shù)十萬頁的圖像信息等集中收錄在內(nèi)。電子學(xué)籍檔案信息的管理方式為中學(xué)的檔案管理提供了更加便捷的管理渠道，促使學(xué)校的整體管理水平得到了提升。

（二）便捷的操作方式

電子學(xué)籍檔案管理主要是借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)共同組合作用下實(shí)施的，因此，在實(shí)際進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的過程中，僅僅需要熟悉相關(guān)的操作流程即可完成有關(guān)學(xué)生信息的基礎(chǔ)操作。對于信息的儲存錄入以及查詢調(diào)取等，在更加簡潔鮮明的板塊指引下，始終能夠保持較為整潔的版面，避免了以往在紙質(zhì)版檔案的錄入或修改過程中造成了混亂現(xiàn)象。電子學(xué)籍檔案管理的實(shí)施，使得電子檔案在更加安全的儲存環(huán)境中進(jìn)行修改等操作。

（三）快捷的資源共享

在電子學(xué)籍檔案的管理中借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息的文字形式儲存，更是能夠形成多樣化的信息錄入，例如在對儲能中學(xué)的學(xué)生進(jìn)行秋季入學(xué)的信息錄入過程中，以更加智能化的照片與影像等方式進(jìn)行錄入，與文字內(nèi)容互相搭配豐富電子檔案，形成更加全面且生動的信息。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)平臺的搭建，使得信息的查詢與傳輸更加高效，處于電子移動設(shè)備終端中的信息以及統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的各個(gè)設(shè)備之間能夠?qū)崿F(xiàn)快速的共享資源，使得學(xué)籍檔案信息的使用能夠突破時(shí)間與空間的限制。學(xué)校中的任意部門在急需調(diào)取相關(guān)學(xué)生的信息時(shí)只需要進(jìn)入到對應(yīng)的系統(tǒng)并輸入正確的查詢指令即可實(shí)現(xiàn)對學(xué)生信息的查詢，更加方便快捷，避免了以往信息傳遞共享的局限問題。

四、中學(xué)實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理的舉措

（一）健全完善的管理制度

在儲能中學(xué)實(shí)施學(xué)籍檔案管理的電子化模式，首先需要保障管理制度規(guī)章的完善，才能夠形成更加良好的管理效率。實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理的過程中，要始終明確具體分工，基于網(wǎng)絡(luò)化結(jié)構(gòu)管理形式，要求儲能中學(xué)能夠?qū)嵤虑笫堑貙ぷ髦械母黜?xiàng)信息內(nèi)容進(jìn)行記錄。實(shí)施學(xué)籍檔案管理不僅僅是針對于學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行管理，更是需要基于學(xué)校整體的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，將學(xué)校中的各項(xiàng)工作活動以及教師與學(xué)生的工作學(xué)習(xí)成績等完善地記錄在內(nèi)，作為學(xué)校發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是學(xué)校實(shí)施正確的發(fā)展決策的關(guān)鍵性匯總內(nèi)容。因此，需要儲能中學(xué)能夠基于學(xué)校實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理工作中實(shí)際涉及的各個(gè)部門實(shí)施更加明確的分工建設(shè)，在充分保障檔案信息的收集、整理、歸檔以及匯總之間具有良好的協(xié)作關(guān)系的基礎(chǔ)上，形成科學(xué)良好的管理效果，保障電子學(xué)籍檔案管理工作能夠?yàn)閷W(xué)校的健康發(fā)展提供有效參考。電子學(xué)籍檔案的管理過程中，收集檔案信息作為首要環(huán)節(jié)，將會影響到后續(xù)實(shí)施檔案管理的有效性。因此，作為學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)所在，在收集信息的環(huán)節(jié)中，需要學(xué)校能夠制定更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫?，保證相關(guān)工作人員都能夠在更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范工作環(huán)境中有序地進(jìn)行信息的采集整合。及時(shí)對收集來的信息進(jìn)行拷貝處理，避免丟失遺漏現(xiàn)象的發(fā)生。健全文件管理的審核制度，避免各項(xiàng)學(xué)籍信息等出現(xiàn)嚴(yán)重的錯(cuò)漏現(xiàn)象，需要在完成收集的第一時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)的核對，避免在后續(xù)的工作中由于信息的錯(cuò)誤增加工作量。

（二）做好先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

做好中學(xué)電子學(xué)籍檔案管理，需要全面借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)相對較高的工作效率。基于實(shí)際，主要是從兩個(gè)不同的方面來實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。首先，結(jié)合現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用，保障電子學(xué)籍檔案管理更加智能化，擺脫了以往人工操作模式下落后的工作方式，以更加先進(jìn)的智能化設(shè)備作為基礎(chǔ)，例如應(yīng)用到計(jì)算機(jī)檢索以及智能的掃描、傳真等相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化發(fā)展，能夠?yàn)橹袑W(xué)的整體管理提供更好的參考，促使其他管理工作也能夠借助于這樣的智能化技術(shù)手段實(shí)施更加高效的管理。其次，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用過程中促進(jìn)學(xué)籍檔案信息管理呈現(xiàn)出一體化的管理效果，在移動互聯(lián)網(wǎng)的構(gòu)建下，促使中學(xué)中學(xué)籍檔案管理的電子平臺之間能夠?qū)崿F(xiàn)有序的連接，保障統(tǒng)一的系統(tǒng)操作下，分設(shè)不同的子系統(tǒng)，集中管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范的管理流程。保障檔案信息在先進(jìn)信息技術(shù)的構(gòu)建下能夠自動歸檔，基于不同班級有效分類管理，形成信息化服務(wù)中心。

（三）強(qiáng)化管理細(xì)節(jié)構(gòu)建

儲能中學(xué)實(shí)施有效的電子學(xué)籍檔案信息管理工作，包括檔案信息的歸檔管理、檔案查詢、借閱與歸還等，需要分別形成相應(yīng)的記錄信息，并保障在管理系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新儲存。在檔案管理中設(shè)定固定的管理人員，對不同文檔的歸類、創(chuàng)建、增刪等實(shí)施有效處理。查詢與借閱需要首先向檔案管理人員提交申請，申請通過后，才能夠在有限的時(shí)間中對相關(guān)文檔進(jìn)行提取瀏覽。并且針對于檔案信息的重要程度進(jìn)行分級管理，同時(shí)對不同的用戶查詢進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，在權(quán)屬范圍內(nèi)才能夠?qū)ο鄳?yīng)的信息進(jìn)行獲取應(yīng)用，避免出現(xiàn)任何影響到信息安全的行為出現(xiàn)，加強(qiáng)電子學(xué)籍檔案的細(xì)節(jié)管理，能夠維護(hù)電子學(xué)籍檔案管理建設(shè)的有效意義。

五、結(jié)語

基于儲能中學(xué)實(shí)施電子學(xué)籍檔案管理的實(shí)際案例，全面分析了基于電子學(xué)籍檔案管理實(shí)施的有效意義，保障中學(xué)的學(xué)籍檔案管理工作效率得到有效提升，促使其為中學(xué)的發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)力量。