關(guān)于加強(qiáng)大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理的思考

譚靜（北京歌華大型文化活動(dòng)中心有限公司）

引言

大型活動(dòng)吸引公眾和媒體的參與，但由于實(shí)際運(yùn)作上的問題，大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理存在許多漏洞，實(shí)際成本常常超過活動(dòng)預(yù)算。大型活動(dòng)項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)是有明確的目標(biāo)，并進(jìn)行有效的資源分配，而預(yù)算管理可以科學(xué)地分配大型活動(dòng)的資金。在大型活動(dòng)項(xiàng)目管理中加強(qiáng)預(yù)算管理，有助于大型活動(dòng)項(xiàng)目的成本控制，提高資源利用效率，優(yōu)化大型活動(dòng)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程。

一、項(xiàng)目預(yù)算管理的內(nèi)涵

預(yù)算是管理會(huì)計(jì)的重要部分。預(yù)算是以數(shù)字化形式對某一項(xiàng)目的計(jì)劃或預(yù)測，是大型活動(dòng)戰(zhàn)略項(xiàng)目管理的重要組成部分。通過預(yù)算編制、內(nèi)部控制等一系列管理手段，使大型活動(dòng)項(xiàng)目的資金得到合理分配，可以有效促進(jìn)大型活動(dòng)項(xiàng)目的順利發(fā)展。預(yù)算管理是大型活動(dòng)項(xiàng)目管理的重要部分，它以科學(xué)預(yù)測作為前提，并擴(kuò)展到成本、收益和支出等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。預(yù)算管理對于改進(jìn)大型活動(dòng)項(xiàng)目內(nèi)部控制體系，實(shí)現(xiàn)大型活動(dòng)項(xiàng)目的資源最優(yōu)分配，提高經(jīng)濟(jì)效益至關(guān)重要。在市場競爭環(huán)境下，大型活動(dòng)項(xiàng)目通過預(yù)算管理內(nèi)容和目標(biāo)的優(yōu)化，激發(fā)各部門的活力，提高資源分配和利用的效率。預(yù)算管理不僅是財(cái)務(wù)管理，更是對大型活動(dòng)項(xiàng)目的全方位管理。然而，在大型活動(dòng)項(xiàng)目發(fā)展過程中，由于思想認(rèn)識和實(shí)際操作的局限性，傳統(tǒng)的預(yù)算管理主要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，其他部門很少參與，預(yù)算管理無法對資金進(jìn)行科學(xué)預(yù)算和合理控制，無法提供決策依據(jù)。因此，當(dāng)前大型活動(dòng)項(xiàng)目管理中，需要讓不同的部門參與預(yù)算管理，促進(jìn)預(yù)算管理的科學(xué)性。這樣：（1）有利于大型活動(dòng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理。預(yù)算的制定和執(zhí)行過程是在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)大型項(xiàng)目管理的預(yù)見性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性，在合理、嚴(yán)密的計(jì)劃上開展大型活動(dòng)項(xiàng)目，避免盲目發(fā)展，防止不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（2）有利于調(diào)整各部門的關(guān)系。大型活動(dòng)項(xiàng)目需明確各部門的職責(zé)，促進(jìn)各部門之間的合作與交流，增加人員的積極性，有利于增加預(yù)算管理的規(guī)范性。

二、大型活動(dòng)的特點(diǎn)

大型活動(dòng)是有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)活動(dòng)。（1）有鮮明的目的性和計(jì)劃性。鮮明的目的性不是一般目的，站在社會(huì)綜合的立場上，讓大型活動(dòng)傳播開來，讓人員明確傳播的信息。同時(shí)，大型活動(dòng)組織起來很復(fù)雜，需要嚴(yán)密的計(jì)劃，才能保證大型活動(dòng)如期實(shí)施。（2）嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動(dòng)的過程中，如果工作人員出錯(cuò)，很可能來不及改正。同時(shí)在某些情況下，舉辦大型活動(dòng)因?yàn)槿藛T過多，主辦方管理不善，可能會(huì)造成傷亡事故。因此，大型活動(dòng)的執(zhí)行必須具備嚴(yán)密性。（3）高投資。大型活動(dòng)可能需要大量資金，高投資是最基本的特點(diǎn)。因此，在大型活動(dòng)中做好預(yù)算管理是有必要的。

