人事檔案信息在人力資源管理中的作用

秦麗 濟南市長清區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局

所謂人事檔案管理，主要是將人事檔案收集、整理、保管、鑒定與統(tǒng)計有效結合的一項活動。在全新的市場發(fā)展背景之下，企業(yè)管理內容與要求發(fā)生較大變化，使得人事檔案內容也發(fā)生一定變化。為了確保人事檔案信息的重要作用得到更好發(fā)揮，文章主要分析人力資源管理中人事檔案信息的應用途徑，內容如下。

一、研究背景分析

人事檔案作為人力資源管理當中的核心環(huán)節(jié)，主要是用人單位在日常的人力資源管理中所形成的人事記錄，其可以更加全面地反映個人實際工作能力與工作表現(xiàn)狀況。當前階段，我國大部分企業(yè)人事檔案管理工作中仍存在較多問題，例如法治水平較低、技術手段比較落后等。這些問題的存在，在一定程度上影響了人力資源利用效果。因此，做好人事檔案管理工作特別重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好的參考依據(jù)

結合人事檔案信息的實際利用情況可以得知，人事檔案信息可以對應聘人員信息進行有效的篩選與錄入，并為單位人力資源管理的人才招聘提供良好的參考依據(jù)。對于企業(yè)內部有關人員來講，通過對人事檔案信息進行科學的統(tǒng)計與分析，能夠快速更新招聘標準與崗位職能內容，不斷提升人才招聘的規(guī)范性與可靠性，充分利用現(xiàn)有的人事資源。

（二）提升人力資源配置的合理性

通常來講，人事檔案信息主要包含員工個人信息、以往的工作經歷、專業(yè)技能素質評價與工作績效等一系列內容，能夠有效反映員工的真實情況，是企業(yè)人力資源管理人員為其配置崗位的主要依據(jù)。在人才招聘過程中，有關人員結合員工以往的工作情況及其綜合素養(yǎng)，進行科學的調配與分工，進而充分發(fā)揮人力資源管理的重要職能。

針對剛剛進入到企業(yè)內部的新員工，有關人員需要結合人事檔案信息內容，制定出合理的培訓方案，進而更好地發(fā)揮員工的實際能力，保證企業(yè)人才能夠有序流動，真正達到提升人力資源管理水平的目的。

（三）為單位決策提供重要參考

人事檔案信息中，詳細地記錄了企業(yè)員工的績效考核等一系列信息，是考核與對比不同員工工作效率的主要依據(jù)，與企業(yè)薪資待遇、福利保障和績效考核等內容的關系比較密切。人事檔案信息能夠為員工職位調整與薪資調整，包括福利獎懲等提供良好的決策。對于企業(yè)人力資源部門來講，需要充分認識到做好人事檔案信息記錄工作的重要性，保證各項信息更加準確，不斷提升企業(yè)員工的凝聚力。

三、人事檔案信息的具體應用

（一）構建先進的人事檔案管理模式

通過建立穩(wěn)定的電子信息服務平臺，能夠確保人事檔案信息更加安全，進而得到合理的利用。最近幾年，因為我國市場經濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化技術的應用范圍不斷擴大，在現(xiàn)代化技術的大力支持下，人事檔案信息管理難度不斷下降，通過積極運用網絡自動化技術與電子信息技術，能夠實現(xiàn)人力資源的一體化管理目標。

此外，在互聯(lián)網技術的全面支持下，將原本密封的人事檔案信息和互聯(lián)網技術進行有效結合，構建動態(tài)化的人力資源管理體系，能夠滿足企業(yè)的具體發(fā)展需求。在企業(yè)內部的人力資源招聘的過程中，需要提前對應聘人員的學歷、專業(yè)資格證書等一系列資料進行有效的審核，通過建立電子信息查詢系統(tǒng)，確保人力資源管理效率與質量得到雙重的提升。

人事檔案信息在企業(yè)人力資源管理當中占據(jù)著重要地位，可以將企業(yè)內部的人力資源有效整合，為企業(yè)人才招聘提供良好依據(jù)。通過合理利用人事檔案信息，幫助企業(yè)有關人員在最短時間之內挑選出滿足企業(yè)崗位需求的專業(yè)人才，也可以更好地了解企業(yè)員工的變動情況。由于國民經濟建設水平的不斷提升，以往的人事檔案信息逐步變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，對企業(yè)的人力資源管理人員提出了全新要求，因此有關人員需要根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)員工管理情況，科學利用人事檔案信息，進而更好地發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用。

