基于信息化探索事業(yè)單位采購全流程內(nèi)部控制

江 琳

(江蘇省疾病預(yù)防控制中心 總務(wù)科，江蘇 南京 210009)

當前，事業(yè)單位內(nèi)部控制工作已經(jīng)向狠抓內(nèi)控執(zhí)行轉(zhuǎn)變，明確把抓“落實”、抓“執(zhí)行”作為主攻方向。通過梳理采購全流程各個環(huán)節(jié)，從內(nèi)部控制的角度進行精細化分解研究，發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險，并采用信息化的手段逐一攻克，實現(xiàn)全流程內(nèi)部控制。

1 梳理采購全流程，發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)存在風(fēng)險

以某疾控中心為例，梳理事業(yè)單位采購全流程(如圖1所示)存在的風(fēng)險，即：從單位內(nèi)各部門發(fā)起項目申請、可行性論證、計劃和預(yù)算編制，到逐級審批、立項，制定參數(shù)、需求調(diào)查、審查管理，采購執(zhí)行部門按照預(yù)算金額選擇委托第三方有資質(zhì)的代理機構(gòu)或自行采購的方式辦理，最后合同簽訂與履約，項目驗收及報銷，資產(chǎn)清查及報廢。

1.1 計劃和預(yù)算編制

編制計劃和預(yù)算時漏報、少報現(xiàn)象嚴重，個別項目經(jīng)費雖余額充足，但其中專業(yè)設(shè)備經(jīng)費、材料費卻余額不足，影響合同簽訂和資金執(zhí)行。

圖1 采購全流程

1.2 逐級審批及立項

按照項目類型和預(yù)算金額由不同審批權(quán)限的角色進行逐級審批時，同一項目的不同內(nèi)容由需求部門分批申請，分別提交給采購部門不同負責(zé)人審批，間接導(dǎo)致項目拆分，存在拆標風(fēng)險。

1.3 需求調(diào)查及制定參數(shù)

需求調(diào)查及技術(shù)參數(shù)往往以專家意見表、調(diào)研報告、技術(shù)參數(shù)比對表等形式呈現(xiàn)。實際調(diào)研時不夠全面和充分，僅滿足于電話詢問、查看官網(wǎng)、翻閱彩頁，特別是對于一些新產(chǎn)品的參數(shù)、功能及市場應(yīng)用等方面了解不夠及時和清楚，從而影響參數(shù)制定，存在排他性風(fēng)險。

1.4 采購執(zhí)行

組織自行采購時，比價詢價有時局限于曾用品牌或合作過的供應(yīng)商，在一定范圍內(nèi)公示后，由于標的較小，往往不能達到充分競爭，導(dǎo)致中標供應(yīng)商依然是以往供應(yīng)商，存在走形式的風(fēng)險。

1.5 合同簽訂與履約

合同簽訂與履約時，若沒有考慮周全，則存在履約風(fēng)險。根據(jù)合同內(nèi)容的不同特點，有不同的約定和履約要求，即設(shè)備、試劑、實驗耗材、水電耗材、維修配件、辦公用品、工程服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、設(shè)計服務(wù)及印刷品、搬家運輸、軟件開發(fā)或運維服務(wù)、?；返?。比如設(shè)備應(yīng)注意質(zhì)保年限，配套軟件升級或試劑耗材是否通用的問題，試劑、耗材、配件、辦公用品等實物類應(yīng)考慮有效期限及退換貨的約定，工程類項目涉及施工范圍、明細項目羅列等問題，技術(shù)服務(wù)、設(shè)計印刷、搬家運輸、軟件服務(wù)類項目涉及預(yù)付款比例以及驗收標準的約定，?；穭t要約定運輸及管理要求。

1.6 驗收與報銷

目前新購儀器設(shè)備的驗收由使用部門及有關(guān)技術(shù)人員完成，驗收完畢由使用科所在辦公OA填驗收表完成流程；對試劑耗材、辦公用品、零配件等的驗收由總務(wù)科及需求部門在入庫前共同完成驗收時應(yīng)確保雙人驗收，按照驗收要求逐條對照，細化到實物數(shù)量、產(chǎn)品信息、隨機資料等；對軟件類項目應(yīng)會同信息部門組織驗收。對于檢測服務(wù)類項目，要求附測序或基因合成項目明細，但由于檢測結(jié)果沒有統(tǒng)一標準，且周期較長，尚未對結(jié)果進行驗收。

1.7 資產(chǎn)清查與報廢

在實際工作中，資產(chǎn)清查通常采取科室設(shè)備管理員自查方式，存在清查不全面、不徹底的情況，對于因人員調(diào)換部門發(fā)生的設(shè)備歸屬變更但賬目未及時更新，甚至出現(xiàn)設(shè)備不在單位，存在資產(chǎn)流失風(fēng)險。