三、大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理存在的問題

（一）忽視項(xiàng)目預(yù)算管理

在大型活動(dòng)流程環(huán)節(jié)的實(shí)施過程中，涉及場地設(shè)計(jì)搭建布置、租賃各種燈光音響等演出設(shè)備、組織演員日常訓(xùn)練和排練、編制豐富的音樂視頻資料等，所需工作人員數(shù)量眾多，工作內(nèi)容復(fù)雜。因此，在大型活動(dòng)的規(guī)劃中，需要作出預(yù)算清單，管理相關(guān)成本。預(yù)算的制定和實(shí)施全方位的，部門工作人員必須參與預(yù)算管理中。目前，預(yù)算只有財(cái)務(wù)部門編制，沒有達(dá)到真正的全員預(yù)算高度，也沒有整合到大型活動(dòng)項(xiàng)目的總預(yù)算中，預(yù)算編制結(jié)果很難實(shí)現(xiàn)相對科學(xué)性。例如，預(yù)算目標(biāo)很難真正反映大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)期發(fā)展計(jì)劃，而且沒有合理的資源分配安排，缺乏對預(yù)算準(zhǔn)備內(nèi)容的詳細(xì)研究，無視各個(gè)部門的互動(dòng)和溝通，造成預(yù)算實(shí)施不充分。一些大型活動(dòng)項(xiàng)目管理人員未意識到項(xiàng)目預(yù)算管理的重要性，不注意項(xiàng)目的成本預(yù)算，導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算管理沒有深度實(shí)行。

（二）項(xiàng)目預(yù)算編制不夠科學(xué)

大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算準(zhǔn)備，應(yīng)以市場環(huán)境為前提，按照大型活動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)備，采用標(biāo)準(zhǔn)化方法進(jìn)行項(xiàng)目決策。大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算應(yīng)該注意短期計(jì)劃和長期計(jì)劃相結(jié)合。但在大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算編制的缺失下，預(yù)算管理很難達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。另外，明確大型活動(dòng)項(xiàng)目的資金用途，需要對產(chǎn)生的成本進(jìn)行合理規(guī)劃，管理現(xiàn)金流量，并確保內(nèi)部資源分配。目前，大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算編制存在很多問題。如預(yù)算編制不夠科學(xué)，預(yù)算準(zhǔn)備流程不夠嚴(yán)密，預(yù)算內(nèi)容細(xì)節(jié)不足，忽略了風(fēng)險(xiǎn)評估，預(yù)算數(shù)據(jù)不符合預(yù)算管理目標(biāo)等，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，確保預(yù)算管理規(guī)范化。

（三）項(xiàng)目預(yù)算管理執(zhí)行力度不夠

項(xiàng)目預(yù)算管理不僅是預(yù)算準(zhǔn)備，更重要的是預(yù)算實(shí)施和監(jiān)督。首先，項(xiàng)目預(yù)算管理應(yīng)該與大型活動(dòng)項(xiàng)目所關(guān)聯(lián)地域范圍、市場環(huán)境、消費(fèi)水平等外部環(huán)境掛鉤。如果在大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理流程中忽略市場調(diào)查，會(huì)造成大型活動(dòng)項(xiàng)目與外部環(huán)境不兼容，對預(yù)算結(jié)果估計(jì)不足，整個(gè)預(yù)算管理難以被接受。其次，預(yù)算應(yīng)該按照科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，為了使預(yù)算管理更加透明，必須加強(qiáng)預(yù)算實(shí)施。預(yù)算實(shí)施是預(yù)算管理的中心。如果預(yù)算指標(biāo)缺乏靈活性和對市場的適應(yīng)性，大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算工作難以實(shí)施。最后，一些大型活動(dòng)項(xiàng)目還需要加強(qiáng)預(yù)算的監(jiān)督。如果預(yù)算管理執(zhí)行力度不夠、缺乏有組織的安排、沒有系統(tǒng)的反饋，預(yù)算實(shí)施過程與預(yù)算管理目標(biāo)存在背離，難以對其進(jìn)行修正，影響預(yù)算實(shí)施的整體。

