大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院電子檔案管理措施探討

尹曉麗 濱州市第二人民醫(yī)院

近年來，醫(yī)療業(yè)務(wù)因人們健康意識(shí)的增強(qiáng)而不斷增多，使得醫(yī)院檔案資源量日漸增加，無形中增加了醫(yī)院檔案管理的負(fù)擔(dān)和壓力，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何合理運(yùn)用新技術(shù)來提高檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供大量有價(jià)值的信息，已經(jīng)成為相關(guān)人員重點(diǎn)思考的問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)運(yùn)用受到國家的高度重視，且被廣泛應(yīng)用在社會(huì)眾多領(lǐng)域中。為此，醫(yī)院應(yīng)正確認(rèn)識(shí)電子檔案管理的重要性，同時(shí)要積極運(yùn)用新技術(shù)來提高電子檔案管理水平，為醫(yī)院的可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展添磚加瓦。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院電子檔案管理特征概述

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院電子檔案管理呈現(xiàn)出諸多顯著特征，包括量大、類型豐富、時(shí)效性高等。

（一）電子檔案數(shù)量龐大

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院內(nèi)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年上升趨勢，主要原因包括當(dāng)前人們生活條件的改善，對(duì)醫(yī)療服務(wù)需求增加，客觀上增加了醫(yī)療業(yè)務(wù)，由此產(chǎn)生了大量的電子檔案，使得醫(yī)院電子檔案呈現(xiàn)逐年增加的趨勢。與此同時(shí)，新型醫(yī)療技術(shù)手段的使用也產(chǎn)生了大量的醫(yī)學(xué)文件，如音頻檔案、照片檔案等。由此可見，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院電子檔案管理呈現(xiàn)出檔案數(shù)量龐大的特征。

（二）類型豐富，真實(shí)可靠性高

醫(yī)院電子檔案除了常見的病歷檔案、影像檔案等外，還在醫(yī)院管理發(fā)展中產(chǎn)生了其他類型的檔案，如基建檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等，構(gòu)成了一個(gè)龐大的檔案管理系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案產(chǎn)生于每一項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)，具備檔案所具有的真實(shí)性、可靠性等價(jià)值，其中產(chǎn)生的檔案在醫(yī)療研究、醫(yī)院管理、教學(xué)等領(lǐng)域都存在較高的應(yīng)用價(jià)值。

（三）時(shí)效性高、低密度價(jià)值和更新速度快

近年來，信息技術(shù)快速發(fā)展與普及使用，使得各類信息更新與傳遞速度加快，由此形成了醫(yī)院的大數(shù)據(jù)。醫(yī)院雖然有著海量的數(shù)據(jù)，但絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)缺乏利用價(jià)值，這使得醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)價(jià)值密度較低。與此同時(shí)，醫(yī)院在發(fā)展中產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)，其中不乏有價(jià)值的信息，這使得醫(yī)院重視電子檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的開發(fā)與利用，要求使用者合理地使用新技術(shù)來提高信息獲取速度與精準(zhǔn)性，繼而使得醫(yī)院電子檔案信息具有較高的時(shí)效性。

為此，醫(yī)院需要持續(xù)提高管理技術(shù)水平，以便檔案信息使用者在海量檔案信息中查找到有價(jià)值的信息，為醫(yī)院整體工作效率和質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院電子檔案呈現(xiàn)快速增加的趨勢，使得電子檔案管理的重要性日漸突出。但在實(shí)踐中，醫(yī)院電子檔案管理不僅出現(xiàn)了一些安全隱患問題，還面臨一系列挑戰(zhàn)，制約著醫(yī)院電子檔案價(jià)值的挖掘，不利于醫(yī)院保持高質(zhì)量發(fā)展?fàn)顟B(tài)，總結(jié)梳理醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀問題，具體如下。

