醫(yī)院檔案管理中權變管理理論的運用研究

秦基石 河南省人民醫(yī)院

權變管理理論起源于20 世紀的美國，其核心觀念在于管理者在開展管理的過程中，重視其內部之間的聯(lián)系，靈活調整管理方案，提升管理效率。醫(yī)院檔案由于其自身特點，具有較大的復雜性，管理難度較大?？梢霗嘧児芾砝碚摚嗅槍π缘亻_展管理工作，促使醫(yī)院檔案管理朝向規(guī)范化方向發(fā)展。本文分析權變管理含義，指出權變管理理論在醫(yī)院檔案管理中應用的積極作用，并提出醫(yī)院檔案管理中權變管理理論的運用策略，以期為今后開展檔案管理提供參考。

一、權變管理理論概述以及醫(yī)院檔案特點

（一）權變管理理論

權變管理理論由美國學者提出，其要求在開展管理的過程中，將組織中的環(huán)境因素納入到研究范圍中，強調在開展管理時需根據(jù)外界環(huán)境的變化有針對性地采取管理模式，以此帶動管理效率的不斷提升。從具體內容來看，首先，權變管理理論在立足于系統(tǒng)觀的基礎之上，即站在整個系統(tǒng)上來全面認知管理行為；其次，由于組織環(huán)境在發(fā)展中呈現(xiàn)出復雜以及動態(tài)的特點，這就使得在開展管理時應根據(jù)實際情況靈活調整管理模式，避免管理模式固化導致管理效率下降；最后，權變管理理論在具體實施過程中兼具靈活性以及程序性，這就使人們在運用權變管理理論開展管理的過程中需避免固化采用某種方式，而是在二者之間盡量協(xié)調，選擇折中方式進行。

（二）醫(yī)院檔案的特點

1.內容多

醫(yī)院由于其自身特點，在長期發(fā)展中會形成種類較多的檔案。而隨著我國醫(yī)療水平的不斷提升，醫(yī)院的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)海量化發(fā)展。醫(yī)院檔案一般包括醫(yī)院內部管理機制、業(yè)務條例等具有指導價值的數(shù)據(jù)和信息，而這類信息在醫(yī)院升級或者職工流動的過程中具有極為重要的現(xiàn)實意義。其次，醫(yī)院檔案中還包括有醫(yī)院組織和參與的各類會議的相關信息以及影像等，如國家衛(wèi)健委下發(fā)的各項條例以及醫(yī)院需貫徹落實的相關法律法規(guī)等。最后，醫(yī)院檔案中還包括有醫(yī)院在發(fā)展過程中所發(fā)生的重要事件等，如醫(yī)院獲得的榮譽和表彰、簽發(fā)的文件以及醫(yī)患矛盾等內容，醫(yī)生的選聘信息以及晉升檔案記錄等也包含在醫(yī)院辦公室檔案內。

2.類型較多

在醫(yī)院中，檔案類型較多，除常規(guī)檔案文獻之外，還包括許多類型。首先為文字檔案，文字檔案作為醫(yī)院檔案中最為常用的一種檔案記錄模式，記錄載體一般為紙質檔案，其包含的內容十分復雜，如病歷、醫(yī)院人事檔案以及會計檔案等，醫(yī)院內部的報刊和雜志等具有醫(yī)療知識的內容，也是醫(yī)院檔案中常見的部分。其次為影像檔案，如圖片檔案、音頻檔案以及視頻檔案等，這種檔案在記錄醫(yī)院參加或者組織某種會議或者活動時較為常用，一些廣播電視媒體中報道的醫(yī)療類內容檔案也較為常見。影像檔案相較于紙質檔案，可完整記錄醫(yī)院在會議或者學習時的整個過程，更能真實還原當時場景，在醫(yī)院檔案中占據(jù)重要地位。最后為網(wǎng)絡檔案，隨著互聯(lián)網(wǎng)普及率的不斷上升，互聯(lián)網(wǎng)由于其開放性，在信息傳輸中占據(jù)關鍵地位。而隨著人們對于健康問題重視程度的不斷提高，醫(yī)院也開始在網(wǎng)絡上傳輸一些醫(yī)學知識，這就構成了醫(yī)院檔案中的網(wǎng)絡檔案。

二、權變管理理論在醫(yī)院檔案管理中的積極作用

（一）提升管理效率

在醫(yī)院的長期歷史發(fā)展進程中，會生成數(shù)量極大的檔案，醫(yī)院的檔案相較于各個企業(yè)或者是事業(yè)單位等，具有較大的特殊性，通過查閱檔案可全面掌握醫(yī)院的發(fā)展歷程、相關基礎設備設施建設、病人病歷以及某個病種的研究情況。醫(yī)院檔案可為醫(yī)院今后開展相關研究提供扎實可靠的依據(jù)，應用價值十分廣泛。而醫(yī)院檔案由于隨著醫(yī)療信息的變化而出現(xiàn)變化，具有極強的動態(tài)性。因此，在開展檔案管理的過程中需隨時與外界信息保持相同頻率，才能更好地開展管理。這也符合權變管理理論中的因地制宜原則，為應用權變管理理論打下堅實的基礎。

