會計電算化視角下檔案管理研究

文/陳 轉(zhuǎn)

概述

會計電算化是以電子計算機為主的信息技術(shù)與電子技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是利用電子計算機實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)，使傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。作為主管民間社會事務(wù)的行政部門，民政部門工作范圍涵蓋了婚姻登記、區(qū)劃地名、低保、福利、慈善、殯葬和救助等多個領(lǐng)域。每年在低保、慈善、救助、福利等業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生了大量民政會計檔案，而且數(shù)量和規(guī)模都還呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。

1 會計電算化視角下檔案管理內(nèi)容

1.1 機作會計檔案

機作會計檔案是指從會計電算化應(yīng)用系統(tǒng)中打印、輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、以及其他票據(jù)等檔案資料。同時，機作會計檔案還包括各類納入存檔范圍的移交、保管、歸檔、鑒定、消耗清冊等。機作會計檔案應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，及時做好檔案整理歸檔工作。

1.2 機讀會計檔案

機讀檔案是指以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)存儲的會計數(shù)據(jù)、會計憑證、會計賬簿、會計報表等相關(guān)重要數(shù)據(jù)信息，以及會計數(shù)據(jù)庫等。會計報表包括報表格式及計算公式等，具有保存價值的會計檔案信息。

1.3 計算機系統(tǒng)檔案

計算機系統(tǒng)檔案包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間、外部設(shè)備類型，以及設(shè)備類型的增加、減少變化等；使用的計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化應(yīng)用軟件系統(tǒng)名稱、版本號；與會計電算化應(yīng)用軟件配套的安裝磁盤、光盤、用戶服務(wù)卡，以及磁盤、光盤和用戶手冊等全套文檔資料。

2 會計電算化視角下檔案管理特點

2.1 存貯范圍更廣

會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域都擴大了，既包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案，也包括存儲于計算機硬盤、光盤、磁盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)信息。既包括機作會計檔案，即，通過計算機打印、輸出的紙質(zhì)會計憑證、會計賬簿、會計報表，也包括會計電算化系統(tǒng)中的各種系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其紙質(zhì)或電子會計檔案資料信息。既包括會計電算化計算機系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件及硬件系統(tǒng)性能配置的文字描述性材料（如系統(tǒng)應(yīng)用說明書），屬于會計電算化檔案的重要組成部分，也包括財會電算化軟件應(yīng)用系統(tǒng)等等。

2.2 存貯形式多樣

會計電算化檔案載體形式更加多元化，會計電算化改變了會計資料記錄存儲模式，利用各種信息介質(zhì)實現(xiàn)會計檔案存儲。既有傳統(tǒng)的機作紙質(zhì)會計檔案，也包括用以存儲會計數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤、軟盤、磁帶、縮微膠片等等介質(zhì)。會計電算化檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，因此，存儲時既要注意會計檔案信息的保存，也要注意各種形式的存儲介質(zhì)的保管。

2.3 信息內(nèi)容易改

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，修改其檔案信息會留下明顯痕跡。但會計電算化檔案中的信息數(shù)據(jù)存儲于光盤、磁盤、軟盤、磁帶等磁性介質(zhì)，存儲于這些介質(zhì)的信息極易通過計算機系統(tǒng)進行修改。因此，會計電算化檔案管理的安全性要求更高，實際管理中，主要通過控制檔案管理權(quán)限、修改日志加以監(jiān)控，做到修改實時把控。

2.4 依賴系統(tǒng)環(huán)境

傳統(tǒng)會計檔案管理主要記載于紙質(zhì)載體，而會計電算化其檔案數(shù)據(jù)信息必須依靠特定的計算機硬件設(shè)備，以及相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境。無論是檔案信息的生成、存儲，還是重現(xiàn)，都離不開系統(tǒng)環(huán)境的支持。存儲的介質(zhì)除了機作會計檔案的紙質(zhì)媒介外，主要記載于磁帶、磁盤、光盤、軟盤和縮微膠片等特殊媒介。

2.5 信息互聯(lián)共享

會計電算化檔案存儲于計算機系統(tǒng)，基于計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，可快速精準檢測會計檔案信息，并實現(xiàn)網(wǎng)上遠距離傳送。借助計算機信息技術(shù)，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，會計檔案信息可實現(xiàn)實時互聯(lián)共享。這也對會計電算化檔案管理提出了更高要求，有害氣體、灰塵磁場等因素都會影響會計電算化檔案讀取、重現(xiàn)。