（一）安全問題相對(duì)嚴(yán)重

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院要想充分挖掘電子檔案的利用價(jià)值，前提是保障醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。但事實(shí)上，醫(yī)院電子檔案管理工作中出現(xiàn)了相對(duì)嚴(yán)重的安全問題，集中體現(xiàn)在以下方面：一是缺乏完善的防火墻訪問防范措施。當(dāng)前，醫(yī)院在發(fā)展中更加側(cè)重于與醫(yī)療技術(shù)相關(guān)的業(yè)務(wù)工作，對(duì)防火墻安裝缺乏應(yīng)有的重視度，部分醫(yī)務(wù)工作人員在使用醫(yī)院內(nèi)部電腦的過程中，往往會(huì)自行下載防火墻軟件并安裝到個(gè)人電腦中，部分工作人員甚至沒有安裝防火墻，這使得醫(yī)院內(nèi)部計(jì)算機(jī)安全防護(hù)水平不高，極易造成醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露或者被篡改，從而難以開發(fā)利用醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，需要相關(guān)管理人員引起重視。二是不同類型的客戶端引起的安全問題。醫(yī)療服務(wù)具有一定的特殊性，在為用戶變動(dòng)權(quán)限時(shí)，極易造成權(quán)限混亂問題；同時(shí)，醫(yī)院電子醫(yī)療系統(tǒng)相對(duì)復(fù)雜，且類型繁多，這種情況下容易因?yàn)闄?quán)限混亂而出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)訪問風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而不利于醫(yī)院電子檔案價(jià)值的挖掘。三是相關(guān)人員缺乏較高的檔案安全意識(shí)。在醫(yī)院電子檔案管理過程中，相關(guān)管理工作人員作為不可或缺的主體元素，其安全意識(shí)的薄弱與電子檔案安全利用水平密切相關(guān)。

醫(yī)院電子檔案管理人員在具體工作中應(yīng)具備較高的安全意識(shí)，但事實(shí)上，醫(yī)院電子檔案管理人員普遍缺乏較高的安全意識(shí)，并作出了諸多不安全的行為，如部分檔案管理人員用內(nèi)網(wǎng)連接外網(wǎng)、隨意下載軟件到計(jì)算機(jī)上等，這些行為都存在一定的安全隱患，容易威脅到醫(yī)院電子檔案的安全，并影響醫(yī)院電子檔案的利用。不僅如此，部分檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)精神，在具體的管理工作中玩忽職守，忽視電子檔案常態(tài)化管理，使得醫(yī)院電子檔案在日常管理中頻繁出現(xiàn)失真、丟失等問題，給醫(yī)院造成了巨大的損失。

（二）醫(yī)院電子檔案管理中大數(shù)據(jù)應(yīng)用面臨諸多挑戰(zhàn)

醫(yī)院在電子檔案管理中，最終目的在于充分挖掘檔案價(jià)值，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供具有參考價(jià)值的檔案信息。但事實(shí)上，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院電子檔案管理具有數(shù)量多、時(shí)效性強(qiáng)等特征，使得檔案管理工作人員面臨巨大的負(fù)擔(dān)和壓力，難以借助傳統(tǒng)人工模式挖掘醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。為此，醫(yī)院電子檔案管理人員應(yīng)在做好檔案安全防范工作的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用新技術(shù)來提高電子檔案管理水平。但事實(shí)上，醫(yī)院在電子檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)還面臨一系列挑戰(zhàn)，使得大數(shù)據(jù)應(yīng)用效果甚微，不利于醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的充分挖掘。首先，檔案管理思維觀念受限，難以打破傳統(tǒng)思維。當(dāng)前，部分醫(yī)院在發(fā)展中，側(cè)重于醫(yī)療服務(wù)水平的提高，尚未正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，如此在實(shí)踐中，往往會(huì)忽視電子檔案管理建設(shè)，使得醫(yī)院檔案資源難以充分利用起來，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院整體工作效率和質(zhì)量產(chǎn)生了負(fù)面影響。與此同時(shí)，當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案利用方面處于查閱檔案的初級(jí)狀態(tài)，與當(dāng)前醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營水平嚴(yán)重不符。不僅如此，醫(yī)院在發(fā)展中側(cè)重于醫(yī)療技術(shù)水平的提高，在檔案管理方面缺乏投入，尤其是檔案管理制度建設(shè)方面相對(duì)滯后，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度運(yùn)用，醫(yī)院檔案開發(fā)需求不斷增加，且需求也呈現(xiàn)出多樣化的特征。因此，醫(yī)院需要與時(shí)俱進(jìn)地改革，主動(dòng)探索新型檔案管理方向與路徑，注重大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，才能充分挖掘醫(yī)院電子檔案價(jià)值。其次，人才隊(duì)伍建設(shè)不足。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理需求，自然難以挖掘電子檔案價(jià)值與作用，檔案管理人員只有借助先進(jìn)技術(shù)，才能高效、高質(zhì)量地處理海量的醫(yī)院檔案文件。但事實(shí)上，醫(yī)院發(fā)展側(cè)重于醫(yī)療人才隊(duì)伍建設(shè)，忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，現(xiàn)有檔案管理人員普遍缺乏信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力，使得大數(shù)據(jù)在電子檔案管理中難以發(fā)揮出應(yīng)有的應(yīng)用價(jià)值。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院電子檔案管理措施

