李艷玲
(河北省特種設(shè)備監(jiān)督檢驗研究院滄州分院,河北 滄州 061000)
在大數(shù)據(jù)背景下,信息技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛,而行政事業(yè)單位作為社會管理、服務(wù)體系,是財政資金最直接的使用載體,加強財務(wù)管理信息化建設(shè)已成為必然趨勢。2019年新政府會計制度實施,要求實行政府預算會計和財務(wù)會計并行的雙會計核算模式,對行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理、收入和費用科目的核算等有了更加細致的要求,行政事業(yè)單位的會計處理和財務(wù)管理工作等日常經(jīng)濟活動操作流程更加復雜,使得我國行政事業(yè)單位面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。而推行財務(wù)管理信息化建設(shè)工作,能夠節(jié)約人力成本,快速、精確地進行數(shù)據(jù)管理和賬務(wù)處理,可以有效緩解財務(wù)管理壓力。但是目前,我國行政事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)較為復雜,內(nèi)部管理環(huán)境也與企業(yè)有著較大區(qū)別,財務(wù)管理具有行政事業(yè)單位特有的模式。雖然很多行政事業(yè)單位已初步形成了自己的信息化體系,但信息化程度無法滿足發(fā)展需求,信息化建設(shè)工作成果不盡如人意,存在著多種問題。因此,行政事業(yè)單位目前最迫切的任務(wù)是分析自身財務(wù)管理信息化推廣過程中會面臨的問題,研究形成具有本單位或本行業(yè)自身特色的信息化建設(shè)體系,充分利用信息技術(shù)進行財務(wù)管理模式的優(yōu)化,從而有效提高財政資金的利用率和安全性,更好地發(fā)揮社會公共服務(wù)職能。
信息技術(shù)帶來的自動化處理,解放了財務(wù)人員的雙手,會計基礎(chǔ)工作從傳統(tǒng)的手工錄入全面實現(xiàn)自動化、智能化,可有效提高財務(wù)人員的會計核算效率,財務(wù)人員可以從繁瑣的、機械的基礎(chǔ)會計核算工作中抽出更多的精力,投入到預算執(zhí)行、財務(wù)風險控制、成本核算等管理工作中。其次,應(yīng)用云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等進行賬務(wù)信息處理,可以提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性和連貫性,從信息收集、處理、計算到審批、匯總等各項流程形成閉環(huán)管理,財務(wù)數(shù)據(jù)安全不易丟失,也降低了人工核算的錯誤率。而且,信息技術(shù)應(yīng)用下,各項財務(wù)數(shù)據(jù)有留存、時間節(jié)點有留痕,財務(wù)管理流程可以得到更好的監(jiān)督,為財政資金有效地規(guī)避了風險,財務(wù)工作質(zhì)量得到有效提升。
一套健全的信息化管理體系,能夠避免財務(wù)信息管理過程中出現(xiàn)孤島效應(yīng),使財務(wù)管理工作貫穿單位運行體系的各個環(huán)節(jié)中。傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下,審批實行單線流程,各項數(shù)據(jù)的傳遞十分被動,管理效率低,風險識別慢;而在信息化管理模式下,各單位可結(jié)合本單位內(nèi)部管理需求,開發(fā)出一套融合人、財、物各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理平臺,財務(wù)人員可隨時收集和整理所需要的相關(guān)數(shù)據(jù),如及時查詢現(xiàn)金流、預算執(zhí)行進度、成本控制等信息,以便財務(wù)人員對收支進度、預算執(zhí)行、風險防控等各個環(huán)節(jié)進行把控和指導,其他部門也可以查詢所共享的信息,監(jiān)督財務(wù)人員的賬務(wù)處理及財務(wù)管理行為,降低財務(wù)風險。