3 會計電算化視角下檔案管理現(xiàn)狀

3.1 認識不足

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往單純地認為會計電算化檔案管理是一種會計檔案制作模式的改變，而沒有充分認識到會計電算化檔案管理對于提高民政部門財務(wù)管理水平、促進民政事業(yè)改革方面的重大意義。具體從事會計電算化業(yè)務(wù)人員，簡單地認為會計電算化只是自動運算做賬的工具，忘記了會計電算化還包括會計檔案信息的統(tǒng)計分析、預(yù)測、決策等功能，對會計電算化檔案管理機制不熟悉，導(dǎo)致會計電算化數(shù)據(jù)、軟件的磁性介質(zhì)歸檔不及時，對會計電算化檔案管理重視不夠。

3.2 質(zhì)量不高

會計電算化工作改變了傳統(tǒng)的會計模式，由于思想認識不到位，會計電算化檔案管理質(zhì)量不高。從會計電算化檔案內(nèi)容來看，主要表現(xiàn)在機制會計檔案內(nèi)容不完整，例如有計算機打印的制單、出納、審核等，但缺少這些人員的印章或簽字；備份打印輸出不及時，沒有及時將會計電算化數(shù)據(jù)進行備份；磁盤介質(zhì)質(zhì)量不高，備用盤與存儲盤未分離存放，導(dǎo)致電子會計檔案數(shù)據(jù)損害或丟失。

3.3 制度滯后

目前，會計電算化檔案管理主要依據(jù)《會計檔案管理辦法》，以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)電子檔案管理規(guī)定，沒有專門的針對電子會計檔案管理的制度規(guī)范，制度上的落后直接影響了歸檔的質(zhì)量。主要表現(xiàn)在歸檔制度不健全。歸檔時既有單套制，也有雙軌制，電子會計檔案管理不統(tǒng)一。數(shù)據(jù)備份制度不完善，按照規(guī)定會計電算化機構(gòu)應(yīng)堅持每天備份，且需要進行雙重備份。

3.4 維護不力

會計電算化檔案深刻改變了傳統(tǒng)會計檔案管理模式，會計檔案生成、管理都離不開計算機信息系統(tǒng)，以及其他存儲介質(zhì)和環(huán)境。但從民政部門會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在計算機應(yīng)用能力薄弱，相應(yīng)的會計電算化軟硬件設(shè)備配備不到位，沒有定期對會計電算化存儲軟件進行升級，不同版本模式下會計檔案數(shù)據(jù)信息不兼容，無法讀取和存儲。系統(tǒng)軟件、會計軟件及其全套文檔資料歸檔不及時、不全面等問題。

4 會計電算化視角下檔案管理策略

4.1 思想上重視會計電算化檔案管理

加強會計電算化檔案管理工作，首先就要增強思想觀念，增強信息化意識，強化依靠信息技術(shù)提升會計檔案管理的理念。民政部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視會計電算化檔案管理，加大檔案管理經(jīng)費投入，給予會計電算化檔案管理必要人、財、物的支持，實時更新會計電算化管理環(huán)境，定期做好軟件的系統(tǒng)升級。要把會計電算化檔案管理與會計電算化等業(yè)務(wù)工作擺在同等重要位置，建立健全會計電算化檔案管理責任制，明確檔案、財會等崗位職責，使會計電算化檔案管理從移交、收集、整理、歸檔和保管等各個環(huán)節(jié)都能嚴格遵守規(guī)章制度。將會計電算化檔案管理納入社會組織工作考核體系，成立民政部門檔案工作目標管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責低保、慈善、救助等各業(yè)務(wù)條線的會計電算化檔案收集、歸檔。定期組織會計人員學習《會計檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，使會計人員能夠從思想上重視會計電算化檔案管理，提升會計電算化檔案歸檔的質(zhì)量。

4.2 制度上規(guī)范會計電算化檔案管理

會計電算化檔案管理離不開健全的規(guī)章制度作為保障。要緊密結(jié)合民政部門會計電算化檔案管理實際，健全和完善《會計電算化檔案管理制度》《會計電算化檔案立卷歸檔制度》《會計電算化檔案保管制度》《會計電算化檔案保密制度》《會計電算化檔案統(tǒng)計鑒定制度》《會計電算化檔案庫房消防安全管理制度》等。例如，《會計電算化檔案管理制度》，明確會計電算化檔案管理方式、責任主體、保管條件。再如，建立定期會計電算化數(shù)據(jù)備份檢查制度。會計檔案管理人員要有備份意識，堅持將會計電算化檔案定期備份到磁性介質(zhì)，備份時還應(yīng)填寫備份登記簿，明確登記備份的時間、人員、數(shù)量及方式，并定期做好備份檔案的檢查，以及定期復(fù)制磁性介質(zhì)會計電算化檔案數(shù)據(jù)信息，防止因介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計信息丟失。嚴格會計電算化檔案借閱手續(xù)及使用權(quán)限制度。嚴格借閱審批手續(xù)，嚴禁將會計數(shù)據(jù)磁盤帶離檔案室。未經(jīng)民政部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準或同意，不得查閱程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等。