四、提高大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理水平的有效措施

（一）加強(qiáng)對項(xiàng)目預(yù)算管理的重視度，構(gòu)建完善的預(yù)算管理制度

進(jìn)行預(yù)算管理可以幫助大型活動(dòng)項(xiàng)目提高競爭力。預(yù)算管理的實(shí)施不是僅僅針對大型活動(dòng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)部門的工作，也是加強(qiáng)內(nèi)部基本管理工作。預(yù)算管理的第一位負(fù)責(zé)人是大型活動(dòng)項(xiàng)目中各部門的最高負(fù)責(zé)人，必須實(shí)施主要的執(zhí)行責(zé)任體系，有效加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力，明確責(zé)任。在部門間利益沖突的情況下，應(yīng)調(diào)整競爭，以客戶利益為最高標(biāo)準(zhǔn)，對活動(dòng)進(jìn)行梳理，以確保大型活動(dòng)項(xiàng)目的競爭力。在大型活動(dòng)的預(yù)算管理過程中，從領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，要從思想層面上變化。第一，大型活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)理解項(xiàng)目預(yù)算管理的重要性，闡明項(xiàng)目管理組織的權(quán)利和責(zé)任，可以設(shè)立專門的預(yù)算管理組織來負(fù)責(zé)項(xiàng)目預(yù)算管理，并將項(xiàng)目預(yù)算管理納入工作計(jì)劃中，制定科學(xué)合理的預(yù)算管理程序。第二，提高預(yù)算管理的覆蓋范圍，與各部門密切相關(guān)。各部門不僅要參與項(xiàng)目預(yù)算的籌備工作，而且要對自身的工作負(fù)責(zé)，提高預(yù)算管理的科學(xué)性。從員工的角度出發(fā)，在全面預(yù)算管理中滲透員工的權(quán)利和責(zé)任，在預(yù)算準(zhǔn)備、實(shí)施和評估的細(xì)節(jié)中劃分不同部門和環(huán)節(jié)的責(zé)任，進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，鼓勵(lì)員工經(jīng)常對預(yù)算計(jì)劃提出建議和建議，并始終優(yōu)化預(yù)算計(jì)劃。預(yù)算的內(nèi)容既符合大型活動(dòng)項(xiàng)目的戰(zhàn)略發(fā)展要求，又貼近員工的實(shí)際工作，使用預(yù)算評價(jià)指標(biāo)鼓勵(lì)員工參與大型活動(dòng)項(xiàng)目的管理，增強(qiáng)員工的認(rèn)同感，推進(jìn)預(yù)算管理目標(biāo)的順利實(shí)施。

（二）采用科學(xué)的預(yù)算編制模式，推行現(xiàn)代化的預(yù)算管理方式

在現(xiàn)有預(yù)算方法的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)和采用科學(xué)預(yù)算方法，實(shí)施自上而下預(yù)算模式，不僅是財(cái)務(wù)部門，所有項(xiàng)目部門都可以參與預(yù)算編制。打破預(yù)算編制的壁壘，所有職位的人員都可以為大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算內(nèi)容、實(shí)施和監(jiān)督機(jī)制提供建議。同時(shí)，大型活動(dòng)項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)預(yù)算管理的需要，適當(dāng)擴(kuò)大預(yù)算準(zhǔn)備的內(nèi)容，對活動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行計(jì)劃和分析，調(diào)整大型活動(dòng)項(xiàng)目運(yùn)作的制作費(fèi)、勞動(dòng)成本等。領(lǐng)導(dǎo)者可以按照大型活動(dòng)項(xiàng)目的總體發(fā)展戰(zhàn)略，制定總體預(yù)算計(jì)劃，各部門可以按照總體預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行分別預(yù)算，并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告?？傮w預(yù)算管理組織分析、檢查報(bào)告可以分發(fā)給員工。這一進(jìn)程不僅可以確保預(yù)算管理的民主性，還可以提高上和下部門之間的溝通效率。在預(yù)算編制過程中，按照大型活動(dòng)項(xiàng)目的基本要求和目標(biāo)，將預(yù)算準(zhǔn)備的內(nèi)容和流程標(biāo)準(zhǔn)化。其次，要詳細(xì)做好項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)備，進(jìn)行大型活動(dòng)項(xiàng)目運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)評估。根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算準(zhǔn)備計(jì)劃，分析項(xiàng)目的資金，如策劃資金、制作資金、人員資金、投資資金和管理資金，并創(chuàng)建相應(yīng)的記錄。優(yōu)化預(yù)算準(zhǔn)備流程，制定實(shí)用的預(yù)算準(zhǔn)備方案。一些大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算準(zhǔn)備只是一種形式，財(cái)務(wù)信息收集、預(yù)算準(zhǔn)備評價(jià)、預(yù)算提交等環(huán)節(jié)缺乏嚴(yán)格的規(guī)范。因此，大型活動(dòng)項(xiàng)目制定嚴(yán)格的規(guī)范，以確保所有環(huán)節(jié)不出錯(cuò)。此外，大型活動(dòng)項(xiàng)目需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，建立綜合性的風(fēng)險(xiǎn)管理，減輕大型活動(dòng)項(xiàng)目投資的風(fēng)險(xiǎn)。最后，大型活動(dòng)項(xiàng)目可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，搭建項(xiàng)目預(yù)算管理平臺或信息系統(tǒng)，及時(shí)更新項(xiàng)目預(yù)算。大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算管理和內(nèi)部控制的建立相輔相成。如果沒有強(qiáng)有力的內(nèi)部控制，推進(jìn)預(yù)算準(zhǔn)備是很難的。因此，相關(guān)人員應(yīng)為預(yù)算準(zhǔn)備營造良好環(huán)境，建立公司內(nèi)部溝通平臺，使所有部門都能借助信息技術(shù)的實(shí)時(shí)互動(dòng)來共享和交換信息，借助信息平臺分析數(shù)據(jù)，以提高預(yù)算準(zhǔn)備的可靠性。