信息技術(shù)在管理系統(tǒng)中的應(yīng)用,不僅提升了行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作的精確性和效率性,而且有效推動了單位重點項目監(jiān)管工作向深層次發(fā)展,拓寬了管理層的發(fā)展思路。信息技術(shù)可以實現(xiàn)對歷史數(shù)據(jù)的分析整理,可對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行深層次的開發(fā),可以將單位內(nèi)部管理流程中的各項資源進行整合,最終生成全面的、有序的數(shù)據(jù)庫,可以為單位各項決策提供堅實有力的數(shù)據(jù)支撐,從而使決策者可以在最短的時間內(nèi)有效發(fā)揮內(nèi)部資源價值,作出對單位未來發(fā)展最有利的決策。
現(xiàn)階段,行政事業(yè)單位的決策層及管理層平均年齡較大,思想認知較為保守,觀念較為傳統(tǒng),對傳統(tǒng)人工的信賴大于信息技術(shù),只注重于財會專業(yè)人員的錄用和理論知識的提升,對軟件開發(fā)、信息技術(shù)推廣重視程度不夠,還沒有意識到實現(xiàn)財務(wù)管理信息化對提升行政事業(yè)單位管理水平、提高行政事業(yè)單位管理效率方面的推動作用。由于行政事業(yè)單位崗位編制的特殊性,單位內(nèi)部人員缺乏創(chuàng)新意識,上進心差,與時俱進觀念不足,對于新事物、新的工作模式往往處于上級安排、下級落實的被動階段,有些行政事業(yè)單位即便能夠認識到信息技術(shù)對內(nèi)部管理的重要意義,也難以從長遠戰(zhàn)略角度提出科學、先進的實施策略,這種情況下財務(wù)管理信息化的推行必然難以落實。
目前,我國行政事業(yè)單位中普遍存在信息化制度不健全的現(xiàn)狀。一是由于我國行政事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣方面起步較晚,大部分行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)還停留在會計電算化等狹義的流程上,沒有覆蓋到采購工作、資產(chǎn)管理、會計核算管理、績效考核管理、預算管理等財務(wù)管理系統(tǒng)的廣義流程上,從而使得這部分流程的重要性被忽略,更不用說形成完整、系統(tǒng)的財務(wù)管理信息化建設(shè)制度了。二是,我國行政事業(yè)單位習慣于財務(wù)人員手工記賬、人工核算,導致各模塊之間很難建立起系統(tǒng)的、智能化的聯(lián)系,財務(wù)數(shù)據(jù)銜接性差,為管理工作造成了困擾,管理層也無法制定出科學、合理的信息化管理制度。三是許多行政事業(yè)單位囿于財政資金的諸多限制,在實際管理工作中雖然具備利用財務(wù)軟件處理財務(wù)數(shù)據(jù)信息的條件,但因?qū)嵭兄斏鞯呢攧?wù)管理原則,管理局限問題比較突出,信息化推行流于形式,即便制定了制度,也是形同虛設(shè),制度與實際工作相脫離,導致財務(wù)管理信息化工作的推行嚴重受阻。
目前,行政事業(yè)單位信息技術(shù)的應(yīng)用程度嚴重不足,有的單位在信息技術(shù)推廣上吝于投入資金,導致在用的會計軟件較為落后,難以滿足財務(wù)管理工作的現(xiàn)代化技術(shù)需求,導致行政事業(yè)單位在信息技術(shù)應(yīng)用上惡性循環(huán),呈現(xiàn)管理畸形狀態(tài)。還有些行政事業(yè)單位隨波逐流,快速投入大量資金購買財務(wù)管理信息系統(tǒng),卻沒有花精力進行自身需求分析和市場調(diào)研,購買的軟件并不匹配單位自身的管理模式,白白浪費了昂貴的設(shè)施條件;在軟件投用后,只是使用系統(tǒng)自帶功能進行簡單的賬務(wù)處理,并沒有根據(jù)管理需求對軟件進行深度開發(fā),使得昂貴的軟件只能實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理和財務(wù)報表的生成,無法對內(nèi)部資源進行整合,無法進行數(shù)據(jù)信息的共享,仍然無法提高財務(wù)管理效率。同時,大部分行政事業(yè)單位只注重信息化技術(shù)帶來的便利性,卻忽略了軟件開發(fā)應(yīng)用過程中存在的保密性要求,缺乏軟件安全保障意識,會計信息化數(shù)據(jù)處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,極易發(fā)生信息丟失或破壞等風險,也不利于財務(wù)管理信息化的推進。