2 通過信息化實現(xiàn)全流程內(nèi)部控制

通過信息化的手段，串聯(lián)起需求部門、財務(wù)部門和采購部門相關(guān)工作，讓合作更加高效、規(guī)范、便捷、透明。以下以某單位總務(wù)采購管理系統(tǒng)為例。

2.1 系統(tǒng)設(shè)計依據(jù)[3]

根據(jù)政府采購法律法規(guī)和財政部門的文件精神，以及事業(yè)單位管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，修改并完善采購相關(guān)規(guī)定，包括規(guī)章制度3個共119條、程序文件1套、質(zhì)量手冊1套，并針對不同類別、不同預(yù)算的項目制定相應(yīng)的標準操作規(guī)程兩個共46條，發(fā)布相關(guān)規(guī)定和通知7個共98條。

2.2 將各項規(guī)定部署為信息系統(tǒng)的模塊，同時進行流程再造

(1)模塊包括10萬元及以上儀器設(shè)備申請與驗收、10萬元及以下儀器設(shè)備申請與驗收、10萬元以上其他項目、萬元項目申請(即萬元到10萬元項目)、一般項目申請(即萬元以下項目)、采購安排、領(lǐng)用七大模塊。

(2)流程包括申請、編制預(yù)算、論證、審批(學(xué)術(shù)委員會及黨委會記錄)、需求調(diào)查、審查到采購、合同簽訂(外貿(mào)免稅合同)、驗收報銷、入固定資產(chǎn)或下發(fā)分配流程，以及固定資產(chǎn)報廢和調(diào)撥、檢定和維修等，每一項業(yè)務(wù)都必須按照設(shè)定的流程和程序辦理，否則無法進入下一步，有效防止缺少材料、跳過程序等問題，特別是與財務(wù)管理系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)經(jīng)費與預(yù)算控制，確保項目有合適的經(jīng)費來源并預(yù)留充足的可用余額。另外，為了更加高效地保障突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置，設(shè)置應(yīng)急項目模塊，按照項目金額設(shè)置不同的審批流程；審批通過后實施采購活動時，20萬元以下應(yīng)急物資由采購人詢價并上傳詢價記錄、資質(zhì)、合同等材料，20萬元以上應(yīng)急物資需組織單位內(nèi)部采購小組緊急詢價并上傳資質(zhì)、會議紀要、詢價記錄、合同等。

2.3 把重點環(huán)節(jié)的風(fēng)險細化并歸類，采取相應(yīng)的信息化措施進行內(nèi)控

2.3.1 提醒和預(yù)警功能

設(shè)置辦理提醒和審核流程反饋，當審批未通過時審批人可備注不同意或退回的依據(jù)和原因，并在接收人的代辦事項中提醒查看，可解決因遺忘辦理或不符合規(guī)定需要重填而導(dǎo)致流程停滯在某一環(huán)節(jié)的問題；在采購人頁面中，到貨時間應(yīng)具體到某一日，按照采購計劃安排日期為開始日往后推算，設(shè)置國內(nèi)常規(guī)試劑10天到貨，進口試劑3個月到貨，提醒采購人及時跟進貨期，防止貨期過長導(dǎo)致遺忘；增加同類品目預(yù)算金額超限預(yù)警功能，可有效避免相同項目拆分申請的風(fēng)險。

2.3.2 查詢和比價功能

進行項目及物資的精細化分類和名稱標準化，優(yōu)化綜合數(shù)據(jù)處理和統(tǒng)計分析，可查看既往配置數(shù)量，避免重復(fù)審批。采購頁面中新增詢價比價記錄表鏈接，曾經(jīng)采購過的材料名稱應(yīng)采用不同顏色字體識別，并可鏈接到既往比價記錄表中查看或新增填寫，比價完成后材料名稱自動更換顏色顯示，同時支持以往價格和一定范圍內(nèi)市場情況的查看，使競爭更為充分，并預(yù)留端口，逐步對接其他比價系統(tǒng)。

2.3.3 合同簽訂及驗收

根據(jù)項目內(nèi)容設(shè)計合同模板，充分考慮技術(shù)要求、商務(wù)條款以及適合項目特征的特殊要求，并與財務(wù)系統(tǒng)對接，增加合同審核，有效控制履約風(fēng)險。結(jié)合驗收規(guī)定優(yōu)化驗收模式，即根據(jù)合同內(nèi)容生成需驗收項目基本信息，且不可更改，由采購部門推送至需求部門按照驗收表逐條驗收，有效防止實際驗收與合同約定不符或有偏差的風(fēng)險；針對批量領(lǐng)用的物資，設(shè)置驗收后各部門庫存管理，各部門經(jīng)由采購部門領(lǐng)用的物資，自動生成各部門庫存，統(tǒng)計使用量、剩余量，便于使用中的管理。