（二）提升人事檔案信息的完整性與真實性

人事檔案信息是全面反映企業(yè)員工的個人信息和工作狀態(tài)的直觀體現(xiàn)，具備較強的權威性，所以，不斷提高人事檔案信息的可靠性、真實性與完整性特別重要。例如，企業(yè)在人才招聘方面，通過有效提升人事檔案信息的真實性，可以取得較好效果，應聘人員如果偽造證據(jù)，或者杜撰工作經歷欺騙企業(yè)，會影響企業(yè)的整體效益，因此企業(yè)人力資源管理人員需要對人事檔案信息的真實性進行考證，提高人才招聘的有效性與規(guī)范性。

此外，人事檔案信息的完整性主要體現(xiàn)在人才的工作能力與特長技能等，企業(yè)人力資源管理人員通過對各類檔案信息進行科學的審核與管理，同時對企業(yè)員工進行合理的配置，能夠取得較好的效果。人事檔案信息的實時性則能夠有效反映企業(yè)員工的具體工作薪酬，包括其職位變動情況，進而確保企業(yè)人事檔案信息的重要作用得到良好發(fā)揮。

企業(yè)有關人員還要對既有的管理制度進行有效的完善，通過健全有關管理制度，可以確保組織內部資源得到高效利用。管理制度是各項管理工作順利開展的重要依據(jù)，若是管理制度方面存在不足，會影響人力資源管理工作的有序開展。在人事檔案信息管理工作中，要求有關人員對既有的管理機制進行有效完善，針對造假問題和不規(guī)范行為，需要進行科學的管理。

企業(yè)員工個人的發(fā)展對企業(yè)的整體發(fā)展影響比較大，在開展各項工作的過程中，有關人員可從制度層面入手，加大完善力度，確保組織管理工作能夠有效開展。企業(yè)有關人員在人事檔案管理工作中，通過改革既有的管理制度，進一步明確人力資源的實際管理要求，并加強管理制度完善。例如，在審查人事檔案過程時，通過利用登記制度與傳遞制度，對人事檔案信息實施動態(tài)更新，并結合檔案的具體內容，針對企業(yè)員工的個人能力進行有效的考核，避免檔案信息出現(xiàn)造假現(xiàn)象。在實際的管理工作中，通過不斷提升檔案信息的透明化，確保人力資源管理質量得到良好的提升。

（三）提升信息傳輸效率

要想有效提高人事檔案信息管理效率，需要加強各個部門人員之間的溝通和聯(lián)系，快速找到檔案信息之中存在的主要問題，并采取有效的管控對策，確保人事檔案信息能夠及時更新與完善。例如，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工職稱信息和填寫的資料不符，企業(yè)人力資源管理部門需要立即核實情況，提升信息的精確性與合理性，然后讓該員工繼續(xù)進行職稱評定。對于企業(yè)內部的領導人員來講，需要充分認識到加強人事檔案信息管理的重要性，有效發(fā)揮人事檔案信息的重要作用，從而保證各項工作能夠有序開展。

企業(yè)在人才招聘的過程中，需要對人事檔案內容進行有效的分析，確保人才的綜合能力更好地滿足實際要求。企業(yè)人力資源管理工作的順利開展，主要以人才招聘為重要基礎，人事檔案能夠為此項工作提供良好的依據(jù)，滿足企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展需求。在人才分配過程中，企業(yè)通過制定完善的人力資源規(guī)劃，對有關內容進行有效的預測，可以確保人才得到有效利用。同時，人事檔案信息在人力資源管理當中占據(jù)重要地位，例如，在人才招聘過程中，有關人員通過對應聘者人事檔案信息進行有效的分析，并根據(jù)具體情況加強分析力度，可以更好地利用人才。結合人才招聘現(xiàn)狀可知，通過整合現(xiàn)有的人力資源，能夠顯著減少人力資源的浪費，為企業(yè)的可靠、健康發(fā)展奠定良好的基礎。