新時期,財務(wù)管理工作需要財務(wù)人員具備專業(yè)的財務(wù)知識、審計知識、管理知識,對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。一名合格的財務(wù)人員,不僅要具備扎實的理論基礎(chǔ),精通專業(yè)范圍內(nèi)的財務(wù)管理基礎(chǔ)知識,具備財務(wù)核算技能,熟悉經(jīng)濟學、管理學等知識內(nèi)容,還需要具備快速熟練掌握信息化應(yīng)用軟件的能力,能夠充分運用信息技術(shù)提高財務(wù)管理水平,保證財務(wù)工作質(zhì)量。但目前來看,多數(shù)行政事業(yè)單位綜合型財務(wù)管理人員十分缺乏,基礎(chǔ)型人才偏多,只能夠滿足基本的會計核算和賬務(wù)處理,管理理念和數(shù)據(jù)分析能力較差,財務(wù)工作較為閉塞,缺乏深度和廣度;還有的專業(yè)理論知識過硬,傳統(tǒng)財會工作經(jīng)驗也比較豐富,但對于信息化建設(shè)的真正內(nèi)涵認識不足,對信息技術(shù)的應(yīng)用掌握較慢,無法將財務(wù)流程與信息建設(shè)平臺進行高度融合,難以將信息技術(shù)的優(yōu)勢切實發(fā)揮;加上,行政事業(yè)單位針對財務(wù)管理信息化建設(shè)的培訓較少,財務(wù)人員無法得到快速提升,嚴重制約著單位財務(wù)管理信息化建設(shè)進程。
信息技術(shù)推廣及財務(wù)管理信息化體系建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢,是一項持續(xù)的、長期的項目,需要單位管理者和專業(yè)財務(wù)人員帶動全員進行意識強化的過程。首先,管理人員應(yīng)該持有積極態(tài)度,放眼先進的管理技術(shù)市場,引進先進的信息技術(shù)平臺和財務(wù)管理理念,可以將單個模塊作為試點,在推行過程中逐步加強單位內(nèi)部人員對財務(wù)管理信息化的認可,在內(nèi)部營造主動接受財務(wù)信息化管理的良好氛圍。其次,是加強宣傳教育力度,選派信息技術(shù)專業(yè)人員和財務(wù)專業(yè)人員外出參與培訓,全面、系統(tǒng)地掌握信息化建設(shè)知識,聘請技術(shù)平臺的工作人員定期開展內(nèi)部宣講,逐步講解信息化操作流程,減輕單位職工特別是老齡化職工接受新事物的緊張感和疑慮。最后,挑選管理理念先進、具有創(chuàng)新意識、動手能力較強的人員,成立財務(wù)管理信息化建設(shè)工作小組,充分融合財務(wù)知識和信息技術(shù),規(guī)劃財務(wù)管理信息化體系建設(shè)方案,明確分工。一方面對管理系統(tǒng)各模塊進行逐步開發(fā),另一方面發(fā)揮先驅(qū)帶動作用,全面、系統(tǒng)地宣傳信息技術(shù)知識,解讀財務(wù)管理工作政策,加快財務(wù)管理信息化觀念在內(nèi)部的宣傳力度,以及財務(wù)管理措施的落實,爭取做到全員認可、全員參與、全流程覆蓋,切實提高單位財務(wù)管理水平。
財務(wù)管理中信息技術(shù)的有效推行,需要完善的內(nèi)部管理制度和監(jiān)督制度做制約,健全的制度既是對內(nèi)部管理的約束,又是對內(nèi)部管理的引領(lǐng),財務(wù)管理信息化制度體系建立是一項長遠、復雜的工程。首先,單位管理層應(yīng)熟悉政府的政策要求,清楚地認識本單位現(xiàn)階段的管理狀況和長遠的發(fā)展方向,能夠認識到目前管理過程中存在的弊端,從而建立財務(wù)管理信息化長遠戰(zhàn)略目標和階段規(guī)劃。其次,財務(wù)管理不僅僅是財務(wù)部門單方面的職責,它是整個單位內(nèi)部運轉(zhuǎn)的整體過程。因此,要合理劃分單位內(nèi)部各部門職責,明確各部門管理權(quán)限,形成一個和諧公平、相互監(jiān)督、相互制約的全過程管理體系。例如,宏觀上以預算為指導,對編制、執(zhí)行、監(jiān)督、評價等全過程進行分工,再根據(jù)各個環(huán)節(jié)特點進行細化,設(shè)置預算執(zhí)行過程管控、績效評價制度等,利用信息化技術(shù)實現(xiàn)權(quán)責的相互分離,又保持數(shù)據(jù)的共享,使財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用價值得到最大限度的發(fā)揮。最后,在信息技術(shù)應(yīng)用中,要充分考慮會計核算的核心作用。會計核算是財務(wù)管理工作體系中耗時最長、最費人工的環(huán)節(jié),要想提高財務(wù)管理效率,需要充分利用信息技術(shù)設(shè)置會計核算程序,解放財務(wù)人員雙手,使日常收支、財務(wù)對賬、報表編制等實現(xiàn)自動化;同時,要重視資產(chǎn)管理模塊的開發(fā),建立資產(chǎn)動態(tài)數(shù)據(jù)明白卡,從采購、入庫、折舊與攤銷、盤點、清理等進行跟蹤,最大限度發(fā)揮資產(chǎn)價值,避免或降低財務(wù)管理系統(tǒng)運行中存在的風險。