2.3.4 引入二維碼管理

以設(shè)備二維碼管理為例，一物一碼，鎖定采購及管理信息，防止賬實不符的風(fēng)險，規(guī)范資產(chǎn)管理，實現(xiàn)到貨后狀態(tài)實時查詢。根據(jù)工作實際，賦予相關(guān)人員不同權(quán)限，且不同類別的項目除了包含基本信息，還會根據(jù)各自特點包含其他信息，比如設(shè)備二維碼包含存放地點、保管人、質(zhì)保期、設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備的維修、計量檢定情況、使用評價；特種設(shè)備二維碼信息包括維修、計量檢定、使用評價，并設(shè)置自動提醒下次檢定日期；辦公用品、試劑耗材包括品名、貨號、申請科室、使用人、保存條件及科所具體使用情況，通過掃描二維碼實現(xiàn)入庫、出庫及采購狀態(tài)自動更新。定值以上的辦公用品、耗材設(shè)置電子標簽，劇毒、易制爆、易制毒等危化品設(shè)置電子標簽加強管理，設(shè)置有電子標簽的物品不得突破電子圍欄的范圍。

2.3.5 零散采購“最后一公里”的管理措施

批量或單項10萬元以下項目，相對零散瑣碎，涉及分散采購、內(nèi)部分散采購、詢價采購、比價采購及直接采購等采購形式，按照不同采購金額設(shè)計了不同的申請審核表及辦理流程。特別是驗收環(huán)節(jié)的上傳功能，對于下發(fā)至省內(nèi)基層疾控或社區(qū)醫(yī)院開展業(yè)務(wù)工作的物資，本單位人員無法現(xiàn)場驗收，需由當?shù)仳炇杖藛T拍攝現(xiàn)場圖片或視頻及時上傳。

2.3.6 合格供應(yīng)商動態(tài)管理

批量導(dǎo)入合作供應(yīng)商資質(zhì)，設(shè)置到期提醒，定期維護更新。在審查供應(yīng)商完整資質(zhì)的基礎(chǔ)上，由使用部門和總務(wù)科動態(tài)地根據(jù)實際合作情況對供應(yīng)商從價格、質(zhì)量、供貨、服務(wù)等方面進行量化評價，90分以上者納入合格供應(yīng)商名錄，低于60分者取消其供貨資格。

3 應(yīng)用效果

(1)采購全流程信息化，使采購全過程更加公開透明。既往采購數(shù)量、價格等成交信息均可查，計劃逐步對接其他詢價比價平臺，充分利用大數(shù)據(jù)，以便多部門價格監(jiān)督、成本控制和資源共享，不僅是領(lǐng)導(dǎo)審批的重要依據(jù)，也是各部門自我管理的重要資源。

(2)采購全流程風(fēng)險控制，有效推動采購管理規(guī)范化。當規(guī)章制度逐條落實為信息系統(tǒng)的每一步操作，規(guī)范采購變得更為清晰明確，制度約束更為切實可行，風(fēng)險防控也更有據(jù)可循，同時可明確各部門對經(jīng)費及物資的管理責(zé)任。通過信息系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，融入采購相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，使采購管理各環(huán)節(jié)有效串聯(lián)、高效合作，促進采購信息化、專業(yè)化，并且所有環(huán)節(jié)做到留痕，可溯源。

(3)制度約束和風(fēng)險防控的同時，通過人性化的操作設(shè)計，最大限度地提高效率。個性化的服務(wù)配置，根據(jù)每個科所實際需要和個人使用習(xí)慣自行設(shè)置，增加每個用戶的使用體驗感，提高工作幸福度。正值新冠肺炎疫情防控期間，及時將緊急采購相關(guān)內(nèi)控制度體現(xiàn)到信息系統(tǒng)中，便于今后突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生的應(yīng)急采購管理工作，做到及時降低采購風(fēng)險并兼顧執(zhí)行采購管理制度。

4 結(jié)論

采購管理工作是一項需要根據(jù)法律法規(guī)和各項政策變化而持續(xù)總結(jié)和修訂的工作；是需要嚴格遵守管理規(guī)章制度同時兼顧采購時效和采購質(zhì)量以及服務(wù)質(zhì)量的工作；同時需要考慮廉政監(jiān)督和有效風(fēng)險管控，通過對采購工作的全流程信息化管理以及風(fēng)險控制，強化制度約束，促進采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)化、專業(yè)化、流程化，從而防范采購風(fēng)險。