（四）注意事項

1.積極應用計算機技術

人事檔案能夠詳細而全面地記錄工作人員的具體工作情況，在人力資源管理工作中，有關人員需要對人事檔案信息進行有效的分析，特別是重要信息，需要進行全面詳細的記錄，保證檔案信息的完整性。與此同時，企業(yè)在開展內部組織工作時，需要對現(xiàn)有的人才結構進行調整，并以現(xiàn)有的人事檔案為重要基礎，全面了解員工的工作經歷和特長，對其是否存在違法行為進行分析，確保人力資源基本信息得到充分利用。企業(yè)在用人期間，不但要全面考察其實際業(yè)務能力，而且要提高其綜合素養(yǎng)，讓其在實際工作中有效發(fā)揮自身潛力。通過有效利用人事檔案信息，可以確保組織內部資源的利用效率得到良好提升，更好地發(fā)掘企業(yè)員工的個性優(yōu)勢，減少資源浪費現(xiàn)象的出現(xiàn)。

人力資源管理工作的有序開展主要以提高綜合水平為基礎保障，否則會給企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展帶來較大阻礙。人事檔案信息作為企業(yè)內部組織人力資源的核心內容，可以為企業(yè)人力資源管理工作的順利開展提供良好依據(jù)，不斷強化企業(yè)的綜合管理質量。在人力資源管理工作中，有關人員需要結合人事檔案信息，針對特定內容進行綜合性的分析，并結合管理情況，積極運用現(xiàn)代化人事檔案管理方法，確保人力資源管理數(shù)字化水平得到進一步提升。

在計算機技術的全面支持下，能夠實現(xiàn)人事檔案信息的快速記錄和保存，提升人事檔案管理工作的效率與質量。在人力資源管理工作中，有關人員通過運用電子信息技術，能夠實現(xiàn)各項信息的快速調取，例如，在查閱人事檔案的過程中，管理人員可以更加直接地了解有關信息，不斷提高管理水平，確保現(xiàn)有的人力資源得到有效分配，為企業(yè)的健康、可持續(xù)性發(fā)展奠定良好基礎。

2.大力創(chuàng)新人事檔案管理工作理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，其核心目標是為社會組織提供服務，不斷提升其利用價值。在人事檔案中，大部分信息與材料主要由個人填寫與簽名，這些信息均屬于公開信息資源，需要做到取之于民、用之于民。但是，為了進一步提升人事檔案信息的隱秘性，現(xiàn)行的人事檔案管理機制明確規(guī)定，嚴禁任何人查閱和本人相關的人事檔案信息資料，所以，長時間以來人事檔案表現(xiàn)得較為神秘，雖然每個人都能夠參與到人事檔案建檔工作當中，但是大部分人對人事檔案的利用價值缺乏足夠了解。

由于社會的全面發(fā)展與進步，公民知情權不斷提升，現(xiàn)代人對人事檔案信息需求量逐漸增加。對企業(yè)人力資源管理人員來講，需要樹立正確的服務意識，有效控制人事檔案適度公開與機密安全的尺度，確保人事檔案信息流動性得到良好提升，充分發(fā)揮人事檔案的重要價值。

3.提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，要求管理人員具備比較高的專業(yè)素養(yǎng)，所以，企業(yè)需要打造一支高素質的人事檔案隊伍，并加大思想建設與員工能力建設力度。最近幾年，由于互聯(lián)網技術的全面發(fā)展與普及，計算機與網絡技術的應用范圍不斷擴大，人事檔案管理方式越來越先進，對于從業(yè)人員來講，需要熟練地掌握計算機技術。

此外，從業(yè)人員還要不斷強化服務意識，充分認識到做好人事檔案管理工作的重要性，進而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發(fā)揮。對于各大企業(yè)來講，需要對檔案從業(yè)人員進行專業(yè)培訓，不斷提升其綜合素養(yǎng)，尤其是要招聘懂得數(shù)據(jù)系統(tǒng)開發(fā)和設計的人才，確保人事檔案管理工作的網絡化水平不斷提升。通過對現(xiàn)有的人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓，不斷提升其專業(yè)技能，可以顯著提升其人力資源管理水平，進而為企業(yè)高層決策提供重要依據(jù)。

四、結語

綜上所述，文章重點探討人事檔案信息在人力資源管理中的作用，并提出人事檔案信息的具體應用途徑，例如構建先進的人事檔案管理模式、提升人事檔案信息的完整性與真實性、提升信息傳輸效率等，提出具體的注意事項，例如積極應用計算機技術、大力創(chuàng)新人事檔案管理工作理念、提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等等，已取得不錯成效，故能夠為相關人員提供借鑒。