并且在醫(yī)院開展檔案管理的過程中，由于傳統(tǒng)對檔案管理重視程度較低，醫(yī)院在相關管理制度以及責任制上并不完善，導致部分檔案沒有及時整理并歸檔，而是零散分布在各個科室職責，檔案在管理上以及信息收集上存在較大問題。并且在檔案管理專業(yè)人員的配備上也存在較大問題，缺乏專業(yè)檔案管理人員，檔案管理效率不高。而應用權變管理理論開展醫(yī)院檔案的管理，可促使醫(yī)院在開展檔案管理時按照規(guī)范化的要求進行，有利于解決醫(yī)院在開展檔案管理時存在的問題，提升檔案管理效率和醫(yī)院檔案的利用率。

（二）打造醫(yī)院文化

在醫(yī)院的日常工作過程中，除提升醫(yī)療水平之外，醫(yī)院中的文化建設也是其中的重要工作內容。在醫(yī)院文化建設中，檔案也起到極大的促進作用。醫(yī)院檔案中記載著較多自醫(yī)院成立以來在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)所取得的成就和進展，其集中反映了醫(yī)院文化建設內容。并且隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院文化建設的內容以及形式也得到不斷豐富，促使醫(yī)院在精神文化的建設中完美傳承醫(yī)院精神。而在權變管理理論應用到醫(yī)院開展檔案管理的過程中，可促使醫(yī)院的檔案管理朝向規(guī)范化方向進行，有利于提升醫(yī)院中檔案資源利用率，更有利于管理人員利用檔案為醫(yī)院文化建設提供參考，促使醫(yī)院精神文化建設的順利進行。

三、醫(yī)院檔案管理中權變管理理論的運用策略

（一）運用在管理觀念的轉變上

當下，檔案管理的重要性不斷凸顯，作為醫(yī)院來說，更應重視檔案工作的重要作用，不斷改革檔案管理模式，提升檔案管理水平，促使醫(yī)院實現(xiàn)長遠發(fā)展。隨著權變管理理論不斷被運用到醫(yī)院檔案的管理中，由于權變管理理論要求在開展檔案管理的過程中需隨著外界環(huán)境的變化而靈活調整管理模式以及管理理念。這就要求在開展醫(yī)院檔案管理的過程中，需積極轉變傳統(tǒng)管理理念，提升對檔案管理的重視程度。在具體的實踐過程中，首先，需提升對其重視程度，完善檔案管理工作各項所需，建立健全相關管理制度，從公立醫(yī)院實際情況出發(fā)，根據(jù)自身特點及未來發(fā)展需要，完善已有的檔案管理相關制度，將其與公立醫(yī)院日常開展業(yè)務相結合，或建立新的符合時代發(fā)展和公立醫(yī)院發(fā)展需要的最新制度。對不合理的規(guī)章制度要及時加以修正，以適應新時代發(fā)展所需。在制定相關制度時，需從實際出發(fā)，科學制定管理制度，使其真正落實到實處，能夠科學有效地指導公立醫(yī)院開展日常檔案管理工作。工作人員在開展工作時，需嚴格遵循制度要求，科學開展檔案管理的各項工作，提升管理效率，更好地保障公立醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標準化，提升醫(yī)院的檔案管理水平。

在提升重視程度的同時，更要注重提升檔案管理的服務水平。公立醫(yī)院可向上級主管部門提出申請，要求上級部門給予資金支持，完善各項基礎設施的搭建，加強對檔案的管理手段，不斷創(chuàng)新優(yōu)化管理模式，使檔案管理更好地為醫(yī)院開展各項工作而服務，實現(xiàn)今后長遠發(fā)展而服務。