（一）加強(qiáng)安全防范，建構(gòu)安全體系

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院要使電子檔案在管理工作中發(fā)揮其價(jià)值與作用，前提是保證醫(yī)院電子檔案的安全性。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)電子檔案安全管理的重要性，且要在實(shí)踐中加強(qiáng)安全防范，構(gòu)建完整的安全體系，具體從以下幾個(gè)方面入手：首先，加強(qiáng)建構(gòu)新型的病毒防御系統(tǒng)，且要與時(shí)俱進(jìn)地更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性能。其次，醫(yī)院應(yīng)定期加強(qiáng)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，持續(xù)強(qiáng)化檔案管理人員的安全技能與意識(shí)，并加強(qiáng)相應(yīng)的安全管理，使得其在具體的管理工作中嚴(yán)格按照安全管理規(guī)則進(jìn)行規(guī)范操作，尤其在利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案管理問題時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化檔案人員的信息安全防范意識(shí)，才能避免因?yàn)椴划?dāng)操作而增加電子檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。最后，醫(yī)院應(yīng)建立完整的安全體系，針對(duì)各類安全管理漏洞，應(yīng)在制度上進(jìn)行完善與規(guī)范，且要體現(xiàn)出各項(xiàng)制度的法律效力，做到有責(zé)必究，為醫(yī)院電子檔案安全管理提供有效的制度保障。

（二）加強(qiáng)檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

如前所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，醫(yī)院要想發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用，關(guān)鍵在于新技術(shù)的使用。但事實(shí)上，醫(yī)院在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用方面還存在一定的缺陷。為此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)立足于現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)，才能消除傳統(tǒng)檔案管理的弊端，充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值。

醫(yī)院通過數(shù)字化方式處理檔案，可以通過數(shù)字化形式存儲(chǔ)檔案，并形成信息資源，隨后基于網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)方式，輔以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，即可整合成一個(gè)規(guī)范有序的檔案信息管理庫。數(shù)字化檔案與其他數(shù)據(jù)庫整合在一起，可以構(gòu)成醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)中心，為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)提供信息支持。在實(shí)踐中，醫(yī)院要想加強(qiáng)檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)，應(yīng)具體從以下幾個(gè)方面展開工作：一是加快數(shù)字檔案信息化建設(shè)，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并在減存增新的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地改進(jìn)和完善檔案管理系統(tǒng)，為醫(yī)院電子檔案信息共享提供必要的支持。二是充分運(yùn)用檔案資源價(jià)值，在實(shí)踐中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)手段來轉(zhuǎn)變檔案管理功能，從原本單一的查閱功能轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合利用，以此滿足檔案人員的多樣化需求。例如，檔案管理人員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)等，打破傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)中的物理空間局限，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的統(tǒng)一存儲(chǔ)，為醫(yī)院檔案資源的遠(yuǎn)程利用提供支持，如此即可大幅度提高資源共享效率。

與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員借助于先進(jìn)技術(shù)手段，可以提高檔案管理工作的便捷性，實(shí)現(xiàn)信息化、智能化操作，為各類檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。三是檔案管理人員應(yīng)合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過智慧化數(shù)據(jù)分析方式來分析處理醫(yī)院電子檔案，持續(xù)優(yōu)化醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)處理流程，為各類用戶提供有價(jià)值的檔案信息資源。

（三）革新觀念，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到技術(shù)是第一生產(chǎn)力，主動(dòng)引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)來提高醫(yī)院檔案管理水平，以期通過主動(dòng)作為來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)。

在實(shí)踐中，醫(yī)院應(yīng)從以下幾個(gè)方面展開具體工作：一是醫(yī)院管理層應(yīng)在思想觀念方面深化認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，與時(shí)俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，主動(dòng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)手段運(yùn)用在檔案管理工作中，有效提高檔案管理水平與質(zhì)量。二是醫(yī)院應(yīng)結(jié)合電子檔案數(shù)字信息化管理需求，持續(xù)加大軟硬件建設(shè)投入力度，建構(gòu)良好的信息化平臺(tái)，為電子檔案管理工作的高效開展提供良好的外部環(huán)境，并要主動(dòng)革新檔案服務(wù)理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是醫(yī)院應(yīng)主動(dòng)引進(jìn)優(yōu)秀人才，并加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人才培訓(xùn)，建構(gòu)一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，為整合先進(jìn)的管理理念、技術(shù)和檔案管理提供支持。同時(shí)考慮檔案管理工作具有較高的綜合性，醫(yī)院還可以培養(yǎng)檔案和大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才，以期為提高醫(yī)院電子檔案管理水平提供人才支持。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)融入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，并產(chǎn)生了良好的應(yīng)用效果。因此，醫(yī)院在電子檔案管理工作中，應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，持續(xù)優(yōu)化電子檔案管理工作流程，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)，如此才能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，并推動(dòng)醫(yī)院快速發(fā)展。