要想引進先進的信息化系統(tǒng)軟件,首先要創(chuàng)造良好的信息化環(huán)境。要根據(jù)單位的外部環(huán)境和內(nèi)部結(jié)構(gòu),引用合適的網(wǎng)絡(luò)運營商,保持網(wǎng)絡(luò)信號的穩(wěn)定性和安全性,要注重網(wǎng)絡(luò)漏洞修復功能、數(shù)據(jù)備份和加密功能,網(wǎng)絡(luò)運行速度要與信息化管理系統(tǒng)相匹配。其次是要盡快解決信息化技術(shù)落后的問題,通過市場調(diào)研和可行性分析,引進適合單位特有屬性的財務(wù)管理信息化軟件,根據(jù)自身需求對平臺進行逐步開發(fā),建立一套適合單位管理需求的操作系統(tǒng)。在選擇系統(tǒng)時,不可敷衍應(yīng)付,應(yīng)匯集單位各部門,尤其是各職能部門,將各個工作流程的實施需求以及操作要求,與軟件開發(fā)商進行溝通,由軟件開發(fā)商對本單位財務(wù)管理工作體系進行調(diào)查、研究,從而滿足事業(yè)單位財務(wù)管理信息化的技術(shù)需求、操作需求、安全需求、監(jiān)督警示需求,確保生成一套與單位管理機制極為匹配的管理系統(tǒng),真正發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用價值。
首先,行政事業(yè)單位在進行人才招聘時,應(yīng)進行科學的人才需求分析,制定崗位說明書,尤其是管理型人才的招聘,要加大對高學歷、創(chuàng)新型、技術(shù)型財務(wù)管理人才的引進,并通過加大科研創(chuàng)新專項經(jīng)費、績效考核費用的傾斜政策等措施,吸引并留住高水平的專業(yè)人才。其次,要對現(xiàn)有人才隊伍進行階梯式提升,對現(xiàn)有財務(wù)專業(yè)人員、中層管理人員進行系統(tǒng)培訓,可以通過人才輸送培養(yǎng)、購買網(wǎng)絡(luò)教育課程、聘請軟件開發(fā)商宣講、組織舉辦內(nèi)部交流培訓班等形式,進行會計核算、預算管理、績效評價、審計知識、稅務(wù)知識、信息技術(shù)應(yīng)用等全方面管理信息的學習,構(gòu)建一支綜合實力強、業(yè)務(wù)水平高的管理人才隊伍。最后,要明晰崗位職責,激勵人才進步。將財務(wù)管理信息化建設(shè)項目進行任務(wù)分解,責任到人,將項目推進情況與本人薪資考核掛鉤,完善競崗機制,從而激勵相關(guān)人員主動學、比著學、在實踐中學,不斷提高內(nèi)部管理人員的專業(yè)技能、創(chuàng)新水平和綜合素養(yǎng),調(diào)動內(nèi)部人員的工作熱情,培養(yǎng)他們的責任心,從而滿足財務(wù)管理信息化建設(shè)的人力資源需求,加快財務(wù)管理信息化建設(shè)步伐。
綜上所述,行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然趨勢,是行政事業(yè)單位有效發(fā)揮政府職能和社會服務(wù)的必經(jīng)階段。單位管理層要充分認識推行信息化建設(shè)在提高財務(wù)工作效率、提升內(nèi)部管理水平中發(fā)揮的重要性,認真分析單位內(nèi)部存在的問題和弱項,以上率下,制定長遠規(guī)劃。要從思想建設(shè)、人才配備、系統(tǒng)開發(fā)、內(nèi)部培訓、制度約束等各方面著手,有效利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段和政策優(yōu)勢,快速推動財務(wù)管理信息化建設(shè),使行政事業(yè)單位財務(wù)工作效率與管理水平得到全面提升,順應(yīng)時代要求,實現(xiàn)行政事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。