（三）加強(qiáng)預(yù)算編制的執(zhí)行力度

大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算是復(fù)雜的，包括策劃設(shè)計(jì)預(yù)算、設(shè)備租賃預(yù)算、搭建制作預(yù)算、人員預(yù)算、食宿交通預(yù)算、后勤行政保障預(yù)算等。整個(gè)大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算制度是基于現(xiàn)場狀況的預(yù)測，因此，大型活動(dòng)項(xiàng)目制定的預(yù)算指標(biāo)應(yīng)有靈活性，而且應(yīng)該注意預(yù)算準(zhǔn)備，加強(qiáng)預(yù)算準(zhǔn)備的落實(shí)，預(yù)算實(shí)施留有余地，減輕預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)。在大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算實(shí)施時(shí)，首先，確定預(yù)算執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，只有通過設(shè)定明確、系統(tǒng)的實(shí)施目標(biāo)，才能改進(jìn)執(zhí)行的工作流程，評估預(yù)算實(shí)施能力，并且預(yù)算執(zhí)行過程應(yīng)進(jìn)行合理控制。其次，確保預(yù)算的質(zhì)量，要找出預(yù)算準(zhǔn)備和實(shí)施過程中的問題，找出問題的根本原因，并加以總結(jié)和改正。此外，預(yù)算管理是否適當(dāng)和可行，成本是決定大型活動(dòng)項(xiàng)目的關(guān)鍵。資金充足，活動(dòng)才可以順利進(jìn)行。但不能盲目利用資金，需要資金流量，確保各種成本的合理支出，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。大型活動(dòng)項(xiàng)目的支付能力需要考慮資本來源，確保預(yù)算管理的科學(xué)性和透明性，進(jìn)行對預(yù)算管理的實(shí)施。最后，強(qiáng)化預(yù)算監(jiān)督，定期召開預(yù)算分析會(huì)，通報(bào)支出情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，分析原因，制定控制辦法。

結(jié)束語

在市場競爭環(huán)境中，建立和完善預(yù)算管理對大型活動(dòng)項(xiàng)目的順利實(shí)施目標(biāo)至關(guān)重要。但是，在大型活動(dòng)項(xiàng)目的預(yù)算管理過程中，存在著對預(yù)算管理的理解不充分，預(yù)算制定與實(shí)施不充分等問題。因此，大型活動(dòng)項(xiàng)目的管理人員要改變想法，增強(qiáng)預(yù)算管理實(shí)施效果，加強(qiáng)預(yù)算評估，強(qiáng)化預(yù)算監(jiān)督，以推進(jìn)大型活動(dòng)項(xiàng)目高效發(fā)展。大型活動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算管理不僅涉及現(xiàn)場活動(dòng)項(xiàng)目的資金，還包括人力和物力等其他成本。加強(qiáng)預(yù)算管理不僅可以合理管理成本 ，還可以優(yōu)化項(xiàng)目的資源分配，減少項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出，增強(qiáng)大型活動(dòng)項(xiàng)目的核心競爭力。