（二）運用在管理模式的完善上

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案以紙質檔案為主，由于檔案內容較多且涵蓋內容較多，覆蓋范圍較廣，這就使得醫(yī)院檔案內容呈海量化發(fā)展，給管理和保存帶來較大難度，檔案管理人員工作量較大，人力成本較高。且在開展檔案管理時容易出現(xiàn)遺漏，給后期查閱帶來較大問題。隨著權變管理理論的普及率不斷提高，在醫(yī)院開展檔案管理的過程中，也需按照權變管理理論的要求，將檔案管理從多個角度來看待。一方面，需將檔案管理當作封閉工作，做好檔案的保管工作，并保持檔案的完整性與隱私性；另一方面，又要將檔案管理看作開放工作，引入多元化的管理模式，便于更好地提升檔案的利用率。隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機互聯(lián)網(wǎng)已經滲透到人們生產和生活的各個領域之中，極大地改變了人們生產和生活的方式，提升了生產效率，更便利了人們的生活。在醫(yī)院推動檔案管理規(guī)范化與創(chuàng)新化的過程中，更要注重信息化的重要作用，積極推動信息化建設。一方面，需積極推動紙質檔案和電子檔案的融合，來提升檔案管理的工作效率。可在醫(yī)院中實施紙質檔案和電子檔案共存，將紙質檔案作為正本，電子檔案作為備份副本，提升檔案管理效率的同時也提升檔案檢索效率，更對檔案的存儲及管理起到了極大的保障作用。在具體的實踐過程中，醫(yī)院需加大在檔案管理方面的投入，引入最新科技手段，落實集成數(shù)據(jù)的采集、檢索和分析工作，在數(shù)據(jù)采集時，運用數(shù)字化上傳處理數(shù)據(jù)，并進行分類細化；在檢索時，智能設計類別、職能及關鍵詞等檢索信息，提升檢索速度和檢索效率；在數(shù)據(jù)分析時，智能規(guī)劃檢索信息，有效運用檔案信息，真正意義上提升醫(yī)院的檔案信息化水平。醫(yī)院也可成立專門的信息部門，聘請專業(yè)計算機人才，明確崗位職責，服務于醫(yī)院各個部門的相關信息化工作，搭建數(shù)字化檔案信息平臺，并在后期使用中對其進行維護與更新，確保醫(yī)院整體信息化的水平得以提升，使醫(yī)院順應時代潮流，真正意義上實現(xiàn)醫(yī)院的長遠發(fā)展。

另一方面，需認識到檔案的隱私性，加大對檔案信息安全的重視程度，引入信息加密技術，在管理系統(tǒng)中做好各項加密手段，如訪問權限和身份識別、人臉識別等，更應注重網(wǎng)絡安全，在系統(tǒng)中設置各類防火墻，安裝殺毒軟件，并隨時對其進行升級和更新，來提升其預防能力。對于醫(yī)院來說，由于檔案中涉及較多個人信息，極易被不法分子盜用來進行非法牟利，更應按照保密要求中的各項規(guī)定，對各類文件進行專業(yè)整理和歸檔，確保其安全性。在數(shù)據(jù)庫建立后，醫(yī)院需要求檔案管理人員及時更新數(shù)據(jù)庫，上傳最新信息，并隨時對數(shù)據(jù)庫進行監(jiān)督和管理，以期更好地為人們提供信息化服務。在檔案室中設置專門儲存位置，并配備各類檔案管理基礎設施，如檔案柜、紅外監(jiān)控、除濕器和消防基礎設施，更大程度上提升檔案的安全性，提升公立醫(yī)院中檔案管理水平，促使其實現(xiàn)規(guī)范性與創(chuàng)新性的共同發(fā)展。

（三）運用在管理人員的培訓上

醫(yī)院利用權變管理理論開展檔案管理工作的過程中，需重視檔案人才的作用，打造高水平高素質的檔案管理隊伍?？稍谡衅笗r，選拔檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，提供其發(fā)展平臺，使其利用所學的專業(yè)知識為醫(yī)院的檔案管理工作服務；在已有的檔案管理工作人員中，定期組織培訓，加強人員專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，在培訓內容中不僅需要包括檔案管理知識，更要包括計算機技術及相關醫(yī)學知識，全面提高檔案管理人員的綜合水平，使其更好地為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)服務；鼓勵檔案管理人員外出學習，借鑒別的醫(yī)院優(yōu)秀檔案管理經驗，結合醫(yī)院自身實際情況，建立符合醫(yī)院發(fā)展的檔案管理制度和檔案管理平臺，全面提升醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院的全面發(fā)展。

四、結語

隨著我國社會的不斷發(fā)展，檔案的重要性不斷凸顯出來，尤其是在醫(yī)院中，其作為我國醫(yī)療衛(wèi)生服務體系中最為重要的組成部分，積極做好檔案管理模式改革可對醫(yī)院實現(xiàn)長遠發(fā)展起到至關重要的作用。而在醫(yī)院開展檔案管理中積極引入權變管理理論，可極大地提升醫(yī)院中檔案管理的效率，更推動醫(yī)院中文化建設的順利進行，有著極為重要的積極作用。針對于此，醫(yī)院需提升對檔案管理的重視程度，積極引入權變管理理論，打造專業(yè)管理人員隊伍，更要引入多元化的檔案管理模式，保證檔案管理的順利開展，最大限度地發(fā)揮檔案的促進作用，使其更好地為醫(yī)院的長遠發(fā)展而服務。