4.3 流程上健全會計電算化檔案管理

一是會計電算化檔案收集。對進入會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息設(shè)置相應(yīng)的審批制度，并將系統(tǒng)中的每一功能模塊設(shè)置相應(yīng)的口令密碼和操作權(quán)限。建立數(shù)據(jù)信息輸入操作日志，以備隨時接受檢查。二是會計電算化檔案保存。針對會計電算化檔案存儲環(huán)境的特殊要求，做好保存工作至關(guān)重要。要建立會計電算化檔案數(shù)據(jù)保密備份，重要或敏感的會計檔案數(shù)據(jù)還應(yīng)做到雙備份，并設(shè)置密碼，確保數(shù)據(jù)信息安全。做好會計電算化檔案管理環(huán)境的防火、防磁、防塵等，磁性介質(zhì)保存的會計檔案，定期檢查、定期復(fù)制，確保數(shù)據(jù)安全。三是會計電算化檔案輸出。對輸出的會計電算化磁性資料或者打印的資料，應(yīng)登記相應(yīng)的日期、數(shù)量、名稱。四是會計電算化檔案移交。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定和要求，當年會計檔案應(yīng)在會計年度終了，由財務(wù)部門暫時保管，期限為一年。保管期限屆滿的，應(yīng)編造清冊移交檔案管理部門。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，經(jīng)雙方確認無誤后簽字，確保磁性載體會計檔案數(shù)量、質(zhì)量滿足要求。

4.4 安全上保障會計電算化檔案管理

計算機信息系統(tǒng)中，相關(guān)數(shù)據(jù)信息易受到病毒侵擾、黑客攻擊、信息篡改等，因此，會計電算化檔案管理對環(huán)境要求高，必須要采取切實可行的安全防范措施。為此，一要做好計算機病毒防范。會計電算化檔案管理計算機安裝病毒防火墻，并定期做好升級。嚴格登記管理和控制，進入財務(wù)核算系統(tǒng)軟盤應(yīng)嚴格做到檢查工作。二要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范。通過身份認證、授權(quán)登記、信息加密存儲通訊以及網(wǎng)絡(luò)防攻擊等手段，切實防范會計檔案信息泄露或被攻擊。三要做好上機管理。存儲于計算機信息系統(tǒng)中的會計檔案信息，容易被篡改，有時甚至不留痕跡。因此，要嚴格做好上機管理，填寫上機操作記錄，將上機者姓名、時間、內(nèi)容及離機時間等詳細注明。建立加密的機內(nèi)操作日志。四要注意磁性介質(zhì)使用期限。定期做好磁性介質(zhì)檢查、復(fù)制、更換，防止數(shù)據(jù)信息丟失。

4.5 素能上增強會計電算化檔案管理

會計電算化檔案管理需要培養(yǎng)一支熟悉計算機應(yīng)用維護與會計專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，尤其是在計算機信息系統(tǒng)、技術(shù)更新加快，會計檔案管理信息化不斷完善的過程，始終需要高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍支持和保障。一是要求會計電算化檔案管理人員掌握一定的計算機系統(tǒng)應(yīng)用及維護知識和會計專業(yè)知識，通過學習、培訓和實踐鍛煉實現(xiàn)，重點是要結(jié)合民政會計電算化檔案管理需要，增強業(yè)務(wù)培訓的針對性。二是積極做好職業(yè)道德培育。會計電算化檔案管理的安全性、保密性要求高，接觸到的都是重要的財會信息，因此，民政部門應(yīng)加強會計人員、檔案管理人員、系統(tǒng)維護人員的職業(yè)道德培育，提升檔案管理人員的責任意識、法律意識。三是健全獎懲機制。建立健全民政會計電算化檔案獎勵和懲罰機制，對嚴格遵守各項規(guī)章制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員、財會人員，給予精神和物質(zhì)上的獎勵；反之，違反相關(guān)規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

結(jié)語

民政管理部門的各項業(yè)務(wù)，關(guān)乎民心，影響著群眾的切身利益。隨著業(yè)務(wù)的開展，每年在低保、慈善、救助、福利等業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生了大量民政會計檔案，而且這一數(shù)量和規(guī)模都還呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。因此，要切實重視會計電算化檔案管理工作，完善規(guī)章制度、健全管理流程、筑牢安全防線、提升隊伍綜合素能等，切實增強新時代民政部門會計電算化檔案管理質(zhì)量和水平。